¿Estás desbordado? Revisa tu carga mental en el trabajo

El timbre resuena por toda la oficina. A tu izquierda, tres compañeros discuten en voz alta un tema importante. Detrás de ti, alguien está en plena conversación telefónica. Recibes un WhatsApp y tratas de entender (de nuevo) ese e-mail que ya has leído tres veces.

¿Te sientes identificado? Debido a la digitalización de los procesos, la aparición de nuevas prácticas laborales, el carácter instantáneo de las comunicaciones, las oficinas compartidas y la información disponible las 24 horas del día, en los últimos años el mundo laboral se ha acelerado y ha vivido una auténtica revolución. Trabajamos en ambientes excesivamente estimulantes y nos vemos obligados a entender y gestionar una gran cantidad de información. Este flujo de información pone a prueba nuestra atención y somete nuestro cerebro a un oleaje continuo de estímulos entre los que debe elegir. Y esto requiere un gran esfuerzo mental que los científicos denominan, con razón, “sobrecarga cognitiva”. ¿Cómo podemos controlar esta sobreestimulación y preservar un cierto equilibrio cognitivo? Desciframos los mecanismos de nuestro cerebro con Marie Lacroix, doctora en neurociencias y cofundadora de la empresa Cog’X.

La definición científica…

Marie Lacroix define la carga mental (o carga cognitiva) como “el esfuerzo que le supone a un individuo gestionar la información relacionada con una tarea en un contexto determinado”. Contrariamente a lo que podríamos pensar, la carga cognitiva es un fenómeno natural y no es mala en sí misma: existe desde el momento en que ponemos en marcha nuestra capacidad cognitiva. Lo que sí puede ser nefasto es la sobrecarga cognitiva continua y esto sucede cuando durante un mismo día manipulamos más información de la que nuestra memoria de trabajo es capaz de gestionar. Este tipo de memoria, llamada memoria a corto plazo, tiene un límite de tiempo (unos segundos) y de cantidad de información (unos diez datos). Para entender cómo funciona nuestra capacidad cognitiva, Marie Lacroix nos invita a realizar un ejercicio: resolver mentalmente la operación 2x2+1, y después 22x15+3. “Es evidente que el esfuerzo mental es diferente y la carga cognitiva es mayor en el caso del segundo cálculo”.

“La carga mental es el esfuerzo que le cuesta a un individuo gestionar la información relacionada con una tarea en un contexto determinado”.

… y su significado corriente

La teoría de la carga cognitiva fue formalizada por el psicólogo John Sweller a finales de los años 80. En el marco de una investigación sobre diseño instruccional (o diseño pedagógico), Sweller trató de identificar diferentes técnicas para disminuir la carga cognitiva y facilitar el aprendizaje. Más adelante, el concepto de carga mental traspasó el perímetro científico para pasar a formar parte del lenguaje corriente.

Actualmente se asocia a la idea de tener muchas cosas en que pensar continuamente y, más concretamente, a la famosa carga mental doméstica que la investigadora Nicole Brais define como “el trabajo de gestión, organización y planificación (a la vez intangible, imprescindible y constante) que tiene por objetivo la satisfacción de las necesidades de cada uno y el buen funcionamiento del hogar”. Esa sensación de tener que organizarse constantemente para asegurar el buen funcionamiento del hogar a menudo sigue afectando sobre todo a las mujeres.

Según Marie Lacroix, es necesario distinguir el significado corriente de “carga cognitiva”, es decir “las preocupaciones diarias y el conjunto de tareas en las que una persona debe pensar a lo largo del día” de la definición científica del término. Para ella, “una manera de relacionar ambos aspectos es considerar que tenemos recursos cognitivos limitados que hacen que nos resulte difícil realizar varias tareas a la vez. Así, nuestras preocupaciones, o la gran cantidad de cosas que no podemos olvidar y que tenemos que dejar hechas en un día determinado, a menudo ocupan un espacio mental que no podemos usar para otras cosas, sin contar con el estrés que todo esto puede generar”.

“Tenemos recursos cognitivos limitados que hacen que nos resulte difícil realizar varias tareas a la vez”.

Pequeña lección de mecánica del cerebro

Aunque la carga cognitiva sea natural (existe tan pronto activamos nuestro cerebro), la sobrecarga cognitiva, y en concreto la que nos provoca el trabajo, es la que se produce por sobreestimulación del cerebro. Para poder desencriptar y regular el nivel de sobrecarga cognitiva, Marie Lacroix recomienda analizar tres factores básicos:

1. El tipo de tarea y/o nuestros conocimientos sobre el tema

“La sobrecarga cognitiva se produce cuando una tarea es demasiado compleja, ya sea porque la información en sí misma es difícil de entender o porque no tenemos las aptitudes y conocimientos adecuados para ello. Esto ocurre, por ejemplo, cuando acabamos de aprender una nueva tarea o todavía estamos en fase de aprendizaje”.

