Jak zvládnout hektické období v práci?

„Mám toho moc.“
„Jsem zavalen/a prací.“
Když se zvýší pracovní vytížení a zrychlí se pracovní tempo, je celkem pochopitelné, že se cítíme přepracovaní. Může být těžké zvládat tato hektická období, která mohou mít dopad na náš profesní (stres, vyčerpání a vyhoření) i osobní život (podrážděnost, ztráta sebevědomí, sociální izolace).
Jak je předvídat a zvládat a co si z nich odnést? Tady je 6 rad, jak se udržet nad vodou!

1. Neskákejte do toho po hlavě

Nadřízený vám oznámil, že je třeba se vypořádat s velkým přívalem práce a se šibeničními deadliny a narychlo vypracovat zadané úkoly. Nevrhejte se do toho po hlavě a bez rozmyslu, jelikož se pak může stát, že budete ztrácet čas a nebudete vědět, kam dřív skočit, protože se zaseknete na zbytečnostech. Dopřejte si trochu času na rozmyšlenou a položte si několik zásadních otázek:

• Jaké jsou cíle daného projektu (z hlediska firmy, klienta a vašich kolegů)?
• Opravdu mám všechny potřebné informace?
• Co konkrétně se ode mě očekává?
• Jaká je nutná úroveň mého zapojení?
• Můžu na projektu spolupracovat s někým jiným z týmu?
• Co se během tohoto období bude posuzovat?
• Co z toho budu mít: větší zodpovědnost, možnost řídit tým, získat odborné znalosti a prosadit se v rámci společnosti?

2. Zorganizujte si čas a plánujte dopředu

Jakmile máte přesně stanovené cíle, je načase se pustit do projektu samotného.

• Vytvořte si seznam úkolů: Sepište si všechny úkoly a popište je co nejpodrobněji. Nebojte se rozdělit si práci na drobné podúkoly – budete tak mít pocit zadostiučinění a zároveň na nic nezapomenete.
• Přiřaďte každé aktivitě prioritu: můžete např. využít Eisenhowerův princip. Roztřiďte činnosti do čtyř kvadrantů – důležité a naléhavé, důležité a nenaléhavé, nedůležité, ale naléhavé a nedůležité a nenaléhavé – a nejvíc naléhavé a důležité činnosti umístěte do horních polí. Tabulka vám přehledně ukáže činnosti, které je třeba udělat co nejdříve, a připomene vám váš cíl.
• Pro každou činnost si stanovte deadline: Stanovte si počet hodin na každou činnost a pak si zkuste den rozdělit do bloků po půldnech či dokonce čtvrtdnech. Ale stůjte nohama pevně na zemi! Neplánujte si dvě hodiny na úkol, o kterém moc dobře víte, že zabere více času.
• Vše rozvrhněte pomocí zpětného plánování: Budete mít možnost sledovat, jak se projekt vyvíjí po jednotlivých dnech, a hned si všimnout případných zpoždění. Zpětné plánování je dobrý nástroj pro komunikaci v rámci týmu i s vaším nadřízeným. Pokud vedete celý tým, jasně stanovte konec rušného období, aby váš tým neztratil motivaci. Použijte jednu z platforem pro správu projektů, jako např. Trello, Monday či Asana, abyste nasdíleli časový plán celému týmu a aby byla zaručena co nejlepší organizace.

3. Smiřte se s nedokonalostí

Jakmile budete mít rozvržený časový plán, zjistíte, že některé činnosti v daném časovém horizontu možná nebudou provedeny dokonale. Avšak pokud se budete snažit vše dokončit dokonale, může to být pro vás zdroj dalšího stresu. Se svým nadřízeným či týmem určete, které úkoly mohou být odloženy na později a jaká úroveň kvality se očekává u každého z nich.

Neustále vám přibývá práce? Pokud to není naléhavé, buďte asertivní a odmítněte ji. Naučte se říkat „ne“. To slůvko je někdy těžké vyslovit, ale umožní vám nastavit si své hranice a ochránit se před přepracováním. Pomůže vám, pokud si představíte, co by znamenal souhlas s další prací pro vaše celkové vytížení. Pak vyjmenujte důvody k odmítnutí. Uvidíte, že slůvko „ne“ vám pomůže se prosadit a ukázat ostatním, že máte plnou kontrolu nad svým projektem.

4. Delegujte

Při náporu úkolů máme tendenci dát si klapky na oči a vší silou se pustit do práce. Nezapomeňte však, že jste součástí organizace a členem týmu! Neostýchejte se obrátit na svého nadřízeného či kolegy – mohou vám pomoci s identifikací priorit a vnuknout vám nové nápady.

