Důležité hlášení: Návod, jak můžete bojovat s kognitivním přetížením v práci

Zní vám to povědomě? V poslední době prošlo pracoviště jako takové radikální revolucí v důsledku digitálního boomu, konceptu otevřených kanceláří a obrovského množství nástrojů umožňujících rychlou a okamžitou komunikaci. Od zaměstnanců se očekává, že se v tomto vysoce stimulujícím prostředí budou vyvíjet a pojímat, zpracovávat a produkovat nekonečné množství informací. Neutuchající informační proud ale vystavuje naši mysl velkému tlaku a náš mozek musí najít cestu, jak se vypořádat s nekonečným množstvím podnětů. Může se stát, že tato značná duševní námaha vyústí ve stav, který vědci nazývají „kognitivní přetížení“. Jak si za takových podmínek můžeme zachovat kognitivní rovnováhu? Najít odpověď na tuto otázku a také na to, jak náš mozek funguje, nám pomůže Marie Lacroixová, neurovědkyně a spoluzakladatelka agentury Cog‘X.

Vědecká definice

Lacroixová definuje psychickou neboli kognitivní zátěž jako „úsilí vynaložené jednotlivcem na zpracování informací za daných okolností“. Navzdory všeobecnému přesvědčení je kognitivní zátěž normální. Dochází k ní v momentě, kdy zapojíme své kognitivní schopnosti, a v podstatě se nejedná o špatnou věc. Co nám ale může uškodit, je pravidelné kognitivní přetěžování. V praxi to je snaha vstřebat větší množství informací, než jaké zvládne naše pracovní paměť. Často také nazývaná jako krátkodobá, tato paměť slouží jako úložiště, které umí pojmout zhruba 10 kusů informací a na krátkou dobu (obvykle několik sekund) je uchovat. K pochopení její kapacity nás Lacroixová ponouká vyřešit následující počty z hlavy: 2 x 2 + 1 a pak 22 x 15 + 3. Lacroixová tvrdí, že „je jasné, že množství potřebného psychického úsilí a následné kognitivní zátěže je větší u druhého výpočtu.“

„Úsilí vynaložené jednotlivcem na zpracování informací za daných okolností.“

Špatný výklad terminologie

Psycholog John Sweller zformuloval teorii kognitivní zátěže na konci 80. let 20. století. V rámci výzkumu na téma konceptu instruktáže či výuky se snažil přijít na techniky, které by usnadňovaly proces učení a zároveň zachovaly kognitivní zátěž na minimu.

Výraz „psychická zátěž“ je běžně užíván v každodenním jazyce, avšak vytržen z vědeckého kontextu. Nyní je spíše spojován s konceptem „neustálého přemýšlení nad každou maličkostí“, zvláště pak v prostředí vedení domácnosti. Této myšlence vdechla život Nicole Braisová, výzkumná pracovnice na Lavalské univerzitě v Québecu. Psychickou zátěž definuje jako „břemeno řízení, organizace a plánování, které je zároveň nehmotné, nezbytné a neustálé a jehož cílem je uspokojit potřeby druhých a vést bezproblémovou domácnost“. Nutkavá potřeba zajistit, že doma vše funguje tak, jak má, je stále často považována za odpovědnost ženy. Fráze „psychická zátěž“ začala být populární díky komiksu z pera Emmy Clitové s názvem You Should‘ve Asked (Měla jsi říct) z roku 2017, která s humorem podává úděly ze života ženy.

Nicméně Lacroixová poukazuje na to, že musíme rozlišovat mezi každodenním použitím tohoto výrazu, tedy „problémy a strastmi všedního dne a každého jednotlivého úkolu, na který jedinec musí během dne myslet“, a jeho vědeckou definicí. Říká: „Mezi těmito dvěma koncepty stále existuje určitá podobnost, protože naše omezené kognitivní možnosti se mohou vypořádat pouze s určitým množstvím úkolů najednou, aniž bychom narazili na problém. Naše každodenní problémy a objem informací, které je třeba si během dne pamatovat, proto zabírají velkou část ‚psychické zátěže‘, jelikož je nelze zpracovat jinak. Už jen to může vytvářet velké množství tlaku.“

„Naše omezené kognitivní možnosti se mohou vypořádat pouze s určitým množstvím úkolů najednou, aniž bychom narazili na problém.“

Rychlokurz o mechanice mozku

Pokud bereme kognitivní zátěž jako přírodní fenomén, tedy proces začínající momentem, kdy zapojíme náš mozek, tak potom kognitivní přetížení, a to hlavně to na profesní úrovni, probíhá v okamžiku, kdy nám věci přerostou přes hlavu. Lacroixová doporučuje provést analýzu třech hlavních faktorů, které nám pomohou identifikovat a řídit kognitivní přetížení:

1. Povaha daného úkolu nebo úroveň vašich znalostí ohledně přijímaných informací

„Ke kognitivnímu přetížení většinou dojde tehdy, když je úkol příliš složitý. Buďto je moc náročné zpracovat samotnou informaci, nebo nemáme potřebné znalosti a know-how na její zpracování. Platí to zejména tehdy, když je pro nás úkol nový nebo když teprve začínáme s fází učení.“

2. Fyzické nebo digitální pracovní prostředí

„Ačkoliv jednotlivé informace nejsou složité k pochopení, v momentě, kdy jich připluje mnoho najednou, může také dojít k přetížení. Lidé pak takovému napětí nebo prostředí, které od nás vyžaduje zvládat několik věcí najednou, lehce podlehnou.“ Jedná se například o příliš stimulující pracovní prostředí – neustálý hluk, rozhovory, telefonní hovory, streamování, atd. Taková otevřená kancelář může narušit naši kognitivní rovnováhu.

