Neviete sa sústrediť? Porazte kognitívne preťaženie v práci

V kancelárii zvoní zvonček. Vľavo od vás sa traja kolegovia venujú jednej zložke. Za vami niekto telefonuje. Na WhatsApp vám príde správa, zatiaľ čo sa snažíte rozlúštiť email, ktorému nerozumiete.

Znie to povedome? Za posledných pár rokov sa na pracovisku odohrala bleskurýchla revolúcia ako následok rozšírenia digitálnych technológií, otvorených kancelárskych pracovísk a množstva rýchlych komunikačných prostriedkov, ktoré sú nám k dispozícii. Očakáva sa od vás, že sa budete v tomto prostredí plnom stimulov rozvíjať. Musíte v ňom vnímať, spracovať a vyprodukovať nekonečné množstvo informácií. Tento permanentný prúd informácií vyvíja na naše mysle obrovské množstvo tlaku a naše mozgy sa musia neustále stretávať s nekonečným množstvom stimulov. Niekedy vedie obrovská psychická námaha k stavu, ktorý vedci nazývajú „kognitívnym preťažením“. Ako sa za takýchto podmienok môžete preťaženiu vyhnúť a zachovať si kognitívnu rovnováhu? S Marie Lacroixovou, neurovedkyňou a spoluzakladateľkou agentúry Cog’X, sa zblízka pozrieme na to, ako funguje mozog.

Vedecká definícia

Marie Lacroixová definuje mentálne bremeno, resp. kognitívny náklad, ako „cenu, ktorú za daných okolností jedinec zaplatí za spracovanie informácií.“ Napriek všeobecnému presvedčeniu je kognitívny náklad úplne normálna vec. Objavuje sa, akonáhle zapojíte svoje kognitívne schopnosti, a ako taký vôbec nie je zlý. Pozor si musíte dávať na pravidelné kognitívne preťaženie. To znamená, že počas dňa sa snažíte spracovať viac informácií, než vám dovoľuje vaša funkčná pamäť. Tú nazývame aj krátkodobou pamäťou a jej kapacita je približne 10 jednotiek informácií, ktoré sme schopní udržať počas doby relatívne krátkeho trvania (zvyčajne pár sekúnd). Aby sme pochopili jej kapacitu, Lacroixová odporúča vyriešiť nasledujúce príklady počítaním z hlavy: 2 x 2 + 1 a následne 22 x 15 + 3. „Je jasné, že množstvo požadovaného mentálneho úsilia a výsledného kognitívneho nákladu je vyššie v prípade druhého príkladu,“ vysvetľuje.

„Mentálny náklad je cena, ktorú za daných okolností jedinec zaplatí za spracovanie informácií.“

Zneužitie terminológie

Psychológ John Sweller prišiel s oficiálnou teóriou kognitívneho bremena v druhej polovici 80. rokov 20. storočia. Súčasťou jeho výskumu dizajnu učenia bol jeho pokus o identifikáciu techník, ktoré zjednodušujú učenie a zároveň udržujú kognitívne bremeno v minimálnych hodnotách.

Termín „mentálne bremeno“ bol vytrhnutý z kontextu svojho vedeckého pôvodu a stal sa súčasťou každodenného jazyka. V súčasnosti sa spája s myšlienkou „neustáleho premýšľania o všetkom“, a to najmä v súvislosti s mentálnym bremenom, ktoré súvisí s vedením domácnosti. Túto asociáciu má na svedomí Nicole Braisová, vedecká pracovníčka Lavalovej univerzity v Quebecu. Braisová definuje mentálne bremeno ako „povinnosť spravovať, organizovať a plánovať. Je nehmatateľná, zásadná a permanentná a cielene súvisí s potrebami ostatných a s hladkým chodom domácnosti.“ Neustála potreba zabezpečovania plynulého fungovania v domácnosti je často prisudzovaná ženám. Termín „mentálne bremeno“ sa stal populárnym vďaka komiksu od autorky Emmy Clitovej s názvom „Mala si sa opýtať“, ktorý publikovala v roku 2017 za účelom humornej ilustrácie a vysvetlenia životného údelu a obmedzení žien.