2. El entorno de trabajo (físico o digital)

“La sobrecarga también puede darse cuando tratamos demasiada información, aunque esta no sea especialmente compleja. Por ello, cuando nos piden demasiado o nos organizamos mal y hacemos varias cosas a la vez podemos caer en un estado de sobrecarga”. Un ambiente de trabajo demasiado estimulante (ruidoso, donde se oyen las conversaciones de los demás, con mucho movimiento de gente…) como ocurre en un open space, también puede afectar a nuestro equilibrio cognitivo.

3. Nuestro estado interno

“Nuestro estado interno, que depende de nuestro nivel de cansancio, de estrés o de la falta de motivación, también puede llevarnos a tener que dedicar un mayor esfuerzo a resolver una tarea. Cuando pasamos una mala noche, un trabajo que habitualmente no encontraríamos problemático, nos resulta mucho más difícil”.

Los daños colaterales

¿Cómo reacciona exactamente nuestro cerebro en caso de sobrecarga? “En nuestro cerebro, la sobrecarga se traduce en un cambio de actividad en el córtex prefrontal, donde está localizada nuestra memoria de trabajo y también las funciones llamadas ejecutivas. Es como la torre de control de nuestro cerebro. Los síntomas de la sobrecarga cognitiva son: cometer errores, tener que pensar varias veces, dejar de prestar atención a los demás u olvidar continuamente cosas importantes”. Es por eso que Marie Lacroix explica que la sobrecarga cognitiva puede (directa o indirectamente) disminuir nuestro bienestar y nuestra productividad en el trabajo.

“Cuando se produce una sobrecarga cognitiva, aumenta nuestra probabilidad de cometer errores, memorizar, organizarnos y gestionar nuestras emociones”.

“Sobrecarga cognitiva”: ¿culpa de la época en que vivimos?

La doctora en neurociencias insiste en que el problema de la sobrecarga cognitiva no es nuevo, pero que se ha visto agravado por la expansión de las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación. Según Lacroix, “el riesgo de sobrecarga cognitiva es mayor porque la rapidez de los intercambios y el flujo de información que tenemos que gestionar en la era digital ponen a prueba nuestras capacidades cognitivas”.

Conservar la mente clara y la calma mientras recibimos decenas de e-mails al día, consultamos notificaciones continuamente, realizamos búsquedas en Internet, leemos mensajes y recibimos llamadas por múltiples canales (Whatsapp, Facebook Messenger, Google Calendar…), es un deporte de combate. Podríamos hablar de “desbordamiento” para calificar este exceso: “la sensación de que la información puede contigo, de estar desbordado”, de que “lo urgente va antes que lo importante”.

“La rapidez de los intercambios y el flujo de información que tenemos que gestionar en la era digital, ponen a prueba nuestras capacidades cognitivas”.

¿Todos iguales?

¿Hay profesiones más expuestas que otras a la sobrecarga cognitiva? Según Marie Lacroix, la sobrecarga mental no tiene por qué estar relacionada con la persona. No debemos confundir la sobrecarga cognitiva con el síndrome del burnout o del trabajador quemado, que efectivamente es más frecuente en algunas profesiones (policía, bomberos, personal hospitalario…) sometidas a un mayor cansancio físico, a una fuerte carga emocional o una falta de reconocimiento.

Si tomamos algunas medidas podremos disminuir el riesgo de sobrecarga cognitiva. “Es el caso, por ejemplo, de los pilotos de avión, los agentes de circulación o los trabajadores de las centrales nucleares, que siguen procedimientos pensados para esquivar los límites naturales de nuestro espacio mental (checklists, doble verificación, etc.) y así reducir el riesgo de error”, explica Marie.

Nuestra atención es frágil, ¿cómo podemos mantenerla?

Marie Lacroix nos invita a tomar conciencia del funcionamiento de nuestro cerebro e identificar las mejores prácticas, tanto a nivel individual como colectivo. “Nuestra atención es un filtro natural contra la sobrecarga cognitiva. Ella es la que selecciona la información que necesitamos para poder realizar una tarea determinada y la que excluye de nuestra memoria de trabajo el resto de información. Sin embargo, nuestra atención es frágil: en cuanto algún agente externo la solicita (tanto físicamente, como en un open space, como digitalmente, como es el caso de las notificaciones), se distrae rápidamente”. Por ello, el lugar de trabajo, nuestras costumbres laborales y nuestros hábitos de conexión desempeñan un importante papel sobre el control de nuestra carga cognitiva diaria.

