3 tipy, jak organizovat meetingy, které skutečně k něčemu jsou

Před pandemií platilo, že vedoucí pracovníci trávili poradami 27 dní ročně. Přitom se na 75 % z těchto porad vlastně o ničem nerozhodlo… Obě čísla se zdají být vysoká, současně ale asi nikoho nepřekvapí, je to tak? Ačkoli se toho o zbytečnosti (a neefektivitě) firemních porad mnoho namluví, poslední roky oblíbenost zasedacích místností stále stoupá. Proč je tak těžké naučit se dělat porady správně a produktivně? Náš interní odborník na meetingy a autor Louis Vareille přináší několik konkrétních řešení, díky kterým můžete rychle zvýšit kvalitu porad, které pořádáte vy nebo jste na ně přizváni svým vedením, a přijímat rozhodnutí opravdu efektivně.

A to zní nedocenitelně, že?

Tip č. 1: Žádná schůze nemůže být užitečná, není-li dobře připravená

„Příliš často se stává, že je několik lidí pozváno do jedné místnosti, aby se zúčastnili nepřipraveného a nestrukturovaného jednání, do kterého nedokážou smysluplně zasáhnout a které nemá žádný hmatatelný výsledek,“ pozoruje Louis Vareille. Zní to trochu pesimisticky, ale taková je prostě situace. Jak zařídit, aby pracovníci chodili na porady připraveni?

Program schůze musí být k dispozici předem

Porada by se neměla zvrhnout v improvizaci (pokud tedy nevyznáváte nějaký supermoderní a inovativní přístup k poradám). Rozešlete-li jasný a přehledný program schůze dostatečně předem, zvýšíte své šance, že se na ni každý pořádně připraví a promyslí si, na co by chtěl zavést řeč. Program schůze musí zahrnovat seznam témat, která se budou probírat. „Myslete na to, že dobré nápady nepřicházejí vždycky spontánně od extrovertů, kterým nedělá problém mluvit bez rozmyslu před ostatními. Dobré myšlenky mají i introvertnější lidé, kteří si musejí všechno nechat projít hlavou, než promluví.“

Rozešlete/vyžadujte potřebné materiály s předstihem

V anglosaských zemích se takovým materiálům říká pre-reads (podklady). Poskytnete-li veškeré informace potřebné k pochopení probíraného tématu předem, budete se v den D moci věnovat tomu, co je skutečně potřeba vyřešit. Díky tomu se na poradě nebudete muset proklikávat padesátislidovým PowerPointem, budou vám stačit tři, čtyři slidy s klíčovými body jednání. „David Askienazy ze společnosti Oasys hovoří o tzv. ‚gólových slidech‘,“ říká Louis Vareille. „Jsou to stránky prezentace, které jsou skutečně užitečné a pomáhají nasměrovat konverzaci. Není potřeba k nim nic sáhodlouze vysvětlovat. Fotbaloví fanoušci to zajisté ocení.“

„Každá porada musí mít svůj cíl, proč se vlastně svolává. Mnohdy se ale zaměňuje ‚cíl‘ porady a její konkrétní ‚téma‘.“

Vyzkoušejte různé taktiky

Pochybujete, že si před schůzí někdo bude zaslané podklady vůbec číst? Jeff Bezos také. Není to něco, co byste najednou mohli kolegy naučit přes noc. Proto všechny porady v Amazonu začínají několikaminutovým tichem, během kterého mají všichni účastníci příležitost se seznámit s podklady ke schůzi. Až pak začíná diskuze.

Tip č. 2: Žádná schůze nemůže být užitečná, nemá-li přesně definovaný program a cíl

„Každá porada musí mít svůj cíl, proč se vlastně svolává. Mnohdy se ale zaměňuje ‚cíl‘ porady a její konkrétní ‚téma‘,“ připomíná Louis Vareille. Takže ne, cílem schůze opravdu nemůže být „prodiskutovat letošní závěrečné školení“. Ale může to být třeba „rozhodnout o tématech tří závěrečných workshopů a domluvit objednávku cateringu“.

Formulujte jednoduchý cíl a ten sdílejte s ostatními

Cíl schůze nemůžete sesmolit na koleni pět minut před schůzí, to chce svůj čas. Podle Louise Vareillea by měl být cíl schůze srozumitelný a přímočarý. Například: „Jaké konkrétní kroky bychom mohli realizovat, abychom vyřešili stávající problém?“ Když budete takový cíl sdílet předem, bude mít každý možnost přijít s něčím konstruktivním.

Navrhněte realistický harmonogram

Také už jste někdy ze schůze odcházeli rozčarovaní, protože se na polovinu věcí ze seznamu vůbec nedostalo? (Přičemž ta nejzajímavější témata byla samozřejmě na konci?) Louis Vareille doporučuje dobře si spočítat, kolik času asi jednotlivé téma zabere A pak ho vynásobit dvěma. „Jestli se vám často stává, že není čas na zpětnou vazbu, musíte si na to čas udělat a počítat s ním dopředu,“ dodává radu pro optimistické organizátory porad.

Na začátku schůze nechte ostatní odsouhlasit program a jeho jednotlivé body

„Díky tomu nebude mít odpovědnost za poradu čistě jen ten, kdo ji svolal a kdo ji vede. Přenese se na všechny přítomné,“ podotýká Louis Vareille. Kromě toho se hned na začátku ujistěte, že ostatní souhlasí s tím, jak budete schůzi řídit a umravňovat účastníky… To může zahrnovat například připomínky ke stručnosti (ať to slyší i Simon, uspávač hadů!).

