Parkinsonův zákon: Víc času neznamená vyšší produktivitu

Dostali jste za úkol vypracovat podrobnou zprávu, která by vám normálně zabrala 40 hodin. Ve firmě vám ale dali dvoutýdenní deadline. Je velmi pravděpodobné, že práci natáhnete tak, aby zaplnila celé dva týdny (kolem 80 hodin práce), místo toho, abyste co nejlépe rozložili své síly a zvládli ji za polovinu času. Nejste v tom sami, má to tak skoro každý z nás. Jedná se totiž o důsledek Parkinsonova zákona.

Co je Parkinsonův zákon?

Cyril Northcote Parkinson byl britský námořní důstojník a spisovatel, který v roce 1955 ve své satirické eseji pro The Economist napsal: „Práce přibývá úměrně s tím, kolik je na ni k dispozici času.“ Svou teorii nazval Parkinsonův zákon a při její formulaci vycházel ze svých zkušeností z britské státní služby. Časem jeho zákon získal nesmrtelnou slávu a znají ho všichni, kteří se zabývají organizací pracovních úkolů.

Parkinson tvrdil, že pokud práci máme vykonat do určitého termínu, čas potřebný k vykonání práce se prodlouží a vyplní dobu, kterou máme k dispozici. To znamená, že splnění úkolu nám zabere všechen vyhrazený čas, i když ho ve skutečnosti nepotřebujeme.

Splnění úkolu nám zabere všechen vyhrazený čas, i když ho ve skutečnosti nepotřebujeme.

Jak Parkinsonův zákon ovlivňuje produktivitu

Parkinsonův zákon říká, že namísto toho, abychom pracovali produktivně a zvládli toho víc za méně času, proces prodlužujeme. Proto je pravděpodobnější, že budeme prokrastinovat a naše produktivita půjde k šípku. Parkinson tvrdil, že tento model ovlivňuje naši práci několika způsoby.

Namísto toho, abychom pracovali produktivně a zvládli toho víc za méně času, proces prodlužujeme.

• Menší úsilí: Podle Parkinsonova zákona máme sklon pracovat pomaleji a využívat všechen dostupný čas, místo toho, abychom si vyhrnuli rukávy a pokusili se úkol dokončit v co nejkratším možném čase.
• Vyčerpání celého rozpočtu: Jakmile na úkol máme i rozpočet, často se rozhodneme využít celou částku, i když by to úplně nebylo potřeba. Rozhodujeme se tak většinou z obavy, že bychom v budoucnu mohli potřebovat větší rozpočet, ale nedostali bychom ho, protože se předtím nevyužil.
• Zkomplikování úkolu: Pokud na úkolu strávíme víc času, než je skutečně potřeba, práce bude složitější. To ale může být kontraproduktivní, když potřebujeme jen rychle a stručně odpovědět na nějakou otázku.
• Sklon věnovat víc času banálním úkolům: Jedná se o zákon triviality přímo související s Parkinsonovým zákonem. Tento zákon říká, že méně důležité úlohy zaberou větší část plánování a dostupného času, zatímco ty opravdu důležité, které v každodenním životě firmy představují „skutečnou“ práci a závisí na nich splnění dlouhodobých cílů, ztratí na významnosti.

Vzpomeňte si například na vyjednávání kolem brexitu, kdy bylo možné jasně vidět důsledky Parkinsonova zákona. V březnu 2017 aktivovala britská vláda článek 50, který zahájil proces odchodu z Evropské unie. Británie dostala dva roky na to, aby vše vyjednala a v březnu 2019 opustila EU. Dvouletý termín se nepodařilo dodržet, ale kdykoli EU vyvinula větší tlak, proces odcházení se zrychlil. Mohla by Británie dosáhnout stejných výsledků, kdyby k vyjednávání dostala jen šest měsíců?

V situacích, kdy je na nás vyvíjen tlak a kdy stojíme před negativními důsledky nedodržení deadlinu, máme sklon k porušení Parkinsonova zákona a k větší produktivitě.

Jak zvládnout víc úkolů za méně času

Nejjednodušším způsobem, jak překonat Parkinsonův zákon, je uvědomit si, že na úkol nebo projekt nemusíte využít celý dostupný čas.

Nemusíte nad tím přehnaně přemýšlet a snažit se deadline posunout, protože občas se projekty prostě můžou zpozdit a někdy je na úkol potřeba všechen přidělený čas. Taky to není o tom, naložit si příliš mnoho práce. Je potřeba najít rovnováhu mezi rozumnou produktivitou a schopností zvládnout víc úkolů za méně času.

Na úkol nebo projekt nemusíte využít všechen dostupný čas.

Když se snažíte o optimalizaci času, můžou se vám hodit techniky řízení času a produktivity:

• Předem si vyhraďte čas: Každé činnosti přiřaďte určitý časový blok. Pokud se chcete vyhnout vyrušování a rozptylování pozornosti během odpovídání na e-maily, odpočívání, procházení sociálních sítí atd., vymezení časového bloku vám pomůže přiřadit každému úkolu konkrétní časové úseky a využít je naplno. Například si vyčleňte 50 minut na přípravu zprávy, potom 10 minut odpovídejte na e-maily, dalších 70 minut dále pracujte na zprávě a pak 15 minut odpočívejte. Když si úkoly přesně naplánujete, podaří se vám v nich udržet pořádek, vyhnete se chaosu a nebudete úkol zbytečně natahovat.
• Použijte pravidlo dvou minut: Jedná se o základní pravidlo metody Getting Things Done (GTD), kterou vytvořil konzultant produktivity David Allen. Princip tohoto pravidla je, že jakýkoliv úkol, který je možné zvládnout do dvou minut, musíte udělat hned a neodkládat ho nebo plánovat na jindy. Nemusí jít přesně o dvouminutové úkoly, ale princip zůstává stejný. Co můžete udělat teď, neodkládejte na jindy. Například teď hned odpovězte na e-mail, pošlete kolegovi dokument atp.

Jakýkoli úkol, který je možné zvládnout do dvou minut, musíte udělat hned a neodkládat ho nebo ho plánovat na jindy.

• Jednejte podle Paretova pravidla: Tohle pravidlo je známé taky jako pravidlo 80/20 a praví, že 80 % výsledků získáme z 20 % úsilí, které na projekt nebo úkol vynaložíme. To znamená, že nejdůležitějšího výsledku dosáhnete během krátkého času a většina vaší práce nemá na konečný výsledek zásadní dopad. Proto byste měli zjistit, která činnost je nejdůležitější, a věnovat jí 20 %, abyste úkol splnili co nejdříve.
• Vytvořte si vlastní metodu: Výše uvedené techniky jsou spíš obecné, ale každou metodu si můžete přizpůsobit tak, aby přesně odpovídala vašemu každodennímu fungování. Na základě některého z předchozích bodů nebo jiných známých technik řízení času si můžete vytvořit metodu, která se hodí pro vaše každodenní činnosti a potřeby. Pokud vám například vadí, že se necháte snadno rozptýlit, zaveďte taková pravidla a rutinu, které vám pomohou rozptýlení předejít. Nebo pokud máte sklon nechat všechno na poslední chvíli, vymyslete si systém s realistickým časovým plánem, který musíte dodržet.

Teď když znáte rizika Parkinsonova zákona, nenechte se zviklat odkládáním plánování a nerozhodností. Vyzvěte na souboj svůj deadline a dokažte, že zvládnete odvést lepší práci za kratší dobu. Nejenže se zlepší vaše výsledky, ale také budete spokojenější.

Přeložila Lenka Fejfarová

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.