Už znáte Notion? Je to klíč k vaší produktivitě

Práce na dálku je na vzestupu a nutnost trávit podstatně více času doma je často příležitostí naučit se používat nové platformy, díky kterým budete organizovanější a produktivnější, a to jak v profesním, tak osobním životě. Jednou z takových platforem je Notion, která – přestože funguje už od roku 2016 – se opravdu populární stala až v posledních měsících hlavně díky své univerzálnosti. Přizpůsobí se totiž jakémukoli typu povolání a pracovnímu odvětví. Podíváme se, co dokáže.

Co je Notion?

Notion je vlastně takové neomezené úložiště. Jeho tvůrci ho nazývají all-in-one pracoviště. Je to sbírka nekonečných „pláten“ známých také jako „stránky“, které můžete individuálně konfigurovat tak, aby shromažďovaly a zobrazovaly informace způsobem, který vám nejvíc vyhovuje, a organizovaly informace na každé stránce do takzvaných „bloků“. Blok může být tabulka, odstavec textu, obrázek, list s výpočty nebo jakýkoli z typů obsahu, které aplikace Notion podporuje.

Můžete mít například poznámkový blok pro zápis jednotlivých poznámek, seznam úkolů, které mají být v rámci projektu realizovány, rozřazenou kolekci zajímavých článků nebo knih, které chcete použít v jiném projektu… Tato plátna nebo stránky si také můžete rozřadit tak, jak se vám líbí, a mít všechny informace na dosah během několika kliknutí.

Aplikace Notion je dostupná pro Windows a Mac ve verzi pro počítač i pro iOS a Android v mobilní verzi. Nejvhodnější však je zvládnout co nejvíce práce na počítači a nechat si mobilní telefon pouze pro konzultace informací nebo pro případné změny, když nemáte počítač zrovna po ruce. Po stažení příslušné verze Notionu se stačí zaregistrovat jako uživatel na jejich platformě. Můžete využívat volně dostupnou verzi, ta vám pro začátek určitě postačí.

K čemu můžete Notion používat?

Potenciál Notionu je v jeho velké univerzálnosti. Nezáleží na tom, jestli se věnujete obsahu, marketingu, produktovému managementu, týmovému managementu nebo inženýrství. Notion se přizpůsobí jakémukoli prostředí a umožňuje shromažďovat jakýkoli typ informací.

Jedná se o interní organizační nástroj, který vám umožní sledovat všechny vaše projekty nebo úkoly na jednom místě a navíc vám nabízí nekonečné možnosti přizpůsobení. I po prvních pár kliknutích vám nabídne mnohá univerzální použití pro všechny, která se vám budou rozhodně hodit. Později, až si Notion osvojíte, můžete přejít na konkrétnější zaměření. Jako je například:

• Denní program
• Týdenní program
• Cíle stanovené na čtvrtletí, půlrok nebo rok
• Základní deska, na které si můžete zorganizovat úkoly podle stavu, ve kterém se nacházejí
• Shromažďování pracovních kontaktů prostřednictvím malého CRM pro záznam informací a váš vztah s každým z nich
• Osobní Wiki, ve které shromáždíte všechny vaše smluvní informace, služební cesty, vývoj vaší pozice, nadřízené, zaměstnance, které máte na starost…
• Shromažďování potenciálně zajímavých pracovních nabídek s poznámkami a stavem pro sledování vývoje vašich přihlášek
• Kalendář příspěvků na sociální sítě společnosti, ve kterém máte podrobně popsáno, které z nich budou zveřejněny, kdy, kde a proč

Můžete dokonce kombinovat seznamy úkolů s týdenním programem, takže předem víte, jaké úkoly vás který den čekají (a nemáte šanci na ně zapomenout!). Zkoušejte různé kombinace. S aplikací Notion je to strašně snadné a možná objevíte užitečné funkce, o kterých jste neměli ani ponětí.

Má také webové rozšíření (web clipper) pro Chrome a Firefox, které vám umožňuje poslat všechny webové stránky, které jste si prohlíželi, do aplikace, takže si je můžete uložit a pročíst později.

První kroky s aplikací Notion: vytváření stránek

V levém sloupci obrazovky najdete:
nastavení profilu
řádek pro spuštění vyhledávání v aplikaci Notion
stránky, které jste vytvořili
Chcete-li vytvořit novou stránku, jednoduše klepněte na „New page“ v levém dolním rohu. Pak si ji můžete pojmenovat, přidat k ní emoji a začít ji plnit obsahem. Můžete si vybrat, co chcete do kterého bloku přidat, jestli text, obrázek, soubor, zvuk, vložené video, číselný seznam, seznam s odrážkami, seznam úkolů, ve kterém si chcete označit dokončené, atd.

