Zbohom nedorozumeniam! 5 tipov, ako v práci komunikovať efektívne

Dlhý zoznam neroztriedených e-mailov v schránke, konflikty medzi členmi pracovného tímu, zle naplánované projekty, nedostatočne rozvinuté nápady, neusporiadané priečinky, oneskorené odovzdanie projektu… Je vám to povedomé? Nebojte sa, určite nie ste sami. Dobrá správa je, že problémom vyplývajúcim zo zlej komunikácie s vašimi kolegami alebo nadriadenými sa môžete vyhnúť. Efektívnou komunikáciou zároveň posilníte dôveru vo vnútri tímu, čím zlepšíte nielen pracovnú atmosféru, ale aj výsledky spoločnosti.

Hlavným cieľom komunikácie ako takej je odovzdať a prijať informáciu. Niekedy sa nám však nepodarí dostatočne dobre vyjadriť to, čo máme na mysli. Zmysel správy sa stratí v komunikačnom šume alebo je informácia nesprávne dekódovaná a to nám znemožňuje komunikovať efektívne. Čo vlastne znamená výraz efektívna komunikácia? Je to schopnosť vyjadrovať sa jasne a zrozumiteľne. Aby sme to docielili, je nevyhnutné eliminovať situácie, ktoré by mohli viesť k nedorozumeniam.

Pripravili sme pre vás päť tipov, ktoré vám pomôžu efektívne vyjadriť svoje nápady a pomôcť vám tak na ceste k dosiahnutiu vášho komunikačného zámeru:

1. Vytvorte efektívnu správu

Aby človek správne dešifroval správu, ktorá mu je určená, prvou podmienkou je jasný komunikačný zámer. Čo chcete vlastne povedať? Na to myslite vždy, keď budete formulovať správu.

1. Inak sa vyjadrujeme v písanej správe, inak cez telefón a inak vystupujeme na firemnej porade. Prispôsobte svoj jazyk a gestá okolnostiam.
2. Buďte struční a jasní. Je dôležité používať čo najpresnejšie výrazy a predísť tak nejasnostiam. V opačnom prípade môže nejasná správa viesť k jej rozličným interpretáciám a znemožní dosiahnutie cieľa sledovaného v komunikačnom akte.
3. Dodržujte jasnú štruktúru. Správu zostavte tak, aby ste ju vedeli podať štruktúrovane a zachovali tak jej koherenciu a postupnosť myšlienok v nej obsiahnutých.
4. Nechoďte okolo horúcej kaše. Zdĺhavé vyjadrovanie a rýchle menenie tém môžu byť pre prijímateľov mätúce. Krátke a jasné argumenty zvýšia šance, že vaša správa bude pochopiteľná a pochopená.
5. Neponáhľajte sa. Pozor, vecnosť nie je to isté ako krátka správa. Nejdete diktovať telegram, ale potrebujete poriadne vysvetliť to, čo chcete povedať, takže si na to vyhraďte dostatok času.

2. Nezabudnite na kontext

Pred tým, než do sveta vypustíte správu, nestačí myslieť len na váš komunikačný zámer (teda na to, čo chcete povedať). Musíte brať do úvahy aj všetky okolité aspekty, ktoré môžu zjednodušiť alebo sťažiť porozumenie. V pracovnom prostredí je dôležité pamätať na:

• Vonkajšie prostredie (ruch, nevhodne zvolené miesto a čas). Ak si myslíte, že by nejaký externý prvok mohol skomplikovať správne pochopenie vašej idey a zmariť tým šancu na konštruktívnu debatu, skúste sa zamyslieť nad alternatívnym riešením alebo preložte rozhovor na iný termín.
• Vedomosti toho, kto vás počúva. Pre efektívnu komunikáciu je potrebné, aby váš partner poznal kód, ktorý mu umožní dešifrovať vašu správu. Mal by teda vedieť napríklad o tom, ako funguje určitý počítačový program, aké sú firemné ciele alebo o čom sa diskutovalo na poslednej schôdzi.
• Kultúrne rozdiely. Snažte sa brať do úvahy všetky potenciálne rozdiely medzi vami a prijímateľmi správy a dbajte aj na reč tela. Vďaka tomu pri rozhovore predídete možným komplikáciám.

