Jak může AI ušetřit čas v práci? 5 konkrétních tipů od expertů

AI je všude. Jen najít způsob, jak ji využít

Marketéři, personalisté, designéři, překladatelé, projektoví manažeři nebo i kreativní umělci. Ti všichni (a mnozí další) těží při práci z nástrojů umělé inteligence. Ta se stala jedním z hlavních témat posledních několika let. A i v dohledné budoucnosti bude důležitost AI pravděpodobně jenom dál růst. Podle analýzy společnosti MarketsandMarkets, kterou cituje Forbes, dosáhne v roce 2027 celosvětově trh spojený s AI obratu 407 miliard amerických dolarů (v roce 2022 to bylo necelých 87 miliard dolarů).

Umělá inteligence prorůstá všemi obory a nabízí celou řadu očividných i méně očividných příležitostí, jak si ulehčit práci. A ti, kdo těchto příležitostí umějí využít, nejen že pracují efektivněji, ale do budoucna si i zlepšují své kariérní vyhlídky.

Jak lze AI využít k zefektivnění práce a ušetření času? Zde jsou konkrétní příklady od pěti odborníků na AI a fanoušků AI, jak oni sami umělou inteligenci využívají při své každodenní práci.

Lenka Stawarczyk: Brainstorming a zjišťování, co vše potřebuje ChatGPT vědět

Lenka Stawarczyk je marketingová konzultantka a UX writerka, která mimo jiné pomáhá budovat firemní značky. Při své práci využívá umělou inteligenci běžně – a to především jako bezednou studnici nových nápadů.

„Jedním z hlavních způsobů, jak mi AI šetří čas, je pomoc při brainstormingu a tvorbě nápadů, hlavně v oblasti brandingu,“ říká Lenka Stawarczyk. „Například při práci na brandingu u klienta, kde je třeba vymyslet nové jméno (naming) nebo vytvořit silné brand metafory pro složité technologické projekty, sahám po AI jako po sparring partnerovi.“

Umělá inteligence, v tomto případě nejčastěji ChatGPT, jí tak pomáhá generovat širokou škálu nápadů, se kterými by si jinak lámala hlavu několik dní.

„Takhle mám první výkop, na kterém mohu dál stavět.“

I když jí AI může přinést řadu nápadů, je pořád na Lence, aby z nich vybrala ty nejlepší, rozvinula je a určila směr. ChatGPT jí tak zásobuje nápady a Lenka Stawarczyk je jejich kurátorka.

Aby však ChatGPT nabídl relevantní a použitelné nápady, je potřeba zadat skutečně dobrý a detailní dotaz (tzv. „prompt“). Jak ale vymyslet ten nejlepší možný prompt? Odpovědí je opět AI.

„Představte si AI jako nadšeného juniora, který nechce přiznat, že něco neví, a raději si poradí sám, aby vás neotravoval a nezklamal. Já ale potřebuji, aby byl výstup co nejpřesnější a nejrelevantnější,“ vysvětluje Lenka Stawarczyk. A tak ChatGPT zadá dotaz: „Než mi odpovíš, doptej se mě na vše, co potřebuješ vědět, abys odpověděl co nejlíp.“

„Díky tomu mi vlastně odhalí, kde mám mezery v zadání a na co jsem možná zapomněla. Zároveň tím ukazuje, jaké informace si bude domýšlet, pokud mu je sama nedám. Šetřím tím čas a zajišťuji, že výstupy AI jsou co nejlepší,“ dodává Lenka Stawarczyk.

Daniel Gamrot: Překlad textu z obrázku nebo příprava itineráře

Daniel Gamrot, expert na time management a produktivitu, se na umělou inteligenci často zaměřuje ve svých příspěvcích a kurzech. A jeho tipy uživatelům například radí, jak efektivně využít toho, že ChatGPT dovede pracovat i s obrázky. Věděli jste, že do ChatuGPT můžete nahrát fotografii jídla, které jste dostali v restauraci, a zeptat se jej, co to je za jídlo a jak se vaří?

Kromě cestování a kulinářských zážitků samozřejmě můžete obrázkovou funkci ChatGPT využít i při práci. Můžete si například vyfotit text, kterému nerozumíte, nebo nějaký manuál v cizí řeči a nechat si ho přeložit či shrnout od ChatuGPT.
Stejný chatovací program vám samozřejmě dovede na základě překladu či poznámek i vytvořit e-mail, tabulku nebo projektový plán.

A pokud jedete třeba na služební cestu, můžete umělé inteligenci zadat informace o časech vašeho odletu, příletu, o preferovaných aktivitách, místu pobytu a podobně – a ona vám je schopna sestavit návrh (nebo i více návrhů) detailního itineráře, včetně pracovního a osobního programu. Jak takový prompt a výsledný itinerář může v praxi vypadat, v tomto případě s využitím Claude Anthropic, to ukazuje Daniel Gamrot na konkrétním příkladu zde.

