Qué es Notion y cómo usarla como herramienta de productividad

El auge del teletrabajo y el tener que pasar mucho más tiempo en casa se ha traducido, en muchos casos, en una oportunidad para aprender a usar nuevas plataformas que te permitan ser más ordenado y productivo, lo cual te puede servir tanto para tu vida profesional como personal. Una de esas plataformas es Notion que, aunque lleva en activo desde 2016, se ha hecho especialmente popular en los últimos meses por su transversalidad: se adapta a cualquier tipo de profesión y área de trabajo. Veamos de qué es capaz.

Qué es Notion

Notion es una especie repositorio infinito: sus creadores lo llaman un all-in-one workplace. Se trata de una colección de “lienzos” infinitos (lo que se conoce como “páginas”), que puedes configurar individualmente para que recopilen y muestren información de la manera que más te convenga, y organizar la información de cada página mediante los llamados “bloques”. Un bloque puede ser una tabla, un párrafo de texto, una imagen, una hoja de cálculo, o cualquiera de los tipos de contenido que acepta Notion.

Por ejemplo, puedes tener un bloc de notas para apuntar anotaciones sueltas, una lista de las tareas a realizar dentro de un proyecto, una colección clasificada de artículos o libros interesantes a utilizar en otro proyecto específico… Y luego, clasificar esos lienzos o páginas de la forma que te interese para tener toda esa información al alcance de un par de clics.

Notion está disponible tanto para Windows y Mac en versión escritorio como para iOS y Android en versión móvil (lo recomendable es orientar todo el trabajo posible hacia tu ordenador y reservar el móvil para consultar alguna información o hacer modificaciones cuando no tengas el ordenador a mano). Tras descargar la versión o versiones adecuadas de Notion, solo tendrás que registrarte como usuario en la plataforma. Puedes hacerlo en la opción gratuita, al menos para empezar.

Para qué puedes utilizar Notion

La grandeza de Notion está en su enorme versatilidad. No importa si te dedicas a los contenidos, al marketing, a la gestión de producto, a la gestión de equipos o a la ingeniería. Notion se adapta a cualquier entorno y permite recopilar cualquier tipo de información.

Se trata de una herramienta de organización interna, que te permite hacer el seguimiento de todos tus proyectos o tareas en un solo lugar, y que te ofrece además unas posibilidades de personalización infinitas. Existen algunos usos comunes a los que puedes sumarte en una primera fase, para ya posteriormente, con Notion dominado, pasar a pensar en enfoques más específicos. Por ejemplo:

• Agenda diaria
• Agenda semanal
• Objetivos marcados para el trimestre, el semestre o el año
• Tablero Canvas en el que agrupar las tareas en función del estado en el que se encuentran
• Recopilación de contactos profesionales por medio de un pequeño CRM para registrar la información y tu relación con cada uno de ellos
• Wiki personal en la que centralizar toda tu información contractual, recorrido en la empresa, evolución de tu rol, superiore, empleados supervisados…
• Recopilación de ofertas de trabajo potencialmente interesantes, con anotaciones y status para hacer el seguimiento de tus candidaturas
• Calendario de contenidos para las redes sociales de la empresa en el que detallar cuáles se publicarán, cuándo, dónde y por qué

Puedes incluso combinar las listas de tareas con tu agenda semanal, de forma que sepas con antelación qué tareas tendrás que hacer cada día (¡y no olvidarlas!). Prueba a hacer combinaciones: con Notion es muy fácil y quizás descubras funciones útiles que no esperabas.

También tiene extensiones web clipper para Chrome y Firefox, que permite enviar cualquier página web que estés consultando a la aplicación para así poder tenerla almacenada y consultarla más adelante.

Empieza a trabajar con Notion: la creación de páginas

En la barra izquierda de la pantalla, se encuentran:

• los ajustes de tu perfil
• un espacio para lanzar búsquedas dentro de la aplicación Notion
• las páginas que hayas creado

Para crear una nueva página, solo tienes que pulsar “New page” (en la esquina inferior izquierda). A continuación, puedes darle un título, asociarle un emoji y empezar a llenarla de contenido. Puedes elegir qué tipo de contenido quieres añadir a cada bloque: texto, una imagen, un archivo, un audio, un vídeo insertado, una lista numérica, una lista en viñetas, una lista de tareas en la que ir marcando las completadas, etc.

