10 pravidiel pre zlepšenie time managementu pri práci z domu

Je to už viac ako rok, čo nenávratne zmizol zavedený pracovný režim. Teda režim, keď mal každý člen domácnosti svoj vlastný program na svojom pracovisku (alebo pieskovisku). Mnoho z nás do práce jazdilo alebo chodilo a človek mal aspoň pár minút na prepnutie medzi domovom a prácou. Pracovný deň vtedy začínal srdečným privítaním s rodinou alebo kolegami, spoločnou rannou kávou a čerstvými raňajkami z pekárne. Nasledoval čas vyhradený pracovným úlohám, meetingom, vybavovaniu telefonátov a e-mailov. Po dobrom obede v reštaurácii a rozhovoroch o zážitkoch a plánoch s kolegami sme sa vrhli do ďalšej časti ďna a nerušene sa venovali práci. Potom sme nielen obrazne, ale naozaj zavreli dvere kancelárie a vyrazili sa venovať rodine, koníčkom, zábave alebo odpočinku… Hmmm, tak sme si zaspomínali, no vráťme sa do reality.

Home office celej domácnosti sa stal novým štandardom. Namiesto zasadačiek si rezervujeme jediné pokojné miesto v byte alebo prebehujeme s notebookom cez plačúce deti a štekajúce psi z miestnosti do miestnosti. Miesto každodennej cesty do práce a z práce vyrážame raz týždenne na nákup. Obed s kolegami sme nahradili vybielením chladničky alebo vyváraním pre celú rodinu. Bez pravidelného športu a relaxácie nás začína bolieť chrbát, pretože sa krčíme pri počítači na zlej stoličke. A kedy vlastne začína a končí pracovná doba? Prvým telefonátom a keď v noci zaspávame pri obrazovke počítača? Nie je to asi až tak hrozné, ale aj napriek tomu už možno nadišiel čas nastaviť si niekoľko pravidiel pre time management pri práci z domova.

Pravidlo č. 1: Začnite pracovnú dobu ranným meetingom

Stáva sa vám, že vstávate neskôr a neskoro? Ranný beh s kolegami, plávanie, joga alebo fitness a prvé pracovné stretnutie o 8:30 nám so vstávaním zrejme ešte nejakú dobu nepomôžu. Skúste si namiesto toho na ráno naplánovať online meeting s kolegami, obchodnými partnermi alebo dodávateľmi. Záväzky a zodpovednosť voči ostatným motivujú, nestratíte blízke kontakty so svojím tímom a navyše nebudete celé dopoludnie pracovať v pyžame.

Pravidlo č. 2: Rozložte svoj čas medzi priority

Dožadujú sa deti, partner, domáci maznáčikovia alebo ďalší rodinní príslušníci vašej neustálej pozornosti? Uvedomte si, že sa môže v niektorých chvíľach a situáciách z ich strany jednať skôr o nátlak než o skutočnú potrebu. Leží na vás ťarcha zodpovednosti za pracovné povinnosti, starostlivosť o deti aj kompletná starostlivosť o domácnosť? Máte občas pocit, že ju nemôžete celú uniesť? Skúste k tomu pristúpiť tak, že si svoj čas i pozornosť rozložíte medzi viaceré priority. Nielen na vašej, ale aj na ostatných stranách je potrebné nájsť nejaký kompromis, ktorý bude akceptovateľný pre všetkých zúčastnených. A to, že niekto potrebuje vašu neustálu intenzívnu pozornosť a starostlivosť, môže byť skôr váš pocit, do ktorého vás uvrhla neštandardná situácia, než skutočná potreba.

