Porazte pracovný nápor vďaka Eisenhowerovmu princípu

Neustále sa na vás valia nové úlohy, vaša e-mailová schránka praská vo švíkoch a robota sa kopí. Času nie je nazvyš a vás drví pocit, že máte práce vyše hlavy. Vlastne ani neviete, z ktorého konca začať, čo sa dá odložiť na neskôr a čo nepočká. Práve s týmto by vám mohol pomôcť Eisenhowerov princíp. Ak si ho správne osvojíte, pomôže vám zvládnuť toto tak trochu chaotické obdobie. V neposlednom rade tiež zistíte, že dokážete byť oveľa produktívnejší, ako ste si mysleli.

Množstvo nahromadených úloh v siahodlhých zoznamoch je pre zamestnancov častým a bežným zdrojom stresu. Práve ten nás vie ľahko zneistiť a znížiť náš výkon. Je dôležité aplikovať preventívne riešenia, ktoré vás udržia od tohto kolotoča čo najďalej. Naučíte sa rozhodovať aj v tom najväčšom strese. Poznáte to sami – niekedy je extrémne ťažké, ba až nemožné, priradiť prioritu k jednotlivým úlohám a rozlíšiť medzi urgentným a dôležitým. Práve v týchto situáciách je Eisenhowerov princíp veľmi osožný.

Historické okienko: od vylodenia v Normandii až na váš pracovný stôl

V polovici 20. storočia bol Dwight D. Eisenhower prezidentom Spojených štátov amerických a pár rokov predtým, počas druhej svetovej vojny, bol tiež jedným z vysokopostavených vojenských veliteľov, ktorí pripravovali a viedli spojenecké vojská počas misií v Európe a vojenských invázií na severe Afriky, v Nemecku a vo Francúzsku. Najväčšieho uznania sa mu dostalo za jeho zásluhy pri príprave a organizácii vylodenia spojencov v Normandii počas druhej svetovej vojny.

Eisenhower bol v čele plánovania týchto operácií a zároveň pôsobil aj ako styčný bod medzi všetkými krajinami, ktoré sa misie zúčastnili. Dokopy ich bolo 13 a z hľadiska vnútornej organizácie išlo o veľkú výzvu. Ako z histórie vieme, operácia sa podarila a porazení nacisti museli okupované územie Francúzska opustiť. Bez ohľadu na to, aký politický, vojenský či spoločenský vplyv to zanechalo, toto víťazstvo posunulo Eisenhowera o míľový krok bližšie k bráne Bieleho domu.

Vtedajšie vojenské techniky zamerané na riadenie produktivity, ktoré Eisenhower ako veliteľ využíval, sa postupom času vykryštalizovali do „princípu rozhodovania”, dnes známeho ako Eisenhowerov princíp. Táto metóda vám umožňuje prijímať správne rozhodnutia podľa naliehavosti či dôležitosti úloh na vašom zozname.

Naliehavé alebo dôležité?

Schopnosť rozlišovať medzi tým, čo je naliehavé, a tým, čo je dôležité, je základná premisa Eisenhowerovho princípu. Možno sa vám na prvý pohľad zdá, že je to ľahká úloha. Opak je však pravdou. Práve v momente, keď stojíte pred týmto rozhodnutím, si uvedomíte, aké je náročné. Máme totiž tendenciu vidieť všetko rovnako dôležité aj naliehavé. Ako teda na to?

Naliehavé

Naliehavé úlohy sú také, ktoré vyžadujú okamžitú pozornosť. Teda tie, ktoré v žiadnom prípade nemôžeme nechať v standby mode a vyčkávať na vhodnejší okamih, keď sa im budeme môcť venovať. Nevykonanie týchto úloh by mohlo mať negatívny vplyv na našu prácu. Napríklad:

• Odpovedať na e-mail, ktorý očakáva celý tím, aby sa mohol posunúť k ďalšiemu kroku v procese.
• Opraviť chybný kód, následkom ktorého spadol web klienta.
• Nahradiť pokazený hardvér, ktorý je potrebný k tomu, aby ste mohli ďalej pracovať.

Dôležité

Dôležité úlohy sú také, ktoré vám pomáhajú napĺňať dlhodobé ciele. Napríklad naplánovať obchodnú stratégiu, pripraviť rozpočet či začať výberové konanie na nákup zariadenia. V neposlednom rade sa sem radia aj úlohy súvisiace s vaším osobným a profesionálnym rastom, ale aj čítanie kníh o efektívnom manažovaní projektov či produktivite. Tieto aspekty tiež neradno zanedbávať, aj keď to bude náročné vo všetkej tej spleti „naliehavých” záležitostí.