3. Vypočujte si ostatných účastníkov dialógu

Efektívna komunikácia znamená viac ako len výmenu informácií. Ide tiež o pochopenie emócií a zámerov, ktoré sa skrývajú za touto informáciou. Okrem toho, že vieme správu vypovedať, musíme tiež vedieť, ako aktívne počúvať nášho partnera.

• Sústreďte sa na svojho komunikačného partnera. Venujte pozornosť tomu, čo vám hovorí, a prejavte záujem a empatiu. Osoba, s ktorou hovoríte, by sa mala cítiť pochopená.
• Neprerušujte. Počúvať s porozumením nie je to isté, ako byť ticho a čakať, kedy príde váš čas, aby ste prehovorili. Ak je to aj váš prípad, vaše počúvanie môže byť len povrchné a znemožňujete tým efektívnu komunikáciu, keďže vnímate len preto, aby ste dokázali sformulovať bezprostrednú odpoveď.
• Aktívne sa zaujímajte o potreby či prekážky, s ktorými bojuje váš komunikačný partner pri riešení svojich úloh.

4. Nestavajte na domnienkach

Ak predpokladáme alebo sa len domnievame, v našej mysli vytvárame vlastnú realitu, ktorá by sa mohla líšiť od tej vonkajšej. Predsudky, vžité stereotypy či iné presvedčenia môžu preto brániť efektívnej komunikácii. Bez toho, aby sme si to uvedomovali, môžeme selektovať informácie, ktoré prijímame. To znamená, že automaticky odmietame tie vyhlásenia, ktoré sú v rozpore s našimi presvedčeniami. Takýmto nedorozumeniam sa však môžete vyhnúť:

• Pýtajte sa a uistite sa, že ste porozumeli posolstvu vášho komunikačného partnera. Radšej si zmysel správy overte, ako by ste mali len predpokladať a stavať na domnienkach.
• Zamyslite sa, ako by mohla byť vaša správa prijatá, a skúste ju podať čo najvhodnejším spôsobom prispôsobeným osobe, s ktorou komunikujete.
• Zohľadnite kultúrne rozdiely alebo hodnotový systém účastníkov rozhovoru. Je dôležité vnímať rôzne aspekty komunikácie, akými sú napríklad vnímanie času, reč tela a ďalšie iné relevantné faktory. Môžu zmeniť to, ako bude vaša správa prijatá.

5. Nezabúdajte na neverbálnu komunikáciu

Spôsob, akým sa pozeráte, počúvate, pohybujete sa a reagujete na iných ľudí, vypovedá o vás viac ako použité slová. Podľa psychológa Alberta Mehrabiana, priekopníka vo výskume neverbálnej komunikácie, až 93 % z toho, čo odovzdávame nášmu komunikačnému partnerovi, nemá nič spoločné so slovami, ktoré vyslovujeme.

Neverbálna komunikácia zahŕňa širokú škálu výrazov tváre a gest, vizuálny kontakt, držanie tela, tón hlasu a dokonca aj spôsob dýchania. Ak si osvojíte jej zásady, zlepšíte spôsob komunikácie s ostatnými a zároveň aj vzťahy v práci.

• Buďte vnímaví a udržujte očný kontakt s osobou, s ktorou hovoríte. Vypnite hruď a usmievajte sa. Budete sa cítiť sebavedomejšie a zároveň budete vzbudzovať dôveru.
• Kontrolujte výšku a tón hlasu, pretože tvoria 38 % z prenosu správy (význam slov, ktoré používame, tvorí iba 7 %).
• Nezabudnite, že na zdôraznenie verbálnej správy môžete použiť reč tela. Úsmevom zdôrazníte pozitívnu správu.

Efektívna komunikácia je nevyhnutná nielen preto, aby ste zreteľne vyjadrili svoje myšlienky, ale môže sa stať cestou k úspechu vo všetkých vašich projektoch. Vyhnete sa nedorozumeniam, zlepšíte si vzťahy s kolegami, uľahčíte tímovú prácu a postupne dosiahnete svoje ciele. Komunikujeme neustále a na všetkých úrovniach, preto by sme v tom byť čo najefektívnejší.

Preložila Veronika Michalková

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.