Otestováno: tři týdny bez jediného meetingu

Schůzování má na českých pracovištích dlouholetou tradici. A přestože fanoušky nekonečných porad byste hledali jen velmi obtížně, průměrný člověk stráví přibližně tři hodiny týdně právě schůzováním. To se za pracovní život nasčítá, takže na schůzích trávíme celkem asi jeden rok z celého života. Průměrný manažer dokonce stráví na poradách celou čtvrtinu každého dne, nejvyšší manažer i polovinu. Jsou takhle časté porady vůbec nutné? Těžko říct. Podle průzkumu považuje pouze 14 % pracovníků všechny porady za efektivní a produktivní. 91 % účastníků pravidelných porad se však přiznalo, že se během jednání nechává unést vlastními myšlenkami, 73 % si dokonce na schůzi rovnou přinese jinou práci. Každý druhý Čech považuje porady za nesnesitelně nudné, 15 % z nás je vysloveně nenávidí. Bylo ale také zjištěno, že 8 % populace se s takovou poradou v práci vůbec nesetká. Jak je to možné? Dokážeme se tedy bez meetingů obejít? Tuto hypotézu bylo potřeba podrobit testu. Jaký by mělo zrušení schůzí dopad na firmu, na zaměstnance a na kolektiv? Výzva přijata: autorka článku se domluvila se svou šéfovou na třech týdnech bez jediné schůze.

Pravidla byla jednoduchá. Mohla jsem kolegům kdykoliv zavolat, ale nesměla jsem si telefonát předem domluvit, mohla jsem jim psát přes firemní chat a posílat e-maily, ale nechodila jsem na porady ani na schůze redakce. Možná vám takový experiment připadá absurdní, ale doufali jsme, že se díky němu dozvíme cenné informace. Jak to tedy nakonec dopadlo?

Den D mínus 1: Požehnání, nebo prokletí?

Každý pracovní kolektiv je jako celek, který se skládá z mnoha jednotlivých částí – lidí, co spolu více či méně vycházejí. Můj tým tvoří pět lidí (i s vedením je to sedm) a fungujeme celkem harmonicky. Každý je samozřejmě naprosto jiný. Já jsem si o sobě například vždycky myslela, že mám ze všech nejmenší přehled o tom, jak to ve firmě vlastně chodí. Dovedete si proto představit mé překvapení, když právě mně vedoucí navrhla – ta samá vedoucí, co vždy usiluje o co největší efektivitu práce –, abych se po dobu tří týdnů neúčastnila žádných firemních setkání. Mísily se ve mně pocity nadšení a naprostého úžasu. Měla jsem doslova husí kůži.

Po dvou měsících omezení volného pohybu a čtyřech měsících 100% home office, během nichž jsem každý týden několik hodin strávila na poradách na Zoomu, mi ta náhlá svoboda doslova vyrazila dech!

Přijmout tuhle výzvu znamenalo prakticky pracovat na volné noze, ale současně si užívat všechny výhody práce ve společnosti, v kolektivu. Tohle nečekané štěstí, které mi spadlo do klína, ale mělo také pár háčků: nebude to znamenat, že se ostatním odcizím? Nebude mít takové odtržení negativní dopad na mou práci a pozici ve společnosti? Pochyby jsem hodila za hlavu a soustředila se na pozitiva. Vzhůru na křížovou výpravu proti schůzování!

Přijmout tuhle výzvu znamenalo prakticky pracovat na volné noze, ale současně si užívat všechny výhody práce ve společnosti, v kolektivu.

Měly by se porady nadobro zrušit? 1 pro : 0 proti

Den 1.: Nečekaně efektivní

Každého už určitě někdy napadlo, že velkou část dne v práci netrávíme tolik prací, jako spíš snahou vykazovat nějaké známky činnosti. Porady jsou toho nejlepším příkladem. Kolikrát už jste absolvovali schůzi týmu, aniž byste se dozvěděli cokoliv nového nebo jakkoli přispěli k produktivitě a každodenním povinnostem?

V roce 2018 vydala francouzská výzkumná agentura IFOP článek s provokativním názvem: Vedoucí pracovníci tráví více času na poradách než na dovolené. Tato studie se vší vážností uvádí, že vedoucí pracovníci tráví průměrně každý rok o 5 % více času na poradách, přičemž 78 % z nich se domnívá, že jejich názor stejně takřka nikdy na poradě nebyl brán v úvahu. Polovina konaných schůzí neměla žádný pevně stanovený program ani nevedla ke konkrétním rozhodnutím – nebyl totiž čas. A to jsou prosím statistiky ještě z doby před omezením volného pohybu a masovým rozšířením home office.

