¿Urgente o importante? Cómo aplicar el método Eisenhower para ser más productivo

Las tareas van llegando de forma incesante a tu buzón de entrada y el trabajo se acumula. Pero tu tiempo tiene un límite y, aunque tienes la abrumadora sensación de tener demasiadas tareas por hacer, ni siquiera sabes por dónde empezar, qué posponer y qué no. Ese es precisamente el objetivo del método Eisenhower. Aprende a aplicarlo y no solo lograrás salir airoso de esos días frenéticos, sino que descubrirás que puedes ser mucho más productivo de lo que creías.

La acumulación de tareas pendientes en listas cada vez más largas es una de las fuentes de estrés más comunes entre los trabajadores, lo que puede llevarnos a tomar decisiones incorrectas y empeorar nuestro rendimiento. Por eso es crucial buscar soluciones preventivas que te ayuden a mantenerte alejado de esa espiral y a ser resolutivo, incluso en los períodos de más ajetreo. Y puesto que con frecuencia encontramos problemas a la hora de priorizar unas tareas sobre otras, el método Eisenhower se presenta como una solución para aprender a distinguir lo urgente de lo importante.

Un poco de historia: del desembarco de Normandía a tu escritorio

Dwight D. Eisenhower es conocido por haber sido presidente de Estados Unidos a mediados del siglo XX, pero unos años antes, durante la Segunda Guerra Mundial, fue uno de los mandos militares que organizaron y ejecutaron las misiones de las Fuerzas Aliadas en Europa, así como las invasiones del norte de África, Alemania y Francia. La gesta por la que más se le reconoce fue su papel clave en el Desembarco de Normandía, durante la Segunda Guerra Mundial.

Además de liderar la planificación de todas las operaciones, Eisenhower ejercía de enlace entre los distintos países implicados en la misión, un total de 13. Toda una gesta a nivel de organización interna. Finalmente, la operación fue un éxito y desembocó en la recuperación de la zona de Francia que estaba ocupada por los nazis, y al margen de las consecuencias políticas, militares y sociales, para Eisenhower aquella batalla supuso el paso del batallón a la Casa Blanca.

De las técnicas de productividad utilizadas por el entonces militar, acabó trascendiendo el método de decisión, acortado como método Eisenhower, que permite a quien lo emplea tomar las decisiones adecuadas según el nivel de importancia o de urgencia de las tareas pendientes.

¿Urgente o importante?

Ser capaces de distinguir entre tareas urgentes y tareas importantes es la base del método Eisenhower y es una labor aparentemente sencilla. Sin embargo, a la hora de ponerla en práctica, puede requerir un esfuerzo considerable, pues tendemos a considerar que “todo es urgente” o “todo es importante”. Así que, ¿cómo conseguir diferenciar lo urgente de lo importante?

Urgente

Las tareas urgentes son aquellas que requieren una acción inmediata, aquellas que no podemos dejar en standby esperando a tener un rato que poder dedicarles, ya que no abordarlas tendría consecuencias negativas para nuestro trabajo. Por ejemplo:

• Responder a un e-mail que otros miembros del equipo esperan para poder dar un siguiente paso.
• Solucionar un error en el código de una web de un cliente que ha provocado su caída.
• Reponer equipamiento estropeado que resulta imprescindible para continuar trabajando.

Importante

Las tareas importantes son aquellas que te ayudan a conseguir tus objetivos a largo plazo. Por ejemplo, definir una estrategia de venta de un nuevo producto, enviar un presupuesto o lanzar un proceso de selección para aumentar el equipo. Y por supuesto, también incluye cualquier tarea que afecte a tu desarrollo personal, como seguir formándote para crecer como profesional, trabajar tu marca personal, leer libros sobre productividad y gestión de proyectos… Son aspectos que no debes descuidar, aunque te sea difícil en la vorágine de resolver tareas urgentes.

La definición de “importante” en este método tiene mucho que ver con nosotros mismos: la importancia de una tarea (que no su urgencia) también se mide según la posibilidad de delegarla en otra persona o no. Es decir, si somos o no los únicos que podemos resolverla.

