Cómo gestionar un equipo con bajo rendimiento

Teníamos muchas ganas de despedir 2020, pero todo apunta a que el 2021 no será mucho más fácil. Y a medida que la situación excepcional derivada de la pandemia se va alargando en el tiempo, sus efectos se van notando en el desempeño de los equipos. En un primer momento cundió el desconcierto, pero pasado ya casi un año, el estrés, la incertidumbre y el agotamiento original siguen ahí, y cada vez pesan más. Tus trabajadores pueden estar pasando por situaciones difíciles, hartazgo o ansiedad, por lo cual lo que antes servía para atajar el problema del bajo rendimiento, puede que ahora ya no sirva. En el contexto actual, llevar a tu equipo hacia mejores cotas de productividad pasa, entre otras cosas, por entender su situación, fomentar la comunicación y gestionar de manera eficaz el tiempo para evitar una sobrecarga de trabajo.

¿Por qué tu equipo puede estar rindiendo menos?

¿Te sientes estresado, enfadado, irascible o agotado del todo? Es normal, estamos inmersos en una crisis de la que casi nadie tenía experiencia y no es fácil afrontarla. Pero ten en cuenta que los miembros de tu equipo seguramente se sientan igual que tú. Son varias, y sobre todo complejas, las circunstancias que hacen que trabajar y concentrarnos cada vez nos cueste más.

La luz al final del túnel de la pandemia aún parece lejana

“Las circunstancias no son fáciles y no lo van a ser durante este nuevo año”, opina María Jesús González-Espejo, directora del Instituto de Innovación Legal, donde dirige un equipo de cuatro personas.

Y es que la pandemia sigue golpeando duramente y es posible que tu equipo encare situaciones delicadas a nivel personal. Metidos de lleno en la tercera ola del coronavirus, no es raro que algunos tengan familiares o amigos contagiados, pasen por momentos de incertidumbre económica, o simplemente no puedan más con las restricciones que afectan al ocio y que les impiden hacer la vida normal que conocían. Un cóctel complejo que hace que, tras casi 12 meses, perdure esa sensación de estrés, ansiedad y agotamiento generalizado.

El teletrabajo sigue siendo un reto

Puede que consideres que ya llevamos muchos meses de experiencia con el teletrabajo y que ya hemos aprendido lo suficiente como para seguir considerándolo un desafío, pero a lo mejor tus trabajadores están sufriendo ahora más que nunca el impacto de tener que trabajar constantemente desde casa. Muchos están hartos de pasarse el día encerrados entre las mismas paredes donde también descansan, sin poder disfrutar de lo bueno de ir a la oficina: las charlas, la pausa del café para hacer piña o la fluidez de ideas que da el contacto directo con el resto del equipo.

“Al principio la gente lo veía como algo positivo ‘vamos a tener más tiempo’, que es lo que suele pasar con la idea de teletrabajar”, afirma David Ayala, socio de la agencia de marketing digital Sock Data Business, en la que gestiona un equipo de más de 20 personas. A pesar de dedicarse al marketing online, antes de la pandemia el equipo trabajaba en la oficina el 90% del tiempo. Sin embargo, trabajar desde casa puede convertirse en un arma de doble filo si se tienen dificultades para gestionar el tiempo o las tareas pendientes.

“La forma en que tus empleados afrontan la gestión del tiempo, priorizan tareas, aprenden a manejar herramientas tecnológicas quizá hasta entonces no utilizadas y son capaces de seguir colaborando, se vuelve esencial. No saber manejarlo puede tener un impacto sobre el rendimiento”, asegura. “Si tu gente no lo sabe gestionar bien, es muy complicado que el trabajo a distancia funcione, porque necesitarán tutelaje y mentoría continua. Aquí las personalidades y la formación de tu equipo son clave”, puntualiza la directiva.

Tu equipo ha tenido que aprender a relacionarse a distancia

Otro tema complicado es la colaboración entre trabajadores durante el trabajo remoto. Como evidenció ya en 2010 una investigación de la Universidad Nacional Autónoma de México en torno a la motivación y el teletrabajo, a medida que pasa el tiempo y los equipos van perdiendo el contacto entre ellos por trabajar en la distancia, crece el sentimiento de aislamiento y con este el “sentido de pertenencia a la organización”.

