La messagerie interne instantanée remplacera-t-elle l’e-mail ?

En 1971, l’ingénieur Raymond Tomlinson envoyait le premier mail. En 2018, se sont 281 milliards de messages électroniques qui ont été envoyés dans le monde entier. Pourtant, cette même année a vu l’avènement des messageries instantanées : Slack, Facebook Workplace, Hangouts ou encore Front se sont fait une place sur les ordinateurs en milieu professionnel. Si certains crient déjà à la chute du roi mail au profit des plateformes collaboratives hybrides, ils ont en réalité chacun leur place propre au sein d’une entreprise.

Deux outils, deux vitesses

Le mail est souvent été utilisé à tort et à travers. Ce sont désormais des milliards de messages électroniques qui circulent de serveur en serveur… Les mails se croisent, s’amoncellent dans des boîtes de réception déjà surchargées et, rappelons-le, sont peu écologiques : selon l’organisation Carbon Literacy Project, un e-mail représenterait environ 4 grammes de CO2.

A (re)voir : How to be green at work

Travailler en équipe et avoir une conversation par mails à plusieurs est loin de favoriser la fluidité des échanges. Il en résulte un temps de réponse parfois long ou un échange de mails “ping-pong”, peu efficace. Les messageries instantanées, d’abord entrées dans la vie de la génération Y par un biais privé avec des sites comme Facebook, viennent combler un manque en améliorant la communication et la gestion de projet dans les structures professionnelles. En évitant les mails superflus, elles permettent une meilleure synchronicité des questions/réponses et plus de réactivité sur des discussions de groupe. Les collaborateurs en déplacement ou en télétravail restent ainsi toujours connectés au reste de l’équipe et au fait de l’activité. On obtient donc, la plupart du temps, un gain de temps et donc de productivité.

Le revers de la médaille de l’instantanéité est le stress et la déconcentration générés par la sensation d’obligation d’arrêter sa tâche en cours afin de répondre au plus vite : on assiste alors à une fragmentation des missions qui peut aller jusqu’à causer une perte d’efficacité. Pour éviter ces problèmes, il est conseillé de vérifier sa messagerie avant de se lancer dans une tâche.

Valeur sûre VS adaptabilité et gain de temps

De plus en plus complètes, les plateformes collaboratives, à l’instar de Slack, permettent de gérer des projets entiers : des logiciels sont installables (Trello, Drive, Skype…) dans l’interface afin de les concentrer au même endroit et d’éviter les aller-retour dans des onglets. Les manipulations sont réduites, on économise ses mouvements et les navigations entre les onglets, pour plus de praticité. Grâce à la possibilité de créer différentes chaînes et canaux, les échanges sont structurés et organisés, plus besoin donc de “scroller” dans sa boite mail pour retrouver une directive ou une information.
Ces multiples partages de données importantes et parfois confidentielles, demandent alors d’être attentif dans le choix de la messagerie instantanée. Il sera alors essentiel de trouver une solution garantissant la sécurité des données échangées, toutes les applications ne garantissant pas encore le cryptage de celles-ci.

De plus, si la jeune génération est à l’aise avec ces outils, des employés plus seniors pourraient ne pas être aussi enclin à les utiliser. Les mails, intégrés dans toutes les entreprises depuis bien longtemps peuvent représenter une valeur sûre et confortable pour certaines personnes. C’est alors à l’entreprise de prévoir des temps de formation du personnel afin d’optimiser l’utilisation des messageries.

Formel VS informel

Ces nouveaux outils pro tendent aussi à renforcer les relations entre collaborateurs, en rendant les échanges moins formels qu’un e-mail, l’écriture emprunte souvent à l’oralité et à la proximité qui en découle. Ultra-pratique pour organiser des réunions avec un sondage et quelques clics, il peut aussi servir à prévoir la pause déjeuner, prévenir d’un retard ou encore à créer du lien… Quitte à parfois brouiller l’information de base ou dissiper les salariés voire à glisser vers un contenu plus potache que professionnel.
L’utilisation du mail, en revanche, garde une certaine formalité grâce à ses codes de forme et de ton : un objet défini, l’accroche avec le nom de la personne à laquelle il est adressé, une écriture plus soutenue, une formule de politesse et une signature… Il devient alors un document à valeur juridique, au même titre qu’une lettre manuscrite. En 2008, dans le guide pratique de l’e-mail publié par le Medef (à destination des dirigeants d’entreprise pour une meilleure utilisation des outils informatiques), l’optimisation de l’e-mail est présentée :

• *« Communiquer de manière pertinente en s’assurant que le contenu de sa communication est bien approprié par rapport aux interlocuteurs qui la recevront.
• Limiter le recours à l’e-mail lorsque d’autres moyens de communication s’avèrent plus adaptés. »

Le mail, plus protégé

Réfrénez votre envie de critiquer la direction ou un collègue dans un message Slack ! La plateforme permet à votre employeur de télécharger toutes (toutes !) les conversations. Étant installée et payée par la société, il n’y existe aucune discussion privée, comme on dit : tout ce que vous écrirez pourra être retenu contre vous.
Au contraire, le mail offre une meilleure protection des échanges dits personnels. Le Code du travail n’interdit pas les échanges personnels, chaque entreprise doit donc définir ses propres règles d’emploi de la boîte mail. L’employé est généralement censé pouvoir user de sa liberté d’envoyer des mails à caractère privé, en évitant évidemment les abus. Sur cette question flirtant avec les libertés individuelles et le droit à la vie privée, l’employeur ne peut vous surveiller sans vous en avoir averti au préalable : l’article L.121-8 du Code du travail indique qu’aucune information ne peut être collectée par un dispositif sans en avertir le salarié, et il est interdit d’en lire le contenu.

En conclusion, il serait possible de distinguer les deux outils selon le paradigme suivant : la messagerie instantanée pour plus de praticité et d’instantanéité qui vient alors remplacer un dialogue oral, et le mail, qui lui serait un discours formel tenant du document officiel.

Suivez Welcome to the Jungle sur Facebook pour recevoir chaque jour nos meilleurs articles dans votre timeline !

Photos by WTTJ