• Jste vedoucí pracovník? Při rušném období v práci máte možnost delegovat větší odpovědnost svým kolegům a dát jim všem možnost přiložit ruku k dílu. Delegujte činnosti na základě dovedností jednotlivých členů týmu. Ty nejdůležitější úkoly si pak nechte pro sebe a delegujte sekundární úkoly v rámci týmu tím, že zapojíte jednotlivé členy týmu do projektu.
• Šéfuje vám někdo? Skvělé! Těžké období v práci představuje příležitost otestovat komunikaci s vašimi nadřízenými. Dávejte jim echo ohledně průběhu své práce a případných problémů, a také je informujte, pokud se vám přitíží. Jejich úkolem je vám také pomoci a vést vás správným směrem.
• Co se děje doma? Velká pracovní zátěž v kanceláři může ovlivnit váš osobní život (stres, únava, podrážděnost atd.). Po dlouhém dni v práci přijdete domů a převezmete na sebe další roli: pozici manažera domácnosti. Je třeba nakoupit potraviny, udělat domácí práce, vyprat… to vše může být dalším zdrojem stresu. Multitasking mezi prací, rodinou a společenským životem může vést k tzv. „psychické zátěži“. Snažte se tedy delegovat co nejvíce úkolů na osoby, se kterými sdílíte domácnost. Promluvte si s nimi o své aktuální pracovní situaci – to vám také pomůže se uvolnit a racionalizovat váš stres.

5. Najděte svou rovnováhu

Dlouhé dny, přesčasy, krátké pauzy na oběd… Vliv takové pracovní zátěže brzy pocítíte i v osobním životě. Nabízíme několik tipů pro přežití:

• Nezapomínejte na fyzickou aktivitu. Během stresového období skýtá cvičení nesčetné přínosy. Pozitivně ovlivňuje vaši psychiku, jelikož během cvičení máte jiné myšlenky a máte kontrolu nad svým tělem (tím se zvýší vaše sebevědomí). Dále má cvičení také fyzické přínosy díky těm dobře známým endorfinům, které se uvolňují po 30 minutách fyzické aktivity. Tyto hormony štěstí snižují negativní emoce a stres a bojují proti únavě. Nemáte na cvičení čas? Běžte domů pěšky, jděte po schodech místo jízdy výtahem, vstaňte dřív a trošku se projděte.
• Během dne si najděte chvilku na relaxaci. Už jste zkoušeli meditaci? Tato metoda je čím dál tím populárnější, jelikož snižuje stres, úzkost a riziko deprese. Studie harvardských výzkumníků dokonce dokázala, že praktikování meditace 30 minut denně po dobu osmi týdnů umožňuje rekonstrukci šedé hmoty, tedy části mozku, která uchovává paměť, sebedůvěru, empatii a zvládání stresu. Půlhodinku denně si najde každý!
• Zkuste jíst vyváženě. Je lákavé dát si při velké pracovní zátěži kávu či energetické nápoje, ale právě ty mohou vést k ještě většímu stresu. Snažte se omezit mastná a sladká jídla, jejichž strávení spotřebuje plno energie. Ve výsledku jste pak ospalí, a to hlavně po obědě.
• Dělejte si pauzy, obzvláště přes oběd. Pomohou vám snížit stres a odpočinout si, čímž dosáhnete vyšší produktivity. Navíc jde o společenskou chvilku, která hraje důležitou roli při budování vztahů s kolegy. Ve výsledku se alespoň projdete a strávíte chvíli na čerstvém vzduchu.
• Dopřejte si spánek! Podle průzkumu společnosti OpinionWay z roku 2016 se 80 % pracovníků cítí unaveně během dne, ale pouze 26 % z nich si zdřímne na pracovišti. Taková zdřímnutí mají však mnoho blahodárných výhod: odstraňují pocity ospalosti a pracovní nevýkonnosti. NASA je již dlouhá léta doporučuje! Studie, kterou NASA uskutečnila v roce 1995, dokázala, že krátké šlofíky (přesně 26 minut dlouhé) mohou zvýšit produktivitu o 34 % a bdělost až o 54 %. Přinášejí tedy mnoho výhod, a to jak zaměstnanci, tak zaměstnavateli. Stále tomu nevěříte? Podle expertů z britské univerzity v Hertfordshire jsou lidé, kteří si tzv. dávají dvacet, šťastnější (66 %) než ti, kteří tak nečiní (60 %). Šlofíkem ku zdraví!

6. Z těžkého období se poučte

Podařilo se vám udržet se nad vodou? Najděte si chvilku k poučení se z pracovního vytížení a položte si tyto otázky:

• Jaká byla příčina? Bylo to kvůli zpoždění? Kvůli špatné organizaci týmu?
• Jak by tomu šlo pro příště předejít? Nebo jak by to šlo alespoň dopředu předpovědět?
• Co jste se naučili o sobě? O svých schopnostech? O svých hranicích? Jak byste mohli být efektivnější? Nebo jste si všimli, že jste plýtvali časem?
• Co jste se naučili o společnosti? O tom, jak funguje váš tým? Byl někdo, kdo vyčníval nad ostatními?

Až je vše probráno a hotovo, můžete ukončení tohoto náročného období oslavit se svým týmem či přáteli a rodinou. A nezapomeňte jim poděkovat za jejich podporu!

Přeložila: Eva Mazalová

Fotografie: Welcome to the Jungle