6 trucos para gestionar tu e-mail y hacer que trabaje para ti

Según el informe de WorkMeter, publicado por el Ayuntamiento de Barcelona, pasamos hasta un 15% de nuestra jornada laboral leyendo y escribiendo e-mails, un tiempo que puede aumentar hasta el 20% en ciertos sectores o posiciones. ¿La consecuencia? La diferencia entre gestionar bien o mal nuestro correo puede suponer que alcancemos con éxito nuestros objetivos laborales o nos quedemos por el camino peleando de forma ineficaz contra nuestra bandeja de entrada. Aprende a gestionar tus correos siguiendo estos seis pasos.

1. Usa el botón de unsubscribe

Con el paso de los años, vamos acumulando newsletters, boletines comerciales y otros tipos de correos a los que nos hemos ido suscribiendo, voluntaria o involuntariamente. Marcas de ropa, centros comerciales, fabricantes de productos… Todos ellos van colocando su anzuelo en nuestro buzón y a menudo no le damos importancia a este hecho, o al menos, no toda la importancia que merece.

Esos boletines nos interrumpen y requieren nuestra atención. Si ya no quieres recibirlos, utiliza el botón que encontrarás al pie de casi todos estos mensajes para cancelar tu suscripción: acostúmbrate a usarlo para mejorar la calidad y relevancia de tu buzón de correo.

Además, los e-mails que imprimimos no son los únicos que pueden hacer un flaco favor al planeta: los correos, aunque sean digitales, también suponen un impacto ambiental. Solo uno, almacenado durante un año en nuestra cuenta, ya supone emisiones de 19 gramos de CO2. Ahora multipliquemos por la cantidad de todos los e-mails que recibimos al cabo de un año… o de diez años.

2. Separa tus e-mails en buzones separados

Hace unos años, Google introdujo los buzones inteligentes para separar el grano de la paja, es decir, distinguir los correos dirigidos específicamente a nosotros de otros correos enviados de forma masiva por motivos comerciales o en forma de notificaciones (por ejemplo, las solicitudes de amistad en una red social).

Pero además de esa primera clasificación de tu servidor, tú puedes tomar directamente el control y crear buzones inteligentes a los que derivar e-mails de un tipo determinado. Aunque la forma de hacerlo cambia en función de si hablamos de Gmail, de Outlook o de una aplicación propia del sistema operativo, los pasos son parecidos y consisten en la creación de un buzón al que llegarán los mensajes que cumplan una serie de reglas que tú mismo podrás establecer.

Por ejemplo, puedes enviar las newsletters que sí te interesa recibir a un buzón aparte para leerlas cuando tú decidas, crear otro buzón prioritario al que derivar los correos que provengan de personas determinadas (como podría ser tu jefe o un cliente importante), o uno en el que almacenes solo aquellos e-mails que todavía no has leído. Jerarquizar y estructurar tus buzones marcará un punto de inflexión en tu relación con el correo electrónico.

3. Establece filtros de prioridad o etiquetas

Además de clasificar correos por medio de la creación de buzones, también puedes crear etiquetas con el objetivo de establecer prioridades. Por ejemplo, puedes crear niveles de prioridad (baja, media y alta) que asignarás a los correos que recibas y que no puedas responder o resolver de forma inmediata. Luego, bastará con ojear tus etiquetas para ver qué correos tienes pendientes en cada uno de los niveles.

También puedes reservar un momento de la jornada para repasar los correos que hayas etiquetado y empezar a resolverlos por nivel de prioridad, para dejar tu bandeja de entrada sin “pendientes”.

4. Utiliza los comandos

Los comandos de búsqueda de la mayoría de los servidores de correo son extremadamente útiles a la hora de gestionar tu buzón, sobre todo cuando necesitas localizar algún e-mail concreto o eliminar varios para ganar espacio. Debes introducirlos en la barra de búsqueda de tu bandeja de entrada.

Aquí tienes algunos ejemplos:

• “from:” Para localizar e-mails de una persona concreta. Por ejemplo: “from:javier@ejemplo.com”. También puedes combinarlo con algún término que quieras localizar. Por ejemplo: “productividad from:javier@ejemplo.com”.

• “to:” Para localizar e-mails que hayas enviado a una persona concreta. Por ejemplo: “to:nombre@ejemplo.com”.

• “subject:” Por palabra clave en el asunto. Por ejemplo: “subject:ciencia”.

• “-” Para evitar e-mails con alguna palabra concreta. Por ejemplo: “-ciencia”.

• “has:attachment” Para mostrar únicamente los correos que contengan un archivo adjunto. Ideal para localizar e-mails “pesados” si necesitamos liberar espacio de almacenamiento.

• “before:” Para localizar e-mails con fecha previa a una fecha concreta. Por ejemplo, before:2016/06/30 (siempre en este formato: año/mes/día). También podemos usar el comando “after:” de la misma forma, para encontrar e-mails posteriores a una fecha.

5. Organiza el tiempo que dedicas al correo

David Allen, creador del famoso método de productividad GTD, aplica la “regla de los dos minutos”: cuando le llega un e-mail, decide rápidamente si responderlo o procesarlo (es decir, archivarlo o delegarlo) le va a llevar más o menos de dos minutos. Si es el caso, lo responde en el acto y se lo quita de encima. Si le va a llevar más tiempo, lo pospone y sigue con sus tareas.

Tony Hsieh, CEO de Zappos, desarrolló el método Yesterbox, que parte de la premisa de que la gran mayoría de correos electrónicos no requieren una respuesta instantánea, puesto que si fuese así, la comunicación se haría por una vía más inmediata, como por ejemplo una llamada telefónica. Este método se basa en cada día responder a los correos del día anterior. Así, cada mañana sabemos cuántos correos tendremos que responder y es más fácil reservar un tiempo determinado para ello, en lugar de gestionar constantes interrupciones durante el día.

Puedes elegir seguir alguna de estas conocidas técnicas para gestionar el correo o crear tu propio método adaptado a tus necesidades y a tu contexto. Por ejemplo, puedes contestar al momento únicamente a los correos que lleguen a un buzón prioritario y dejar todos los demás para la mañana siguiente o usar extensiones como Boomerang (para Gmail), que permiten aplazar la notificación de los correos hasta el día y la hora que escojas.

6. Piensa que el e-mail no es la única forma de comunicación

En ciertas ocasiones es necesario utilizar el e-mail, como en el caso de conversaciones que incluyan a supervisores o superiores en copia (para realizar un seguimiento de las comunicaciones), o cuando el entorno de trabajo exige que las conversaciones queden registradas por escrito para evitar posibles conflictos.

Sin embargo, en muchos otros casos, acabamos usando el correo electrónico para mantener conversaciones como si de un chat se tratase, lo que ralentiza y alarga asuntos que fácilmente podrían resolverse con una breve llamada telefónica. También puedes usar aplicaciones de comunicación interna como Slack o solucionar la cuestión con un simple encuentro de cinco minutos con tu interlocutor.

Una buena gestión de tu correo electrónico te ayudará a ser más productivo. Pero recuerda que la clave para ser más eficiente en tu trabajo es mantener la concentración y evitar las distracciones, muy habituales si trabajas en entornos digitales, y minimizar las interrupciones, que ralentizan tu ritmo de trabajo. Adapta estas pautas a tu contexto y tus necesidades y tus e-mails dejarán de estar entre ellas.

Foto de WTTJ

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