Las 5 claves para que una reunión no se convierta en una pérdida de tiempo

Hay quienes se muestran rotundamente críticos al expresar su opinión sobre las reuniones de trabajo. Entre ellos se encuentra el escritor y columnista Dave Barry, ganador de un Premio Pulitzer, que afirma: “Si tuvieras que identificar, en una palabra, la razón por la cual el ser humano no ha alcanzado, y nunca lo hará, todo su potencial, esa palabra sería ‘reuniones’”. Sarcasmo y humor aparte, lo cierto es que hay estadísticas que arrojan datos abrumadores sobre ese ladrón de tiempo en el que puede convertirse cada reunión: los trabajadores asistimos a una media de 62 reuniones por mes; 9 de cada 10 personas afirman abstraerse en ellas y el 25% del tiempo de reunión suele acabar dedicándose a cuestiones irrelevantes. Entonces, ¿cuál es la delgada línea que separa la reunión productiva de la mera pérdida de tiempo? Si con frecuencia tienes tienes esa conocida sensación de “esta reunión podría haber sido un correo electrónico” y te invade la frustración al volver a tus tareas pendientes, te ofrecemos algunas claves para gestionar mejor las reuniones y lograr que sean realmente eficaces.

1. Analizar el tema de la reunión

El primer paso para lograr una reunión eficaz es revisar el tema por el cual ha sido convocada, algo fundamental para poder personalizar los parámetros de cada una y asegurar que el encuentro se centrará en ese mismo tema. ¿Cuál es su nivel de complejidad? ¿Se trata de un tema nuevo o simplemente es el seguimiento periódico de un proyecto ya en marcha? Conocer los detalles sobre el motivo por el que convocamos una reunión nos permitirá evaluar su nivel de relevancia. Para ello, deberemos prestar especial atención a:

Reuniones periódicas

A veces la rutina laboral y la inercia con la que la desarrollamos determinadas tareas hace que no nos replanteemos algunos procesos de trabajo. Un ejemplo de ello son las reuniones periódicas de seguimiento. ¿Son siempre imprescindibles? Puesto que el objetivo de cada reunión (también de las periódicas) es que sean productivas, deberás cuestionarte estos dos aspectos a la hora de decidir si debéis o no mantener el siguiente encuentro agendado:

• Si la siguiente reunión tiene una agenda concreta
• Si disponéis toda la información necesaria para poder llevarla a cabo

Y en el caso de que concluyas que vuestra próxima reunión agendada sí es necesaria, conviene seguir siendo críticos con reuniones de seguimiento que tengas a posteriori. Por ejemplo, si las cuestiones han quedado resueltas, ¿sigue teniendo sentido una segunda reunión? Estos planteamientos seguramente te ayudarán a elegir las reuniones que verdaderamente merece la pena mantener y deshacerte de aquellas que puedan acabar estando vacías de decisiones o nuevas ideas.

Reuniones sobre temas simples

Tendemos a pensar que la mayoría de temas que involucran a más trabajadores deben resolverse mediante una reunión. Sin embargo, antes de enviar las invitaciones para convocar un nuevo encuentro con tus compañeros, pregúntate si la cuestión que vais a tratar puede solucionarse a través de otras vías, como por ejemplo mediante una conversación en un canal de comunicación interna, como Slack. Si se trata de un tema sencillo de resolver, tal vez el canal para gestionarla pueda ser otro más ágil y sencillo.

2. Preparar la reunión

Preparar la reunión con antelación, ya sea presencial o a distancia, es un punto clave para lograr que esta sea eficaz. De hecho, un estudio realizado por Doodle en 2019 refleja, entre otras cuestiones, la importancia de la preparación de la reunión para que ésta sea exitosa. Entre los puntos que hacen que una reunión sea productiva, el 72% de los encuestados afirmó que fijar objetivos claros es esencial, seguido por la creación de una agenda previa a la reunión, con un 67%.

La agenda de los temas a tratar

Si bien tener claro el tema de la reunión es algo fundamental, también lo es establecer la agenda de las cuestiones que se van tratar. Lo más importante: que sea accesible a todos los participantes previamente. Esto nos permitirá preparar la reunión a nivel individual (tanto para quien organiza la reunión como para el resto de participantes), poder contribuir con ideas nuevas y que nuestra participación sea relevante para alcanzar nuestros objetivos.