Ako však dodáva Lacroixová, musíme rozlišovať medzi ľudovým použitím termínu – „každodenné problémy a každý úkon, o ktorom musí jednotlivec premýšľať celý deň“ – a vedeckou definíciou mentálneho bremena. Tvrdí, že „medzi týmito dvomi konceptmi existuje súvislosť, pretože naše obmedzené kognitívne zdroje môžu zároveň pracovať len s obmedzeným počtom povinností bez toho, aby narazili na prekážku. Preto zaberajú naše každodenné starosti a veci, ktoré nesmieme každý deň zabudnúť, také veľké množstvo ‚mentálneho priestoru‘, s ktorým si nevieme poradiť inak. To, samozrejme, vyvoláva stres.“

Rýchlokurz mechaniky mozgu

Kognitívne preťaženie, najmä na profesionálnej úrovni, nastáva, keď je toho priveľa. Lacroixová odporúča analyzovať tri hlavné faktory pri identifikácii a spravovaní mentálneho preťaženia:

1. Druh úkonu a/alebo vaša úroveň expertízy s ohľadom na dostupné informácie

„Mentálne preťaženie väčšinou nastáva, keď je nejaká úloha príliš komplexná. Buď preto, lebo informácie samotné sú príliš zložité na spracovanie, alebo nemáme vedomosti, prípadne nepoznáme metódy na jej spracovanie. Toto platí, najmä ak čelíme novým druhom povinností, alebo sa o niečom ešte len učíme.“

2. Fyzické alebo digitálne pracovné prostredie

„Preťaženie môže nastať aj vtedy, keď musíme zobrať do úvahy priveľa informácií, hoci informácie samotné nie sú až také zložité. Preto je práca navyše, prípadne pracovné podmienky, na základe ktorých musíte robiť niekoľko vecí zároveň, pre niektorých taká náročná.“ Napríklad pracovné prostredie, ktoré je plné stimulov – neustáleho hluku, konverzácií, telefonátov, streamovania a podobne (bežné v otvorených kanceláriách), môže brániť vo udržiavaní psychickej rovnováhy.

3. Naše emocionálne a fyzické zdravie

„Náš vnútorný stav – najmä úroveň únavy, stresu či nedostatku motivácie – môže zvyšovať úroveň potrebnej snahy, ktorú vynakladáme na splnenie úkonu. Po prebdetej noci naozaj pocítite, aké ťažké môže byť niečo, čo bežne zvládate bez problémov.“

Vedľajšie škody

Čo sa v skutočnosti deje, keď naše mozgy dosiahnu stav preťaženia? „V mozgu je stav preťaženia spojený so zmenou aktivity v predných lalokoch, kde sídli krátkodobá pamäť a takzvané vedomé rozhodovanie o aktivite. V podstate je to centrálne pracovisko nášho mozgu,“ vysvetľuje Lacroixová. „Počas stavu mentálneho preťaženia sa zvyšuje šanca, že urobíme chybu, a riziko, že budeme mať problém s pamäťou. Zároveň to redukuje našu schopnosť plánovať, spracovávať emócie a podobne. Známkou toho, že ste mentálne preťažení, je aj časté robenie chýb, nutnosť začínať premýšľať o veciach odznova, neschopnosť vnímať ostatných či pravidelné zabúdanie dôležitých vecí.“ Mentálne preťaženie preto môže priamo či nepriamo zredukovať všeobecný blahobyt a výkon v práci.

Je to len problém modernej doby?

