6 tipů, jak uspořádat poradu na dálku

To, že máme možnost uspořádat schůzku na dálku, je jenom jednou z mnoha výhod, které přinášejí moderní technologie. V dnešní době už neplatí, že k jednání o projektu na poradě s kolegy musíte být ve stejné budově. Dokonce se nemusíte nacházet ani ve stejné zemi! Zároveň je ale potřeba brát v potaz, že aby vámi uspořádané jednání na dálku bylo efektivní, musíte mít na paměti několik věcí…

Porady na dálku: pro koho jsou vhodné a proč?

Jednání na dálku se stala v posledních několika letech velmi populární. Důvodem je fakt, že pracující lidé jsou teď mnohem více na cestách než v minulosti. Lidé, kteří pracují na dálku, k výkonu své práce využívají rozmanité nástroje – ať už jsou na home office, využívají telekomunikační technologie, nebo pracují jako externisté na živnostenský list a do kanceláře vůbec nedocházejí. Členové týmu nicméně stále musejí být v kontaktu. A zde ke slovu coby ideální řešení přichází právě pořádání porad na dálku.

Dobře zorganizované jednání na dálku může jeho účastníkům sloužit jako skvělý nástroj, jenž pomáhá spojit kolegy, kteří mohou klidně být i na jiných kontinentech. Zároveň může toto řešení významně šetřit nejen čas (protože na jednání nemusí nikdo cestovat), ale i peníze (protože odpadá například potřeba proplácení cestovného, ubytování nebo diet). V porovnání s tradiční, prezenční poradou má navíc dobře zvládnuté jednání na dálku ambici zvýšit produktivitu, protože jak si ukážeme v textu níže, u jednání na dálku je nižší šance odbíhání od tématu.

Jak uspořádat úspěšné jednání na dálku?

Schopnost uspořádat a účastnit se jednání na dálku by měla být v arzenálu kohokoliv, kdo pracuje mimo prostory kanceláře. Přestože mohou být tyto schůzky poněkud stresující pro někoho, kdo s nimi nemá zkušenost, mohou pomoci týmu společně se posouvat v projektech. Abyste i vy mohli úspěšně uspořádat jednání na dálku, přinášíme vám několik důležitých tipů.

1. Zvolte vhodné nástroje

Na začátku úspěšné organizace jednání na dálku stojí vždy výběr odpovídajícího a vhodného komunikačního nástroje. Váš výběr by měl probíhat na základě tří základních kritérií: Počet účastníků, účel jednání a kvalita internetového připojení (nebo telefonní sítě).

V obecné rovině se nabízejí tři možnosti:

• Videokonference. V tomto případě vidí účastníci na videu nejen „moderátora“ jednání, ale i místnost, ve které se nachází. Tato možnost je ideální při prezentaci projektu většímu množství lidí a za použití velkoformátových rekvizit a pomůcek, jako je projekce nebo tabule. Toto řešení vyžaduje odpovídající technickou výbavu (kameru, mikrofon, projektor apod.) a spolehlivé internetové připojení. Videokonference nenabízí příliš prostoru pro interakci a pozornost se upíná téměř výhradně na toho, kdo prezentuje.
• Webová konference. Před webovou konferencí je účastníkům zaslán unikátní odkaz. Jim pak stačí před plánovaným časem na odkaz kliknout, aby se přihlásili do dané porady. Tento nástroj se typicky používá ve chvíli, kdy chce jeden z účastníků ostatním ukázat něco na své obrazovce a tu s nimi chce sdílet. Všichni účastníci vidí na svých obrazovkách to samé a mohou se tak například dívat na prezentaci jednoho z účastníků. Stejně jako u videokonference jsou ale možnosti interakce poměrně omezené. Hlavním účelem tohoto nástroje je tak spíše sdílet se všemi najednou jednu prezentaci nebo dokument a diskuze všech účastníků zde hlavní prioritou není.
• Hromadný hovor. Mnoho týmů si již tento nástroj úspěšně osvojilo. Hromadný hovor lze jednoduše zorganizovat a nevyžaduje žádnou speciální výbavu ani externí server. Může se jednat o videohovor (při kterém se účastníci navzájem i vidí), nebo jenom o audio. Existuje řada programů, které tuto funkci nabízejí zdarma. Mezi nejznámější patří Skype. Jedná se o ideální platformu pro diskuzi o určitém projektu. Aby ale byl hromadný hovor efektivní, mělo by se jej účastnit pouze omezené množství lidí (ideálně ne více než 10), jinak může porada skončit chaotickým a hlučným fiaskem. Volbu mezi videohovorem a standardním audiohovorem určují kvalita internetového připojení všech účastníků a zamýšlené cíle dané porady.

2. Co si připravit ještě před poradou

Výběrem formátu vaše příprava nekončí! Otázka organizace porady je pro její úspěch zcela klíčová. Základem je samozřejmě vybrat datum a čas, které všem vyhovují (což může být složité v případě týmu, jehož členové se nacházejí v různých časových zónách).

Jakmile jste se dohodli na datu a čase, zamyslete se, na jakém místě se budete vy během porady nacházet. Ideální je takové místo, které je klidné a kde vás nebudou rušit žádné zvuky nebo ruchy z ulice, ale které má zároveň dobré připojení k internetu. V případě videohovoru mějte na paměti i vhodné osvětlení a věnujte také pozornost tomu, co je za vámi na pozadí. Není například úplně nejlepší nápad, aby za vámi ostatní viděli hromadu špinavého nádobí!

