Praktický rádce, jak napsat motivační dopis v angličtině. Like a pro!

Jak napsat motivační dopis?

Britská vs. americká angličtina

Stejně jako jsme zmiňovali u toho, jak napsat životopis v angličtině, i u motivačního dopisu platí, že byste si měli předem vybrat verzi angličtiny, ve které budete psát- buď v britské nebo americké angličtině.

V evropském prostředí se jako standard bere primárně britská angličtina, ovšem z různých důvodů se můžete rozhodnout i pro tu americkou, pokud vám tak radí selský rozum (třeba když se hlásíte do americké firmy). Doporučujeme si udělat krátkou rešerši a vypozorovat, jakou verzi angličtiny firma ve své komunikaci používá. To vám napoví, jaké varianty byste se při psaní měli držet.

V každém případě jak v životopise, tak i v motivačním dopisu** nesmíte mezi těmito dvěma verzemi přeskakovat a musíte se držet pouze jedné z nich.

„Cover letter“ vs. „Motivation letter“

Začněme od začátku a ujasněme si, jak se vlastně motivační dopis označuje v angličtině.

V britské i americké angličtině se pro motivační dopis používá výraz „Cover letter“. Tento termín označuje přesně to, co český termín „motivační dopis“ - tedy průvodný text k životopisu, ve kterém napíšete ještě něco více o sobě, svých motivacích a důvodech, proč máte o nabízenou pozici zájem.

Výraz „Motivation letter“ (případně „Letter of Motivation“) existuje, ale v drtivé většině se používá pro průvodní dopis, který se posílá k přihlášce na školu, do neziskové organizace nebo do nějakého projektu. Pro motivační dopis posílaný jako odpověď na pracovní nabídku se tento výraz nepoužívá.

V tomto článku se budeme věnovat motivačnímu dopisu, tedy „Cover letter“.

Oslovení

Úvodní částí vašeho motivačního dopisu by mělo být oslovení. Není radno tuto část zanedbat – první dojem je přeci jen ten nejdůležitější!

Jestliže znáte jméno člověka, který bude motivační dopis číst (nejčastěji se jedná o manažera nebo náboráře), můžete dotyčného oslovit přímo, jmenovitě. V takovém případě je nejlepší použít kombinaci „Dear“ + jméno dotyčného. Pokud možno se vyhněte oslovení „Hello“ nebo „Hi“ - v drtivé většině případů, i u moderních a neformálních zaměstnavatelů, by takové familiární oslovení působilo příliš neprofesionálně.

Za slovo „Dear“ dejte jméno dotyčného. To může být v několika formátech:

• „Mr“. Například „Mr Bezos“. Používá se u mužů. „Dear Mr Bezos“ bychom tedy přeložili jako „Vážený pane Bezosi“. V britské angličtině se tečka za „Mr“ spíše nepíše, v té americké by se naopak napsala („Dear Mr. Bezos“).

• „Mrs / Miss / Ms“. U tohoto ženského oslovení je to trochu komplikovanější. „Mrs“ označuje vdanou paní a vyslovuje se „misis“. „Miss“ označuje slečnu a vyslovuje se „mis“. Oba výrazy se ve formální komunikaci už příliš nepoužívají, a proto je nejpraktičtější a nejpřirozenější použít třetí výraz:„Ms“. Ten se také vyslovuje „miss“, ale je univerzální a označuje jak vdanou, tak neprovdanou ženu. Takže například: „Dear Ms Shaw“ („Vážená paní Shawová“). Opět platí, že zkrácené výrazy „Mrs“ a „Ms“ se v britské angličtině většinou píšou bez tečky, v americké s tečkou („Dear Ms. Shaw“)

• Křestní jméno. Například „Dear Jeff“. Je jen velmi málo situací, kdy byste v motivačním dopisu měli použít křestní jméno adresáta (například když už jste se s ním potkali a znáte se). Teoreticky to ale možné je. V takovém případě ale i nadále platí, že lepší je použít kombinaci „Dear“ + jméno, než například „Hello“ + jméno.