Vraťme se ale k mé nečekané zkušenosti pokusného králíka. Od prvního dne bez firemních setkání jsem byla plně odhodlána dokázat efektivitu nového řádu a pustila jsem se nedočkavě do psaní. O devět hodin později (včetně přestávek), jsem měla hotovou práci, kterou bych normálně dělala den a půl (kdybych musela na porady). Hned jsem se chtěla pochlubit ostatním. Bylo to na konci pracovní doby, viděla jsem kolegy online na Slacku, ale nedočkala jsem se žádné odpovědi. Nikde nikdo. Prohlédla jsem si kalendáře kolegů a zjistila jsem, že celý den strávili na poradách. Co se na nich asi řešilo? Nepřišla jsem náhodou právě o nějaké téma, které bych bývala ráda zpracovala? Nepřidělili nějaký zajímavý projekt někomu jinému? Lámala jsem si nad tím hlavu.

Nepřišla jsem náhodou právě o nějaké téma, které bych bývala ráda zpracovala? Nepřidělili nějaký zajímavý projekt někomu jinému?

Měly by se porady nadobro zrušit? 2 pro : 1 proti

Týden první: Zoomové vyčerpání je pryč!

Můj tým mívá prakticky každý den krátké porady, na kterých se kontroluje, jak probíhá práce jednotlivých kolegů. Odpovídáme na nich na konkrétní otázky: „Už jsi kontaktoval/a XY?“, „Píše se ti to dobře?“, „Potřebuješ odložit deadline?“ Jednou týdně máme také velkou dvouhodinovou poradu redakce. Do toho nepočítám všechny rozhovory přes Slack (chatovací aplikace, pozn. red.), e-maily, telefonáty… Jinými slovy, jsme hodně v kontaktu.

Na konci prvního týdne v novém, tichém režimu jsem na sobě začala pozorovat zvýšenou koncentraci. To mě samozřejmě těšilo, ale současně se mi začínalo stýskat po zbytku týmu. Najednou jsem zjistila, že jim daleko častěji volám a že se třeba ani nechci bavit přímo o práci. Stačilo pár minut a alespoň jsem se doma necítila tak odříznutá od zbytku světa.

Uvědomila jsem si ještě jednu nesmírně zajímavou věc: Cítila jsem se lépe po fyzické stránce. Že by opravdu existovalo něco jako „zoomové vyčerpání“? Touto otázkou se zabývalo již mnoho odborníků a já jsem si na ni posvítila také. Jedná se o fyzickou a psychickou únavu, která je důsledkem schůzí na dálku. Na tuto únavu má vliv několik faktorů: nedostatek neverbální komunikace (křížení nohou, uhýbavé pohledy, intonace, způsob oblékání apod.) usnadňující porozumění, dále technické problémy, nedostatek pohybu, ale také fakt, že sami sebe vidíme na obrazovce. Proč? Protože při pohledu na vlastní obraz jsme nuceni přemýšlet o tom, jak se nastavit a jak se tvářit, místo abychom se plně soustředili na konverzaci, která kvůli tomu nemůže přirozeně plynout.

Jedná se o fyzickou a psychickou únavu, která je důsledkem schůzí na dálku. Na tuto únavu má vliv několik faktorů: nedostatek neverbální komunikace, technické problémy, nedostatek pohybu, ale také fakt, že sami sebe vidíme na obrazovce.

Měly by se porady nadobro zrušit? 3 pro : 2 proti

Týden druhý: Ospravedlňování a odcizení

Během druhého týdne experimentu se mé chování radikálně změnilo. Začala jsem si připadat odtržená, odsunutá na druhou kolej, skoro jako kdybych dostala výpověď. Nikdo z kolegů sice nikdy ani slovíčkem nezapochyboval o tom, co dělám se vším tím volným časem, ale já osobně jsem měla pocit, že na mou práci hledí podezřívavě. Neustále jsem měla potřebu dokazovat, kolik už jsem toho stihla a že jsem nijak nepolevila, jen abych nikomu nezavdala důvod k výčitkám. Zní to trochu paranoidně? Trochu hodně. Já vím. Ale co naplat.