Definícia dôležitého podľa tohto princípu je vlastne zrkadlom nás samých: dôležitosť úlohy (no nie jej naliehavosť) sa meria aj podľa toho, či sme schopní delegovať ju na niekoho iného. Sme naozaj tí jediní, kto môže danú úlohu vyriešiť?

Štyri kvadranty Eisenhowerovho princípu

Eisenhowerov princíp, známy tiež pod názvom „Eisenhowerova matica” rozdeľuje všetky nevyriešené úlohy a prácu do štyroch základných kategórií.

1. Naliehavé a dôležité. Úlohy, ktoré treba riešiť ihneď, nedajú sa preložiť na iný termín ani delegovať na niekoho iného. Napríklad napísať správu, ktorej deadline sa neodvratne blíži.
2. Dôležité a nenaliehavé. Úlohy, ktoré musíme zvládnuť my sami, keďže sú dôležité, avšak nevyžadujú našu okamžitú pozornosť. Napríklad vynovenie našich webových stránok.
3. Naliehavé, ale nedôležité. Úlohy, ktoré vyžadujú okamžitú pozornosť, ale keďže nejde o dôležité veci, môžu byť posunuté tretej osobe (napr. vyriešiť technický problém klienta). Získavame takto drahocenný čas na riešenie iných potrebných záležitostí
4. Ani naliehavé, ani dôležité. Úlohy, ktoré môžeme bez problémov preložiť alebo rovno aj vylúčiť zo zoznamu v prípade, že máme na práci čokoľvek iné. Napríklad vidieť poslednú sériu Silicon Valley.

Aj keď sa zdá, že je množstvo úloh, ktoré spadajú do každej kategórie, Eisenhower raz povedal, že dôležité veci skoro nikdy nie sú naliehavé a to, čo je naliehavé, zvyčajne nie je až také dôležité. To znamená, že naliehavých úloh, ktoré sú zároveň aj dôležité, býva pomenej. Ak už teda využívate tento princíp a zistíte, že aj tak máte príliš veľké percento takýchto úloh, je možné, že niekde v procese triedenia stále robíte chybu.

V tejto fáze možno začnete mať pocit, že toto asi nie je to pravé orechové pre vás. Je pravdou, že metóda je skôr vhodná pre stredné až vyššie manažérske pozície, kde majú ľudia väčšie rozhodovacie právomoci alebo možnosť prácu delegovať. Každopádne, rozdeliť si prácu do takýchto kvadrantov vám môže len a len pomôcť. Budete produktívnejší a budete sa rozhodovať rýchlejšie, a to dokonca aj v osobnom živote.

Ako ďalej?

Akonáhle ste si určili, ktoré úlohy sú dôležité a ktoré zas nepočkajú, a rozdelili ste ich do kvadrantov, nastal správny okamih posunúť sa ďalej. Integrujte Eisenhowerov princíp do vášho každodenného života:

1. Naliehavé a dôležité: UROBIŤ. Bezodkladne a skôr ako čokoľvek iné.
2. Dôležité, ale nie naliehavé: NAPLÁNOVAŤ. Tejto skupine úloh sa môžete venovať, hneď ako dokončíte prácu na naliehavých problémoch. Je dôležité si ich naplánovať. Dajte si ale pozor, aby ste ich neodkladali donekonečna a nepracovali výlučne len na tých naliehavých. Bolo by to na úkor vášho dlhodobého profesionálneho rozvoja.
3. Naliehavé, ale nedôležité: DELEGOVAŤ. Niekto iný úlohu vyrieši bez toho, aby ste museli do procesu zasahovať vy.
4. Ani naliehavé, ani dôležité: ELIMINOVAŤ. Vymažte všetky aktivity, ktoré máte na zozname, ale neprinesú vám žiadnu hodnotu či úžitok.

Paradoxne, je to práve eliminovanie úloh, čomu sa zubami-nechtami bránime, keďže máme tendenciu považovať všetko za dôležité a naliehavé, hoci to tak nie je. Je dôležité, aby sme „odhalili” tieto aktivity, boli k sebe úprimní a zamedzili tak tomu, že si tieto pofidérne činnosti s malou pridanou hodnotou uzurpujú všetok náš čas.

Okrem pomoci s organizáciou a so zvýšením produktivity je hlavným cieľom tejto metódy to, aby ste nestratili z dohľadu úlohy, ktoré prispievajú k vášmu osobnému rozvoju. Práve tie sú veľmi dôležité, avšak často sú odstrkované do úzadia práve tým, čo je urgentné (alebo sa to tak aspoň tvári). Nezabúdajte, že nie všetko, čo je naliehavé, je aj dôležité, a nie všetky úlohy vyžadujú vašu pozornosť rovnakým dielom. Majte to na pamäti a vždy budete schopní nájsť si čas aj na veci, ktoré vás budú rozvíjať po profesionálnej stránke.

Preklad: Veronika Michalková

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.