Pravidlo č. 3: Neupřednostňujte iba naliehavé úlohy

Cítite sa neustále preťažení? Možno nedokážete odlíšiť, čo je skutočne zásadné a čo len ponáhľa. Nie každá úloha má rovnakú prioritu. Dajte si pozor, aby vám niektoré naliehavo sa tváriacie záležitosti nekradli čas, ktorý by ste mohli venovať tým dôležitým. K ujasneniu priorít z pohľadu dôležitosti a naliehavosti výborne funguje Eisenhowerov princíp. Pomocou jednoduchého rozdelenia úloh do štyroch kvadrantov okamžite získate celkový prehľad. Rovnako aj viac ako sto rokmi preverené Paretovo pravidlo hovorí, že kľúčových 80 % projektu sa dá zvládnuť za 20 % času. Buďte efektívni a začnite zajtrajší pracovný deň pre zmenu tým, čo je najdôležitejšie.

Pravidlo č. 4: Sústreďte sa

Ak často robíte viac vecí naraz, možno sa občas horšie sústredíte a robíte chyby. Odborníci stavu nepretržitej čiastočnej pozornosti niekedy hovoria informačná obezita. Schopnosť plne sa sústrediť na jednu záležitosť sa dá natrénovať a podporiť dobrými informačnými návykmi. Ak si trúfate na hardcore tréning, vyskúšajte tzv. pomodoro techniku s pevným striedaním intenzívneho pracovného sústredenia a krátkych páuz (25 min. práce + 5 min. pauza, cyklus sa odporúča opakovať max. 4x pred dlhšou 30-minútovú pauzou).

Pravidlo č. 5: Obmedzte rušivé prvky

Trávite denne veľa času na sociálnych sieťach? Nechávate sa vyrušovať upozorneniami? Rozptyľujete svoju pozornosť okamžitým prečítaním každého nového e-mailu? Kontrolujete neustále, či sa niekde neobjavili nové správy alebo iné novinky? Musíte byť pri všetkom, čo sa rieši v domácnosti? Potom nie je divu, že sa neviete dobre sústrediť. Najprv si zostavte list VIP osôb, aby vám tie naozaj dôležité e-maily a hovory neušli. Vzápätí si ale vypnite všetky rušivé zvuky a upozornenia, k čomu vám pomôžu aj rôzne aplikácie. Nemajte obavy, zásadné správy vám neutečú, ani keď ich skontrolujete iba raz alebo dvakrát za deň. Skúste sa tiež dohodnúť s deťmi, aby vás nechali chvíľku pracovať nerušene, a sľúbte im, že sa im potom naopak budete plne venovať.

Pravidlo č. 6: Nezabúdajte na prestávky

Zdvíhate sa od práce, až keď si potrebujete odskočiť alebo až vás začne bolieť hlava od zlého sedenia a nedostatku tekutín? Zistíte občas, že ani neviete, či ste pili čaj, alebo kávu? Alebo máte opačný problém? Pretahujete si pauzu, pretože je doma viac zábavy a dajú sa robiť aj iné užitočné činnosti ako tie pracovné? Po intenzívnej duševnej práci sa telo potrebuje pretiahnuť a myseľ odpočinúť. Spojte príjemné s užitočným a prerušujte pracovné bloky krátkymi prestávkami, ktoré využite na jednoduché činnosti v domácnosti. Zaveste prádlo, vyprázdnite umývačku, zalejte trávnik, vyneste odpadky alebo vyvenčite psa. Pri dlhšej pauze poraďte deťom so školskými úlohami alebo si dajte kávu s partnerom a preberte spoločne plány na víkend, alebo vyberte večerný film. Prestávky ale nepreťahujte, stanovte si na ne časový limit (ideálne 5 – 10 min.) alebo urobte vždy len jednu vec v domácnosti a hneď sa zase vráťte k práci.

Pravidlo č. 7: Zefektívnite svoju prácu

Nový režim priniesol veľa zmien a ďalší obrovský posun vo využívaní moderných technológií. Ako sa hovorí, kto chvíľu stál, už stojí obďaleč, nečakajte teda ani vy, až sa svet vráti do starých koľají. Naučte sa s týmito novými nástrojmi pracovať. Zefektívnite svoju prácu a urobte prvý krok hneď teraz. Vyskúšajte nejakú novú aplikáciu, skúste skrátiť online meeting na nutné minimum, nastavte si funkčný reporting alebo si upravte pravidlá v poštovej schránke. A za odmenu sa môžete poobzerať po možnostiach online vzdelávania, kultúry alebo umenia.

