5 spôsobov, ako zaručiť, že míting nebude stratou času

Existujú ľudia, ktorí sú ohľadom pracovných stretnutí otvorene kritickí. Medzi nich patrí Dave Barry, spisovateľ, novinár a držiteľ Pulitzerovej ceny, ktorý raz trefne poznamenal: „Ak by ste mali jedným slovom zhrnúť to, čo sa ľudstvu ešte nepodarilo a nikdy sa mu to ani nepodarí s maximálnou efektivitou, to slovo by bolo ‚míting‘.“

Nechajme však sarkazmus sarkazmom. Pravda je taká, že sa nazbieralo ohromujúce množstvo dát týkajúcich sa mítingov ako zlodejov času. Zamestnanci sa priemerne zúčastňujú 62 mítingov za mesiac. Deväť z desiatich pracujúcich tvrdia, že počas nich sú mysľou úplne inde, a 25 % času sa pracovné stretnutia týkajú zbytočných tém. Kde je teda tá nenápadná hranica, ktorá oddeľuje produktívne stretnutie a obyčajné mrhanie času? Ak si často hovoríte: „Tento míting sa dal vyriešiť emailom“, a cítite frustráciu, keď sa vrátite k svojim povinnostiam, ponúkame vám niekoľko rád, ako k mítingom pristupovať a zvýšiť ich efektivitu.

1. Analyzujte cieľ mítingu

Prvým krokom k efektívnemu mítingu je prísť na to, prečo bol zvolaný. To je zásadné. Pomôže vám to prispôsobiť tematický rámec každého mítingu a zabezpečiť, že sa ho budete držať. Ako komplexná je hlavná téma? Týka sa stretnutie novej témy alebo je to len pravidelný monitoring dlhotrvajúceho projektu? Ak budete vedieť, prečo bol míting usporiadaný, môžete vyhodnotiť jeho relevanciu. Na to budete musieť zamerať pozornosť na nasledovné:

Pravidelné mítingy

Niekedy pracovná rutina a absencia kontaktu, ktorá súvisí s našou každodennou náplňou práce, spôsobí, že sa ocitneme v únavnom kolobehu. Jeho príkladom sú pravidelné stretnutia ohľadom kontroly plnenia náplne práce. Sú vždy podstatné? Keďže cieľom každého mítingu je byť produktívnymi, položte si pred každým stretnutím otázku:

• Budeme na ďalšom stretnutí riešiť špecifický problém?
• Máte všetky potrebné informácie na to, aby bol míting produktívny?

Ak dôjdete k záveru, že najbližšie pravidelné stretnutie je nutné, pokračujte v analýze nasledujúcich mítingov. Ak míting napríklad vyrieši všetko potrebné, je usporiadanie ďalšieho nutnosťou? Tento spôsob myslenia vám pomôže vybrať si, ktoré mítingy stoja naozaj za to, a odstránite tak všetky, ktoré ničím neprispievajú.

Mítingy týkajúce sa jednoduchých záležitostí

Máme tendenciu myslieť si, že míting je nutným riešením problémov, ktoré sa týkajú viacerých zamestnancov. Skôr ako rozošlete kolegom pozvánky, opýtajte sa sami seba, či neexistuje jednoduchší spôsob, akým to môžete vyriešiť – napríklad videohovorom cez Slack alebo podobný interný komunikačný kanál. Ak ide o jednoznačný problém, možno by ste mohli vyskúšať prispôsobivejšiu a jednoduchšiu platformu.

2. Príprava mítingu

Príprava mítingu, či už osobného, alebo na diaľku, je kľúčová kvôli efektivite. V roku 2019 viedol server Doodle štúdiu, ktorá odhalila dôležitosť prípravy na úspešný míting. Medzi podmienky, ktoré zaručujú produktivitu mítingu, zaradilo 72 % respondentov jasný cieľ, tesne za ním sa so 67 % umiestnila dôležitosť vytvorenia rozvrhu stretnutia.

Rozvrh

Keďže téma mítingu musí byť jasná, je nutné spísať rozvrh problémov, ktoré je potrebné prediskutovať. Najdôležitejšie je sprístupniť tento rozvrh všetkým zúčastneným vopred. To poskytne všetkým čas na osobnú prípravu – organizátorovi aj ostatným účastníkom. Vďaka tomu budú môcť prispieť s novými nápadmi a relevantne a aktívne sa zapájať do plnenia cieľa.

Čo sa od zúčastnených očakáva?

