5 tipů, jak vést poradu tak, aby nebyla jen ztrátou času

Řada lidí zaujímá k firemním poradám dlouhodobě negativní postoj. A někteří z nich se se svojí kritikou nijak netají. Jedním z takových lidí je i Dave Barry, spisovatel, fejetonista a držitel Pulitzerovy ceny, který napsal tento dnes již legendární postřeh: „Pokud bychom měli v jednom slově popsat, proč se lidské rase nikdy nepodařilo a ani nikdy nepodaří naplno využít svého potenciálu, tak to slovo by bylo ,porady‘.“

Ale humor stranou. Pravda je taková, že celá řada dat a studií ukazuje, že porady ukusují pracujícím lidem příliš mnoho z jejich drahocenného času. Zaměstnanci se v průměru účastní 62 porad měsíčně, devět z deseti lidí přiznává, že během porad přemýšlí nad něčím úplně jiným, a na typické poradě se 25 % času stráví řešením zcela irelevantních témat. Co tedy odlišuje produktivní poradu od setkání, které je pouhou ztrátou času? Jestli patříte mezi ty, kteří občas propadají zoufalství nad promarněným časem a často si říkají: „Celá tahle porada mohla být vyřešená jedním e-mailem,“ budou se vám hodit následující tipy, jak efektivně vést porady a jak z nich vytěžit maximum.

1. Určete hlavní cíl porady

Prvním krokem k efektivní poradě je dobře se zamyslet nad tím, za jakým účelem se vlastně koná. Jedná se o zdánlivě banální, ale extrémně důležitou otázku, která vám pomůže upravit strukturu jednotlivých porad tak, abyste se na každém setkání drželi předem stanovené osnovy. Jak složité je téma, které chcete probírat? Jedná se o poradu, která se věnuje zcela nové otázce, nebo se prostě jedná o periodicky se opakující jednání o dlouhodobém projektu? To, že víte, s jakým cílem bylo jednání svoláno, vám pomůže zhodnotit, jak důležité vlastně je. Pozornost musíte věnovat především následujícím otázkám.

Pravidelné porady

Někdy nás rutina a pouhá setrvačnost nutí dělat určité pracovní úkony, aniž by k nim byl nějaký reálný důvod. Typickým příkladem mohou být pravidelně se opakující porady. Jsou opravdu vždy nutné? Každá porada by měla přinést nějaké ovoce a měla by zvýšit produktivitu. A to platí i u pravidelných setkání. V rozhodnutí, jestli jednotlivé, pravidelně se opakující porady zrušit, nebo ne, vám pomůže zodpovězení těchto dvou otázek:

• Má příští porada nějakou specifickou agendu?
• Máte k dispozici všechny informace potřebné k tomu, aby byla porada produktivní?

Pokud dojdete k závěru, že následující porada skutečně přínosná je, začněte alespoň od teď vždy po skončení jednoho jednání posuzovat, jestli je další porada skutečně nutná. Pokud se vám například na určitém jednání podařilo vyřešit všechny aktuální problémy, je plánování další porady opravdu potřeba? Pomocí tohoto přístupu eliminujete zbytečné porady, které nikomu nepřinášejí žádnou hodnotu, a naopak ponecháte ty, které smysl mají.

Porady o tématech, která nejsou složitá

Většina lidí si myslí, že k vyřešení tématu, které se týká více lidí, je zkrátka potřeba svolat poradu. Ale předtím, než svým kolegům začnete rozesílat pozvánky, zamyslete se, jestli neexistuje jiný, jednodušší způsob, jak daný problém či otázku vyřešit. Může se jednat třeba pouze o krátkou konverzaci na platformě Slack nebo v podobném interním komunikačním programu. Jestliže se jedná o poměrně jednoduchý problém, můžete k jeho vyřešení použít některou z agilních metod.

2. Příprava na poradu

Klíčem k úspěšné poradě (ať už naživo nebo na dálku) je adekvátní příprava. Studie společnosti Doodle z roku 2019 ukázala, jak důležitá příprava na jednání skutečně je. Při zkoumání klíčových bodů, které činí porady efektivními, uvedlo 72 % respondentů, že definice jasných cílů jednání předem je zcela zásadní, a 67 % respondentů zdůrazňovalo důležitost vytvoření agendy předem.

Agenda

Nejenže musí mít každá porada jasně daný cíl, ale také jí musí předcházet agenda, která shrnuje body, které se na jednání mají probrat. Tato agenda by pak určitě měla být předem k dispozici všem účastníkům porady. Jedině tak se budou moci všichni na jednání dostatečně připravit. Přijít s novými nápady a podílet se na hledání řešení tak bude moci nejenom organizátor porady, ale i její ostatní účastníci.

Co se od účastníků očekává?