Pravidlo č. 8: Zlepšite stravovacie návyky

O pozitívnom vplyve zdravého a odľahčeného stravovania na pracovnú produktivitu v dnešnej dobe už nikto nepochybuje, najmä ak si to vyskúšal na vlastnej koži. Udržať rovnaké stravovacie návyky po úplnej zmene režimu je ale veľmi ťažké. Zmizla pevná štruktúra dňa, ktorá rozptýlila naše chute, kvalitné jedlo z reštaurácie aj pracovné šuflíky plné kancelárskych pomôcok. Možno ste tiež výrazne obmedzili bežný denný pohyb. Je na čase prijať zmenu, nastaviť si nový stravovací režim a vybudovať nové návyky. Spoliehať sa na svoju pevnú vôľu, že odolá zmrzline v mrazničke, keď spracovávame reporty a deti za nami medzitým vedú búrlivú vankúšovú bitku, je veľmi ambiciózny.

Pravidlo č. 9: Ukončite pracovný deň

Dokončovanie je možno dôležitejšie, než sa na prvý pohľad zdá. Psychologička Bljuma Zeigarniková na základe svojich výskumov dospela zjednodušene k záveru, že nedokončené záležitosti uchováva mozog v pamäti, zatiaľ čo tie dokončené z pamäte veľmi rýchlo miznú a ďalej nás nezaťažujú. Už na ne nemáme dôvod myslieť a môžeme sa venovať niečomu inému. Mozgu teda môžeme na konci pracovného dňa pomôcť tým, že poškrtáme hotové úlohy a tie nedokončené presunieme na nový termín alebo ich úplne zrušíme. Odškrtávánie hotových úloh navyše prináša podobné potešenie ako napríklad kúsok čokolády. Niektoré úlohy je možné dokončiť aj tak, že sa ich rozhodnete zo svojich priorít úplne vyradiť a zo zoznamu vyškrtnúť.

Pravidlo č. 10: Vyčistite si hlavu

Nemôžete sa zbaviť myšlienok na prácu, aj keď už robíte niečo iné? Sledujete neustále telefón, či neprišla ešte nejaká správa? Hráte sa s deťmi, voláte s priateľmi alebo trávite čas s rodinou a neustále premýšľate, ako vyriešite ten pracovný problém? Spočiatku to môže byť ťažké, ale naučte sa udržiavať prirodzený rytmus, kedy sa aktivita strieda s pasivitou a práca s odpočinkom. Na udržanie rovnováhy musíte občas úplne vypnúť a všetky pracovné starosti aspoň na chvíľu odložiť. Napríklad pri prechádzke so psom alebo penovom kúpeli.

Pokiaľ to však nestačí, je potrebné hľadať nových pomocníkov, rôzne relaxačné aktivity, ktoré vás úplne pohltia a nechajú plávať na uvoľnenej vlne. Možno kreatívna tvorba, čítanie, záhradkárčenie alebo ručné práce? Pri kondičných športoch (beh, rýchla chôdza, plávanie) zasa skúste zaradiť vyššiu intenzitu, poriadne zrýchlenie bleskovo vyženie z hlavy všetky myšlienky. Podobne funguje aj populárne otužovanie, pri ktorom sa pozornosť zameriava na zachovanie základných životných funkcií, a informácie, ktorých bola ešte pred chvíľkou plná hlava, ustúpia aspoň na chvíľu do pozadia.

Viac tipov nájdete v knihe Informačný detox: ako si zjednodušiť život v informačnej dobe (Michaela Dombrovská, Zuzana Šidlichovská).

Preklad: Lingo
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku alebo sa prihláste na odber noviniek, aby sa k vám vždy dostali naše najlepšie články!