Flex office: la tendencia de sentarte donde quieras en la oficina

Según nuestra edad y nuestro ámbito laboral, la palabra “oficina” puede sugerirnos una imagen de una gran sala llena de cubículos y escritorios individuales o, por el contrario, un espacio diáfano con apenas algunos despachos cerrados. La tendencia de crear espacios colectivos que promuevan el contacto entre trabajadores, en lugar de funcionar de forma independiente y aislada, ha provocado que esta segunda imagen haya ido reemplazando a la primera en los últimos años. A día de hoy, esta tendencia de espacios de trabajo abiertos ha dado un paso más: los espacios de trabajo flexibles, también conocidos como ‘flex office’ y cuya implantación crecerá un 30% cada año en los próximos cinco años.

Qué es: ubicación según necesidades

Los espacios de trabajo flexibles parten del concepto de los puestos de trabajo que, en lugar de estar ligados a un punto concreto de la oficina de forma permanente,se desplazan en función de las necesidades puntuales o de lo que resulta más motivador en un momento concreto. “Desarrollar una oficina así requiere que tanto la propia arquitectura de la oficina como el mobiliario que hay en ella estén preparados”, afirma Enilio Álvarez, director de Cuentas Estratégicas y Soluciones de Negocio en la consultora Econocom, especializada en transformación digital y que provee de espacios flexibles a las empresas que buscan este tipo de renovación.

Para Enilio, una oficina pensada para trabajar según el modelo de flex office debe tener en cuenta todo el conjunto de elementos que intervienen en el trabajo diario, en especial cuatro elementos básicos:

• las personas que trabajan en él
• las herramientas que se utilizan
• la infraestructura de la oficina
• los procesos de trabajo diario

Esto permitirá más tarde, por ejemplo:

• En el caso de que dos departamentos de una empresa necesiten trabajar de manera conjunta durante un determinado periodo de tiempo para sacar adelante un proyecto concreto. Este modelo de oficina permite que sus respectivos puestos de trabajo se unan de forma temporal para que puedan trabajar de forma conjunta y, una vez terminado el proyecto, los departamentos se pueden volver a separar.

• En el caso de los trabajadores de un mismo departamento, que con frecuencia necesitan trabajar juntos y compartir ideas. El flex office también permitirá que, en ocasiones concretas, los miembros del equipo puedan trabajar de forma aislada en otros espacios de la oficina para poder concentrarse mejor.

Por qué es tendencia: flexibilidad y agilidad

La flex office, como bien indica su nombre, aporta más flexibilidad a las empresas. “Las startups son las que más piden este tipo de soluciones, ya que son las que más rápido suelen crecer. A lo mejor hoy son 30 personas y el mes que viene 150. Necesitan mucha flexibilidad y la flex office la ofrece”, cuenta Rafael de Ramón, CEO y fundador de Utopicus, que ofrece soluciones empresariales en torno a espacios de trabajo y transformación digital.

Espacios de trabajo

Una flex office se puede poner en práctica desde cero, al crear una nueva empresa, o como parte de una adaptación posterior, tan habitual en las startups:

• Si un equipo crece, será más fácil poner a trabajar de inmediato a las nuevas incorporaciones sin tener que mover el mobiliario.

• Si se fusionan dos equipos que hasta ahora trabajaban por separado, el período de reestructuración se reduce o es inexistente.

• Permite reorganizar el entorno de trabajo de un único departamento, normalmente, el de los perfiles tecnológicos. “A veces incluso instalan a los trabajadores en espacios de trabajo como los coworkings fuera de la sede principal de la empresa, ya que a estos perfiles les viene bien estar en contacto con otros pues les ayuda a crear sinergias”, explica Rafael.

Dispositivos y sistemas

Los dispositivos también juegan un papel crucial. Los ordenadores de sobremesa, muy habituales en las oficinas tradicionales, son reemplazados por portátiles o tabletas. En los escritorios, se colocan monitores a los que conectarlos para trabajar más cómodamente, de manera que cada empleado cuenta con un dispositivo propio, concebido para ser usado con movilidad.