“Nuestra atención es frágil: en cuanto algún agente externo la solicita, se distrae rápidamente”.

Entonces, ¿qué debemos hacer para conseguir trabajar de forma eficaz teniendo en cuenta todos estos elementos que tanto influyen en nuestra carga cognitiva? Según Marie Lacroix, reducir la carga mental consiste esencialmente en reducir la cantidad o complejidad de la información a gestionar. Esto es lo que puedes hacer para mejorar tus hábitos en el trabajo:

A nivel individual

• Hacer una lista (o esquema) de todas las tareas que tienes pendientes.
  Para asimilar bien todo lo que te queda por hacer, planifícalas y ordénalas según prioridades. Son las famosas to do lists.

• Olvidarte de las tareas que no sean esenciales.
  Para limitar la frustración, es importante que anotes las tareas cumplidas y el tiempo que has tardado en realizar cada una. Esto te permitirá valorar tu propio trabajo (el tiempo no se ha esfumado) y poder ajustar cada vez mejor la planificación de tu trabajo.

• Organizar cada tarea con un objetivo concreto y, sobre todo, que este sea a corto plazo.
  Resulta eficaz, por ejemplo, dividir una tarea en sub-objetivos de 15 o 20 minutos.

• Evitar el multitasking
  En lugar de simultanear dos o más tareas (responder a un e-mail mientras estás en una reunión), trabaja de manera secuencial (realiza una detrás de otra).

• Reducir el número de interrupciones para ganar en eficacia y tranquilidad.
  Por ejemplo, más vale consultar los e-mails en determinados momentos (puede ser una vez cada hora, o incluso media hora si tememos no ser lo suficientemente reactivos) que consultarlos continuamente. También puedes desconectar los avisos visuales y sonoros (como los pop-up o notificaciones) y consultar estos solamente en determinados momentos del día.

• Hacer pausas.
  Para disminuir la carga mental es necesario hacer pausas que nos permitan despejarnos, cambiar de aires y de actividad. Por ejemplo, si te pasas el día dirigiendo un taller e interactuando con gente, una buena pausa consistirá en estar solo, leer, escuchar música tranquilamente o pasear. Si, por el contrario, te pasas el día detrás de un ordenador solo, una buena pausa consistirá en mover el cuerpo e interactuar con gente.

• Concédete momentos para recuperarte.
  Haz deporte, medita, lee, escucha música… o no hagas nada de nada: te ayudará a mejorar tu estado interior. Si vas acumulando esa necesidad de recuperación, producirás adrenalina y cortisol, lo cual supone un esfuerzo compensatorio que puede tener un impacto sobre tu salud.

A nivel colectivo

• Proponer, junto con tus compañeros, transformar la oficina en una flex office, para que cada empleado pueda instalarse en el lugar que mejor se adapte a las necesidades de la tarea que esté realizando en cada momento (una sala en silencio, un espacio colaborativo…).

• Intentar mejorar las prácticas a nivel de gestión. Según Marie, es importante “incitar a los jefes a distinguir entre lo urgente y lo importante. Esto ayuda a organizar y priorizar mejor las tareas”.

• Evitar incluir o solicitar continuamente a tus compañeros. Piénsatelo dos veces antes de poner en copia a alguien en un e-mail, enviar un mensaje, un WhatsApp o anunciar un tema importante. Así evitarás despertar el nerviosismo de tu interlocutor en un momento inoportuno y respetarás sus momentos de recuperación.

La carga cognitiva es un fenómeno normal, pero la sensación habitual de sobrecarga mental no lo es. Como destaca Marie Lacroix, “la sobrecarga se produce para avisarnos de que debemos cuestionar nuestra manera de trabajar (a nivel individual y colectivo), simplificar algunos procesos, reorganizar las etapas y utilizar los recursos disponibles, etc.” Aunque es importante que el problema se comprenda y se aborde de manera colectiva (o incluso organizacional) todos disponemos, a nivel individual, de un cierto margen de maniobra para trabajar de manera distinta.

Por ello, lo más importante es tener voluntad de disminuir la velocidad, la cantidad y la instantaneidad en el trabajo, conceptos que hoy en día tendemos a asociar a la productividad. A lo mejor para estar tranquilos, rendir más y ser más eficaces, lo que debemos hacer es simplemente aprender a decir no y tomarnos las cosas con más calma.

“La sobrecarga se produce para avisarnos de que debemos cuestionar nuestra manera de trabajar (a nivel individual y colectivo), simplificar algunos procesos, reorganizar las etapas y utilizar los recursos disponibles”.

Traducido por María Gutiérrez

Foto de WTTJ

¡Sigue a Welcome to the Jungle en Facebook y abónate a nuestra newsletter para recibir nuestros mejores artículos!