Konec nedorozumění v práci: 5 tipů, jak efektivně komunikovat v týmu

I když je účelem komunikace sdílet zprávu nebo myšlenku, ne vždy se nám podaří sdělit to, co máme na mysli. Někdy se tato zpráva ztratí nebo špatně pochopí a to nám brání v účinné komunikaci. O čem vlastně mluvíme, když mluvíme o efektivní komunikaci? Jedná se o schopnost komunikovat jasným a srozumitelným způsobem a díky tomu zabránit možnostem nedorozumění.

Chcete-li se dozvědět, jak efektivně sdělovat své nápady, a započít tak cestu k dosažení svých cílů, tady máte 5 klíčů:

1. Vytvořte efektivní zprávu

Prvním krokem k tomu, aby posluchač správně pochopil vaše poselství, je mít jasno o svém komunikačním záměru: co chcete sdělit? S ohledem na váš nápad si připravte zprávu takto:

1. Přizpůsobte ji komunikačnímu prostředku a kanálu: Nevyjadřujeme se stejně e-mailem jako telefonicky nebo na obchodní schůzce. Přizpůsobte proto svůj jazyk a řeč těla okolnostem.

2. Mluvte jasně a stručně: Je důležité používat slovní zásobu, která je co nejpřesnější, aby se zabránilo nejednoznačnosti. V opačném případě může dojít k různým výkladům, což potom komplikuje dosažení kýžených cílů komunikačního aktu.

3. Udržujte jasnou strukturu: Vytvořte zprávu, kterou můžete uspořádaně předat, abyste zachovali koherenci zprávy a posloupnost myšlenek.

4. Vyhněte se chaosu: Přeskakování z jednoho tématu na druhé posluchače zmate. Stručnost a vyjasnění různých nutných zápletek vám zaručí, že vaše zpráva bude lépe pochopena.

5. Nespěchejte: Mluvit jasně a vyhnout se chaosu nejsou nutně synonyma pro krátkou zprávu. Není to o psaní telegramu, jde jen o to, dostatečně vysvětlit, co máte na mysli. Rozviňte vše, co uznáte za vhodné.

2. Berte v potaz kontext

Před odesláním zprávy byste měli zvážit nejen svůj komunikační záměr (co chcete sdělit), ale i prvky, které ji obklopují a které mohou usnadnit nebo ztížit její pochopení. V pracovním prostředí byste měli vzít v potaz:

• Vnější prvky (například šum, místo nebo zvolený čas). Pokud máte pocit, že by nějaké vnější faktory mohly způsobit změny ve vnímání zprávy a konverzace by byla nevýhodná, neváhejte a pokuste se najít alternativu nebo konverzaci odložit na jinou vhodnější dobu.

• Zkušenosti posluchače. Pro efektivní komunikaci musíte s posluchači sdílet tzv. kódy, které jim umožní vašemu sdělení porozumět. Příjemce může potřebovat vědět, jak daný počítačový program funguje, jaké jsou cíle, kterých chcete dosáhnout, nebo to, o čem se mluvilo na poslední schůzce.

• Možné kulturní rozdíly. Pokud jste přišli na možné rozdíly v aspektech, jako je způsob, jak chápat řeč těla, nebo dokonce ve způsobu, jak vnímáte formálnost situace, věnujte tomuto zvláštní pozornost. Tyto aspekty mohou zkomplikovat správné pochopení vašeho poselství.

3. Naslouchejte druhému účastníkovi hovoru

Efektivní komunikace znamená více než jen výměnu informací. Jde o pochopení emocí a záměrů schovaných za danou informací. Takže kromě toho, že víte, jak předat zprávu, musíte také aktivně naslouchat osobě, se kterou se bavíte. Jak na to:

• Soustřeďte se na svého partnera. Dávejte pozor na to, co vám druhý člověk řekne. Ukažte mu, že vás to, co říká, zajímá, a snažte se, aby to pochopil.

• Neskákejte si do řeči. Poslouchat není to samé jako vyčkávat, až přijde řada na vás. V opačném případě totiž riskujete, že když budete druhého poslouchat jen proto, abyste věděli, na co odpovědět dál, nebudete vlastně efektivně komunikovat.

• Zajímejte se o potřeby nebo potíže, na které druzí při plnění úkolů natrefili.

V každém případě se vyhněte pasivně agresivnímu tónu a zprávám, tím zaručeně neprospějete nikomu.

4. Nedělejte si vlastní závěry

Když předpokládáme, vytváříme si realitu v naší mysli, která se ale může lišit od té skutečné. Proto mohou předpojatost, předsudky a další přesvědčení bránit účinné komunikaci, a aniž bychom si všimli, naše pozornost se stane selektivní, to znamená, že odmítáme některé výroky, které jsou v rozporu s naším přesvědčením. Aby se zabránilo takovým nedorozuměním:

• Neváhejte se zeptat, abyste se ujistili, že jste dané sdělení druhé osoby pochopili správně. Vždycky je lepší se zeptat, než něco jen předpokládat.

• Zamyslete se nad tím, jak může být vaše zpráva přijata, a přizpůsobte ji tak, aby vyhovovala vašemu posluchači. Tím se vyhnete chybám a možným konfliktům.

• Vezměme v potaz i kulturní rozdíly nebo hodnotový systém druhé osoby. Je to o tom, být si vědom možných citlivých aspektů, jako je vnímání času, řeč těla a další relevantní faktory, které mohou změnit způsob, jakým je naše sdělení vnímáno.

5. Pozor i na neverbální komunikaci

Způsob, jakým se díváte, posloucháte, pohybujete a reagujete na někoho jiného, říká více o tom, jak se cítíte, než vaše slova. Ve skutečnosti podle psychologa Alberta Mehrabiana, průkopníka výzkumu neverbálního chování, až 93 % toho, co předáváme našemu posluchači, nemá nic společného se slovy, která pronášíme.

Neverbální komunikace (NK) zahrnuje vše od výrazů obličeje, tělesných gest, očního kontaktu, držení těla nebo tónu našeho hlasu až po způsob, jakým dýcháme. Naučit se, jak neverbální komunikaci používat, vám pomůže zlepšit způsob, jakým komunikujete s ostatními, a také zlepšit vztahy v práci. Jak na to:

• Buďte citliví a udržujte oční kontakt s osobou, se kterou mluvíte. Usmívat se a zároveň tlačit ramena dozadu vám pomůže cítit se sebejistější a v druhých vzbudit důvěru.

• Věnujte pozornost svému hlasu a tónu, který používáte. Asi 38 % z přenesené zprávy pochází z těchto dvou prvků (malá nápověda: význam slov, která používáme, představuje pouze 7 %).

• Nezapomeňte, že můžete použít řeč těla, abyste zdůraznili verbální zprávu. Například pro sdělení pozitivní zprávy se můžete usmát.

Jak můžete vidět, efektivní komunikace je nezbytná nejen proto, abyste jasně pochopili a předali svou zprávu, ale může se stát také klíčem k tomu, jak uspět ve všech vašich projektech. Tím, že se vyhnete nedorozumění, zlepší se vaše vztahy s kolegy, usnadní týmová práce a dosáhnete svých cílů. Vždyť přece komunikujeme neustále, proto je tak důležité to dělat efektivně!

Přeložila Hana Tlolková
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.