Workflow! Co je to a proč je důležité se na něj ptát?

Co to vlastně je?

Workflow zahrnuje postupy a procesy, které má firma zavedené při práci. Jeho součástí jsou třeba nejrůznější technologické nástroje, které firmy používají při řízení projektů. Na jaké platformě komunikují? Využívají k tomu jeden kanál, jako je Microsoft Teams nebo Slack, nebo komunikuje každý tým jinak? Kdy a jak rychle? Kde sdílí informace, data a podklady? Když se otevírá projekt, kde se zadávají nové úkoly? Kde se dávají připomínky? To vše vytváří workflow firmy. Možná to může znít trochu abstraktně, ale má to zcela zásadní vliv na to, jak se vám na denní bázi skutečně pracuje. Zvlášť když firma umožňuje lidem pracovat remote, což všichni chceme, ne?

„Hledání práce není jen o adekvátní pozici ve fajn firmě, ale hlavně o tom, zda vám způsob fungování prostě sedne. A to velmi často závisí na formě organizace práce,“ říká Petra Drahoňovská, kariérová koučka a designérka kariérových nástrojů.

„Vnímám, že téma workflow nepatří mezi ta, kterým by se firmy při pohovorech příliš věnovaly. Je spíše na zodpovědnosti uchazeče promyslet, co mu v minulosti vyhovovalo, a co ne, a podle toho se ptát. Je také dobré mít reálná očekávání. Jiné workflow bude mít startup a jiné korporát,” upozorňuje Drahoňovská.

Workflow a remote. Proč spolu tolik souvisejí?

Mít vyjasněné vše kolem workflow nabývá ještě na vyšší důležitosti v momentu, kdy nesedíme všichni v jedné kanceláři. V tu chvíli nemáme šanci některé kroky „prostě odkoukat“ od kolegů nebo se jich jednoduše poptat. „Z mé zkušenosti je to velké téma zejména u rodičů malých dětí, kteří velmi často potřebují vyšší míru pracovní flexibility, mnoho z nich i proto vyhledává alespoň částečnou možnost práce na dálku. Velmi často s takovými klienty řeším nejen, jak takovou práci najít, ale také jak si právě workflow u práce na dálku, a často navíc u asynchronního fungování s týmem, efektivně nastavit,“ potvrzuje propojení s tématem flexibility Petra Drahoňovská. Vysoce flexibilní firmy to vidí stejně.

Effectix je pražská digitální agentura s velmi svobodným přístupem k práci a jejímu řízení. Zaměstnanci tu mají velkou flexibilitu i neomezenou dovolenou. Workflow je tak logicky jedním z jejich témat. „Náš náborový systém je velmi propracovaný a workflow je rozhodně téma. Některá výběrová řízení u nás zahrnují cvičná zadání i pracovní půlden na zkoušku, což napovídá dost i o workflow. Také jsme zvyklí, že většina angažovaných uchazečů se na téma hodně ptá. Zajímají je nástroje a systémy, které používáme, jak společně komunikujeme, jak si trackujeme na zakázkách a podobně,“ popisuje zkušenost Jana Rebicerová, HR Managerka Effectixu.

Jak vypadá workflow v praxi?

Jak poznáte, že vám workflow nesedí? To docela dobře ilustruje zkušenost Niny. „Myslela jsem, že mám opravdu dobrou představu o tom, do jaké firmy nastupuji,“ říká Nina, která znala dobře brand, služby, strukturu, kulturu, lidi i benefity firmy. Že toho vlastně nevěděla dost, zjistila už ve zkušební době. „Při nástupu mi nebylo jasné, proč některé projekty stojí, a trochu jsem si myslela, že můj předchůdce asi neměl moc tah na branku. No, brzy jsem pochopila,“ směje se dneska Nina, která se ve firmě rozhodla po zkušební době nepokračovat.

