Las 7 claves para crear una lista de tareas realmente eficaz

Cuando tenemos mil cosas por hacer, ya sea en nuestra vida personal o profesional, es fácil sentirnos abrumados o pensar que es imposible hacerlo todo. Pero, ¡que no cunda el pánico! La mejor manera de organizarte y evitar la procrastinación es hacer una lista de tareas pendientes, que te ayude a recordar todo lo que tienes por hacer y a mantener la motivación. Así pues, te damos 7 consejos para hacer una lista ultraeficaz:

1. Separa las tareas profesionales de las personales

Una lista de tareas pendientes es útil tanto para la vida profesional como para la personal. Si necesitas una para cada ámbito, es esencial que las delimites con precisión. ¿Cómo? En primer lugar, el entorno en el que estés te ayudará a elaborar tu lista. Así pues, opta por crear la lista profesional en tu oficina, frente al ordenador y a la agenda, para así tener acceso a toda la información necesaria. El ambiente de trabajo te ayudará a centrarte en tus responsabilidades profesionales. Puedes hacer la lista tanto en papel como en el ordenador, simplemente elige el medio que te vaya a resultar más cómodo en tu entorno profesional.

2. Céntrate en las tareas, no en los objetivos

Una lista de cosas por hacer no debe ser una enumeración de grandes objetivos, más o menos realistas, como “cerrar el trato con la Señora X” o “crear mi propia empresa”. Más bien todo lo contrario: utiliza la técnica de los pequeños pasos y anota el conjunto de tareas necesarias para alcanzar esos objetivos. En este caso, tu lista debería incluir en primer lugar “redactar el contrato” y después “enviarlo a la Señora X”.

Las tareas son más fáciles de asumir cuando las llevas a cabo una por una: fragmenta cada uno de tus objetivos en múltiples actividades. Psicológicamente, esta técnica es mucho más eficaz, ya que podrás ver cómo vas avanzando paso a paso en cada actividad, lo cual resulta mucho más motivador que apreciar de lejos un objetivo que te hayas fijado.

3. Organiza tus prioridades en función de tus preferencias

No siempre es fácil saber por dónde empezar. ¿Por lo más fácil? ¿Lo más importante? ¿Lo más rápido? La elección depende de cada persona y de la forma de trabajar. Algunos prefieren “quitarse de encima” las tareas pequeñas e insignificantes, pero rápidas de realizar, para así tener la mente más despejada para dedicarse a cosas más importantes. Otros, sin embargo, prefieren hacer lo contrario. Para identificar por cuáles te conviene empezar, anora todas las tareas que tengas pendientes y organízalas después según lo que desees hacer en primer lugar.

El método Eisenhower puede ayudarte a clasificar las tareas en cuatro categorías:

• tareas urgentes e importantes (aquellas que debes hacer por ti mismo)
• tareas importantes, pero no urgentes (aquellas que debes planificar para después hacerlas por ti mismo)
• tareas urgentes, pero no importantes (aquellas que puedes delegar rápidamente)
• tareas que no son urgentes ni importantes (aquellas que puedes posponer o hasta descartar)

Y para evitar la sobrecarga y mantener la motivación, un truco: inserta una tarea agradable o rápida de realizar entre varias de tus misiones.

4. Sé realista

Pongamos que has establecido tus prioridades, pero la lista es todavía demasiado larga para una jornada, que tan solo tiene 24 horas. Si eres de las personas que anotan 30 líneas de cosas por hacer el lunes, debes aprender a ser más realista para no frustrarte al final del día al ver todas las tareas que no pudiste terminar. Para lograrlo, aprende a elaborar diariamente una lista corta adoptando el Método 1, 3, 5, que divide las tareas del día en tres categorías:

• 1 tarea principal (como su nombre indica, es decir, aquella tarea que debes realizar, pase lo que pase)
• 3 tareas secundarias
• 5 tareas pequeñas

5. Define tus plazos

Para elaborar una lista realista, te aconsejamos no limitarte únicamente a las tareas del día a día. Es importante tener una visión amplia de todas las cosas pendientes, así como una idea de su realización a corto plazo. De esta manera, tendrás objetivos por alcanzar a lo largo de la semana, que estarán divididos en pequeñas tareas repartidas en cada día. Así pues, si no logras terminar algo, siempre podrás posponerlo para el día siguiente. Darte una semana para completar tu lista de tareas te brinda más flexibilidad que si solo te permites un día. Recuerda que el objetivo de la lista es ayudarte a no olvidar nada y a cumplir todas tus tareas.

Asimismo, lo mejor es crear la lista en casa el domingo por la noche, en el caso de tu vida personal, y el lunes por la mañana en la oficina, cuando se trate de tu vida profesional. De este modo empezarás la semana con las ideas claras.

6. Calcula y tacha

No dudes en calcular el tiempo que te llevará cada una de las tareas y anotarlo al lado, en otro color. Ser consciente del tiempo que requieres te ayudará a abordar una tarea que puede parecer larga pero que, al calcular el tiempo, te das cuenta de que puedes completar rápidamente. Es mejor y más motivador tener muchas tareas cortas por realizar que tan solo algunas pero más largas. Además, fijar la cantidad de tiempo que deseas dedicar a cada cosa te ayudará a gestionar mejor tu jornada. Una vez que completes una actividad, ¡no olvides tacharla de la lista! La clave es tener también una lista de tareas ya terminadas para que, al final del día, puedas ver todo el trabajo hecho y disfrutar de la sensación de gratificación que esto aporta.

7. Elige el medio

Tampoco existen reglas en este caso. Algunas personas prefieren crear las listas en papel, mientras que otras optan por hacerlo de forma digital. ¡Tú decides! Los teléfonos inteligentes ofrecen aplicaciones intuitivas y precisas diseñadas especialmente para crear este tipo de listas. Si eres de los que se pasa el día conectado, te pueden interesar las siguientes aplicaciones: Microsoft To Do, Google Keep, Todoist y hasta Trello.

Por el contrario, si prefieres el papel, te aconsejamos utilizar un cuaderno en lugar de una hoja blanca suelta, que se puede perder con más facilidad.

Un último consejo

Crea una lista de cosas que no tienes que hacer. Sí, lo has leído bien: una lista de cosas que no debes hacer bajo ninguna circunstancia, con el fin de concentrarte totalmente en tus objetivos principales. Quizás parezca obvio, pero escribir algo como: “No entrar en Facebook apenas me despierte” puede ayudarte a identificar las actividades inútiles de tu día a día que te hacen perder una cantidad considerable de tiempo.

Ahora cuentas con todos los elementos que necesitas para crear una lista de tareas pendientes realmente eficaz. Pruébalo y verás como se convertirá en un hábito y ¡quizás hasta en una adicción!

Traducido por Andreína Gil

Foto de WTTJ

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