Pokud jméno adresáta neznáte, nebo si nejste jistí, kdo nakonec bude motivační dopis číst, můžete použít jedno z následujících univerzálních oslovení:

• „Dear Sir or Madam“ („Vážená paní, vážený pane“). Formální a neutrální oslovení, kterým nic nezkazíte.

• „To Whom It May Concern“. Velmi formální oslovení, které je také neutrální. Nejbližší český ekvivalent by asi bylo „Dobrý den“.

• „Dear“ + název pozice. Pokud víte, že motivační dopis bude číst váš potenciální manažer nebo recruiter firmy, ale neznáte jméno dotyčného, můžete použít „Dear Manager“ nebo „Dear Recruiter“.

Proč píšete a jak jste se o nabídce dozvěděli

V další části je vhodné napsat, za jakým účelem vlastně píšete, a tím celý motivační dopis uvést. Zde je několik frází, které se vám mohou hodit:

• „I am applying for the position of…“ = „Ucházím se o pozici…“

• „I would like to apply for the position of…“ = „Rád bych se ucházel o pozici…“

• „I am writing in response to your job ad posted on…“ = „Odpovídám tímto na pracovní inzerát, který jste uveřejnili na…“

• „I am replying to your advertisement requesting applicants for the position of…“ = „Odpovídám na inzerát, ve kterém hledáte uchazeče na pozici…“

• „I would like to be considered for the position of…“ „Rád bych, abyste mě zvážili na pozici…“

Proč se na pozici hodíte a jaké máte pracovní zkušenosti

Motivační dopis slouží k tomu, abyste vypíchli své klíčové vlastnosti a zkušenosti, díky kterým se na nabízenou pozici skvěle hodíte. V další části tedy můžete zdůraznit některé ze svých pracovních zkušeností a vztáhnout je na otevřenou pozici. Například pomocí následujících obratů:

• „I have XXX years of experience in the field of …“ = „Mám XXX let zkušeností v oboru…“

• „Having worked as a XXX for 6 years, I have gained the experience necessary for this position.“ = „Jelikož jsem pracoval/a 6 let coby XXX, mám potřebné zkušenosti k výkonu této pracovní pozice.“

• „For the past XXX years, I have been responsible for…“ = „Posledních XXX let mám na starosti…“

• „I am well suited for this job because…“ = „Na tuto pozici se hodím, protože…“

• „While working at XXX, I gained knowledge of…“ = „Když jsem pracoval/a v XXX, získal jsem znalosti o…“

• „Throughout my professional career, I have focused on…“ = „Celou svoji kariéru se věnuji…“

• „As a XXX, I learned…“ = „Coby XXX jsem se naučil…“

• „I majored in…“ = „Mám vysokoškolský titul v oboru…“

• „I am skilled in…“ = „Vyznám se v… / Umím …“

Jaké jsou vaše osobní vlastnosti

V motivačním dopise byste také měli zdůraznit, jaké vaše osobní vlastnosti vás k výkonu nabízené pracovní pozice předurčují. Snažte se v pracovním inzerátu či popisu společnosti najít klíčová slova, která vám napoví, jaké hodnoty firma vyznává a které související vlastnosti byste měli zmínit. Používejte sebevědomé a pozitivní výrazy. Inspirovat se můžete těmito frázemi:

• „I have excellent communication skills.“ = „Mám skvělé komunikační dovednosti.“

• „I thrive in an international, fast-paced environment.“ = „Daří se mi v mezinárodním, dynamickém prostředí.“

• „I have strong analytical / sales / negotiation / people skills.“ = „Mám skvělé analytické / prodejní / vyjednávací / sociální dovednosti.“

• „I believe I possess all the skills required for this position.“ = „Věřím, že mám všechny potřebné dovednosti k výkonu této pozice.“

• „I have been described as…“ = „Byl/a jsem popsán/a jako…“

• „I enjoy working in a team / I am a dedicated team player.“ = „Rád pracuji v týmu / Mám silného týmového ducha.“

Kdy můžete nastoupit

Motivační dopis je také ideální příležitost vyjádřit, kdy můžete na danou pozici nastoupit.