3. Naše emocionální a fyzická pohoda

„Kromě toho nám může náš vnitřní stav, a to zejména úroveň únavy, stresu či nedostatek motivace, ztížit cestu k vyřešení daného úkolu. Například když se v noci špatně vyspíme, přes den můžeme pocítit skutečné dopady únavy a plnění úkolů, které běžně zvládáme levou zadní, je najednou nepředstavitelně těžké.“

Vedlejší škody

Co se skutečně stane s naším mozkem, když se přetíží? Lacroixová to vysvětluje následovně: „Stav přetížení je v mozku spojován se změnou aktivity v prefrontálním kortexu, ve které je uschována pracovní paměť a jsou v ní prováděny tzv. výkonné funkce. Je to vlastně řídicí věž našeho mozku. Pokud podléháme kognitivnímu přetížení, zvyšují se naše šance na chybovost a problémy s pamětí. Mimo jiné se navíc může snížit naše schopnost plánovat či vypořádávat se s emocemi. Když je náš mozek přetížený, děláme již zmíněné chyby, zasekáváme se uprostřed myšlenkového procesu, nevěnujeme pozornost svému okolí a zapomínáme důležité věci na denním pořádku.“

Může to přímo nebo nepřímo vést ke zhoršení naší celkové pohody a výkonu v práci.

„Pokud podléháme kognitivnímu přetížení, zvyšují se naše šance na chybovost a problémy s pamětí. Mimo jiné se navíc může snížit naše schopnost plánovat či vypořádávat se s emocemi.“

Jedná se o problém moderní doby?

Lacroixová upozorňuje na to, že kognitivní přetížení není nic nového. S rozmachem komunikačních technologií a objemem přijímaných informací se ale tento problém zintenzivnil. „Riziko kognitivního přetížení je nyní mnohem vyšší kvůli rychlosti našich výměn a neustávajícího toku informací, které zpracováváme. Digitální éra napíná naše kognitivní schopnost jako strunu,“ říká Lacroixová.

Snaha udržet si čistou mysl a vnitřní klid při vyřizování stovky e-mailů denně, vyskakujících notifikací, žádostí, zpráv a připomínek, a to z několika kanálů zároveň (Slack, Whatsapp, chatové skupiny, kalendář Google atd.) může připomínat bojový sport. K definici pojmu „kognitivní nadbytek“ a vysvětlení podstaty přetížení můžeme použít ergonomický koncept dle Lacroixové. „Máte pocit, jako byste byli zaplaveni informacemi do té míry, že zůstanete paralyzováni a začnete dávat přednost naléhavým úkolům před těmi důležitými.“

„Riziko kognitivního přetížení je nyní mnohem vyšší kvůli rychlosti našich výměn a neustávajícího toku informací, které zpracováváme. Digitální éra napíná naše kognitivní schopnost jako strunu.“

Může to postihnout i mě?

Existují profese, ve kterých je vyšší pravděpodobnost kognitivního přetížení? Lacroixová tvrdí, že tento problém nemusí být nutně spjat s jednotlivci. Upozorňuje, že bychom si neměli plést přetížení s vyhořením, se kterým se v určitých profesích rozhodně setkáváme častěji (policie, hasiči, nemocniční personál atd.) kvůli přepracování, silným emocionálním reakcím a nedostatku uznání za odváděnou práci. Nicméně je možné snížit riziko kognitivního přetížení zaváděním určitých opatření. „Platí to zejména pro piloty leteckých společností, pracovníky řídící letový provoz či zaměstnance elektráren, pro které jsou zaváděny postupy navržené tak, aby ulevily jejich přirozené psychické kapacitě, a těmi jsou např. kontrolní seznamy a dvojité kontroly. Pomůže jim to snížit riziko chybovosti,“ vysvětluje Lacroixová.

Váš mozek je křehký orgán. Jak ho můžete chránit?

Lacroixová nás prosí, abychom si uvědomili, jak náš mozek funguje, a implementovali pak odpovídající osobní a kolektivní postupy, které jej budou chránit. Říká: „Doba udržení naší pozornosti představuje přirozený filtr proti kognitivnímu přetížení. Umožňuje nám vybírat si informace relevantní pro požadovaný úkol a zbytek vymazat z naší pracovní paměti. Udržení naší pozornosti je ale náchylné na externí vlivy, ať už se jedná o fyzické vlivy, jako je např. prostředí otevřené kanceláře, nebo vlivy digitální, např. notifikace.“ Váš pracovní prostor, povaha práce a metody propojení informací hrají důležitou roli při regulaci vaší denní kognitivní zátěže.