Požádejte někoho, aby stopoval čas

Než porada začne, domluvte se s jedním kolegou, že bude sledovat, jestli se dodržuje časový harmonogram ve vztahu k jednotlivým bodům. „Budou to takové vaše mluvící hodiny, které vám i všem ostatním připomenou, že čas běží,“ vysvětluje Louis Vareille.

„Klidně znovu a znovu opakujte, jaká jste přijali rozhodnutí a jaké bude třeba učinit kroky.“

Tip č. 3: Žádná schůze nemůže být užitečná, nevede-li ke konkrétním rozhodnutím

Připomínáme číslo ze začátku článku – tři ze čtyř firemních porad končí bez jakéhokoli konkrétního rozhodnutí. Z mnoha důvodů. Co tedy můžete udělat pro to, aby vaše schůze vedly k jasným krokům, které se ve finále opravdu realizují? Je možné to nějak zařídit?

Porad by se měly účastnit pouze relevantní osoby

„Čím víc lidí u stolu, tím míň se toho udělá,“ varuje Louis Vareille. „U větších skupin bývá těžší zapojit do práce skutečně všechny, a tím pádem dochází častěji k tomu, že ti, co nic nedělají, ruší svým chováním ty ostatní.“ Zakladatel Amazonu Jeff Bezos má jednu radu: Nikdy neorganizujte schůze s větším počtem lidí, než kolik by se najedlo ze dvou pizz. „Aby mohl na poradě každý vyjádřit svůj názor, musejí být účastníci dobře vybráni. Zaprvé musejí být schopni něčím přispět do diskuze a zadruhé musejí být ochotni tak učinit,“ doplňuje náš odborník.

Ať každý dostane prostor

Osoba, která schůzi vede, musí jednotlivé účastníky vyvolávat jmenovitě a spravedlivě. Jinak nedostanou introverti příležitost vyjádřit své výhrady či sdílet nápady, což může později vést k tomu, že věci domluvené na poradě nebudou dodržovat.

Ať to probíhá svižně, aby neupadala pozornost

Však to znáte, někdy je těžké vést živou diskuzi (hlavně po obědě, že). Organizátor schůze proto musí být přizpůsobivý, sledovat náladu v místnosti a často předávat slovo různým lidem: nikdo by se neměl cítit vynechán nebo odstrčen. „Můžete také pověřit jednotlivé vedoucí projektů, aby řídili poradu v těch bodech harmonogramu, které se týkají jejich projektů. Zpestří to jednání a účastníkům se bude lépe udržovat pozornost. Ať je to zajímavější…“ radí Louis Vareille.

Střídejte témata a průběh porad

„Každý z nás disponuje jedinečnou skladbou mysli, Gartner tomu říká mnohočetná inteligence,“ říká Louis Vareille. „Chcete-li udeřit na správnou strunu u tolika lidí, je třeba využívat různé způsoby komunikace a chtít po pracovnících, aby do diskuze přispívali také různě – písemně, ústně, spontánně, ale i promyšleně.“ Na poradě může proběhnout chvíle tichého čtení, hlasité diskuze, prezentace jednoho člověka, brainstorming nebo zapisování na lístečky… Nezáleží na tom, jestli jste v zasedačce, nebo na Zoomu, vždy se vám nabízí vícero možností, jak oživit diskuzi, udržet si pozornost všech a dosáhnout požadovaných výsledků.

Ale hlavně: Několikrát připomeňte, na čem jste se vlastně domluvili

Hrozně moc porad končí tak, že se přetahuje a pak se ve spěchu uzavírá diskuze, všichni rychle zaklapávají notebooky a spěchají za dalšími povinnostmi. Proto klidně znovu a znovu opakujte, jaká jste přijali rozhodnutí a jaké bude třeba učinit kroky. Menší shrnutí udělejte po každém úspěšně odškrtnutém bodu jednání, pak ještě jednou na konci schůze a pak ještě jednou písemně, po skončení porady. Nedáte tak pracovníkům šanci zapomenout, k čemu se zavázali.

„Pro pravého leadera je porada stejně užitečná jako šroubovák pro elektrikáře.“

Pochopitelně nebude snadné všechny výše uvedené rady zavést do praxe hned od pondělí. Louis Vareille proto doporučuje si vybrat jednu nebo dvě a začít na nich usilovně pracovat. „Ve všech případech, kdy došlo k aplikování mé metodologie v praxi, bylo možné pozorovat razantní změny v průběhu jednání,“ dělí se o své zkušenosti. Hlavní čtyři pilíře, na kterých stojí úspěšná porada, jsou: jasný cíl, pečlivě zvolení účastníci, různorodý průběh diskuze pro udržení pozornosti a příležitost pro všechny zúčastněné zapojit se do diskuze. Kromě toho je samozřejmě nutná řádná příprava ze strany organizátora i účastníků. „Porady mohou být pro vedení firem užitečným nástrojem. Každý vedoucí k nim může přistupovat ve vlastním stylu a formátu,“ uzavírá Louis Vareille. *„Když se na to jde správně, pak pro pravého leadera je porada stejně užitečná jako šroubovák pro elektrikáře.“

Překlad: LexiPro
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, Twitteru nebo Instagramu a začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.