• „I can start this position as of…“ = „Můžu nastoupit dne…“ Tímto způsobem vyjádříte konkrétní datum, kdy můžete na pozici nastoupit. Pamatujte na rozdíly ve formátu dat u britské a americké angličtiny. V britské angličtině se využívá stejný sled dne, měsíce a roku jako v češtině. 13. října 2022 by se tedy napsalo jako: „13/10/2022“ nebo „13 October 2022“. V americké angličtině se jako první píše měsíc, pak den a potom rok (tedy „10/13/2022“ nebo „October 13, 2022“).

• „I am available to start work immediately if hired.“ = „Pokud budu přijat/a, mohu nastoupit ihned.“

• „If hired, I am available with one month’s notice / two months’ notice.“ = „Pokud budu přijat/a, mohu nastoupit po uplynutí jednoměsíční / dvouměsíční výpovědní doby.“

Závěr motivačního dopisu

Závěrem byste měli čtenáři poděkovat za jeho čas a za to, že vás jako kandidáta zařazují do výběrového řízení. Také byste měli vyjádřit, že vám rozhodně nebude vadit, když vás bude chtít zaměstnavatel pozvat na osobní pohovor. Jako inspiraci můžete využít tyto fráze:

• „Thank you for your time and consideration.“ = „Děkuji za váš čas a za to, že mě jako uchazeče zvážíte.“

• „I look forward to meeting you in person.“ = „Těším se na osobní setkání.“ Nezapomínejte, že po výrazu „forward to“, tedy „těšit se“, vždy musí následovat podstatné jméno. Pokud tedy následuje sloveso, musí být v infinitivu (s koncovkou „-ing“)

• „I will be happy to discuss my suitability for this position in a job interview.“ = „Rád/a proberu, proč se na tuto pozici hodím, na osobním pohovoru.“

• „I look forward to hearing from you.“ = „Těším se na vaší odpověď.“

• „I would welcome the opportunity to discuss mutual expectations with you personally.“ = „Uvítám, když budeme moct probrat vzájemná očekávání osobně.“

• „You may reach me at my phone number given below.“ = „Jsem k dispozici na níže uvedeném telefonním čísle.“

Rozloučení

Na závěr, před podpisem, uveďte krátké rozloučení. Použít můžete „Yours sincerely“ nebo „Yours faithfully“. Obě tyto varianty jsou velmi formální. „Yours sincerely“ můžete použít jak v britské, tak i americké angličtině, zatímco „Yours faithfully“ je typičtější pro britskou angličtinu. Výrazy se dají přeložit do češtiny jako „S úctou“.

V dnešní době už je běžné a přirozené zakončovat před podpisem motivační dopis frází „Best regards“ nebo „Kind regards“, což je ekvivalent českého „S pozdravem“.

Po vybrané rozlučkové frázi následuje váš podpis.

Rada závěrem

Z angličtinářského hlediska představuje motivační dopis poněkud tvrdší oříšek než strukturovaný životopis. Jedná se o volný text v celých větách, a proto vyžaduje jeho správné napsání i hlubší znalost angličtiny.

Pokud si do výše uvedených frází správně doplníte vhodné výrazy, můžete si svůj vlastní text sestavit jako skládačku a za výsledek se určitě nebudete muset stydět. Pamatujte ale, že motivační dopis je zpravidla poměrně formální text. Nedoplňujte tedy do vět sepsaných výše příliš neformální, hovorové výrazy - výsledek by mohl působit trochu komicky.

Poslední důležitá rada zní: Jestliže se chcete pouštět do větších románů a zároveň si nejste v angličtině úplně jistí v kramflecích, doporučujeme si raději nechat výsledek alespoň letmo zkontrolovat někým, kdo tomuto jazyku vládne lépe. První dojem je jen jeden. A kdyby vám jej mělo zkazit CV nebo motivační dopis s chybami v angličtině, byla by to zajisté velká škoda.

Přejeme při psaní motivačního dopisu i v celém výběrovém řízení hodně zdaru! A pokud se vám sepsání dopisu podaří, nezapomeňte se připravit na pohovor v angličtině a doplnit správnou anglickou slovní zásobu. Ať se vám celé anglické přijímací řízení povede!