Los cuatro cuadrantes del método Eisenhower

El método Eisenhower, también conocido como “la caja de Eisenhower”, consiste en separar todas las tareas y trabajo pendiente en cuatro subtipos básicos.

1. Urgente e importante. Son las tareas que hay que hacer inmediatamente, sin delegarlas ni posponerlas. Por ejemplo: redactar un informe cuya fecha de entrega está muy próxima.

2. Importante, pero no urgente. Estas son las tareas de las que tenemos que ocuparnos nosotros mismos dada su importancia, pero que no necesitamos ejecutar inmediatamente, sino que las podemos posponer. Por ejemplo: rehacer el portfolio de nuestra página web personal.

3. Urgente, pero no importante. Las tareas que requieren atención inmediata, pero que podemos delegar en un tercero para así poder centrarnos en lo que sí es importante. Por ejemplo: solucionar un problema técnico de un cliente.

4. Ni urgente ni importante. Son las tareas que podemos posponer sin problemas o directamente descartar si tenemos cualquier otra cosa que hacer. Por ejemplo: ver la última temporada de la serie Silicon Valley.

Aunque parezca que hay tareas que pueden colocarse en cualquiera de los cuatro tipos de cuadrante del método, Eisenhower dijo en una ocasión que lo importante casi nunca es urgente, y que lo que es urgente casi nunca es importante. Es decir, que las tareas que son a la vez urgentes e importantes suelen ser las menos habituales, por lo que si al intentar implantar este método te encuentras que tienes un alto porcentaje de tareas urgentes e importantes, posiblemente estés haciendo algo mal a la hora de clasificarlas.

Llegados a este punto, quizás sientas que este método no es para ti. En efecto, este método está orientado sobre todo a mandos intermedios y cargos superiores, con mayor margen de maniobra sobre la toma de decisiones o en la capacidad de delegar en otros parte de tu trabajo. Sin embargo, separar tus tareas según estos cuadrantes puede ayudarte a decidir por qué tareas empezar para ser más productivo, ¡o incluso en tu vida personal!

Siguiente paso: ¿y ahora qué?

Una vez has sido capaz de diferenciar lo urgente de lo importante y has distribuido tus tareas según los cuadrantes, es el momento de dar los siguientes pasos para integrar el método Eisenhower a tu planificación diaria:

1. Urgente e importante: HACER. Sin posponerlo, antes que cualquier otra cosa.

2. Importante, pero no urgente: PROGRAMAR. Podrás dedicarte a este grupo de tareas una vez solucionadas las urgencias, pero para asegurarte de que las incluyes en tu planificación, no te olvides de programarlas. Nunca pierdas este enfoque: omitir de forma sostenida las cosas importantes es algo que te deja más espacio para resolver lo urgente pero limita tu crecimiento y mejora a largo plazo.

3. Urgente, pero no importante: DELEGAR. Otra persona puede resolver la tarea, sin que tú ralentices el proceso.

4. Ni urgente ni importante: ELIMINAR. Aquellas actividades que están en tu lista, pero que no te van a aportar nada, son el tipos de “tareas” que puedes descartar sin más.

Esto último, descartar tareas, es algo a lo que a menudo nos resistimos, pues tenemos tendencia a considerar como importantes o como urgentes tareas que no lo son en absoluto. Es fundamental saber detectarlas, ser honestos con nosotros mismos y evitar que nuestro tiempo acabe acaparado por trabajos con poca trascendencia.

El gran objetivo de este método, más allá de ayudarte a organizarte mejor y aumentar tu productividad, es no perder de vista todas esas tareas que te hacen mejorar y que suelen verse eclipsadas por las urgencias (o supuestas urgencias) del día. Si tienes en mente que lo importante no siempre coincide con lo urgente y que no todas las tareas merecen tu atención de la misma forma, podrás dedicar más tiempo a aquellas que te ayudarán a crecer como profesional.

Fotos de WTTJ

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