Lacroixová zdôrazňuje, že mentálne preťaženie nie je novinkou. Napriek tomu však jeho výskyt prudko narástol zároveň s rozšírením informačných a komunikačných technológií. „Riziko mentálneho preťaženia je vyššie vzhľadom na rýchlosť našej komunikácie a neustály tok informácií, ktorý musíme spracovávať. Naše mentálne schopnosti sú preto v dnešnej digitálnej dobe napnuté až k bodu zlomu,“ tvrdí neurologička. Udržiavanie jasnej mysle a pokojné spracovanie vyše tucta emailov, nekonečných notifikácií, požiadaviek, správ a upozornení z viacerých kanálov každý deň (Slack, WhatsApp, iné chaty, Google Calendar…) sú skoro ako bojové umenie. Podľa Lacroixovej môžeme kognitívne preťaženie popísať pomocou jedného ergonomického konceptu: „Máte pocit, ako keby vás informácie úplne pohltili, a to do takej miery, že sa cítite preťažení a nenaliehavým záležitostiam sa venujete viac než tým dôležitým.“

Môže sa to stať aj vám?

Ktoré zamestnania predstavujú zvýšené riziko vzniku mentálneho preťaženia? Podľa Lacroixovej to nie je nutne záležitosť jednotlivcov. Varuje, že by sme si nemali zamieňať mentálne preťaženie so syndrómom vyhorenia, ktorý sa v niektorých zamestnaniach vyskytuje oveľa častejšie (policajti, požiarnici, zamestnanci nemocníc) pre prepracovanie, náročnú emočnú investíciu a nedostatok uznania za to, akú náročnú prácu vykonávajú. Napriek tomu je možné zredukovať riziko výskytu mentálneho preťaženia tak, že urobíte potrebné preventívne opatrenia. „To platí najmä v prípade pilotov lietadiel, navigátorov leteckej dopravy a pracovníkov elektrární. V takýchto zamestnaniach zamestnanci vykonávajú úkony, ktoré nie sú v našich prirodzených mentálnych kapacitách. Tie zahŕňajú aj zoznamy a dvojnásobnú kontrolu za účelom zredukovania možnosti chyby,“ vysvetľuje Lacroixová.

Mozog je krehký. Ako ho chrániť?

Lacroixová upozorňuje, že by sme sa mali naučiť, ako funguje náš mozog, aby sme mohli vykonávať jednotlivé a kolektívne procesy čo najefektívnejšie. „Naša pozornosť je prirodzeným filtrom v boji proti mentálnemu preťaženiu. Umožňuje nám vybrať relevantné informácie na základe úkonu, ktorý by sme chceli vykonať, a necháva zvyšok mimo našej vedomej pamäte. Táto schopnosť pozornosti je však veľmi citlivá a veľmi jednoducho ju dokáže pohltiť množstvo vonkajších požiadaviek, či už fyzických, ako napríklad v otvorených kanceláriách, alebo digitálnych, ako sú napríklad notifikácie.“ Vaše pracovisko, práca samotná a metódy pripojenia zohrávajú dôležitú úlohu v regulácii miery vášho každodenného mentálneho bremena.

Ako sa môžete vyrovnať s množstvom faktorov, ktoré ovplyvňujú vaše mentálne bremeno? Podľa Lacroixovej spočíva zmenšenie mentálneho bremena v redukcii množstva informácií, ktoré spracovávate, alebo v redukcii ich zložitosti. Toto sú najlepšie metódy, ktoré môžete použiť na základe vašich vlastných potrieb:

Na osobnej úrovni:

