Vyhrajte nad pracovním náporem pomocí Eisenhowerova principu

Úkoly se vám neustále valí do mailu a práce neubývá. Na její splnění máte však pouze omezené množství času a jste paralyzovaní objemem úkolů, které musíte stihnout. Kde začít? Co si můžu dovolit odložit a co vyžaduje mou okamžitou pozornost? Právě na to najdete odpověď při vyzkoušení Eisenhowerova principu. Jakmile si ho osvojíte, zjistíte, že vám nejen pomůže přežít těchto pár chaotických dnů, ale také zlepšit produktivitu na dříve nevídanou úroveň.

Neustálé prodlužování seznamu úkolů je jedním z nejčastějších zdrojů pracovního stresu. Ten může vést ke špatným rozhodnutím a negativně ovlivnit vaši výkonnost. Je více než na místě zavést preventivní opatření, díky nimž se tohoto začarovaného kruhu vyvarujete. Dokonce vám napomohou k asertivitě, a to i v těch nejrušnějších obdobích. Když se snažíme stanovit si priority pracovních úkolů, často narazíme. Zkuste rozlišit naléhavé úkoly od těch důležitých za pomocí Eisenhowerova principu.

Trocha historie. Od vylodění v Normandii až k vaší práci

Dwight D. Eisenhower je znám především jako americký prezident působící kolem poloviny 20. století. Ale o několik let dříve během druhé světové války to byl také vysoce postavený vojenský velitel, který organizoval a vykonával mise spojeneckých sil v Evropě a zároveň invaze do severní Afriky, Německa a Francie. Největšího uznání se mu dostalo za jeho zásluhy při vylodění v Normandii 6. června 1944.

Eisenhower měl na starosti plánování těchto vojenských operací a zároveň působil jako prostředník mezi 13 spojeneckými zeměmi zapojenými do největší námořní invaze v historii. Z hlediska vnitřní organizace se jedná o vynikající úspěch. Operace se povedla a vyústila v osvobození francouzského území okupovaného nacisty. Bez ohledu na jeho politické, vojenské či sociální důsledky posunulo toto vítězství Eisenhowera o krok blíže Bílému domu.

Mimo jiné také využil technik řízení produktivity používaných tehdejší armádou a zdokonalil je do podoby „principu rozhodování“, který je dnes známý jako Eisenhowerův princip. V pracovním prostředí přináší zaměstnancům možnost správně se rozhodnout podle důležitosti či naléhavosti nevyřízených úkolů.

Je to naléhavé? Nebo důležité?

Základem principu je schopnost rozlišit mezi úkoly naléhavými a důležitými. Vypadá to jednoduše. V praxi to ale z vaší strany může vyžadovat čas na rozmyšlenou, jelikož máme tendenci říkat „všechny jsou naléhavé“ nebo „všechny jsou důležité“. Jak je tedy správně rozeznáme?

Naléhavé

Za naléhavé považujeme ty úkoly, které vyžadují naše okamžité jednání. Jsou to takové úkoly, které nelze odložit na později. Když je totiž nesplníme okamžitě, může to mít negativní dopad na naši práci. Například:

• Odpovědět na e-mail v momentě, kdy ode mě kolegové potřebují bezprostřední odpověď, aby mohli pokračovat v práci.
• Opravit chybu v kódování, kvůli které spadl web klienta.
• Nahradit poškozené zařízení, které je nezbytné pro chod provozu.

Důležité

Důležité jsou ty úkoly, které vám pomohou dosáhnout dlouhodobých cílů. Může to být například stanovení prodejní strategie pro nový produkt, příprava rozpočtu či zahájení výběrového řízení na nákup zařízení. Jsou zde zahrnuty také jakékoliv úkoly související s vaším osobním růstem a rozvojem, např. další vzdělávání v oboru, zlepšování své značky, čtení knih o produktivitě a řízení projektů. Na tyto oblasti by se nemělo zapomínat, a to i když se zoufale snažíte dokončit úkoly, které jsou naléhavé.

Ne náhodou nazývá Eisenhowerův princip tyto úkoly jako „důležité“. Mají totiž co do činění s námi osobně. Důležitost úkolu, nikoliv jeho naléhavost, je také možno měřit podle možnosti jeho delegování na někoho jiného. Sami sobě si položte otázku, zda jste jediní, kdo daný úkol může vyřešit.

Čtyři kvadranty Eisenhowerova principu

Eisenhowerův princip, známý také jako Eisenhowerova metoda či matice, rozděluje všechny úkoly a nevyřízenou práci do čtyř základních kategorií.