José Kadlec: Přepis poznámek a náčrtků schémat

Vizuální funkce v ChatGPT ale nemusí nutně sloužit jenom k překladům. V pracovním prostředí se dá využít i při převádění náčrtků, diagramů nebo ručně psaných poznámek do textové a strukturované podoby.

„Díky AI Vision v ChatGPT nebo v Google Gemini můžete vyfotit například i poznámky (třeba poznámky z rozhovoru, pokud si raději píšete do notestu, či v kavárně, kde nemáte počítač) nebo poznámky z flipchartu z meetingu a LLM (tedy Large Language Model, jako třeba ChatGPT nebo Gemini) vám jej převede do digitální podoby,“ popisuje José Kadlec, jak sám využívá funkce umělé inteligence.

„AI umí dnes rozpoznávat ručně psaný text lépe než člověk, a pokud jí dáte kontext (jako např. toto jsou poznámky z pracovního pohovoru), tak dokáže rozpoznat i různé zkratky či piktogramy. Můžete takto zdigitalizovat třeba i grafy, schémata a tak podobně díky analytics módu v ChatGPT.“

Matěj Matolín: Vytváření výukových videí a automatizace při fakturaci

Matěj Matolín je odborníkem na digitální HR. A jeho práce mimo jiné zahrnuje i výrobu výukových videí. A právě při ní využívá umělou inteligenci.

„Při tvorbě výukových videí používám appku Descript, která má různé AI funkce, jako přepis mluveného slova, úpravy nahrávky a generování hlasu, úpravy zvuku do studiové kvality, pokročilé grafické úpravy s pomocí AI.“

Aplikace Descript stojí aktuálně 15 dolarů měsíčně a podle Matěje Matolína mu šetří obrovské množství času a peněz.

„Díky tomuto programu můžu dělat celkem slušnou produkci i bez profi studia, drahého grafika a komplikovaných nástrojů.“

Automatizační nástroje ale Matěj Matolín používá i při řadě jiných pracovních aktivit. Například při administrativě spojené s fakturací.

„Udělal jsem si workflow, které filtruje v inboxu e-maily s fakturami, tyto faktury vytěžuje pomocí computer vision, zapisuje do tabulky a kategorizuje. To mi tvoří podklady pro účetní. To mi dřív zabralo několik hodin měsíčně a byla to administrativní práce, kterou jsem nesnášel,“ říká Matěj Matolín a dodává, že tyto automatizace si rychle vytvořil pomocí ChatGPT a Make.com.

Barbora Malinovská: Vytváření obchodních nabídek a pomoc s odpovědí na méně důležité zprávy

Formulování těch správných slov a přemýšlení nad stylem a obsahem zpráv může zabrat poměrně hodně času. Konzultantka a odbornice na digitalizaci a digitální dovednosti Barbora Malinovská si proto při přípravě obchodních nabídek bere na pomoc umělou inteligenci.

„Pro své klienty vytvářím pravidelně obchodní nabídky. ChatGPT v kombinaci s Fireflies mi během pár minut poskytují návrh obsahu na základě informací z proběhlého callu s klientem,“ říká Barbora Malinovská.

Umělou inteligenci však lze využít i jako jakéhosi pomocníka při uchovávání informací z proběhnutých setkání s novými lidmi.

„Na konferencích potkávám velké množství lidí a odcházím s hromadou vizitek. Po několika dnech nebo týdnech po konferenci si ale už zpravidla nepamatuji, s kým jsem se o čem bavila,“ přiznává Barbora Malinovská. „Proto mi ChatGPT pomáhá hned po setkání rychle vytvořit zprávu, která reflektuje moji diskuzi s dotyčným člověkem. Já jen text zkopíruju a e-mail odešlu. Díky tomu mám v odeslaných zprávách kontakt včetně obsahu našeho rozhovoru a mohu na něj snáze navázat.“

Případnou další konverzaci už pak vede Barbora Malinovská samozřejmě sama. I když AI občas využívá podle svých slov i při odpovídání na méně důležité zprávy. „Každý den dostávám spoustu e-mailů, z nichž řada není nijak zásadní. ChatGPT mi pomáhá rychle a efektivně odpovědět na ty méně důležité zprávy, aniž bych se tím zdržovala.“

AI jí tak pomáhá v tom, v čem umí pomáhat zatím nejlépe – uživateli umožňuje soustředit se na to skutečně hodnotné a důležité.

Foto: Thomas Decamps for Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.