A pokud si ještě s tímto nástrojem úplně netykáte a stále nevíte, jak vytvořit vlastní stránky, Notion nabízí mnoho specifických šablon, které máte k dispozici předpřipravené. Jsou rozděleny podle pracovní oblasti (design, marketing, lidské zdroje, prodej…). V klidu si probrat různé šablony vám umožní nejen vybrat ty, které nejlépe vyhovují vašim potřebám, ale také vám poslouží jako inspirace při rozhodování o tom, na co konkrétně chcete tento nástroj používat. Mezi jeho hlavní přednosti patří:

Seznamy úkolů

Pro vytvoření seznamu úkolů stačí zvolit možnost „To-do list“. Jakmile začnete přidávat úkoly na svůj seznam, můžete si také každý označit nebo přidat další proměnné, jako je značka (užitečná zejména pokud máte obrovský seznam, který zahrnuje několik oborů) nebo konečný termín. Je opravdu praktické na první pohled vidět, co musíte udělat dnes a na které úkoly rozhodně nesmíte zapomenout.
Tady je příklad toho, jak může seznam úkolů vypadat:

Tabulky

Nyní se podívejme na jiný typ stránky: tabulku, ve které roztřídíte více prvků. Když si vytvoříte blok ve formě tabulky, můžete zvolit, jaký typ položky bude každý sloupec obsahovat. V tabulce pak můžete rozhodnout o formátu každého typu obsahu, ať už se jedná o jednoduchý text, body, značky… V tomto případě jsme vytvořili tabulku se seznamem čtení, která obsahuje to, co aktuálně čteme, co si chceme teprve přečíst (a třeba i seriál, který chcete zkouknout).

Záznamy

Dobrý nápad na využití aplikace Notion je například na vedení záznamů. Třeba týdenních schůzek nebo aktivit, které je nutné pro konkrétní projekt provést. Můžete si nejdříve záznamy připravit jako návrh a mít je přichystané k pozdějším úpravám. Například kdo se zúčastnil setkání, čím každý z členů týmu přispěl, jaký proces jste použili k vyřešení určitého problému…

Nezapomínejte, že Notion je pro osobní použití zdarma. Pokud ale tuto apku chcete použít v rámci týmu nebo získat přístup k některým jejím dalším funkcím, jako je „page history“, budete muset přejít na jednu z placených možností, ať už pro osobní účely nebo firemní využití, které také nabízejí více možností ovládání a oprávnění, stejně jako oblíbenou technickou podporu. Pokud máte e-mailový účet od vzdělávací instituce, jako je například univerzita, můžete zdarma získat i placený osobní účet „Personal Pro“.

Jak perfektně ovládnout Notion

Jakmile se seznámíte s tím, jak aplikace funguje, a zvládnete systém bloků a stránek, je načase začít s Notionem experimentovat. Tímto způsobem budete moci poznat funkce, které nemusejí být na první pohled zřejmé, ale vašim potřebám by mohly sedět jako ulité. Abyste aplikaci opravdu ovládli, doporučujeme:

• Pracovat jako tým. Notion umožňuje a usnadňuje spolupráci. Chcete-li pozvat jiného uživatele na jednu z vašich stránek, stačí stisknout tlačítko „Share“ („Sdílet“) v pravém horním rohu. Sdílení spouští různé možnosti použití.
• Zvýrazňovat to, co je důležité. Pokud používáte dlouhé bloky plné textu, je snadné se v nich ztratit a zapomenout na to, co je důležité. Když chcete něco výraznějšího a pohodlnějšího než jen tučné písmo, můžete na konec odstavce zadat “/red” a celý odstavec tak zvýraznit červeně. Text můžete samozřejmě zvýraznit libovolnou barvou (stačí anglicky zadat název dané barvy).
• Používat tmavý režim. Stejně jako ostatní aplikace a operační systémy má i Notion tmavý režim, který je ideální pro pohodlnější práci po nocích. Najdete ho v nastavení.
• Exportovat stránky. V pravé horní nabídce každé stránky najdete možnost exportovat do PDF, HTML nebo Markdown a CSV. Možnost exportu do PDF je obecně nejlepší možností, jak přeposlat práci na dané stránce někomu, kdo Notion nepoužívá.

S aplikací Notion je nejlepší nápad nebát se a experimentovat, testovat, zkoušet použití, která vás možná ani nenapadla, i když to může znít šíleně. Je to naprosto všestranný nástroj obzvlášť vhodný pro zvídavé lidi. Investovat několik hodin do oťukávání se s aplikací a postupně ztratit respekt, který svým velkým množstvím funkcí může vzbuzovat, dost pravděpodobně povede k tomu, že z ní „vytřískáte“ to nejlepší a přizpůsobíte si ji na míru. A pokud se bojíte experimentovat, nezapomeňte, že vždycky máte po ruce tlačítko „Undo“ („Zpět“) pro návrat do předchozího stavu, pro případ, že se vám něco nepovedlo.

Přeložila Hana Tlolková

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.