Lo mismo ocurre con los sistemas de trabajo que usa la empresa: no son accesibles únicamente mediante una red local, sino que deben poder ser utilizados de forma remota, según explica Enilio de Econocom. Esto facilita el teletrabajo y permite incluso el trabajo a distancia a tiempo completo de algunos de sus trabajadores.

Un modelo más allá de las startups

El objetivo central de los espacios de trabajo flexibles es, en cualquier caso, conseguir que los empleados se sientan cómodos en sus puestos de trabajo. Y de la misma forma en que se han ido normalizando los espacios para el ocio o la relajación en las startups,para que el trabajador solo se tenga que preocupar de su trabajo, las compañías que han optado por integrar la flex office aspiran a que la empresa sea percibida como un lugar mucho más atractivo como una baza para retener talento.

Hay muchos ejemplos de grandes empresas, no solo startups, que han adoptado esta tendencia. Un caso reciente en España es el de Orange, pero también de compañías internacionales como PSA (grupo automovilístico), Danone o Sanofi. Esta última creó un complejo llamado The Dunes, en el que 9.000 empleados pasan su día a día laboral con todo tipo de herramientas y servicios a su alcance,pero sin un puesto fijo al que acudir. Simplemente eligen un espacio de trabajo entre los muchos que están disponibles (cada uno orientado a fines distintos), en función de las necesidades de cada día o de cada semana.

Las oficinas de Axa en Francia también dieron este paso a finales de 2017, cuando el cambio de modelo de sus espacios de trabajo supuso una estrategia de transformación de la cultura de la empresa. Un total de 2.000 empleados de la compañía pasaron a trabajar en un entorno flexible gracias a una organización del espacio basada en el tipo de actividad: trabajo en equipos pequeños, trabajo en equipos grandes, trabajo en solitario –que requiere de alta concentración–, etc.

Uno de los ejemplos de transformación más radical, por la enorme transición que requirió, fue el de BNP Paribas, uno de los principales bancos de Europa. La empresa pasó de tener a sus empleados repartidos en 350 oficinas a agruparlos en solo 15. El 80% trabajaba con ordenadores fijos mientras que, tras la transformación, un 95% pasó a usar portátiles. Los teléfonos fijos –uno de los elementos que menos encajan en esta filosofía– fueron desterrados para dar paso a 2.500 nuevos teléfonos móviles.

La transformación digital y los límites de la flex office

Según explica Enilio, son muchas las empresas que adoptan el flex office para parecerse a los grandes líderes digitales (como Apple, Microsoft o Facebook, o más recientemente Netflix, Spotify o Uber) y que utilizan este modelo de oficinas que les permite una enorme flexibilidad desde hace años. Sin embargo, matiza que estas empresas a menudo olvidan o desconocen que esa flexibilidad va ligada a la transformación digital.

Las grandes empresas llevan años hablando de transformación digital, incluso invirtiendo grandes cantidades de dinero, “pero lo que se necesita es un cambio de mentalidad. Tirar paredes y poner mesas blancas es un comienzo, pero eso no es crear una flex office. Hace falta mucho más”.

Otro de los retos es conseguir agilizar y digitalizar procesos que aún se hacen de forma analógica. “Las empresas que habilitan este tipo de espacios, normalmente ligados a la transformación digital, son las mismas que acaban instaurando sistemas que permiten pedir vacaciones en unas fechas concretas con cuatro clics, en lugar de tener que pasar por pesados trámites”, asegura Enilio. Un detalle que puede parecer insignificante, pero que no lo es tanto: “Este tipo de procesos son los que acaban ayudando a captar y retener talento. Las empresas que no están preparadas para estos cambios son las que van a tener problemas”.

La flex office es la respuesta a un cambio en la forma en que entendemos el entorno laboral y la relación entre empleados y su puesto de trabajo. Para los trabajadores ya no tiene sentido seguir utilizando un modelo en el que no se incorporen las nuevas metodologías que permiten Internet, los ordenadores portátiles, la nube y los teléfonos móviles. Y para las empresas ya no se trata solo de mejorar los procesos, sino que la retención de talento juega un papel clave: ¿qué mente creativa querrá limitarse a un espacio que no se corresponde con el año que marca el calendario?

Foto de WTTJ

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