Los objetivos que se esperan de los asistentes

La agenda de temas nos ayudará a identificar cuál deberá ser el rol de cada participante durante la reunión. Para evitar que los asistentes se conviertan en meros espectadores y puedan participar de manera activa, será necesario que conozcan de antemano lo que se espera de cada uno a nivel individual: aportar ciertos datos sobre las ventas del último mes, responder a las dudas de otro departamento sobre un proyecto concreto, tomar notas para encargarse del seguimiento… Esto permitirá también que el encuentro resulte más fluido y sea más sencillo avanzar entre los puntos de la agenda.

3. Programar la duración de la reunión

Algunas de las reuniones pueden acabar en divagaciones, haciendo que esos últimos minutos no sean los más productivos. No se produce ninguna toma de decisión, pero inevitablemente la reunión se va alargando. Para evitarlo, conocer de antemano el tiempo específico del que se dispone para abordar una cuestión será clave para lograr resolverla en ese periodo de tiempo.

El principio de “menos es más” puede aplicarse a la duración de reuniones, pero no debemos olvidar la cantidad y la complejidad de los temas a tratar: algunas necesitarán más de una hora y otras, sin embargo, podrán resolverse en 30 minutos.

¡Y empezar puntuales!

Steven Rogelberg, profesor y director de Ciencias Organizacionales en la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte, afirma que las reuniones de trabajo “deben ser cortas, poco numerosas y con un propósito claro para que sean efectivas”. Además, en su libro The surprising science of meetings (Oxford University Press) afirma que el hecho de llegar tarde a una reunión puede crear frustración entre los participantes y esto puede afectar negativamente al desarrollo de la misma. Según Rogelberg, en las reuniones que comienzan tarde, los asistentes tienden a interrumpirse más los unos a los otros y se producen más conversaciones en paralelo. Y si hay algo más frustrante que empezar tarde eso es acabar tarde.

4. Invitar solo a los participantes imprescindibles…

Es muy posible que todos los participantes de una reunión puedan aportar ideas innovadoras que puedan contribuir a la creación de un proyecto o a su desarrollo. Pero tomar decisiones puede volverse complicado cuando el número de aportaciones comienza a ser excesivo y difícil de gestionar. Limitar el número de participantes es algo que Kristen Gil, vicepresidenta de operaciones de negocio y estrategia en Google, incluyó en la reelaboración de la política de reuniones de la compañía para hacerlas más efectivas. Entre sus recomendaciones, se incluyó el número máximo de participantes: nunca deberá ser superior a diez. Además, todos los que sean convocados deberán participar activamente.

… y posponer reuniones que no cuenten con participantes clave

Aunque también puede haber otros escenarios en cuanto a participantes clave que debes tener en cuenta. Por ejemplo, puede que quien deba presentar uno de los temas principales o quien deba exponer datos importantes sobre alguna cuestión no pueda asistir finalmente. ¿Qué hacer ante esta situación? El primer impulso probablemente sea el de sacar la reunión adelante, pero tal vez no sea la mejor opción. Carecer de la información que permitiría desarrollar alguno de los puntos de la agenda provocará que sea necesaria una segunda reunión para acabar de resolver todas las cuestiones. En este contexto, te recomendamos que no te dejes guiar por las prisas y te tomes unos minutos para valorar si tiene más sentido reagendarla o mantenerla.

5. Anunciar las conclusiones y tareas a realizar al terminar la reunión

Para asegurarnos de que todos los participantes han tomado nota de cuáles han sido los puntos clave y que se cumple con el propósito de la reunión, es conveniente:

• Enunciar las conclusiones a modo de cierre al final de la reunión.
• Enviar un correo electrónico de seguimiento junto con las tareas que se le asignan a cada uno: no debe ser un documento tedioso, sino más bien un resumen breve que refleje con claridad las funciones que asume cada participante para seguir avanzando.

No se trata de ser escéptico en cuanto a este ritual que tan anclado está en nuestro día a día, sino más bien lo contrario. En palabras de Steven Rogelberg, “un mundo sin reuniones no sería la respuesta”, ya que, según asegura el experto, son garantía de democracia dentro de muchas organizaciones. Así que seamos críticos con ellas para devolverles su valor y que vuelvan a cumplir con su propósito. ¡De nosotros depende!

Foto de WTTJ

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