Ako na digitálny recruitment a onboarding?

Na trhu sú spoločnosti, ktoré potrebujú aj v súčasnosti raketovo rásť. Iné firmy rastú menej, ale nábor musí pri niektorých pozíciách pokračovať aj v zmenených podmienkach. Či už v súčasnosti riešite masívny alebo len občasný recruitment, koronavírus priniesol potrebu prejsť na tzv. digital recruitment plan, ktorého súčasťou je aj onboarding. 

Mať digitálny R&O plán je veľmi dôležité v rámci celkového candidate experience, ktorý ide ruka v ruke s vašou značkou zamestnávateľa.

Prečo by ste nemali váhať s prechodom na digitálny recruitment a onboarding? Aké sú ich výhody a nevýhody? Čo je potrebné zabezpečiť pred spustením digitálneho riešenia? Ako môže prebiehať recruitment na diaľku? Skvelé, našli ste toho pravého kandidáta - ako ho začleniť do tímu? Bude niečo z toho, čo teraz nastavíte, využiteľné aj po kríze?

Touto témou sme sa zaoberali na našom webinári 28. apríla spoločne s HR odborníkmi:

• Barbora Habětínková, HR Managerka v Rohlik.cz
• Jakub Lisner, Recruitment Lead vo Vodafone

Vypočujte si celý záznam webinára TU.

Digitalizácia by tak či tak raz prišla

Vďaka technologickému pokroku sa čím väčšia časť našich životov presunula do digitálneho prostredia. Ani recruitment nie je výnimkou - prevažná väčšina kandidátov je oslovená online, firmy využívajú ATS či iné HR systémy a zadávajú kandidátom online testy. Pandémia koronavírusu celý proces urýchlila a donútila firmy okamžite reagovať. “Dôležité je mať správny mindset, pretože pokiaľ si HR manažér povie, že to nepôjde, nepodarí sa mu proces online náboru nikdy správne nastaviť,” myslí si Lisner. Odporúča používať typické nástroje, ktoré sú dostupné zdarma, ako napríklad Zoom, Whereby alebo Skype. Dokonca sa mu raz podarilo viesť pohovor aj prostredníctvom WhatsApp.

Situácia v Rohlíku sa príliš zásadne po zavedení karantény nezmenia, pretože v online prostredí boli aj doteraz veľmi aktívni. “Proces sme takmer neupravovali, iba jeho posledná časť musela prejsť digitalizáciou, a to samotný pohovor,” vysvetľuje Habětínková. Súčastou prijímacieho procesu v Rohlíku.cz sú online testy či nutnosť vypracovať case study. “Výsledky teraz preberáme online prostredníctvom videohovoru a funguje to bez problémov,” pokračuje. Jediná časť, ktorá sa nepresunula do online, je nábor zamestnancov do skladu, kde museli mnohonásobne navýšiť kapacitu kvôli veľkému záujmu spotrebiteľov nakupovať potraviny online. Habětínkovej nepripadalo adekvátne, aby sa so záujemcom spojili online a následne ho rovno poslali pracovať. V tomto prípade tak samotnému prijatiu predchádzal osobný pohovor.

„Kríza ukázla, ako sú firmy pripravené presunúť svoj recruitment do online priestoru.”
Barbora Habětínková

Aké nástroje je vhodné používať na pohovory?

• Zoom
• Whereby
• Skype

Najväčšia výhoda? Efektivita!

Obaja hostia webináru sa jednoznačne zhodli na najväčšom prínose online recruitingu, a tou je efektivita, flexibilita a úspora času. Pohovory je možné naplánovať za sebou presne na minútu, dajú sa v porovnaní s klasickým pohovorom absolvovať rýchlejšie a je tak možné stretnúť sa počas dňa s niekoľkými kandidátmi. Výhodou je tiež možnosť v prípade potreby pohovor ukončiť predčasne. “Občas po chvíli cítime, že kandidát nie je ten pravý. Pokiaľ by sme sa stretli osobne, je veľmi ošemetné po polhodine rozhovor ukončiť. V online prostredí je to jednoduchšie,” hovorí Habětínková. Kandidát si totiž napríklad ušetrí cestu do kancelárie a z prípadného skoršieho ukončenia si neodnáša tak negatívnu emóciu. Rekrutéri, naopak, môžu venovať viac času perspektívnejším kandidátom.