Několik dní před plánovanou poradou zkontrolujte funkčnost svých zařízení – webkamery, mikrofonu, laptopu a podobně. Tato kontrola vám pomůže odbourat část stresu, který přichází s tím, jak se čas jednání blíží.

Mimo technickou přípravu byste měli podniknout další kroky, které by měly být společné i pro všechny ostatní druhy jednání, jako je například sepsání témat a okruhů, kterým je potřeba se na poradě věnovat. Sepsání agendy vám pomůže soustředit se na osnovu a vyhnete se tak i tomu, že se na něco zapomene.

Pokud je to třeba, předem připravte ke sdílení data a soubory, které chcete sdílet s ostatními účastníky, a nahrajte je ideálně na cloudový server. Může se jednat například o obrázky, tabulky nebo cokoliv jiného, co chcete, aby měli účastníci vizuálně před sebou.

3. Mějte záložní plán

Pro každé jednání na dálku byste měli mít připravený i záložní plán. Jak jsme již ukázali, úspěch tohoto druhu porady záleží na řadě vnějších faktorů, jako je například internetové připojení, webkamera nebo správná funkčnost mikrofonu. A technické problémy nelze nikdy zcela vyloučit. Se svým záložním plánem byste měli předem seznámit ostatní účastníky. Například můžete vyměnit video pouze za audio, můžete poslat prezentaci v PDF místo toho, abyste ji prezentovali na videu během videokonference, nebo si můžete předem určit potenciální náhradní datum. Mít záložní plán znamená vyhnout se případné panice, která může s neúspěchem jednání nastat, jak vypráví Lucie, která pracuje jako grafická designérka a která se jednání na dálku zúčastňovala poměrně často: „Jednoho dne jsem celému marketingovému týmu přes webovou konferenci prezentovala důležitý projekt, na kterém jsem pracovala celé týdny. Když nastal čas, abych začala, připojila jsem se, ale nic nefungovalo. Ani mikrofon, ani sdílení obrazovky. Zkrátka mi vůbec nešlo tuhle dlouho očekávanou konferenci s mým klientem spustit. Naštěstí měl klient pochopení a jednání se odložilo, ale tenhle technický problém mě reálně mohl připravit o důležitý kontrakt.“

4. Nastavte pravidla pro diskuzi

Co se týče samotného průběhu jednání, pro efektivitu porady je nutné, aby byla dobře organizovaná a spořádaná. V praxi to znamená, že musíte dodržovat předem danou osnovu a že každý účastník by měl dostat stejný prostor o stejné časové délce k tomu, aby se vyjádřil. Někdo by také měl být určen jako zapisovatel poznámek.

Sdílení předem připravených dokumentů skrz cloudový server nebo přes sdílenou obrazovku je také způsob, jak zajistit hladký průběh porady.

Základními kameny úspěšného jednání na dálku tedy jsou předem definovaná agenda, spravedlivý časový limit pro vyjádření všech účastníků a efektivní využití technologií.

5. Dodržujte etiketu

Během porady na dálku je nutné dodržovat určitá komunikační pravidla. Jedině tak je možné dosáhnout plodné diskuze, která všem přinese užitek. V rámci „etikety“ komunikace na dálku by měli účastníci především dodržovat tato pravidla:

• Představit se na začátku jednání (pokud je to potřeba).
• Respektovat vyhrazený čas, kdy mluví někdo jiný, a vyvarovat se skákání do řeči (pokud to není vyloženě nutné).
• Nevěnovat se během jednání jiným aktivitám, jako je čtení e-mailu, kontrolování mobilního telefonu nebo surfování na internetu.
• Nesnažit se „ukrást“ celou diskuzi.
• Zároveň ale nehrát mrtvého brouka. Na jednání jste byli pozváni z určitých důvodů, a proto byste se neměli zdráhat mluvit ve chvíli, kdy to situace vyžaduje a kdy můžete přijít s nějakou důležitou poznámkou nebo nápadem.

6. Nepodceňujte kroky, které na jednání na dálku poté navazují

Naší poslední radou je, abyste nepodcenili následné aktivity, které navazují na jednání. U schůzek na dálku je vhodné po jejich skončení shrnout hlavní body jednání a zaslat účastníkům e-mail nebo odkaz na sdílený dokument. Tímto způsobem zajistíte, že všichni budou rozumět tomu, co z jednání vyplývá, a že si všichni z jednání zapamatují ty stejné hlavní body.

Doba po skončení jednání je také vhodnou chvílí ke zhodnocení vašeho stylu organizace jednání na dálku a k vyhodnocení nástrojů, které k poradám na dálku používáte. Neváhejte tedy pro příště pozměnit zvolené metody, pokud vidíte, že by se na organizaci jednání mohlo něco zlepšit, nebo pokud vám platforma, kterou jste použili, z nějakého důvodu nevyhovuje (například kvůli příliš zdlouhavým diskuzím nebo technickým problémům).

Závěrem můžeme říci, že jednání na dálku vyžaduje nejen hodně organizace předem, ale i zainteresované a aktivní účastníky a důkladné zápisky. Pokud se ale budete držet výše uvedených šesti tipů, může být vaše porada na dálku stejně nebo i více efektivní jako ta tradiční.

Přeložil Matěj Moravec

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.