Zákon triviality: Proč je tak těžké přijímat jednoduchá rozhodnutí?

Současná krize naprosto zpřeházela náš žebříček priorit. Ať už jste se ocitli na zkráceném úvazku, nebo bojujete v první linii, vsadíme se, že jste si najednou uvědomili, kolik času jste dřív trávili dumáním o naprosto nedůležitých, až směšných věcech. Často to byly i hodiny a hodiny dlouhých porad a rozhodování o maličkostech (Jakou barvu dát na pozadí vizuálu? Jakou si vzít košili na schůzku s klientem? Je lepší napsat „s pozdravem“ nebo „se srdečným pozdravem“?). Jestli se v tom poznáváte, tak jste se stali, stejně jako většina z nás, obětí zákona triviality…

Jeho znění formuloval britský spisovatel Cyril N. Parkinson a je velmi jednoduché: Místo aby člověk strávil nejvíce času nad důležitými otázkami, věnuje se nejdéle naopak banalitám. Proč to tak je? A jak přestat trávit hodiny rozmlouváním o tématech, na kterých vlastně ani nezáleží? Nebojte se, ke všemu se dostaneme.

Parkinsonův zákon

V roce 1955 spisovatel Cyril N. Parkinson představil svou teorii, skromně nazvanou: „Parkinsonův zákon: Každá práce trvá tak dlouho, kolik je na ni k dispozici času“. Parkinson vycházel z vlastní zkušenosti s britskou státní správou a prakticky řekl, že když někomu dáme týden na vypracování úkolu, bude mu to trvat týden, zatímco když mu dáme dva týdny, bude na stejném úkolu pracovat dva týdny.

Tento zákon spatřil poprvé světlo světa v týdeníku The Economist a později se stal předmětem důkladného zkoumání, zejména v oblasti managementu. Je otcem myšlenky, že pro efektivní provedení úkolu je nutné stanovit jasný termín dokončení a provádět tzv. zpětné plánování. Nezáživné úkoly je totiž snazší dokončit, stanovíme-li pevný termín, do kdy musí být hotovo. Stejně tak se doporučuje ty nejdůležitější úkoly naplánovat jako první a rozdělit je do několika etap – pokud jsou časově příliš náročné. Ze svého zákona Cyril N. Parkinson následně odvodil několik různých teorií, k nimž patří i zákon triviality.

Menší bráška Parkinsonova zákona neboli zákon triviality

Zákon triviality je přímým důsledkem platnosti Parkinsonova zákona. Protože přidělujeme více času těm nejméně důležitým otázkám, následně se s nimi trápíme daleko více než se skutečně klíčovými tématy. Autor zákona ilustroval tento problém na příkladu: fiktivní výbor má za úkol rozhodnout o dvou záležitostech. Zaprvé, zda schválí výstavbu jaderné elektrárny, zadruhé, zda schválí výstavbu přístřešku na kola pro zaměstnance firmy. Zatímco jaderná elektrárna byla vyřešena za pár minut, o kolárně se diskutovalo déle než hodinu a čtvrt. Čím to je, že máme tendenci trávit tolik času nad otázkami, které by měly být zodpovězené raz dva?

Je to zkrátka proto, že je snazší hovořit o banalitách než o komplikovaných tématech. Když o něčem rozhoduje skupina lidí, každý chce dokázat svou přidanou hodnotu, a čím je tedy diskutované téma triviálnější, tím více účastníků diskuze se do ní může zapojit. Ve scénáři, který si vymyslel Parkinson, cítí každý potřebu se vyjádřit ohledně přístřešku na kola, protože to nevyžaduje žádnou duchaplnou argumentaci, zatímco člověk by musel být skutečný odborník, aby se mohl vyjádřit k jaderné elektrárně. Málokdo se proto odváží předložit svůj názor z obavy, že nebude mít požadované znalosti. Je to tak, čím triviálnější otázka, tím pravděpodobnější je davová reakce, zatímco skutečné problémy, často vyžadující odborné znalosti, bývají odsouvány do pozadí.

Špatné rozvržení času… Hlavně na poradách

Z toho je vidět, proč tolik firem sužuje „chronické schůzování“. Podle průzkumu společnosti Barco et Circle Research, specializované na poskytování technologických projekčních řešení, do kterého se v roce 2018 zapojilo 3 000 nemanuálních pracovníků z 8 různých zemí, je jen 44 % času na poradách podle účastníků stráveno užitečným způsobem. Co je ale ještě zajímavější – a na čem se skutečně projevuje zákon triviality – 26 % času tráveného na poradách je věnováno diskuzi na témata, která vůbec nebyla na programu dne, nebo nezávazné konverzaci. Zmíněný průzkum dále odhalil, že optimální doba trvání schůze je 21 minut… My na nich ale trávíme průměrně 48 minut.

