Existuje způsob, jak zvládat několik úkolů nebo projektů najednou a bez vyhoření?

Nekonečné seznamy spolu nesouvisejících úkolů jsou pro většinu pracujících denním chlebem. Po týdnu v kanceláři nebo koukání do monitoru pak můžou způsobit pocit dezorientace a zoufalství. Navíc digitalizace a home office přinesly arzenál nových organizačních a komunikačních nástrojů, kterých je pomalu tolik, kolik úkolů nám mají usnadnit. Zpráva platformy Quatalog z roku 2021, která vznikla ve spolupráci s výzkumníky z Cornellovy univerzity, ukazuje, že 43 % lidí má pocit, že přepínáním mezi různými online nástroji stráví zbytečně moc času. V rámci studie bylo dotázáno tisíc pracovníků na home office z Velké Británie a USA a 45 % z nich tvrdí, že je nástroje zpomalují.

Jak si tedy nezavařit mozek v době, kdy je vyhoření čím dál tím častěji na stole? Zeptali jsme se našeho odborníka z Welcome to the Jungle Alberta Moukheibera, jak nejlépe přistupovat k přepínání mezi pracovními úkoly.

V jaké kapacitě funguje náš mozek?

Je náš mozek schopen neustále skákat od jednoho úkolu k druhému? Kognitivní neurovědec a klinický psycholog Moukheiber tvrdí, že rozhodně ano. „Naše existence má v popisu práce schopnost střídat jednotlivé úkoly. To už máme v malíčku. Mozek nepozná, jestli se jedná o úkoly pracovní, nebo osobní. Jisté je ale to, že v práci se při střídání úkolů musíme odpoutat od jednoho úkolu, přenastavit se a začít další úkol s čistým štítem,“ říká náš expert. „Ztrácíme u toho kognitivní potenciál, jelikož pokud každých 20 minut přepneme na jiný úkol, pokaždé ztratíme trošku pozornosti a efektivity.“

Když chceme pracovat produktivně, nesmíme zapomínat na pravidelné přestávky. „Někteří jsou schopni udržet pozornost po celou dobu schůzky, jiní ji ztratí po patnácti minutách. Obecné doporučení je dát si pětiminutový oddych na konci každé hodiny, abychom nepřetěžovali náš mozek,“ radí Moukheiber.

Přestávky jsou obzvlášť důležité, pokud zrovna vystřídáte činnost. Přesně v tenhle moment totiž dochází k poklesu efektivity a psychické únavě. Pauza je přesně to, co potřebujeme, abychom uzavřeli jednu činnost a dali si chvilku na přechod k další.

Jak efektivně žonglovat s úkoly

Lidé, kteří dělají několik různých aktivit najednou, jsou tzv. „slashers“ (z anglického „slash“ = lomítko) a mohou být zdrojem inspirace pro ty, kteří se snaží vyhoření vyvarovat. Rádi přeskakují z úkolu na úkol, ale dokonce i z práce na práci. Jsou to takoví pracovní chameleoni. Francouzská koučka, řečnice a autorka knihy Profession Slasheur (Marabout, 2017), Marielle Barbeová, přichází s radami, jak se vyhnout vyhoření.

Organizace na prvním místě

Barbeová vyzdvihuje úkolovník jako nepostradatelný nástroj na udržování pořádku a zároveň nadhledu nad hromadou úkolů, které máme na pořadu dne. „Podobně jako právnička, která má najednou rozdělaných dvacet různých případů, tak si i já aktualizuji svoje poznámky a seznamy úkolů. Seznam nám nabízí přehled úkolů, které nás čekají ten či onen den, a díky poznámkám zase přesně víme, v jakém stadiu procesu se v nich nacházíme,“ tvrdí Barbeová.

Když přecházíme z jednoho úkolu na druhý a víme, kde jsme skončili, jsou strukturované seznamy a poznámky naším nejlepším přítelem. „Dříve jsem si myslela, že si to můj mozek všechno zapamatuje. Co jsem si to nalhávala? Teď už vím, že bez svého úkolovníku bych byla ztracená.“

Rozdělte si čas do bloků

Dalším způsobem je přistupovat k našemu pracovnímu dni jako k souboru časových bloků, které dedikujeme určitému typu úkolů. Tato metoda nám pomůže roztřídit aktivity do souvisejících skupinek a ušetří našemu mozku zbytečný šok při zběsilém přeskakování z úkolu na úkol.

Barbeová radí: „Není úplně jednoduché si takhle rozvrhnout den, protože vás vždycky může zaskočit neočekávaná událost nebo urgentní požadavky. Když si ale roztřídíte svoje úkoly do bloků, bude váš den efektivnější.“ Ráno si můžete vyhradit na schůzky a hovory a odpoledne se můžete věnovat kreativním projektům nebo se informovat o novinkách.