„Udržení naší pozornosti je náchylné na externí vlivy.“

Jak se můžeme vypořádat s vlnou faktorů ovlivňujících naši kognitivní zátěž? Pro snížení psychické zátěže Lacroixová doporučuje omezení informací, které je třeba zpracovat, nebo alespoň jejich zjednodušení. Zde je přehled těch nejefektivnějších metod, které můžete využít podle svých potřeb:

Z pohledu jednotlivce

• Udělejte si seznam či osnovu všech úkolů, které musíte splnit.
  K uchopení a lepšímu naplánování úkolů je třeba stanovit si priority. Přesně k tomu slouží tyto seznamy.

• Upusťte od nepodstatných úkolů.
  Pokud se jich nechcete vzdát, sepište si provedené úkoly a čas, který jste nad nimi strávili. Pomůže vám to připsat hodnotu vaší práci a uvědomit si, že čas věnovaný těmto úkolům se jen tak nevypařil. V budoucnu to i zlepší vaši schopnost plánovat.

• U jednotlivých úkolů si nastavte konkrétní krátkodobé cíle.
  Nejefektivnější je rozdělit si úkol na krátkodobé intervaly, např. po 15 až 20 minutách.

• Přestaňte s multitaskingem.
  Raději nedělejte dva nebo více úkolů najednou, jako např. odpovídání na e-mail, zatímco sedíte na schůzce. Efektivnější bude, když úkoly uděláte postupně, jeden za druhým.

• Nenechte se v práci vyrušovat. Zvýšíte tak svou výkonnost a nebudete ve stresu.
  Je lepší kontrolovat doručenou poštu v intervalech, např. jednou za hodinu nebo každých 30 minut, pokud máte strach, že byste nereagovali dost rychle. Vyhněte se ale neustálému vyzvedávání nově příchozích e-mailů. Zkuste také omezit vizuální a zvuková upozornění, jako jsou vyskakující okna a notifikace. Místo toho si stanovte konkrétní časy, kdy je manuálně zkontrolujete.

• Přizpůsobte přestávky úkolu, který právě plníte.
  Pokud chcete svou psychickou zátěž efektivně regulovat, dávejte si takové pauzy, které se budou lišit od vaší práce, tedy zaktivují jiné části vašeho mozku. Pokud svůj den strávíte vedením workshopu a rozmluvami s lidmi, na místě je přestávka, kdy si budete číst, poslouchat uklidňující hudbu nebo vyrazíte na procházku. Pokud naopak celý den sedíte u počítače, vaše pauza by měla být aktivní. Rozhýbejte své tělo a socializujte se.

• Nezapomeňte si vždy dobít energii.
  Sportování, meditace, četba nebo dokonce nicnedělání může mít obrovský vliv na vaši duševní i fyzickou pohodu. Pokud si nevyhradíte čas na dobití baterek, vaše tělo se to bude snažit vykompenzovat produkováním stresových hormonů, adrenalinu a kortizolu, a ty mohou uškodit vašemu zdraví.

Z pohledu firmy

• Nabídněte zaměstnancům flexibilní pracovní prostor, který jim umožní pracovat v takovém prostředí, které odpovídá potřebám jejich jednotlivých úkolů, např. tichou místnost nebo prostor pro schůzky.

• Vylepšujte manažerské schopnosti. Lacroixová zejména varuje před vytvářením falešné naléhavosti, neblaze proslulého pracovního trendu posledních let. „Veďte manažery k tomu, aby poznali rozdíl mezi naléhavými a důležitými úkoly v rámci jejich týmů. Přispěje to k jejich organizovanosti a stanovování priorit.“

• Uvědomujte si, co po ostatních žádáte. Když posíláte e-mail, textovou zprávu nebo zprávu na Whatsapp nebo pokud se snažíte otevřít důležité téma, postupujte obezřetně. Vyhnete se tak zbytečnému rozrušování ostatních nebo vyvolání dojmu, že je stavíte do úzkých v nevhodnou dobu. Nezapomeňte respektovat jejich dobu pro obnovení energie.

Kognitivní zátěž je běžná, pocit psychického přetížení už ale ne. Podle Lacroixové „to znamená, že musíme mimo jiné přemýšlet o našem přístupu, změnit způsob, jakým plníme úkoly, některé procesy zjednodušovat a předělat zavedené postupy pomocí dostupných zdrojů.“

Ačkoliv je potřeba tomuto problému čelit kolektivně, a to i na úrovni organizace, vaše práce vám pořád nabízí určitou míru flexibility. Musíte se sami aktivně snažit snížit rychlost a množství přijímaných informací a zpomalit tempo svých reakcí – tedy koncepty spojované s produktivitou. Co když to jediné, co potřebujete, abyste se v práci cítili klidnější a efektivnější, je naučit se říkat „ne“ a dávat si s úkoly na čas?

„Musíme mimo jiné přemýšlet o našem přístupu, změnit způsob, jakým plníme úkoly a snažit se některé procesy zjednodušovat…“

Přeložila Eva Mazalová
Foto: Thomas Decamps z Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.