« J'ai testé pour vous : trois semaines sans réunion »

La réunion a la peau dure. Trop nombreuses, trop longues… Un salarié passe en moyenne un peu plus de quatre heures par semaine en réunion, soit 3,4 semaines par an. Pour un cadre, c’est le double avec 6,2 semaines par an, soit presque 5 ans de sa carrière. Mais sont-elles toujours justifiées ? Pas sûr. Seuls 12% des cadres considèrent que toutes les réunions auxquelles ils participent sont réellement productives et efficaces. Et 75% des salariés avouent avoir déjà fait autre chose pendant ce temps qui rythme la vie de bureau, plutôt que se concentrer sur l’ordre du jour. Si le nombre de réunions augmente en moyenne de 5% par an, une seule sur quatre aboutirait à une prise de décision, selon les salariés qui sont par ailleurs 26% à ne pas comprendre la nécessité de leur présence à ces points. Forte de ce constat, il nous fallait expérimenter. Était-il possible de supprimer les réunions ? Quel serait l’impact d’une telle organisation sur le quotidien d’un salarié et de son équipe ? Ma cheffe m’a mise au défi : tenir trois semaines sans réunion. Les règles étaient simples, je pouvais appeler mes collègues au téléphone sans avoir fixé de rendez-vous au préalable, leur écrire sur la messagerie interne et leur envoyer des mails si besoin, mais je n’assisterai plus aux points, ni aux conférences de rédaction. Si l’expérience peut sembler absurde, on espérait qu’elle serait riche d’enseignements. Alors, verdict ?

J-1 : Un cadeau empoisonné ?

Dans une équipe, des personnalités se rencontrent et forment un tout qui fonctionne plus ou moins bien. La mienne, qui réunit cinq ou sept personnes quand on élargit à la chefferie, est assez équilibrée. Mais en tenant compte de la complexité de chacun, j’ai toujours pensé que j’étais celle qui avait le moins compris les codes de l’entreprise. Alors imaginez par quelles émotions je suis passée quand ma manageuse - qui réfléchit toujours à une meilleure organisation du travail - m’a demandé si j’étais partante pour essayer trois semaines sans aucune réunion : un joyeux mélange d’excitation et de stupéfaction. Les poils de mes bras se sont littéralement hérissés. Après deux mois de confinement et quatre mois en 100% télétravail pendant lesquels j’ai passé plusieurs heures par semaine en réunion Zoom (un outil de vidéoconférence, ndlr), la liberté me tendait les bras ! En acceptant, je pouvais m’organiser comme une freelance, tout en gardant l’avantage de faire partie d’un groupe, d’une entité. Mais ce petit cadeau qui me tombait dessus avait aussi son revers : n’était-il pas dangereux de m’éloigner de mes collègues ? Et si cette distance supplémentaire - en plus de la distance physique - et le manque d’interactions avaient un impact significatif sur le sens de mon travail voire sur mon implication ? Qu’importe, je suis joueuse. Aussi, j’acceptais de partir en croisade contre la réunionite !

En acceptant, je pouvais m’organiser comme une freelance, tout en gardant l’avantage de faire partie d’un groupe, d’une entité.

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Jour 1 : Une efficacité redoutable

Nous l’avons tous pensé un jour : une grande partie du labeur quotidien consiste non pas à travailler, mais à produire des signes extérieurs d’activité. Les réunions en sont peut-être la meilleure illustration. Combien de fois avez-vous participé à un point d’équipe sans qu’il ne vous apporte la moindre information, ni n’améliore votre productivité dans vos tâches quotidiennes ? En 2018, l’IFOP s’est illustré en publiant un document au titre évocateur : « Les cadres passeront plus de temps en réunion qu’en vacances ». Très sérieuse, l’étude soulignait que le temps passé des cadres en réunion augmentait en moyenne de 5% chaque année et que 78% des personnes qui y participaient estimaient que leur opinion n’était jamais prise en compte ou presque. La moitié des réunions n’avaient ni ordre du jour, ni débouchaient sur des décisions concrètes, faute de temps. Et ça, c’était avant le confinement et la généralisation du télétravail.

Mais revenons à mon expérience quelque peu improbable. En ce premier jour sans réunion, j’étais résolue à faire preuve d’une efficacité redoutable et me lançais à la hâte dans l’écriture. Neuf heures plus tard (pauses comprises), j’avais réussi à abattre le travail d’une journée et demie (avec réunions). Il fallait que j’en avertisse mon équipe. Le jour déclinait, je voyais qu’ils étaient toujours connectés sur Slack, mais rien. Ils avaient pris la poudre d’escampette. En regardant leurs agendas, je voyais qu’ils avaient enchaîné des points toute la journée. Quel était l’ordre du jour ? Et si j’étais d’office mise de côté pour les sujets que j’avais envie de traiter et les projets que j’avais envie de mener ? Mystère.

Et si j’étais d’office mise de côté pour les sujets que j’avais envie de traiter et les projets que j’avais envie de mener ?

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Une semaine : la “Zoom fatigue”, c’est fini !