Obavy ze špatného rozhodnutí

Fakt, že tím nejzbytečnějším trávíme nejvíce času, ale neplatí jen pro korporátní sféru. To stejné vidíme i na úrovni rozhodování jednotlivců. Když máme rozhodovat o něčem zdánlivě banálním, často se spoléháme pouze na vlastní úsudek, který je ale vždy subjektivní. Když například máme rozhodnout, kdy se poprvé uskuteční porada týmu, a přemýšlíme nad tím, kdy bude nejvhodnější čas ji uskutečnit, tak vždy zvolíme čas, který je nejlepší pro nás. Jenže když se to vezme kolem a kolem, objektivně neexistuje žádný termín, který by byl lepší nebo horší. Možná jedině pátek v sedm večer. Ale když je porada dobře naplánovaná a nachystaná, dopadne uspokojivě v pondělí v jedenáct, stejně jako v úterý ve čtyři. Přesto se budeme celé hodiny trápit vymýšlením termínu. Vzhledem k tomu, že „objektivně neexistuje ideální termín“ a my nemáme, na koho jiného bychom se obrátili, děsí nás představa, že bychom mohli rozhodnout špatně.

Isabelle Falardeauová, autorka knihy Sortir de l’indécision (Konec nerozhodnosti, pozn. překl.), si myslí, že neschopnost přijímat rozhodnutí pramení z obavy, že se někomu znelíbíme nebo že selžeme. Souvisí proto s nedostatkem sebedůvěry, který může způsobit až panický strach z pochybení, a to i v případě, kdy neexistuje dobré nebo špatné řešení. V dnešní společnosti jsme navíc vystaveni přebytečnému množství možností, ze kterých si máme vybrat – to nás naprosto ochromí, jakmile se máme pro cokoliv rozhodnout, ať se jedná o sebemenší věc.

Jak asi tušíte, situaci se běžně snažíme instinktivně vyřešit tím, že se obrátíme s žádostí o pomoc na někoho dalšího. A tím se dostáváme do začarovaného kruhu zákona triviality – jedná se o malichernou záležitost, proto na ni má každý názor, který se přirozeně rozchází s názory ostatních, tudíž ztrácíme svůj drahocenný čas posloucháním ostatních tak dlouho, dokud nejsme ještě zmatenější než na začátku.

Nedovolte, aby vás pohltily banality

Udělejte si ve věcech pořádek

Abyste neztráceli příliš času s celkem malichernými problémy, pořádně si každý den naplánujte a určete, co je opravdu důležité a co chcete ten který den vyřešit a do kdy. Tak se vše nedůležité odfiltruje do doby, která vám zbude po vyřešení všech priorit. Co se porad týče, mohl by pomoci program. Zařaďte na jeho začátek ta „velká“ témata a nepouštějte se do ničeho, co ani nestálo za napsání do programu. Nejlepší způsob, jak se vyhnout přehršli nejrůznějších názorů na nějakou naprosto nepodstatnou otázku, je totiž… Nechat si ji pro sebe.

Berte to tak, že vaše rozhodnutí, ať už bude jakékoli, je správné

Když se člověk musí rozhodnout, je třeba mít na paměti, že neexistují dobrá a špatná rozhodnutí, jak ve svém článku pro Harvard Business Review připomíná Ed Batista, profesor na Stanfordově univerzitě. „Výběrem zdánlivě nejlepší možnosti není zaručeno, že jsme z dlouhodobého hlediska rozhodli dobře, stejně tak volbou méně optimální možnosti nejsme automaticky odsouzeni k nezdaru či neštěstí. Až budoucnost (následující dny, měsíce a roky) zpravidla ukáže, zda bylo dané rozhodnutí ‚správné‘‎,“ vysvětluje kouč.

A proto až se zase budete potýkat s problémem, který si vaši pozornost nezaslouží, zeptejte se sami sebe, zda je vážně jeho vyřešení životně důležité. Bude mít naše rozhodnutí v dané věci nějaké důsledky do budoucna, třeba za několik let? A bude takové rozhodnutí nevratné? Jedná se o rozhodnutí, které má nedozírný vliv? Zní-li odpověď pokaždé ne, pak víte, že s daným problémem jen marníte čas. Než trávit čas rozhodováním, je podle Eda Batisty lepší se soustředit na to, k čemu dané rozhodnutí povede, a postarat se o to, aby se důsledky našeho rozhodnutí ukázaly jako správné. Když se tedy vrátíme k pracovním poradám, tak než si lámat hlavu se správným datem, je lepší ho stanovit napevno jednou provždy a soustředit se spíš na to, aby byla porada co nejúspěšnější. Ať se bude konat, kdy chce.

Máte-li pocit, že přemýšlením nad nepodstatnými věcmi trávíte příliš mnoho času, je to proto, že jim přikládáte příliš velký význam. Uvědomte si, že vše je relativní, naplánujte si harmonogram a důvěřujte svému úsudku. Když budete tyto tři zásady dodržovat, nebudete už ztrácet čas dumáním nad něčím, co nestojí za řeč. Jako třeba nad tím, jestli si vzít modrou bundu, nebo ne.

Přeložila Barbora Stolínová

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.