• Spíšte si zoznam alebo osnovu všetkých úkonov, ktoré musíte vykonať.
  Aby ste lepšie pochopili svoje povinnosti, priorizujte ich. Presne na to sú zoznamy pracovných povinností stvorené.
• Odpútajte sa od nedôležitých úkonov.
  Obmedzte svoju frustráciu tým, že spíšete zoznam povinností, ktoré ste urobili, a k tomu aj časový harmonogram, koľko vám to trvalo. To vám umožní svoju prácu zhodnotiť a uvedomiť si, že čas, ktorý ste jej venovali, sa len tak nevyparil. Tiež vám to umožní lepšie naplánovať budúcnosť.
• K jednotlivým úkonom pristupujte z krátkodobého hľadiska.
  Je vždy efektívnejšie rozložiť si zložitejšiu povinnosť na viacero krátkodobých cieľov, ktoré dosiahnete napríklad za 15 – 20 minút.
• Prestaňte s multitaskingom.
  Miesto žonglovania s dvoma či viacerými povinnosťami naraz, ako napríklad odpovedať na email počas mítingu, je efektívnejšie robiť veci postupne, jednu za druhou.
• Redukujte prerušovanie svojho pracovného nasadenia, aby ste zvýšili efektivitu a znížili stres.
  Je lepšie nekontrolovať si inbox tak často. Robte to pravidelne napríklad každú hodinu, alebo, ak máte obavy, že neodpoviete dostatočne rýchlo, každú pol hodinu. Vyvarujte sa však neustále otvorenému oknu prehliadača. Rovnako by ste mali obmedziť vizuálne a zvukové upozornenia. Stanovte si pevný čas, kedy ich skontrolujete.
• Svoje prestávky prispôsobte daným úkonom.
  Efektívna regulácia mentálneho nákladu spočíva v správnom oddychovaní od toho, čo robíte, aby ste boli aktívni iným spôsobom. Ak trávite deň vedením workshopu a interakciou s ľuďmi, správny druh prestávky pre vás je čítanie, počúvanie upokojujúcej hudby či prechádzka. Ak celý deň pozeráte na monitor, správny druh odpočinku pre vás bude predstavovať pohyb a interakciu s ľuďmi.
• Vždy si doprajte dostatok času na odpočinok.
  Šport, meditácia, čítanie či obyčajné ničnerobenie majú veľký vplyv na vaše mentálne a fyzické zdravie. Ak si nedoprajete dostatok času na odpočinok, vyplaví sa vám v tele veľké množstvo stresových hormónov – adrenalínu a kortizolu – a to môže zanechať veľmi závažné následky na vašom zdraví.

Na kolektívnej, organizačnej úrovni

• Poskytujte flexibilný druh pracoviska, ktorý umožňuje zamestnancom vybrať si pracovné prostredie podľa vlastnej potreby, ako napríklad tichú miestnosť či spoločnú kanceláriu.
• Rozvíjajte svoje manažérske schopnosti, najmä na falošnom presvedčení o naliehavosti, ktoré je podľa Lacroixovej čoraz častejším problémom na pracoviskách. „Podporujte manažérov v rozlišovaní medzi úkonmi, ktoré sú ‚naliehavé‘ a ‚dôležité‘ pre ich tím. Umožní im to tak lepšie organizovať a plánovať.“
• Uvedomujte si, čo presne od ostatných požadujete. Buďte opatrní ohľadom doby, kedy rozosielate email, správu či komunikujete cez WhatsApp, teda kedy rozošlete informácie o niečom dôležitom. Vyhnete sa tak zbytočnej panike či vyvolaniu dojmu, že ich vyzývate vec vyriešiť v nevhodnú dobu. Budete tak rešpektovať ich čas odpočinku.

Ak je mentálny náklad prirodzenou záležitosťou, pocit mentálneho bremena neexistuje. Ako vysvetľuje Lacroixová: „Znamená to, že potrebujeme spytovať svoje individuálne návyky, meniť spôsob, akým vykonávame jednotlivé úkony, zjednodušovať určité procesy a reorganizovať potrebné kroky za použitia dostupných zdrojov.“

Zatiaľ čo daný problém potrebuje kolektívne riešenie a možno aj riešenie na úrovni organizácie, v rámci práce máte k dispozícii flexibilitu. Musíte aktívne odmietať rýchlosť, kvantitu a naliehavosť – koncepty, ktoré si spájame s produktivitou. Čo ak to jediné, čo potrebujete na to, aby ste boli pokojnejšími, efektívnejšími a pracovitejšími, je to, že sa naučíte hovoriť „nie“ a doprajete si na všetko dostatok času?

„Musíme spytovať svoje individuálne návyky, meniť spôsob, akým vykonávame jednotlivé úkony, a zjednodušovať určité procesy.“

Preložila Dorota Bachratá

Foto: Welcome to the Jungle