Adiós malentendidos: 5 claves para una comunicación efectiva en el trabajo

Largas listas de correos electrónicos desordenados. Conflictos entre miembros del equipo de trabajo. Proyectos mal planificados. Ideas poco desarrolladas. Archivos dispersos. Entregas retrasadas… ¿Te suena? No temas, no estás solo. Pero las buenas noticias son que evitar los problemas derivados de una mala comunicación con tus compañeros de trabajo o con tus superiores es posible. Basta con aprender a comunicarte de forma efectiva para aumentar de manera exponencial los niveles de confianza dentro del equipo, lo que se traduce en un mejor ambiente de trabajo y mejores resultados.

Aunque el objetivo de la comunicación sea compartir un mensaje o una idea,no siempre logramos transmitir lo que tenemos en mente. A veces ese mensaje se pierde o se malinterpreta y nos impide llevar a cabo una comunicación efectiva. Pero, ¿de qué hablamos cuando hablamos comunicación efectiva? Se trata de la capacidad de poder comunicarnos de una manera clara y entendible, para lo que es necesario tratar de eliminar la posibilidad de que se produzcan malentendidos.

Para aprender a comunicar eficazmente tus ideas e iniciar así el camino para alcanzar tu metas y propósitos, te damos las 5 claves:

1. Construye un mensaje eficaz

El primer paso para que el receptor entienda tu mensaje correctamente, es tener clara tu intención comunicativa: ¿qué quieres transmitir? Con tu idea en mente, prepara tu mensaje:

1. Adáptalo al medio y al canal: Nos nos expresaremos de la misma forma por email que por teléfono o en una reunión de empresa. Adapta tu lenguaje y tu expresión corporal a las circunstancias.

2. Sé claro y conciso: Es importante usar un vocabulario que resulte lo más preciso posible para evitar ambigüedades. En caso contrario, se puede dar pie a múltiples interpretaciones que dificulten los objetivos perseguidos en el acto comunicativo.

3. Mantén una estructura clara: Construye un mensaje que puedas transmitir de manera organizada, para mantener la coherencia del mensaje y de la sucesión de ideas.

4. Evita los rodeos: Saltar de un tema a otro confundirá a tu interlocutor. Ser breves y dejar claros los diferentes argumentos hará que tu mensaje se entienda mejor.

5. Tómate tu tiempo: Ser claro y evitar rodeos no son necesariamente sinónimos de un mensaje corto. No se trata de escribir un telegrama, sino de explicar suficientemente lo que quieres decir. Extiéndete todo lo que consideres necesario.

2. Ten en cuenta el contexto

Antes de mandar un mensaje, no solo debes tener en cuenta tu intención comunicativa (¿qué quieres transmitir?), sino los elementos que lo rodean y que pueden facilitar o dificultar su comprensión. En el entorno laboral, deberás pensar en:

• Elementos externos (como el ruido, el lugar o el momento elegido). Si crees que algún factor externo podría provocar alteraciones en la percepción del mensaje y ocasionar que la conversación fuese poco provechosa, no dudes en tratar de encontrar una alternativa o posponerla hasta otro momento más oportuno.

• Experiencia del receptor. Para una comunicación eficaz, es necesario que tu interlocutor comparta contigo los códigos que le permitirán entender el mensaje. Puede que el receptor necesite conocer el funcionamiento de un programa informático, los objetivos que queréis conseguir o lo que se habló en la última reunión.

• Posibles diferencias culturales. Si hemos indentificado posibles diferencias en aspectos como la manera de concebir el lenguaje corporal o incluso en la manera de tratar la formalidad, préstales especial atención para evitar que dificulten la comprensión del mensaje.

3. Escucha a tu interlocutor

Comunicarse de forma efectiva significa algo más que intercambiar información. Se trata de comprender las emociones y las intenciones que se esconden detrás de esa información. Por lo que, además de saber transmitir un mensaje, también debemos saber escuchar de forma activa a nuestro interlocutor. Para ello:

• Concéntrate en tu interlocutor. Presta atención a lo que te cuenta tu interlocutor y muestra interés, de manera que la persona con la que hablas se sienta comprendido.

• Evita interrumpirle. Escuchar no es lo mismo que esperar tu turno para hablar. De lo contrario, corres el riesgo de escucharle simplemente para saber qué contestar a continuación, lo que, claramente, no te permitirá llevar a cabo una comunicación efectiva.

• Interésate por las necesidades o las dificultades que está encontrando tu interlocutor a la hora de llevar a cabo una tarea.

4. No hagas suposiciones

Si suponemos, creamos una realidad dentro de nuestra mente que podría ser distinta a la realidad externa. Por ello, las nociones preconcebidas, prejuicios y otras creencias pueden obstaculizar la comunicación efectiva y hacer que, sin darnos cuenta, nuestra audición y retención se vuelvan selectivas, es decir que descartemos aquellos enunciados que contradigan nuestras creencias. Para evitar este tipo de malentendidos:

• No dudes en preguntar para asegurarte de que has entendido el mensaje de tu interlocutor. Siempre es mejor preguntar que hacer una suposición.

• Reflexiona sobre cómo puede ser recibido tu mensaje y adáptalo para que se ajuste a tu interlocutor. Así evitarás equivocaciones y posibles conflictos.

• Ten en cuenta las diferencias culturales o el sistema de valores de nuestro interlocutor. Se trata de ser conscientes de los posibles aspectos sensibles, como pueden ser la manera de concebir el tiempo, el lenguaje corporal y otros factores relevantes que pueden alterar la forma en la que nuestro mensaje es percibido.

5. Cuida la comunicación no verbal

La forma en que miras, escuchas, te mueves y reaccionas ante otra persona dice más sobre cómo te sientes que tus palabras.La comunicación no verbal (CNV) abarca desde las expresiones faciales, gestos corporales, contacto visual, postura o tono su voz, hasta la forma de respirar. Aprender a utilizarla te ayudará a mejorar la manera en que te comunicas con los demás y mejorar las relaciones en el trabajo. Para ello:

• Muéstrate receptivo y mantén contacto visual con la persona con la que estás hablando. Sonreír y echar los hombros hacía atrás te ayudarán a sentirte más seguro y transmitir confianza.

• Presta atención a la voz y al tono que utilizas, pues gran parte de lo que comunicamos con un mensaje proviene de estos dos elementos (una pista: el significado de las palabras que utilizamos cuenta mucho menos de lo que pensamos).

• Recuerda que puedes usar el lenguaje corporal para enfatizar el mensaje verbal. Por ejemplo, sonréir para transmitir un mensaje positivo.

Como ves, la comunicación efectiva es fundamental no solo para hacerte entender y comunicar tu mensaje con claridad, sino que puede convertirse en el camino para tener éxito en todos tus proyectos. Al evitar malentendidos, mejorará la relación con tus compañeros y facilitará el trabajo en equipo y que alcancéis vuestros objetivos. Estamos comunicando constantemente, ¡por eso es tan importante hacerlo de manera efectiva!

Foto de WTTJ

¡Sigue a Welcome to the Jungle en Facebook y abónate a nuestra newsletter para recibir nuestros mejores artículos!