Y si aún no estás familiarizado con la herramienta y todavía no sabes cómo construir tus propias páginas, Notion ofrece también una gran cantidad de plantillas específicas para que puedas empezar a usarla. Están clasificadas por área laboral (diseño, marketing, recursos humanos, ventas…). Revisar con calma por las plantillas no solo te permitirá escoger las que mejor se adapten a tus necesidades, sino también te servirá como inspiración a la hora de decidir qué usos específicos quieres dar a esta herramienta. Entre los más destacados, se encuentran:

Listas de tareas

Para crear una lista de tareas, debes escoger la opción “To-do list”. Una vez empieces a añadir tareas a tu lista, también podrás indicar al lado de cada tarea también puedes añadir otras variables, como una etiqueta (útil sobre todo si tienes una enorme lista que engloba varios ámbitos) o una fecha límite (muy práctico para ver de un vistazo qué tienes que hacer hoy y no olvidar dichas tareas).

Aquí tienes un ejemplo de cómo puede quedar una lista:

Tablas

Veamos ahora otro tipo de página: una tabla en la que clasifiques varios elementos. Al crear un bloque en forma de tabla, puedes elegir qué tipo de elemento llevará cada columna. Dentro de tu tabla, podrás decidir el formato de cada tipo de contenido: texto simple, puntuaciones, etiquetas… En este ejemplo, hemos creado una tabla con una lista de lecturas, con las que vamos haciendo y las que tenemos pendientes.

Registros

También puede ser una buena idea usar Notion para llevar registros (por ejemplo, de reuniones semanales o de las actividades que realices para un determinado proyecto). En un primer momento podrás registrar la información como borrador y procesarla más tarde: quién ha acudido a una reunión, qué aportación ha realizado cada uno de los miembros del equipo, qué proceso has seguido para solucionar un determinado problema…

Ten en cuenta que Notion es gratuito para un uso personal e individual, si quieres usarlo en equipo o acceder a algunas funciones extra, como el historial de versiones, tendrás que pasar a una de las opciones de pago, ya sea personal o corporativa, que también ofrecen más opciones de control y permisos, así como soporte técnico preferente. Si tienes una cuenta de correo electrónico de alguna institución educativa, como una universidad, podrás optar gratis a la cuenta personal de pago, ‘Personal Pro’.

Aprende a dominar Notion

A medida que te vayas familiarizando con el funcionamiento de la aplicación y tengas dominado su sistema de bloques y páginas, llega el momento de experimentar con Notion. De esa forma podrás conocer esas funciones que quizás no sean tan evidentes, pero que podrían encajar como un guante con el uso que le quieres dar. Para que logres adueñarte de la plataforma, te aconsejamos:

• Trabajar en equipo. Notion permite y facilita el trabajo de forma colaborativa. Para invitar a otro usuario a una de tus páginas, basta con pulsar el botón ‘Share’ en la esquina superior derecha. El uso compartido dispara las posibilidades.
• Resalta lo importante. Si utilizas bloques con textos extensos, es fácil perder el foco y olvidar lo importante. Si quieres algo más visual y cómodo que usar la negrita, puedes escribir “/red” al final de un párrafo para que todo ese párrafo se resalte en rojo. Y puedes hacerlo en cualquier color (escribiendo el nombre del color en inglés).
• Usa el modo oscuro. Al igual que otras apps y sistemas operativos, Notion tiene un modo oscuro, perfecto para trabajar de noche de una forma más confortable. Lo encontrarás en los ajustes.
• Exporta páginas. En el menú superior derecho de cada página encontrarás la opción de exportarla a PDF, HTML o Markdown y CSV. Por lo general, la opción PDF es la más recomendable para enviar el trabajo de esa página a otra persona que no utilice Notion.

Con Notion, la mejor idea es no tener miedo y experimentar, hacer pruebas, tratar de darle usos que quizás ni te habías planteado aunque en tu cabeza no suenen del todo bien. Es una herramienta tan versátil que resulta muy agradecida para las personas curiosas. Invertir unas horas en familiarizarse con ella y perderle el respeto que puede generar su gran cantidad de opciones se traducirá, muy posiblemente, en una mayor capacidad para sacarle el jugo y adaptarla a nosotros. Y si te asusta experimentar, recuerda que siempre puedes usar el botón ‘Deshacer’ para volver al estado anterior si estropeas algo que querías conservar.

Foto de WTTJ

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