Las 6 claves para gestionar un periodo de estrés en el trabajo

“Estoy totalmente desbordado”, “no doy abasto”… ¿Te suena? Cuando el volumen y el ritmo de trabajo aumentan, es fácil sentirse abrumado. Estos periodos de ajetreo pueden ser difíciles de gestionar y tener un gran impacto sobre tu vida profesional (estrés, agotamiento e incluso “burnout”) y personal (irritabilidad, pérdida de autoestima, aislamiento social). Para ayudarte a anticipar, gestionar y aprender de estos periodos de estrés, te ofrecemos seis consejos para mantenerte a flote.

1. No te lances de cabeza a las profundidades

¿Cómo debes reaccionar si tu jefe te anuncia que se acerca un periodo ajetreado, con plazos muy cortos, entregas que enviar y muy poco tiempo? No te tires de cabeza sin pensar, pues te arriesgas a tomar el rumbo equivocado y perder el tiempo con asuntos no prioritarios. Tómate el tiempo necesario para reflexionar y hazte algunas preguntas esenciales:

• ¿Cuáles son los objetivos de este nuevo proyecto (para la empresa, el cliente, los colaboradores…)?
• ¿Seguro que tienes toda la información necesaria?
• ¿Qué se espera de ti exactamente?
• ¿Cuál debería ser tu nivel de implicación?
• ¿Puedes colaborar con alguien de tu equipo?
• ¿Qué se evaluará al final de este periodo?
• ¿Qué te interesa sacar?: más responsabilidad, poder gestionar un equipo, adquirir conocimientos, mayor visibilidad dentro de la empresa…

2. Organízate y planifica con antelación

En cuanto tengas claros los objetivos, es el momento de coger el toro por los cuernos.

• Haz una lista de tareas. Enumera cada labor con todo lujo de detalles. También puedes dividirlas en microtareas, ya que esto te proporcionará una sensación de logro y te ayudará a no olvidarte de nada.
• Prioriza cada acción. Para ello, puedes inspirarte en la matriz de Eisenhower: divide las tareas y colócalas en el cuadro correspondiente, por un lado según su urgencia y por otro según su importancia. Esto te indicará las tareas que debes abordar con prioridad y evitará que pierdas de vista el objetivo del proyecto.
• Establece un plazo para cada acción. Calcula el número de horas que te llevará cada tarea y, si lo prefieres, divide la jornada en bloques de medio día o de un cuarto de día. Pero ¡sé realista! No programes dos horas para una tarea que sabes de sobra que te llevará más tiempo.
• Ponlo todo en perspectiva con una planificación inversa. De un solo vistazo, podrás visualizar día a día el avance del proyecto e identificar posibles retrasos. La planificación inversa también es una herramienta muy útil para comunicarte con tu equipo o tu jefe. Si estás a cargo de un equipo, sé claro al comunicar la fecha en que acabará el “periodo de estrés”, para que nadie pierda la motivación. Para compartir esta planificación con tu equipo y poder organizaros mejor, puedes usar plataformas de gestión como Trello, Monday, o Asana.

3. Acepta la imperfección

Una vez hayas establecido el plan de trabajo, te darás cuenta de que quizá algunas acciones no puedan realizarse a la perfección en el plazo previsto. Por otra parte, intentar que todo salga de manera impecable puede suponer una fuente de estrés adicional. Habla con tu jefe y con tu equipo para determinar qué tareas podrían dejarse para más tarde y cuál es el nivel de calidad esperado para cada una de ellas.

¿Sigues recibiendo trabajo sin parar? Si no es prioritario, mantente firme y recházalo. ¡Aprende a decir que no! Sabemos que es una palabra difícil de pronunciar, pero te permitirá establecer ciertos límites y protegerte ante un exceso de trabajo. Empieza por imaginar las consecuencias que supondría para tu volumen de trabajo si aceptaras. Después, haz una lista de los motivos de tu rechazo. También comprobarás que decir que no te ayuda a imponerte y a demostrar a los demás que tienes el control absoluto del proyecto.

4. Aprende a delegar

En un periodo de mucho ajetreo, tendemos a perder el mundo de vista y darlo todo en el trabajo, pero no debemos olvidar que somos parte de una empresa y, por lo tanto, de un equipo. Por eso, no dudes en hablar con tu jefe y con tus compañeros, pues ellos te ayudarán a definir las prioridades y te aportarán nuevas ideas.

