Nahradia interné komunikátory klasický email?

Prvý email odoslal v roku 1971 programátor Raymond Tomlinson. V roku 2018 sa ich na celom svete poslalo 281 miliárd. V tom istom roku však získali popularitu aj aplikácie umožňujúce komunikáciu v reálnom čase, ako sú Slack, Facebook Workplace, Hangouts alebo Front. Niektorí preto neveštia emailu dlhú budúcnosť. Pravda je však taká, že oba spôsoby komunikácie majú vo firmách svoje miesto.

Dva nástroje, dve rýchlosti

Email sa využíval často a bez rozmyslu. V súčasnosti kolujú miliardy elektronických správ zo servera na server… Míňajú sa a hromadia v preťažených schránkach. Pripomeňme si, že to nie je práve ekologické. Podľa organizácie Carbon Literacy Project má každý email na svedomí v priemere 4 gramy CO2.

Hromadné emaily s viacerými príjemcami plynulosť tímovej práce príliš neuľahčujú. Vedú k tomu, že občas pridlho čakáme na odpoveď, alebo si respondenti emaily medzi sebou „prepinkávajú“ bez výsledku. Komunikátory, ktoré najprv vstúpili do života generácie Y prostredníctvom sietí, ako je napr. Facebook, teraz zaplňujú medzeru tak, že zlepšujú internú komunikáciu a riadenie projektov v pracovnej sfére. Vďaka lepšej synchronizácii medzi otázkou/odpoveďou a možnosťou skupinovej diskusie sa ľahšie predchádza zbytočným emailom. Kolegovia na služobnej ceste alebo tí, ktorí pracujú na diaľku, zostávajú v spojení so zvyškom tímu a sú v obraze o tom, čo sa práve deje. To prináša väčšie úspory času a zvýšenie produktivity.

Stav, keď sme neustále k dispozícii, má ale aj odvrátenú stranu v podobe stresu a roztrieštenia pozornosti. Často máme pocit, že musíme všetko nechať a odpovedať čo najrýchlejšie. Nechávame sa vyrušovať niekedy dokonca do takej miery, že pracujeme až neefektívne. Aby sme sa týmto problémom vyhli, je dobré pred každou činnosťou skontrolovať, či nám niekto nepíše.

Zabehnuté spôsoby vs. ochota k zmenám a s nimi spojená úspora času

Platformy určené na spoluprácu, ako je napríklad Slack, sú prepracované do takej miery, že je vďaka nim možné spravovať celé projekty. Programy ako Trello, Drive alebo Skype môžete nainštalovať do používaného rozhrania a predídete tak preklikávaniu medzi jednotlivými záložkami. Vyhnete sa prepínaniu medzi oknami, ušetríte si zbytočné pohyby a hľadanie medzi kartami. Je to jednoducho praktická vec. V aplikácii si môžete podľa potreby vytvárať rôzne štruktúry a kanály tak, aby vaša práca a komunikácia boli dobre zorganizované, čím predídete nekonečnému hľadaniu, ako je to často v zložke „doručená pošta“ vášho emailu.

Keďže pracujeme s dôležitými a často i tajnými informáciami, musíme byť pri výbere programu ostražití. Je nutné nájsť takú aplikáciu, ktorá zaručuje, že všetky informácie budú zabezpečené a zašifrované. Nie všetky komunikátory to spĺňajú.

Mladá generácia je na prácu s týmito nástrojmi zvyknutá, ale starší pracovníci nemusia byť ich používaniu naklonení. Email sa používa už roky a pre niektorých pracovníkov predstavuje zavedený a pohodlný spôsob komunikácie. Záleží teda na samotnom podniku, či svojich zamestnancov preškolí, aby využívali najlepší možný spôsob komunikácie.

Formálne vs. neformálne

Nové nástroje zároveň posilňujú vzťahy medzi kolegami, pretože správy, ktoré si cez ne vymieňajú, majú menej formálny ráz než v emaile a používaný štýl v nich vychádza skôr z hovoreného slova. Môžete pomocou nich naplánovať rokovanie, obed, dať vedieť, že prídete neskôr, alebo dokonca utužovať vzťahy… Niekedy majú totiž zamestnanci tendenciu skĺzavať od pracovných tém k tým zábavnejším.

Používanie emailu však so sebou nesie určitú dávku formálnosti. Obsahuje predmet, adresáta, vybranejší jazyk, zdvorilostné frázy a podpis… Získal dokonca charakter právneho dokumentu, rovnako ako list v papierovej forme. V roku 2008 vydal francúzsky zväz zamestnávateľov MEDEF príručku (adresovanú vedúcim pracovníkom na využitie IT nástrojov), kde nájdeme rady, ako efektívne používať email:

• „Zaistite, že budete komunikovať takým spôsobom, aby bol obsah vašej správy prispôsobený adresátom, ktorým je určený.“

• „Obmedzte používanie emailu, ak máte k dispozícii vhodnejšie prostriedky na komunikáciu.“

Email predstavuje väčšie súkromie

Neohovárajte vedenie alebo kolegov v správach na Slacku! Váš zamestnávateľ si totiž môže stiahnuť všetky (skutočne všetky!) konverzácie. Keďže ide o platformu, ktorú si nechala firma nainštalovať a platí za ňu, nič, čo sa na nej odohráva, nie je súkromné. Čokoľvek tu napíšete, môže byť použité proti vám.

Pokiaľ si s kolegami vymieňate súkromné správy, email predstavuje vyššie zabezpečenie. Zákonník práce to nezakazuje, takže záleží na spoločnosti, aké si nastaví pravidlá na používanie internetu a emailovej schránky. Počíta sa s tým, že zamestnanci využívajú možnosť posielať si súkromné správy, nemali by to však zneužívať. Pokiaľ ide o otázku, ktorá sa týka slobody jedinca a práva na súkromie, zamestnávateľ vás nemôže monitorovať bez toho, aby vás o tom vopred neinformoval. Podľa § 13 ods. 4 Zákonníka práce „zamestnávateľ nesmie bez vážnych dôvodov spočívajúcich v osobitnej povahe činností zamestnávateľa narúšať súkromie zamestnanca na pracovisku a v spoločných priestoroch zamestnávateľa tým, že ho monitoruje, vykonáva záznam telefonických hovorov uskutočňovaných technickými pracovnými zariadeniami zamestnávateľa a kontroluje elektronickú poštu odoslanú z pracovnej elektronickej adresy a doručenú na túto adresu bez toho, aby ho na to vopred upozornil.“

Na záver by sme si mohli obidva nástroje rozlíšiť: komunikátor je praktický v tom, že umožňuje okamžitú reakciu a nahradzuje ústny rozhovor. Naopak, email predstavuje formálne oznámenie a má charakter oficiálneho dokumentu.

Foto: WTTJ

Preklad: Zita Mudráková

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.