O dicho de otra forma, esas charlas espontáneas entre compañeros de mesa o durante la pausa del café, son clave tanto para hacer piña entre trabajadores como para hacer que todos se sientan más motivados con el proyecto y la empresa. “Este ha sido un gran reto, sobre todo para los que han entrado en mitad de la pandemia y no los hemos podido ni conocer en persona”, afirma González-Espejo, que integró a dos personas más a su equipo en pleno confinamiento.

Consejos para gestionar un momento de bajo rendimiento

Si bien los motivos que pueden estar afectando la productividad de tu equipo son más que comprensibles, como mánager no puedes aceptar un desempeño deficiente prolongado que termine afectando a toda la empresa.

Pero, ¿qué hacer si tienes un empleado que muestra una gran caída de productividad? ¿Cómo volver a encauzar a un equipo que no está rindiendo como debería? ¿Cómo encontrar el equilibrio entre exigir un trabajo bien hecho y comprender que las circunstancias son excepcionales? Gestionar durante la crisis no está siendo una tarea fácil, pues entran en juego aspectos que posiblemente como jefe no habías tenido que encarar hasta ahora.

Te ofrecemos algunas estrategias y métodos para que puedas ayudar a tus colaboradores a encarar estos momentos complejos.

1. Favorece la comunicación y escucha a tus colaboradores

Antes de actuar, para tomar medidas es fundamental detectar exactamente qué puede estar causando la caída del rendimiento. De ahí que en momentos de crisis la comunicación interna se vuelva clave. Deja claro a tus trabajadores que pueden hablar contigo: “Que vean que pueden hablar en el momento que sea, que la puerta siempre está abierta”, recomienda Jordi Albert Garcia Chalé, CEO de la agencia creativa James Brand & Co, a cargo de un equipo de unas 20 personas en las oficinas centrales.

“Cada vez que contacto con alguno de mis empleados, comienzo con un ‘¿Cómo te encuentras?’, ‘¿Qué tal lo llevas?’, ‘¿Estás bien?’… como vía para saber cómo están”, comenta María Jesús González-Espejo, que coincide en que es importante favorecer el diálogo y dar pie a compartir con confianza cualquier situación por la que puedan estar pasando los miembros del equipo.

2. Establece objetivos claros: asegúrate que todos saben qué se espera de ellos

Un contexto laboral (y quizás también personal) complicado puede provocar que los miembros del equipo estén más dispersos y la comunicación fluya menos. Esto a su vez puede hacer más fácil perderse entre tareas o priorizar de manera incorrecta. “Cuando tienen dudas, muchas veces notamos que son más reticentes a preguntar, a compartir esas dudas, ya que se sienten más solos”, explica Ayala.

Por ello, los tres mánagers coinciden en la necesidad de organizar el calendario de trabajo, ser más paciente y repetir las cosas tantas veces como sea necesario. “Lo que hacemos todos los lunes es reunir a los equipos y hacer el estatus de la semana, establecer los timings de las entregas y marcar las prioridades. Esto permite que durante la semana los miembros del equipo puedan trabajar de forma autónoma”, señala Garcia Chalé.

3. Sírvete de herramientas para una mejor gestión del trabajo

Tanto si tu equipo se encuentra dispersado por la distancia como si volvéis a compartir espacio de trabajo, el último año ha demostrado la necesidad de hacer uso de mejores herramientas y habilidades de gestión. Busca las herramientas adecuadas que faciliten la organización del trabajo, para que todo el mundo tenga claro qué es lo que debe hacer y cuándo. A día de hoy, son muchas las aplicaciones y programas (Slack, Trello, Notion…), por lo que no será difícil encontrar las que mejor se adapten a las necesidades del equipo.

