Ley de Parkinson: tener más tiempo no te hará más productivo

Puede que te hayan encargado preparar un minucioso informe que, en condiciones normales, supondría unas 40 horas de trabajo, pero tu empresa te ha fijado una fecha límite de dos semanas para la entrega. Al igual que les sucede a la mayoría de trabajadores, lo más posible es que tiendas a dilatar el tiempo de elaboración hasta alcanzar esas dos semanas (unas 80 horas), en lugar de optimizar tu rendimiento y tenerlo listo en la mitad del tiempo. Pero tranquilo, no eres el único: es el efecto de la Ley de Parkinson.

Qué es la Ley de Parkinson

Cyril Northcote Parkinson, historiador y escritor británico, fue quien planteó la definición de esta ley y observó sus consecuencias sobre la productividad de las empresas. Lo hizo de forma satírica en 1955, en una serie de artículos para la revista The Economist, pero el paso del tiempo ha convertido su teoría en un éxito póstumo aceptado en la teoría empresarial y en la organización del trabajo.

Según Parkinson, si nos otorgan un tiempo determinado para llevar a cabo una tarea, el tiempo que utilizamos se extiende hasta llenar el período del que disponemos. O lo que es lo mismo: nos tomamos todo el tiempo disponible para completar el trabajo, aunque en realidad no lo necesitemos.

Cómo afecta la Ley de Parkinson a la productividad

Según Parkinson,en lugar de optimizar nuestro tiempo para hacer más en menos, alargamos los procesos. Y en este contexto, la procrastinación se refuerza y nuestra productividad cae. Es por ello que, para el historiador británico, la existencia de este paradigma tiene varias consecuencias directas sobre nuestro trabajo:

• Menos esfuerzo: según esta ley, tenderemos a trabajar a un rendimiento menor hasta agotar el tiempo disponible, en lugar de afrontar el reto de tener lista nuestra tarea en el menor tiempo posible.

• Uso de todo el presupuesto disponible: cuando el trabajo incluye la gestión de un presupuesto, con frecuencia optaremos por garlo en su totalidad, incluso cuando no sea estrictamente necesario. Esta decisión a menudo viene empujada por el miedo a requerir un presupuesto mayor el día de mañana y no poder disponer de él por haber demostrado en años anteriores que no era necesario.

• Más complejidad del trabajo realizado: debido a la posibilidad de destinar más tiempo del estrictamente necesario a resolver una tarea, nuestro trabajo se volverá más complejo, lo que puede resultar contraproducente si lo que necesitábamos era una respuesta rápida y concisa a una cuestión concreta.

• Tendencia a dedicar más tiempo a las tareas triviales: conocida como ley de trivialidad y directamente relacionada con la Ley de Parkinson, implica que las tareas menos importantes acapararán el grueso de la planificación y del tiempo disponible, mientras que las realmente importantes, que definen la capacidad de trabajo real en el día a día de la empresa y la consecución de los objetivos de largo plazo, acaban perdiendo el peso que deberían tener.

En el caso de España, las consecuencias de la Ley de Parkinson son especialmente visibles en fases expansivas de la economía. Se trata de un caso especialmente llamativo, ya que al parecer somos el único país del mundo en el que el crecimiento es anticíclico: en fases expansivas, la productividad se estanca o cae y en fases recesivas, como en la crisis de 2008, aumenta de forma exponencial. Esto se debe a que en fases recesivas, en las que la incertidumbre en el trabajo aumenta, dedicamos menos tiempo a tareas triviales y somos más productivos dada la presión por no perder nuestro puesto o por contribuir a que la crisis económica perjudique lo mínimo posible a nuestra empresa.

Hazle frente: cómo realizar más tareas en menos tiempo

Por lo general, la forma más elemental de combatir la Ley de Parkinson es empezar por asumir que no tenemos por qué terminar una tarea o un proyecto a base de haber agotado todo el tiempo disponible.

No se trata de obsesionarnos e intentar adelantar entregas como sea, ya que siempre puede haber proyectos que se atraganten o que realmente requieran la duración asignada, ni de sobrecargarnos de trabajo, sino de buscar un equilibrio honesto en el que nuestra productividad sea más razonable y seamos capaces de concentrar más tareas en menos tiempo.

Hay algunas técnicas de productividad y gestión del tiempo que pueden ser útiles a la hora de optimizar el tiempo:

• Utilizar la técnica del time blocking . Se trata de asignar espacios reducidos de tiempo a actividades muy concretas. Para evitar las interrupciones y acabar divagando durante las pausas que hacemos para atender el correo, descansar, consultar las redes sociales… el time blocking nos obliga a establecer espacios de tiempo reducidos para cada tarea, pero que se aprovechan al máximo. Por ejemplo, 50 minutos para preparar el informe, luego 10 minutos para responder correos, luego otros 70 para seguir con el informe, después 15 minutos de descanso… En definitiva, una organización del tiempo muy estricta para evitar el caos y que el trabajo se dilate en exceso.

• Aplicar la regla de los dos minutos. Se trata de una regla básica del método GTD (Gettting Things Done), creado por el consultor David Allen, que indica que cualquier tarea que podamos realizar en menos de dos minutos deberá ser completada de inmediato, en lugar de agendarla y posponerla. Esta duración puede variar en función de nuestra contexto, pero la base sigue siendo la misma: haz aquello que puedas hacer al momento y evita posponer. Por ejemplo, responder brevemente a un correo, enviar un documento a un compañero, etc.

• Seguir el principio de Pareto. Habitualmente referido como “la regla del 80/20”, expone que el 80% de los resultados proviene del 20% del esfuerzo aplicado en una tarea o un proyecto. Es decir: el grueso de nuestro trabajo tiene un impacto reducido sobre el resultado final, mientras que lo más significativo se produce en un espacio de tiempo mucho más breve. Con eso en mente, nuestro reto consistirá en detectar a qué actividad es más importante que dediquemos ese 20% para que nuestras tareas salgan adelante en el menor tiempo posible.

• Crear tu propio método. Los métodos proponen enfoques genéricos, pero el tuyo puede ajustarse específicamente a tu día a día y a tus problemas y limitaciones. Así que, basándote en cualquiera de las prácticas anteriores o cualquier método habitual de gestión del tiempo de trabajo, puedes crear uno que encaje a la perfección en tu actividad cotidiana y tus necesidades. Por ejemplo, si tu punto débil son las distracciones, crea unas reglas y una rutina que se centren en eliminarlas. O si tienes tendencia a dejarlo todo para última hora, puedes crear un método que se base en una asignación equitativa del tiempo que sea difícil de sortear.

Ahora que ya conoces los riesgos de la Ley de Parkinson, no te dejes vencer por la procrastinación y anímate a desafiar los plazos que se te asignan y tu capacidad para producir un mejor trabajo en menos tiempo. No solo mejorarán tus resultados, sino que también aumentará tu satisfacción personal.

Foto de WTTJ

¡Sigue a Welcome to the Jungle en Facebook y abónate a nuestra newsletter para recibir nuestros mejores artículos!