Dopřejte si restart

Existuje například pravidlo 52/17, které ke zvýšení produktivity doporučuje střídat 52minutové bloky intenzivní práce se 17minutovými přestávkami. Podle stejné logiky je dobré restartovat váš mozek mezi dvěma pracovními úkoly tím, že se přepnete do činnosti, která s nimi nemá nic společného. Čas vymezený na přestávku by se měl odvíjet od času stráveného soustředěnou prací, ale nejméně by měla být tak dlouhá, abyste se dostatečně odreagovali.

„Pauzu můžete strávit, jak chcete. Nesmí ale navazovat na nadcházející úkol,“ říká Moukheiber. „Běžte na procházku, zkoukněte video nebo odpovězte na e-mail. Cílem odpočinkové aktivity je se záměrně odreagovat tím, že mozek zaměstnáte něčím jiným.“

Oblíbená činnost Barbeové je rychlá chůze. „Při chůzi vždycky přijdu s novými nápady. Každý den musím jít na minimálně půlhodinovou procházku, abych si odpočinula a nabrala síly,“ říká. Fantazii se meze nekladou. Můžete si s někým zavolat, dát si svačinku, meditovat nebo si třeba udělat kafe. Cokoli, čím na chvíli vypnete mozek a restartujete ho na další aktivitu.

Najděte si vlastní metodu

Každému bude sedět jiná pracovní metoda, takže je dobré je prozkoušet a najít tu, která nám bude vyhovovat. Sonia Valenteová, autorka knihy Comment Trouver sa Place Quand On ne Fitre Dans Aucune Case (Jak najít své místo, když nepatříte do žádné škatulky, Eyrolles, 2021), experimentovala s různými metodami. Jako spisovatelka a certifikovaná kariérní koučka zkombinovala svoje pracovní úkony do půldnů, co dvě hodiny přesedlala na jinou aktivitu a s klienty se scházela tehdy, když jim to vyhovovalo. „Došlo ale k případům, kdy si klient vybral čas přesně uprostřed odpoledne a rozbil mi celý pracovní den. Narušilo mi to denní flow. Pak jsem přišla na to, že je pro mě ideální strávit na určitém úkolu dva až tři dny, a teprve pak se přesunout k dalšímu,“ říká koučka.

Valenteová při práci nepoužívá jednu určitou metodu. „Ze začátku jsem si mermomocí chtěla najít rytmus, který bych už neměnila, ale pak jsem si uvědomila, že můj pracovní rytmus se mění organicky,“ dodává. „Moje pracovní vytížení a přístup se mění sezónně a v závislosti na mé motivaci, menstruačním cyklu a tématech, o kterých zrovna píšu. Způsob práce pak přizpůsobuji tomu, co v daném okamžiku považuji za relevantní, abych si udržela vysokou úroveň produktivity.“

Hluboký nádech a…

Zdánlivě nikdy nekončící seznam úkolů v nás může vyvolat zoufalost a paniku. Barbeová ale tvrdí, že bychom se měli zhluboka nadechnout a podívat se na věci s nadhledem. „Ať už fušujete do více oblastí najednou, nebo ne, vždycky se vám budou střídat klidnější a intenzivnější období,“ říká. „Hlavně je třeba se nestresovat, seřadit úkoly podle jejich priority a nezapomínat na to, že všechno vždycky nějak dopadne. Jeden úkol se nakonec zruší, další se posune, a když toho máte moc, můžete někoho požádat o pomoc.“

Když se vás zmocní zoufalost, zapátrejte v minulosti. Vzpomeňte si na poslední takový intenzivní pracovní týden. Podařilo se vám ho zvládnout? Zklamali jste někdy svoje kolegy nebo šéfa? Našli jste nakonec řešení? Minulé zkušenosti jsou studnicí pozitivních příkladů našich schopností a dovedností.

Z multitaskingu se stala nezbytná součást našich pracovních rutin a nikdy se s ním nebudeme nudit. Jenže abychom ze střídání úkolů vytěžili maximum a vyhnuli se psychické únavě a propadu v produktivitě, měli bychom si vytvořit určité návyky. Dělat si přestávky, vyčistit si hlavu při přechodu k novému úkolu, zorganizovat si den podle povahy našich povinností a hlavně si najít takový způsob práce, který nám vyhovuje. Rádi čas od času přestavíte nábytek v bytě? Tak proč totéž nezkusit i s přístupem k práci?

Překlad: Eva Mazalová
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.