L’équipe dont je fais partie se réunit presque quotidiennement pour de courts points qui ont pour objet de vérifier l’avancement du travail de chacun. On y répond à des questions concrètes : « As-tu réussi à avoir telle personne ? », « Es-tu satisfait.e de l’écriture ? », « Doit-on décaler telle publication ? »… On se retrouve également une fois par semaine pour une conférence de rédaction qui dure deux heures. Tout cela sans compter les messages Slack (une messagerie instantanée, ndlr), les mails, les appels téléphoniques… Les sollicitations sont donc nombreuses. Au bout d’une semaine sans réunion, j’ai trouvé mon rythme dans ce nouveau silence et observé que j’étais bien plus concentrée. C’était satisfaisant et en même temps, mes collègues commençaient à me manquer. Je me suis surprise à les appeler beaucoup plus régulièrement pour des conversations qui ne concernaient pas directement le travail. L’espace de quelques minutes, je n’étais plus seule dans mon canap’. J’ai aussi eu le temps de faire un constat plus singulier : j’étais en meilleure forme physique. La “Zoom fatigue” n’était donc pas un mythe ? Je me suis penchée sur la question et à en croire de nombreux experts, l’épuisement physique et psychologique induit par les réunions à distance aurait plusieurs sources : le manque d’information non verbale (par exemple, les jambes croisées, le regard en biais, l’intonation, la façon de s’habiller… ndlr) qui complique la compréhension, les problèmes techniques, le fait de rester statique, mais aussi le fait de se voir à l’écran. Pourquoi ? Se regarder pendant une discussion pousserait l’esprit à se demander quelle posture adopter ou à se concentrer davantage sur ses propres expressions du visage, perturbant là aussi le naturel de l’échange.

L’épuisement physique et psychologique induit par les réunions à distance aurait plusieurs sources : le manque d’information non verbale, les problèmes techniques, le fait de rester statique, mais aussi le fait de se voir à l’écran.

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Deux semaines : Besoin de se justifier et désengagement

Cette deuxième semaine, j’ai radicalement changé de comportement. J’ai commencé à vivre la distance comme un sursis, une mise de côté, voire carrément une mise à pied ? Et même si mes collègues ne m’ont jamais demandé ce que je faisais de tout ce temps libre, j’ai eu la sensation que mon travail était remis en cause. J’avais sans cesse besoin de justifier ce que je faisais et de montrer que je travaillais toujours autant, pour être sûre qu’il n’y ait pas méprise. Parano moi ? Un peu ? Beaucoup. Mais, passons.

Si les salariés sont prompts à dénoncer et s’énerver de leurs trop nombreuses réunions, il faut bien dire qu’il m’est souvent arrivé de regretter ces moments. Quand on se retrouve tous autour d’une table ou en visio, on peut poser des questions, éclaircir certains points, éviter les hors-sujets, mais aussi proposer son aide quand d’autres sont sous l’eau… Aussi pour la première fois, j’ai eu quelques moments de flottement à attendre une information dont j’avais besoin pour avancer. « Je ne peux pas te répondre avant 16 heures, j’entre en réunion », voilà une phrase que je ne voulais pas entendre. D’ailleurs, tout devenait un événement : le fait qu’on corrige un de mes papiers en retard, que mes collègues ne répondent pas au téléphone, ou qu’ils ne soient pas connectés sur Slack.

L’attitude de mes collègues n’avait pas changé, mais sans eux mon travail avait moins de sens. Dans un article de l’Express, Alexandre Beaussier, directeur associé chez OSE Consulting expliquait qu’« être invité à une réunion fait se sentir important. » Mon ego était au plus bas, j’avais la sensation d’être ni importante, ni indispensable. Le désengagement menaçait. Pour ne pas être tentée de partir en week-end plus tôt, ni de passer trois heures à flâner pendant les pauses déjeuner, il fallait réagir. Vite. Finalement, je décidais que pour pallier mon éloignement des réunions, je n’avais d’autre choix que de me rapprocher physiquement de mon travail. Depuis la fin du confinement, les locaux sont accessibles à un nombre limité de salariés. Pour en être, il suffit de s’inscrire à l’avance sur une liste. Cette semaine, je m’inscrivais trois jours de suite, contre une journée en temps normal.

Tout devenait un événement : le fait qu’on corrige un de mes papiers en retard, que mes collègues ne répondent pas au téléphone, ou qu’ils ne soient pas connectés sur Slack

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Trois semaines : l’heure du bilan

Cette semaine a été marquée par un incident de communication à l’écrit. Alors que je n’ai jamais été soupe au lait et que l’intention de la personne était louable, je suis sortie de mes gonds à cause d’une broutille. J’étais d’autant plus énervée que ce collègue n’était pas disponible : lui aussi était « en réunion ». L’affaire fut finalement réglée en fin de journée, après avoir décroché mon téléphone pour comprendre ce que je qualifiais - à tort - d’affront. Plus que tout ce jour-là, je me rendais compte que l’expérience devait cesser. Je n’avais plus d’idées à envoyer pour les conférences de rédaction, je ne savais plus sur quel article me positionner et me sentais de plus en plus seule. L’heure était au bilan, avant de pouvoir enfin me reconnecter sur Zoom. Ce que j’avais aimé : l’autonomie, la proactivité, la liberté, avoir la pêche et le fait d’aller à l’essentiel. En revanche, plus on avançait dans le temps, plus il m’était impossible d’imaginer que la réunion disparaisse totalement, en tout cas cela était incompatible avec la vie en entreprise. La solitude, la sensation de mise à l’écart, le fait de ne plus être au fait de tous les changements d’organisation et le manque de challenge en équipe me pesaient. En prenant un peu de recul sur ce que j’ai vécu et à mon échelle, le zéro réunion n’est pas une solution. Ou alors avec des outils et des process adaptés. Pour autant, je pense que 20% d’entre elles pourraient être supprimées et d’autres sensiblement écourtées. Pour le meilleur.

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Photo by WTTJ