Agenda také pomáhá u jednotlivých účastníků určit jejich role při poradě. Pracovníci musí předem vědět, co se od nich čeká, aby se nakonec nestali pouhými pozorovateli a aby se mohli do dění aktivně zapojit. Někdo tedy může být třeba pověřen dodáním prodejních čísel z uplynulého měsíce, někdo jiný by zase mohl shrnout a vysvětlit obavy, které v jiném oddělení panují ohledně určitého projektu, a někomu by mohlo být svěřeno vedení zápisu z porady a následné hlídání dodržování odsouhlasených akčních bodů jednání. Vymezené role účastníků navíc urychlí celou poradu a zabrání tomu, aby se jednání zaseklo na jednom bodě příliš dlouho.

3. Vymezte na poradu konkrétní čas

Porady občas mohou končit neurčitým tlacháním o nerelevantních tématech. Z posledních minut jednání si tedy nikdo neodnese nic, protože nepadají žádná rozhodnutí a porada se jenom zbytečně natahuje. Abyste tomuto scénáři zabránili, musíte si předem vyhradit pro danou poradu určitý časový úsek tak, abyste předem věděli, kolik na jednotlivé body jednání máte času.

I během jednání se držte ověřeného principu, že „méně je více“. Množství bodů, které chcete na poradě probrat, i předpokládanou délku času, který je potřeba na jejich probrání, si ale musíte dobře rozmyslet už při sepisování agendy jednání. Některé body totiž zaberou hodinu, některé pouze pár minut.

Začněte včas!

Steven Rogelberg, profesor na University of North Carolina ve městě Charlotte v USA, věří, že aby byly firemní porady efektivní, „musí být krátké, ne příliš časté a musí mít jasný cíl“. Ve své knize The Surprising Science of Meetings (název by v překladu do češtiny zněl Překvapivá zjištění o poradách) uvádí, že pozdní příchod některých zúčastněných může u ostatních účastníků vzbudit nevoli a tyto pocity pak mohou negativně ovlivnit vývoj celé porady. Profesor Rogelberg uvádí, že u porad, které začaly se zpožděním, obecně platí, že si jejich účastníci více skáčou do řeči a více mluví jeden přes druhého. Jediné, co je horší, než začít pozdě, je snad jenom skončit pozdě!

4. Pozvěte pouze klíčové účastníky

Všichni účastníci porady mají většinou k probíranému tématu co říct. Zároveň ale platí, že čím více lidí, tím složitější je společně dojít k nějakému rozhodnutí. I samotné moderování porady se stává s větším počtem lidí těžší. Kristen Gilová, viceprezidentka odboru obchodu a strategií ve společnosti Google, v jí vytvářené strategii pro interní fungování firmy uvedla právě i limity na maximální počet účastníků porad. A tak se v Google na interní poradě nikdy nesejde více než deset lidí. A ti, kdo se porady účastní, navíc mají povinnost se i aktivně zapojit.

… a poradu přeplánujte, pokud se nemohou dostavit klíčoví účastníci

Pokud vám nakonec klíčoví lidé odřeknou svoji účast, je třeba s tím něco dělat. Jak byste měli postupovat, pokud by na poradu neměl dorazit například někdo, kdo má prezentovat informace či důležitá data k probíranému tématu? Tendence většiny lidí by byla poradu i přesto ponechat, což ale často nemusí být ideální řešení. Pokud nemáte všechny informace potřebné k tomu, abyste byli schopni vyřešit body uváděné v agendě, je zde velká šance, že budete muset následně svolat další poradu, kde se teprve vše dořeší. Musíte si tedy položit otázku, jestli je skutečně nutné první poradu ponechat, nebo jestli by nebylo moudřejší nechat vše až na druhé setkání, kde budou všichni.

5. Na konci porady si projděte všechny závěry a úkoly, které z jednání vyplynuly

Abyste dosáhli kýženého cíle jednání a abyste se ujistili, že všichni zúčastnění ví, jaké jsou klíčové výstupy jednání a co mají za úkoly, je potřeba udělat následující:

• Na konci jednání nahlas shrňte závěry porady.
• Zašlete všem po jednání e-mail, ve kterém sepíšete hlavní úkoly jednotlivých účastníků. Tato zpráva by neměla být zdlouhavá a spíše by se mělo jednat o stručné shrnutí, ve kterém jsou uvedeny akční kroky přidělené jednotlivým zúčastněným porady.

Jelikož jsou porady běžnou a nutnou součástí naší každodenní práce, měli bychom si k nim všichni vypěstovat zdravý vztah a neměli bychom k nim pojmout a priori negativní přístup. Jak uvádí profesor Rogelberg, „svět bez porad není řešením“. Podle tohoto odborníka totiž slouží interní porady v mnoha organizacích jako stavební kameny korporátní demokracie. Při hodnocení a plánování porad bychom tedy měli odhodit negativní předsudky a nahradit je konstruktivní kritikou. Jedině tak můžeme poradám navrátit jejich původní, pozitivní význam. Vše záleží jen na nás!

Přeložil Matěj Moravec

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.