En el caso de Ayala, la solución está en los tableros de Trello, donde cada proyecto tiene su espacio y cada trabajador sus proyectos asignados con las tareas a cumplir cada día y con los compañeros con quien deben colaborar. Garcia Chalé aboga por las alternativas que propone Google, sobre todo el calendario: “Todo el equipo tiene las agendas sincronizadas con el calendario y de esta forma vamos marcando el estado de cada proyecto y la gente puede entrar y confirmar”.

Para González-Espejo, el truco para lograr una buena gestión es “no marear a la gente”, con cientos de aplicaciones nuevas a manejar. En su caso, intenta centralizarlo todo en una sola aplicación, aquella que más información sea capaz de manejar. “Creo que es esencial definir dónde está el repositorio principal de documentación, información, datos, etc.”.

4. Evita añadir más estrés a tus empleados

Si tu equipo encara una situación compleja que está haciendo que no rinda como debería, no tiene mucho sentido aumentar la carga de estrés. “Debes darte cuenta de que este es un periodo excepcional”, puntualiza González-Espejo. “Trabajar por objetivos y que cada uno se autogestione sus horarios” es una de las claves con las que Garcia Chalé ha logrado que su equipo se sienta más cómodo y saque el trabajo adelante.

Asimismo, resulta esencial que tengan claro lo que deben hacer cada día y no trabajar más de la cuenta. “Al principio del teletrabajo esto pasaba y es contraproducente porque la gente se sobrecarga, y tú lo que necesitas es gente con la mente despejada, fresca”, recuerda Ayala.

5. Organiza reuniones regulares para saber cómo avanza el trabajo

Las reuniones son un arma de doble filo, ya que si no se gestionan bien pueden acabar convirtiéndose en una pérdida de tiempo. Pero ante una situación de crisis, servirse de ellas puede ser la forma de hacer un mejor seguimiento del desempeño de un equipo, sobre todo en un contexto de teletrabajo. “Creo que es muy importante hacer reuniones regulares, aunque duren media hora, que es lo que deberían durar, para tener ese contacto y saber qué hace la gente y con qué problemas se está encontrando”, comenta González- Espejo.

6. Promueve el contacto entre compañeros

Uno de los mayores desafíos en el trabajo en los últimos meses ha sido favorecer la colaboración entre compañeros. Para promover la comunicación entre trabajadores, es conveniente no solo recordarlo de manera regular, sino también crear grupos de chat con el equipo o incluir en la lista de tareas información sobre quiénes forman parte de un mismo proyecto y que, por lo tanto, deberán colaborar durante su desarrollo. “Indicar con qué gente hacen ese proyecto, recordarles que hagan videollamadas con los compañeros para comentarlo… Es la manera de animar a que tengan esa relación, que se comuniquen”, asegura Ayala.

7. Motiva y destaca el trabajo bien hecho

Un empleado descontento, quemado o poco motivado difícilmente va a rendir bien. Para evitar llegar al punto de encontrarte con un equipo desganado o desvinculado de la compañía, tus empleados necesitan que se valore el trabajo que hacen. “Cuando un proyecto tiene éxito o cuando un cliente nos da la enhorabuena, lo compartimos con todo el equipo, antes de manera presencial, y ahora, a través de un grupo de Skype. El mensaje llega al equipo y eso sube la moral”, comenta Ayala. “Importa que sientan que su trabajo está teniendo un efecto positivo”, subraya.

8. No tomes medidas drásticas

“Algunos trabajadores han sufrido un bajón brutal de rendimiento, pero lo que no podemos hacer es despedirlos de primeras, ya que entendemos que la situación es delicada”, explica Ayala, que aconseja que, ante una situación así, lo mejor es hablar directamente con el empleado, comprender su situación y animarle, por ejemplo, a desconectar durante un tiempo. “Preferimos que se tome unos días y vuelva a tope, y no que esté todo el mes trabajando a medio gas o que los proyectos no le salgan porque no se encuentra bien”, enfatiza.

Superar el bajo rendimiento de tus empleados y volver a la productividad en un contexto de crisis como el actual requiere estrategias en las que prime la comunicación y que tengan en cuenta las emociones, para de esa forma poder tomar medidas desde la empatía.

Foto de WTTJ

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