1. Naléhavé a důležité. Sem patří úkoly, které je třeba vyřešit bez odkladu a bez možnosti delegování. Jedná se například o napsání zprávy, jejíž deadline se neodvratně blíží.
2. Důležité a nenaléhavé. Úkoly, se kterými se musíte vypořádat sami vzhledem k jejich důležitosti, ale nemusíte tak učinit okamžitě a můžete je odložit na pozdější datum. Například předělání vašich webových stránek.
3. Nedůležité, ale naléhavé. To jsou úkoly, které vyžadují okamžitou pozornost, ale které můžete delegovat na někoho jiného, a soustředit se tak na důležitou práci. Jedná se například o vyřešení technického problému u klienta.
4. Nedůležité a nenaléhavé. Do této kategorie spadají úkoly, které můžete bez následků odložit, pokud máte něco jiného na práci. Například zhlédnutí poslední řady seriálu Silicon Valley.

I když se zdá, že některé z úkolů by šlo zařadit do každé ze čtyř kategorií, Eisenhower se k tomu vyjádřil následovně: „Existují dva typy problémů – naléhavé a důležité. Ty naléhavé nejsou důležité a ty důležité nejsou nikdy naléhavé.“ Znamená to, že těch úkolů, které jsou jak naléhavé, tak důležité, je pomálu. Takže když, nebo pokud, se rozhodnete tento princip vyzkoušet a zůstane vám velké množství naléhavých a důležitých úkolů, někde během jejich roztřiďování děláte chybu.

V této fázi je možné, že začnete mít pocit, že tento princip není nic pro vás. Je pravda, že je určen hlavně pro střední a vyšší manažery, kteří mají větší prostor pro manévrování se svými rozhodnutími a zároveň disponují pravomocí delegovat dílčí úkoly na jiné spolupracovníky. I vám však může rozdělení úkolů do zmiňovaných čtyř kvadrantů pomoci rozhodnout se, se kterým úkolem začít, a zvýšit tak svou produktivitu. Platí to dokonce i pro osobní život!

A kam dál?

Jakmile jste si určili, které úkoly jsou naléhavé a které důležité, a rozdělili svou práci do čtyřech kvadrantů, postupujte dle následujících kroků, pomocí kterých zakomponujete Eisenhowerův princip do své každodenní rutiny:

1. Naléhavé a důležité úkoly VYŘEŠTE. Bezodkladně a přednostně.
2. Důležité a nenaléhavé úkoly si ROZPLÁNUJTE. Jakmile se vypořádáte s naléhavou prací, můžete se věnovat těmto úkolům. Nezapomeňte je proto zahrnout do svého plánu. Nepouštějte důležité úkoly ze zřetele. Pokud je budete stále odkládat na později a upřednostňovat úkoly naléhavé, v dlouhodobém měřítku to povede k vašemu profesionálnímu zakrnění.
3. Nedůležité, ale naléhavé úkoly DELEGUJTE. Někdo jiný může úkol vyřešit, aniž byste do procesu museli vstupovat a zpomalit jej.
4. Nedůležité a nenaléhavé úkoly ELIMINUJTE. Položky na vašem seznamu, které vám nepřinášejí užitek ani přidanou hodnotu, jsou ty, které můžete bez rozmyšlení vyškrtat.

Upouštění od úkolů je něco, čemu se často zuby nehty bráníme, jelikož všechny úkoly považujeme buďto za důležité, nebo za naléhavé, i když nespadají ani do jedné z kategorií. Hlavní je tyto neužitečné úkoly rozpoznat a zároveň být k sobě upřímní. Vyvarujete se tak práce, která vám přináší pouze mizivou přidanou hodnotu, zato ale uzurpuje veškerý váš čas.

Tato metoda si dává za cíl pomoci vám lépe se zorganizovat a zvýšit produktivitu, ale zároveň sledovat všechny vaše úkoly, které přispívají osobnímu rozvoji. Kvůli vytíženosti způsobené hašením naléhavostí či toho, co za naléhavosti považujeme, často zapomínáme na svůj osobní růst. Mějte na paměti, že když je něco důležité, nemusí to nutně být i naléhavé, a že ne všechny úkoly si zaslouží stejné množství vaší pozornosti. Tím si vyčleníte více času na ty úkoly, které přispívají k vašemu profesnímu růstu.

Přeložila Eva Mazalová

Foto: WTTJ

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a užijte si to nejlepší z našich článků.