Výhodou je určite tiež fakt, že kandidáti sa cítia lepšie doma a vďaka svojej komfortnej zóne sú schopní podať lepší výkon. Na druhej strane však nie je možné natoľko sledovať neverbálnu komunikáciu, ktorá má nesmierny význam. “Ja som fanúšikom small talku. Rád sa s kandidátom stretnem na recepcii, podám mu ruku a sledujem, ako sa správa,” vysvetľuje Lisner. Osobné stretnutie môže pomôcť uceliť obraz o kandidátovi. Ako sa správa, čo má na sebe či ako reaguje na niektoré informácie - všetky tieto aspekty sa z online rozhovoru dajú vyčítať len ťažko. Rekrutéri i kandidáti tiež často skĺzavajú k multitaskingu, pretože počas rozhovoru zároveň dostávajú rôzne správy či notifikácie. Na tento neduh je potrebné si obzvlášť dať pozor.

„Multitasking pri online pohovoroch je zlozvyk, na ktorý je nutné si dať pozor. Pozrieť sa na správu či e-mail je lákavé, ale treba sa ovládnuť.“
Jakub Lišner

Onboarding nepodceňovať

Aj napriek koronavírusu musia niektoré spoločnosti naďalej prijímať nových kolegov, aby mohli fungovať. V Rohlíku.cz do servisnej časti (sklad, zákaznícka linka) prijali stovky ľudí, do ďalších tímov ďalšie desiatky. Vodafone v apríli prijal okolo 25 ľudí, z čoho 11 pozícií bolo obsadených výlučne online a prvé stretnutie s kandidátom prebehlo až po uzavretí prijímacieho procesu.

Firmy majú pochopiteľne zaužívané svoje procesy v onboardingu, ktoré museli vzhľadom na bezpečnostné opatrenia upraviť. Aj Rohlík.cz musel upustiť od svojho tradičného postupu, v rámci ktorého si každý nováčik musí prejsť všetkými oddeleniami. “Aby zamestnanci pochopili firmy ako celok, pracujú napríklad pol dňa v sklade,” vysvetľuje Habětínková. V súčasnej dobe sa onboarding obmedzil na čisto technickú zložku, kedy zamestnanec dostane počítač a prístupy do potrebných programov. Potom nasledujú individuálne stretnutia, ktoré prebiehajú výhradne online.

Podobne sa zachoval aj Vodaforne, ktorý úvodné dva dni skrátil na jedno dopoludnie. Prijatý kandidát teda jednoducho podpíše zmluvu a obdrží počítač. Predstavenie spoločnosti momentálne prebieha v skupinkách online. “V tejto fáze je kľúčová rola manažéra, teraz možno ešte viac ako predtým,” upozorňuje Lisner. Práve manažér tímu, do ktorého kandidát nastupuje, by sa mal postarať o aktívnu komunikáciu a ukázať záujem, aby sa nový kolega necítil odstrčený.

Čo si z webináru odniesť?

• Online recruitmentu sa nemusíte obávať. Existuje množstvo nástrojov, ktoré sú dostupné zdarma a s ktorými to pôjde na jednotku. Neverbálnu komunikáciu síce webkamerou nahradiť nejde, pokiaľ teda obsadzujete špecifické pozície, pri ktorých je správanie človeka kľúčové, stretnime sa s ním radšej osobne. Samozrejme v rámci požadovaných bezpečnostných opatrení.

• Vďaka digitalizácii môžete ušetriť množstvo času, za deň stihnúť viac pohovor a spoznať tak viac relevantných kandidátov. Dajte si ale pozor na multitasking a venujte kandidátovi všetku pozornosť, ktorú si zaslúži.

• Onboarding proces je dôležitý pre každého nováčika v práci a ani za súčasných podmienok by sa naň nemalo zabúdať. Dohodnite napríklad online stretnutia s kolegami, aby mal nováčik príležitosť sa s nimi spoznať a(lebo) využite šikovný nástroj, ktorý pomôže s integráciou do tímu. Nezabúdajte ani na komunikáciu, ktorá by mala vychádzať hlavne od manažéra. Držíme palce!