Zaměstnanci si obecně často stěžují na přehnané a otravné schůzování, ale musím říct, že mně osobně začaly porady chybět. Když se totiž sejdou všichni u jednoho stolu nebo na telekonferenci, můžete se na cokoliv ptát, ujasnit si spoustu věcí, ujistit se, že jste na správné cestě, nebo třeba nabídnout pomoc ostatním…

Poprvé v životě se mi začalo stávat, že jsem nemohla pohnout s projektem, protože jsem musela čekat na informace od kolegů. „Nemohl jsem ti odpovědět dřív než ve čtyři, protože jsme měli poradu“ – takové vysvětlení vám prostě radost neudělá. Najednou bylo všechno obrovský problém: že byla revize mého článku dokončena se zpožděním, že mi kolegové nebrali telefon nebo nebyli připojeni na Slacku. Chování kolegů se oproti minulosti nijak nezměnilo, ale bez jejich přítomnosti má práce najednou postrádala smysl.

Alexandre Beaussier, partner ve společnosti OSE Consulting, řekl v rozhovoru pro francouzský časopis l’Express, že „pozvání na poradu v lidech vzbuzuje pocit důležitosti“. Měla jsem čím dál nižší sebevědomí, připadala jsem si bezvýznamná a nepotřebná. Hrozilo, že se ostatním úplně odcizím. Abych se vyhnula pokušení udělat si prodloužený víkend nebo chodit přes oběd na tříhodinové procházky, musela jsem jednat. A to rychle. Nakonec jsem se rozhodla vykompenzovat nepřítomnost na poradách fyzickou přítomností ve firmě. Omezení volného pohybu už nebylo tak přísné a určitý počet lidí měl dokonce povolen vstup na pracoviště. Stačilo se předem nahlásit na seznam. Tento týden jsem si tedy zapsala tři dny přímo ve firmě, ačkoliv normálně jsem chodila na pracoviště jen jednou týdně.

Najednou bylo všechno obrovský problém: že byla revize mého článku dokončena se zpožděním, že mi kolegové nebrali telefon nebo nebyli připojeni na Slacku.

Měly by se porady nadobro zrušit? 3 pro : 3 proti

Týden třetí: Vyhodnocení experimentu

Tento týden se odehrál ve znamení e-mailového konfliktu. Nikdy jsem se nepovažovala za vznětlivou osobu, ale tentokrát jsem vypěnila kvůli naprosté maličkosti. Druhá strana měla přitom naprosto nevinné úmysly. Rozčílila jsem se o to víc, protože jsem daného kolegu nemohla zastihnout – byl (jak jinak) „na poradě“. Nakonec se celá věc vyřešila, ale až když jsem zvedla telefon a zjistila, že to, co jsem mylně považovala za urážku, vůbec nebylo urážlivě myšleno. Tehdy mi začalo být víc než kdy dřív jasné, že tenhle experiment už musí skončit. Neměla jsem žádné nové nápady, které bych mohla zaslat na poradu redakce ke schválení, nebyla jsem si jistá, na jakém článku dělat, a navíc jsem si připadala čím dál osamělejší. Nastal čas zpětně celý experiment vyhodnotit a pak se konečně k ostatním zase připojit na Zoomu.

Co se mi líbilo: samostatnost, vlastní iniciativa, svoboda, zvýšená energie a koncentrace na skutečně důležité věci. Jak šel čas, uvědomovala jsem si ale čím dál jasněji, že si nedovedu představit život bez firemních schůzí. Alespoň tedy co se života v naší společnosti týče. Těžce jsem nesla tu samotu, pocit odsunutí na vedlejší kolej, minimální přehled o tom, co se ve firmě děje, i absenci kolegů, kteří by mě vybičovali k lepším výkonům.

Mám-li zpětně celý ten zážitek vyhodnotit, musím sama za sebe říct, že kompletní zrušení porad není ideální řešení. Možná kdybychom na to byli lépe připraveni – kdybychom měli k dispozici potřebné nástroje a přizpůsobil by se chod firmy. I po tom všem si ale myslím, že takových 20 % porad bychom si mohli klidně odpustit a že zbývajících 80 % by šlo výrazně zkrátit. Tak by to bylo nejlepší.

Výsledek: Měly by se porady nadobro zrušit? 3 pro : 4 proti

Přeložila Barbora Stolínová
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.