Ako zvládať obdobia zhonu v práci?

Mám príliš veľa práce, je toho nad hlavu… Keď sa nápor práce zvyšuje a spolu s ním aj pracovné tempo, je ťažké nenechať sa tým zdolať. Obdobia zhonu sú náročné a môžu mať negatívny vplyv na náš profesijný (stres, vyčerpanie či dokonca vyhorenie), ako aj osobný život (podráždenosť, strata sebavedomia, spoločenská izolácia). Ako zvládnuť rušné obdobie, ako sa naň pripraviť a čo sa vďaka nemu môžeme naučiť? Prinášame vám 6 tipov, ako sa udržať nad vodou a nenechať sa utopiť v mori povinností.

1. Neskáčte do toho po hlave

Manažér prišiel s tým, že vás čaká náročné obdobie s rýchlo sa blížiacimi termínmi a prácou, ktorú treba odovzdať v krátkom čase. Nepúšťajte sa do ničoho bez premyslenia. Ľahko skončíte tak, že budete len strácať čas a zbytočne sa zdržiavať nedôležitými drobnosťami. Doprajte si pauzu a čas na premyslenie a položte si niektoré základné otázky:

• Aký je cieľ nového projektu (pre firmu, klienta, vašich kolegov)?
• Máte všetky potrebné informácie?
• Čo presne sa od vás očakáva?
• Aká je potrebná úroveň vášho zapojenia?
• Môžete spolupracovať s niekým ďalším z tímu?
• Čo sa bude počas tohto obdobia hodnotiť?
• Čo z toho budete mať: viac zodpovednosti, možnosť riadiť tím, skúsenosti, bude vás vo firme viac vidieť?

2. Organizujte a plánujte dopredu

Akonáhle máte zadefinované ciele, je čas zamerať sa na projekt.

• Napíšte si zoznam úloh. Každú úlohu popíšte čo najdetailnejšie. Nebojte sa rozdeliť ju na menšie úlohy. Dá vám to pocit, že postupujete vpred a taktiež vám to pomôže na nič nezabudnúť.
• Každej úlohe dajte prioritu. Môžete na to použiť napríklad tzv. Eisenhowerovu metódu. Metóda využíva štyri kvadranty: dôležité a naliehavé (Do, urobiť), dôležité a nenaliehavé (Decide, rozhodnúť), nedôležité a naliehavé (Delegate, delegovať na kolegov) a nedôležité a nenaliehavé (Delete, odstrániť). Najnaliehavejšie a najdôležitejšie úlohy vpíšte do vrchných okienok − získate tak prehľad o tom, čo treba vybaviť ako prvé, a nestratíte zo zreteľa svoj cieľ.
• Každej úlohe priraďte termín. Vyčíslite si, koľko hodín každá z úloh zaberie, následne si rozdeľte deň na časové úseky, či už na dva, alebo na štyri. Snažte sa však mať realistické predstavy. Neplánujte si dve hodiny na úlohu, o ktorej veľmi dobre viete už dopredu, že bude vyžadovať viac času.
• Spíšte to všetko do spätného plánu. Už na pohľad vám bude jasné, ako projekt deň po dni postupuje, a dokážete identifikovať možné zdržania. Spätné plánovanie je skvelým nástrojom aj na komunikáciu s tímom či s manažérom. Pokiaľ tím riadite práve vy, jasne stanovte konečný termín, do kedy bude zhon v práci trvať, aby jeho členovia nestratili motiváciu. Na zdieľanie plánu medzi všetkých a pre lepšiu organizáciu použite niektorú z aplikácií na organizáciu práce ako Trello, Monday alebo Asana.

3. Prijmite fakt, že nie všetko bude dokonalé

Akonáhle budete mať hotový rozvrh, dôjde vám, že niektoré úlohy sa v danom časovom úseku nepodarí dotiahnuť úplne do dokonalosti. Snaha všetko vyšperkovať môže byť zdrojom stresu navyše. Porozprávajte sa s manažérom alebo s tímom a určite si, ktoré úlohy môžu byť odložené na neskôr a aká úroveň kvality sa pri každej z nich očakáva.

Prichádza stále viac a viac práce? Pokiaľ nie je naliehavá, nebojte sa presadiť a odmietnuť ju. Naučte sa hovoriť „nie“. Povedať to nie je jednoduché, ale umožní vám to nastaviť si hranice a ochrániť sa pred prepracovaním. Najskôr si predstavte, čo by pre vašu prácu a zoznam úloh znamenalo povedať „áno“. Následne si vymenujte zoznam dôvodov, pre ktoré musíte odmietnuť. Uvidíte tiež, že povedať „nie“ vám umožní presadiť sa a ukázať ostatným, že máte nad projektom absolútnu kontrolu.

4. Delegujte

Keď je v práci zhon, máme tendenciu mať klapky na očiach a dávať do práce úplne všetko. Nezabúdajte, že ste súčasťou organizácie a tímu! Nebojte sa porozprávať s manažérom či kolegami. Môže vám to pomôcť nastaviť si priority či prísť na nové nápady.

• Ste na manažérskej pozícii? Náročné obdobia sú šancou dať kolegom viac zodpovednosti a umožniť im plne sa zúčastniť „vojnového ťaženia“. Delegujte činnosti podľa schopností každého jednotlivca. Identifikujte najpodstatnejšie úlohy, nechajte si ich pre seba a vedľajšie veci delegujte na tím, aby boli jednotliví členovia do projektu zapojení.