Firma, ve které zažila tři měsíce, přecházela po covidu zběsile na nový systém. Část zaměstnanců si zvykla na práci z domova natolik, že bylo třeba upravit řadu interních procesů. To ale trvalo dlouho a dle Niny to probíhalo dost těžkopádně. „Některé týmy se v podstatě neměly jak propojit, protože si v rychlosti vyvinuly vlastní systém a každý úplně jiný. Měla jsem pracovat na projektech napříč týmy a komunikace a sdílení dat i informací byly naprosto otřesné,“ popisuje Nina, která po celodenním vypisování všem možným kolegům neodvedla z práce ani kousek a byla vždy dokonale frustrovaná. „Kdyby mě napadlo jednoduché řešení, zkusím ho navrhnout, ale všude jsem narážela na nějaký problém a na nemožnost se hnout. Pracovat remote bylo kvůli procesům skoro nemožné, ačkoli to firma formálně umožňovala,“ uzavírá to. Ve firmě všichni čekali, „až si to sedne“, Nina se rozhodla nečekat.

Jaké otázky je vhodné položit k tématu workflow?

Nezapomínejte se ptát. Nejpodezřelejší je zaměstnavatel, který neví, nebo mlží. Na co se mohla Nina (nebo kdokoli jiný) zeptat, aby se vyhnula rozčarování? Níže doporučujeme pár otázek, které vám napoví, jak se ve firmě skutečně pracuje. Kromě toho, že se dozvíte něco o reálných pracovních postupech, můžete získat body i za angažované a konkrétní dotazy.

Jaký je u vás v týmu postup při novém projektu?

Kdo projekt dostane na starost, kdo o tom rozhodne, co následuje? Kdo rozdává úkoly, kam a jak? Kdo stanoví deadliny? Dozvíte se skutečně hodně.

S kým mám práci na starost a kdo má zodpovědnost za výsledek?

Otázka, která řekne hodně jak o pracovním postupu, tak o rozložení odpovědnosti za výsledek. „S kým mám práci na starost, na koho moje práce navazuje a kdo na moji, a jak vypadá zodpovědnost za výsledek?“ navrhuje Petra Drahoňovská. Mimo jiné tím zjistíte, na kolika lidech vaše práce v týmu „stojí“, není jich trochu moc na to, aby to bylo efektivní? Zároveň i tím mapujete možnosti časové flexibility této práce.

Jaké digitální nástroje nebo softwary tým používá při řízení projektů a spolupráci?

„Ano, stává se, že je i vícero kolegů na remote worku. Je určitě dobré ptát se na praktické využití procesních nástrojů. Sami víte, co vám vyhovovalo a co naopak nikoli,“ doporučuje Jana Rebicerová z Effectixu.

Jak členové týmu komunikují a koordinují úkoly na každodenní bázi a jaké používají nástroje?

Čím svobodnější je firma, tím častěji lidé pracují z různých míst, to přináší výzvy hlavně pro komunikaci nejen mezi členy týmu, ale i navenek. „Jakou komunikaci očekává šéf, kolegové a jakou klienti? Jak rychle, jakými kanály, jakou formou?“ navrhuje otázku Petra Drahoňovská. Rodič malých dětí tak například zjistí, jestli je ok něco vyřídit třeba v devět večer, místo ve tři odpoledne, kdy má logistickou špičku.

Jaká pravidla u vás má práce remote?

Některé firmy mohou být velmi flexibilní, ale také mohou mít pro remote velmi konkrétní pravidla a nástroje organizace. To potvrzuje i Jana z Effectixu, svoboda a flexibilita nejsou anarchie. Některé firmy vyžadují, abyste při callech měli zapnutou kameru, jinde se může sledovat váš čas v jednotlivých programech.

Existuje pro nové členy týmu nějaké zaškolení se všemi systémy a nástroji?

Máte ze všech těch pracovních nástrojů trochu respekt? Pracovali jste v předchozím zaměstnání na úplně jiných platformách? Nebojte se zeptat, zda vás někdo zaškolí, nedáte tím najevo neznalost, ale ochotu se učit. „Jak budou vypadat moje první týdny na pozici ohledně míry zodpovědnosti a jak se to časem promění?“ navrhuje otázku Petra Drahoňovská, protože naskočit do nového workflow vyžaduje trochu času!

Foto: Thomas Decamps for Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.