Nahradí interní komunikační platformy klasický e-mail?

První e-mail odeslal v roce 1971 programátor Raymond Tomlinson. V roce 2019 se jich na celém světě poslalo 293 miliard denně. V tom samém roce však získaly na popularitě také aplikace umožňující komunikaci v reálném čase, jako je Slack, Facebook Workplace, Hangouts nebo Front. Někteří proto nevěstí e-mailu dlouhou budoucnost, pravda je ovšem taková, že oba způsoby komunikace mají ve firmách své místo.

Dva nástroje, dvě rychlosti

E-mail je často využíván nesprávně a bez rozmyslu. Miliardy elektronických zpráv právě teď kolují ze serveru na server… Míjejí se a hromadí v přetížených schránkách. Připomeňme si, že nejsou zrovna ekologické, podle organizace Carbon Literacy Project má každý e-mail na svědomí v průměru 4 gramy CO2.

Hromadné e-maily s několika příjemci plynulost týmové práce příliš neusnadňují. Vedou k tomu, že někdy dlouho čekáme na odpověď, nebo k tomu, že si kolegové e-maily mezi sebou „přepinkávají“, a výsledek nikde. Komunikační platformy umožňující okamžité zasílání zpráv, které nejprve vstoupily do života generace Y prostřednictvím sítí jako Facebook, nyní zlepšují interní komunikaci a řízení projektů v pracovní sféře. Umožňují vyhnout se nadbytečným e-mailům, zrychlit a zefektivnit komunikaci, a to i díky možnosti skupinové diskuze. Kolegové na služební cestě nebo ti, kteří pracují na dálku, zůstávají ve spojení se zbytkem týmu a vědí, co se právě děje. To šetří čas a zvyšuje produktivitu.

Každá mince však má dvě strany; stav, kdy jsme neustále k dispozici, vyvolává stres a tříštění pozornosti. Máme totiž pocit, že musíme všeho nechat a odpovědět co nejrychleji, necháváme se vyrušovat někdy až do té míry, že pracujeme zcela neefektivně. Abychom se těmto problémům vyhnuli, je dobré před každou činností zkontrolovat, zda nám někdo nenapsal.

Zaběhlé způsoby vs. ochota ke změnám a úspora času

Platformy pro spolupráci, jako je třeba Slack, jsou propracované do té míry, že přes ně lze spravovat celé projekty. Programy jako Trello, Drive nebo Skype můžete nainstalovat do používaného rozhraní, a vyhnete se tak přepínání mezi jednotlivými kartami, ušetříte si zbytečné pohyby a hledání mezi záložkami, je to zkrátka praktická věc. V aplikaci si můžete podle potřeby vytvářet různé struktury a kanály, tak aby vaše práce a komunikace byly dobře zorganizované, čímž předejdete nekonečnému hledání v doručené poště e-mailu.
Protože pracujeme s důležitými a mnohdy i tajnými informacemi, musíme být při výběru programu ostražití. Je tedy nezbytné najít takovou aplikaci, která zaručuje, že veškeré informace budou zabezpečené a zašifrované, protože ne všechny komunikátory to splňují.

Mladá generace je na práci s těmito nástroji zvyklá, ale starší zaměstnanci nemusí být jejich používání nakloněni. E-mail se používá už roky a pro některé pracovníky představuje zavedený a pohodlný způsob komunikace. Záleží tedy na podniku samotném, jestli své zaměstnance proškolí, aby poté využívali nejlepší možný způsob komunikace.

Formální vs. neformální

Tyto nové nástroje také posilují vztahy mezi kolegy, protože zprávy, které si skrz ně vyměňují, mají méně formální ráz než v e-mailu a psaný jazyk v nich vychází spíš z mluvené řeči. Můžete pomocí nich naplánovat jednání, oběd, dát vědět, že přijdete pozdě, nebo dokonce utužovat vztahy… Někdy totiž zaměstnanci mají tendenci sklouzávat od pracovních témat k těm zábavnějším.
Naproti tomu používání e-mailu s sebou nese jistou dávku formálnosti, protože má jasně danou strukturu. Obsahuje předmět, adresáta, vybranější jazyk, zdvořilostní fráze a podpis… Získal dokonce charakter právního dokumentu, stejně jako ručně psaný dopis. V roce 2008 vydal francouzský svaz zaměstnavatelů MEDEF příručku (adresovanou vedoucím pracovníkům pro zlepšení využití IT nástrojů), v níž najdeme rady, jak efektivně používat e-mail:

• „Komunikujte takovým způsobem, aby byl obsah vaší zprávy přizpůsoben adresátům, jimž je určen.“
• „Omezte používání e-mailu, jestliže máte k dispozici vhodnější prostředky pro komunikaci.“

E-mail představuje větší soukromí

Nepomlouvejte vedení nebo kolegu ve zprávách na Slacku! Váš zaměstnavatel si totiž může stáhnout všechny (opravdu všechny!) konverzace. Protože se jedná o platformu, kterou si nechala firma nainstalovat a platí za ni, nic, co se v rámci ní odehrává, není soukromé. Cokoli zde napíšete, může být použito proti vám.
Pokud si s kolegy vyměňujete soukromé zprávy, e-mail představuje větší zabezpečení. Zákoník práce to nezakazuje, takže záleží na společnosti, jaká nastaví pravidla pro používání internetu a e-mailové schránky. Počítá se s tím, že zaměstnanci využívají možnosti posílat si soukromé zprávy, neměli by toho ale zneužívat. Jestliže jde o otázku, která se týká svobody jedince a práva na soukromí, zaměstnavatel nemůže vaši aktivitu monitorovat, aniž by vás o tom předtím neinformoval. Podle článku L.121-8 francouzského zákoníku práce žádné zařízení nesmí shromažďovat informace, aniž by na to upozornilo zaměstnance, a stejně tak je zakázáno číst jejich obsah.

V Česku se touto problematikou zabývá §316 zákoníku práce, podle nějž má zaměstnavatel výslovně zakázáno narušovat soukromí zaměstnance např. kontrolou pošty nebo záznamem hovorů, na druhou stranu zaměstnanec bez souhlasu zaměstnavatele nesmí užívat pracovní prostředky (tedy například počítač nebo telefon) pro svou osobní potřebu, což je „zaměstnavatel oprávněn přiměřeným způsobem kontrolovat“.

Závěrem bychom si mohli oba nástroje následovně rozlišit: komunikátor je praktický v tom, že umožňuje okamžitou reakci a nahrazuje ústní rozhovor, e-mail naopak představuje formální sdělení a má charakter oficiálního dokumentu.