• Máte nad sebou nadriadeného? Super! Náročné obdobie ponúka možnosť otestovať si svoju komunikáciu s ním. Informujte ho o postupe aj prípadných problémoch a určite sa nebojte ozvať, keď budete mať pocit, že sú úlohy príliš náročné. Nadriadení sú tu na to, aby vám pomohli a naviedli vás.

• A čo sa zatiaľ deje doma? Nálož práce v kancelárii môže mať zlý vplyv na váš osobný život aj emočné prežívanie (stres, únava, podráždenosť). Navyše, po nekonečnom dni v práci začína doma nové zamestnanie: práca manažéra domácnosti. Je treba nakúpiť, upratať, vyprať a to všetko môže byť ďalším zdrojom stresu. Multitasking medzi prácou, rodinou a spoločenským životom sa označuje ako „mentálna záťaž“. Skúste teda delegovať čo najviac úloh na ostatných členov domácnosti. Povedzte im o tom, čo práve prežívate v práci. Pomôže vám to trochu vypustiť paru a racionalizovať stres.

5. Nájdite rovnováhu

Dlhé dni, neskoré večery, práca, ktorá zasahuje aj do obedných prestávok… Aj na vašom osobnom živote sa môže zhon v práci rýchlo odraziť. Tu je pár tipov, čo s tým:

• Nevzdávajte sa fyzickej aktivity. Prínosov cvičenia počas obdobia stresu je neúrekom. V prvom rade pohyb pozitívne ovplyvňuje vašu psychiku, umožňuje vám na chvíľu vypnúť, myslieť na niečo iné a mať kontrolu nad telom (vďaka čomu sa zvyšuje sebavedomie). A potom sú tu fyzické benefity, za ktoré môžu slávne endorfíny, ktoré sa vylučujú po 30 minútach od fyzickej aktivity. Tieto „hormóny šťastia“ redukujú negatívne emócie aj stres a zároveň bojujú proti vyčerpanosti. Že na pohyb už v diári nemáte miesto? Prejdite sa domov pešo, vybehnite schody miesto použitia výťahu, často počas práce vstávajte a urobte pár krokov.
• Nájdite si počas dňa čas na oddych. Hovorí vám niečo meditácia? Toto čoraz obľúbenejšie cvičenie znižuje hladinu stresu, pocity úzkosti a riziko vzniku depresie. Štúdia, ktorú viedli výskumníci z Harvardovej univerzity, ukázala, že denným praktizovaním 30 minútovej meditácie počas ôsmich týždňov sa môže prebudovať sivá hmota, časť mozgu, ktorá má na starosti pamäť, sebavedomie, empatiu a zvládanie stresu. Polhodinku denne si môže nájsť naozaj každý.
• Snažte sa jesť vyvážene. Dať si kávu či energetický nápoj môže byť počas zhonu lákavé, ale v skutočnosti tieto nápoje môžu stres ešte zhoršiť. Pokúste sa obmedziť jedlá náročné na tuky a cukry, ktoré na strávenie vyžadujú viac energie, dôsledkom čoho vás môže prepadnúť ospalosť, a to hlavne po obede.
• Pravidelne si dávajte prestávku, hlavne počas obeda. Pomôže vám to zredukovať stres a uvoľniť sa, vďaka čomu vlastne stúpne vaša produktivita. V neposlednom rade predstavuje obed spoločenskú chvíľu, ktorá má veľký význam pre utužovanie vzťahov v tíme. A k tomu sa ešte prejdete a nadýchate čerstvého vzduchu.
• Pospite si! Podľa prieskumu verejnej mienky od OpinionWay z roku 2016 sa až 80 % zamestnancov cíti počas dňa unavene, ale iba 26 % si na pracovisku zdriemne. Je treba povedať, že krátke zdriemnutie v práci má množstvo výhod: pomáha vyhnúť sa ospalosti, a teda neefektívnej práci. NASA ich odporúča už dlho! Štúdia, ktorú agentúra robila v roku 1995, zistila, že mikrozdriemnutie (presne 26 minút) môže zvýšiť produktivitu o 34 % a pozornosť o 54 %. Výhody z toho majú tak zamestnanci, ako aj zamestnávatelia. Nepresvedčilo vás to? A čo tak fakt, že zdriemnutie zvyšuje pocit šťastia? Podľa výskumníkov z Hertfordshirskej univerzity v Británii sú ľudia, ktorí si zdriemnu, šťastnejší (66 %) ako tí, ktorí nie (60 %). Toľko k vede o spánku.

6. Rušné obdobie vás môže veľa naučiť

Podarilo sa vám napokon udržať sa nad hladinou? Venujte chvíľu zamysleniu nad tým, čo si z tohto obdobia môžete vziať, a položte si nasledovné otázky:

• Prečo vlastne zhon nastal? Bolo to pre oneskorenie sa s nejakou úlohou? Bola na vine zlá organizácia tímu?
• Čo môžete urobiť, aby sa to nestalo znovu? Ako to môžete predvídať?
• Čo vás to naučilo o sebe ako človeku? O vašich schopnostiach? Limitoch? Bolo možné podať lepší výkon? Ako? Nebol nejaký čas premrhaný zbytočne?
• Čo vás to naučilo o firme? O tom, ako funguje váš tím? Vynikol niekto?

Akonáhle bude všetko hotové, môžete koniec tohto náročného obdobia spokojne osláviť spolu s členmi tímu, priateľmi alebo rodinou. A nezabudnite im poďakovať za ich podporu.

Preklad: Eva Lalkovičová

Fotografia: WTTJ

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.