Rozvrh nám pomáha identifikovať úlohu každého zúčastneného. Aby sme predišli tomu, že sa zo zúčastnených stanú iba diváci, potrebujú vopred vedieť, čo sa od nich očakáva. Môžu napríklad poskytnúť špecifické dáta z oblasti predaja za posledný mesiac, ďalší môže vyjadriť svoje pochybnosti ohľadom určitého projektu, ktorý má na starosti iné oddelenie, niekto by mal merať čas a dozerať na plnenie bodov z rozvrhu. Míting tak bude prebiehať plynulo, svižnejšie a obsiahnete na ňom všetky body rozvrhu.

3. Nastavte si časomieru

Niektoré mítingy môžu skončiť nekonečnými konverzáciami, ktoré spôsobia, že stretnutie nie je veľmi efektívne. Neprijímajú sa žiadne rozhodnutia, ale stretnutie sa predlžuje. Aby ste sa tomu vyhli, je dôležité vopred vedieť, koľko času potrebujete na jednotlivé body z rozvrhu, aby ste tému mohli prebrať v určenom časovom rámci.

Aplikujte všeobecný princíp „menej je viac“ na dobu trvania mítingu. Nezabúdajte však na kvantitu a komplexnosť tém z rozvrhu. Niektoré potrvajú dlhšie než hodinu, na iné zas netreba viac než 30 minút.

Začnite včas!

Profesor Steven Rogelberg, riaditeľ organizačnej vedy na Univerzite v Severnej Karolíne, verí, že pracovné stretnutia „musia byť krátke, mať málo zúčastnených a jasné zadanie na to, aby boli efektívne.“ Vo svojej knihe The Surprising Science of Meetings (Prekvapivá veda mítingov, pozn. prek.) tiež spomína, že neskorý príchod môže spôsobovať medzi zúčastnenými frustráciu, čo potom negatívne ovplyvňuje to, ako sa bude stretnutie odvíjať. Podľa profesora majú na mítingoch, ktoré sa začnú neskôr, účastníci tendenciu skákať si viac do reči, či dokonca viesť paralelné konverzácie. A ak je niečo ešte frustrujúcejšie, než začínať neskoro, je to končiť neskoro.

4. Pozvite len kľúčových účastníkov

Je veľmi pravdepodobné, že každý zúčastnený môže do projektu prispieť inovatívnym nápadom. Rozhodovanie sa však môže stať o to komplikovanejšie, keď je príspevkov priveľa. Obmedzenie počtu účastníkov je niečo, čo Kristen Gil, viceprezidentka obchodných operácií pre Google, zahrnula do inovovaných mítingových pravidiel za účelom zvýšenia ich efektivity. Jej odporúčanie zahŕňalo maximálne množstvo zúčastnených: nikdy nie viac než 10. Navyše, všetci účastníci sa musia aktívne zapojiť.

Je nutné presunúť míting, ak kľúčoví účastníci nie sú dostupní?

Možno existuje viac možností ohľadom kľúčových účastníkov, ktoré by ste mali zobrať do úvahy. Napríklad zvážte, čo robiť, ak sa niekto, kto prezentuje hlavnú tému či dôležité dáta, nemôže z nejakého dôvodu zúčastniť. Vaša okamžitá reakcia je pravdepodobne míting presunúť. Občas to však nie je potrebné. Ak nemáte všetky potrebné informácie na to, aby ste plne rozvinuli všetky body rozvrhu, môžete témy mítingu rozdeliť. Preto vám odporúčame neponáhľať sa s rozhodnutím. Doprajte si pár minút na zanalyzovanie toho, či dáva viac zmysel míting presunúť alebo ponechať v pôvodnom čase konania.

5. Na konci mítingu skontrolujte všetky rozhodnutia a požadované úkony

Aby ste sa uistili, že všetci zúčastnení zaregistrovali kľúčové body a že cieľ mítingu ste dosiahli, odporúčame nasledovné:

• ukončite míting vymenovaním rozhodnutí, ktoré ste počas neho urobili,
• pošlite následne email s bodmi, ktoré má splniť každý zúčastnený. Nepíšte litánie, len krátko a jasne zhrňte, čo musí každý zúčastnený urobiť, aby sa projekt pohol vpred.

Snažte sa vnímať každý míting pozitívne. Koniec koncov, mítingy sú pevne ukotvené v našom každodennom pracovnom živote. Slovami profesora Rogelberga: „Svet bez mítingov nie je riešením.“ Podľa neho sú zárukou demokracie v mnohých organizáciách. Využime preto konštruktívnu kritiku a navráťme im ich zmysel. Je to len na nás!

Preložila Dorota Bachratá

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.