• ¿El jefe eres tú? Esta es tu oportunidad de dar más responsabilidades a tus compañeros y hacerles partícipes de este esfuerzo común. Delega las tareas en función de las habilidades de cada uno. Identifica y guárdate para ti las tareas primordiales y delega aquellas secundarias a tu equipo para que todos se impliquen en el proyecto.
• ¿Tienes un jefe? ¡Mejor! Los periodos de estrés también permiten poner a prueba la comunicación con tu jefe. Mantenle al corriente de los avances y de los posibles problemas y adviértele si en algún momento la situación se te va de las manos, pues parte de su trabajo consiste en ayudarte y orientarte.
• ¿Qué ocurre al llegar a casa? La sobrecarga de trabajo también tiene consecuencias a nivel personal y emocional (estrés, cansancio, irritabilidad, etc.). Aun así, después una larga jornada laboral, a menudo enlazamos con otro tipo de trabajo: el de gestor de proyectos domésticos. Debemos pensar en hacer la compra, poner la lavadora, hacer las tareas de la casa… lo cual supone una fuente de estrés adicional. Los esfuerzos por conciliar la vida familiar con el trabajo y la vida social, y las listas interminables de tareas por cumplir, generan lo que se conoce como “carga mental”. Intenta delegar la mayor cantidad posible de estas tareas a las personas con las que vives. Explícales tu situación laboral actual: esto también te ayudará a relajarte y a racionalizar tu estrés.

5. Busca el equilibrio

Trabajar de noche, comer frente al ordenador, hacer horas extra… Tu vida personal puede verse afectada rápidamente por estos periodos de estrés. Ahí van algunos consejos:

• Manténte activo. Los beneficios del deporte durante un periodo de estrés son múltiples. Por un lado mejora tu estado de ánimo, ya que te permite pensar en otra cosa y mantener el control sobre tu cuerpo, aumentando así tu autoestima. Por otro lado están los beneficios a nivel físico, gracias a la famosas endorfinas, que se liberan tras 30 minutos de actividad. Estas “hormonas de la felicidad” reducen las emociones negativas y el estrés y mitigan el cansancio. ¿No hay un solo hueco disponible en tu agenda? Pues vuelve a casa caminando, sube las escaleras en vez de coger el ascensor o levántate de la silla con frecuencia para dar unos cuantos pasos.
• Tómate unos minutos para relajarte durante el día. ¿Has probado la meditación? Esta práctica, cada vez más popular, reduce el estrés, la ansiedad y el riesgo de depresión. De hecho, un estudio realizado por investigadores de la Universidad de Harvard demuestra que hacer meditación 30 minutos al día durante ocho semanas permite la regeneración total de la materia gris, la región del cerebro encargada de la memoria, la autoestima, la empatía y la gestión del estrés. ¡Seguro que encuentras 30 minutos libres al día!
• Intenta mantener una alimentación sana. El café y las bebidas energéticas pueden parecer tentadoras durante este periodo de estrés, pero también pueden empeorar los síntomas. Intenta limitar la ingesta de alimentos grasos o dulces, pues exigen un mayor esfuerzo digestivo y pueden provocar somnolencia, sobre todo después del almuerzo.
• Sigue tomándote descansos, especialmente a la hora de la comida, ya que estos te permiten reducir el estrés y relajarte, aumentando así tu productividad. Por otro lado, también son buenos momentos para la vida social, muy importante a la hora de fomentar el espíritu de equipo. ¡Además te permiten tomar el aire y caminar un poco!
• ¡Duerme! Según un estudio de OpinionWay, el 80% de los empleados se siente cansado durante la jornada laboral, pero solo un 26% se echa una siesta en el lugar de trabajo. Sin embargo, echarse una siesta en la oficina posee múltiples beneficios, ya que evita la somnolencia y el trabajo poco productivo. ¡Hasta la NASA lo recomienda! Según la agencia espacial, una “microsiesta” (de 26 minutos exactamente) permite aumentar la productividad en un 34% y la atención en un 54%, lo cual significa que tanto el empleado como la empresa se benefician de sus ventajas. Y si esto no te convence, que sepas que la siesta aumenta la felicidad. En los investigadores de la Universidad de Hertfordshire, las personas que echan siestas cortas son más felices (66%) que aquellas que no lo hacen (60%). ¡Que viva la siesta!

6. Extrae las lecciones aprendidas

¿Ya está? ¿Por fin ves la luz al final del túnel? Tómate un momento para extraer lo aprendido durante este periodo. Hazte las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles fueron las causas? (trabajo atrasado, mala organización del equipo…)
• ¿Qué puedes hacer para evitar que se vuelva a producir, o al menos poder anticiparlo?
• ¿Qué has aprendido sobre ti mismo, tus capacidades y tus límites? ¿En qué momento has sido más productivo, y cuándo has perdido una mayor cantidad de tiempo?
• ¿Qué has aprendido sobre la empresa? ¿Y sobre el funcionamiento de tu equipo? ¿Hay alguien que haya destacado especialmente?

Por último, te animamos a que celebres el fin de este periodo tan exigente junto a tu equipo o tus seres queridos. ¡Agradéceles su apoyo!

Traducido por Rocío Pérez

Foto de WTTJ

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