6 rád, ako viesť úspešnú poradu na diaľku

Dokázať viesť poradu na diaľku je len jedna z mnohých slobôd, ktorú priniesol technologický pokrok. Dnes nemusíme byť v tej istej budove, v tom istom meste, dokonca ani v tej istej krajine, aby sme s kolegami prediskutovali nový projekt. Ak chcete viesť efektívny online míting, určite sa vám zíde pár našich tipov.

Pre koho sú vhodné porady na diaľku?

Za posledných pár rokov sa online porady stávajú čoraz populárnejšími, čiastočne kvôli zvyšujúcej sa tendencie práce z domu (či z iného miesta). Oveľa viac ľudí dnes pracuje na diaľku, či už z domu, alebo na voľnej nohe. Stále je však dôležitý kontakt medzi členmi tímu, a preto je virtuálna porada dokonalým riešením, ktorým môžete prekonať akékoľvek vzdialenosti.

Dobre zorganizovaná porada na diaľku je perfektným pracovným nástrojom. Môže spojiť mnohých zúčastnených, ktorí sú roztrúsení po celom svete, a zároveň ponúka šetrenie času a peňazí, pretože nikto nemusí cestovať, nikde sa ubytovávať ani stravovať. Online míting môže oproti tradičnému dokonca vylepšiť produktivitu tímu. Porada na diaľku skrátka nedovolí zúčastneným, aby sa venovali iným veciam, než je cieľ porady.

Ako zorganizovať úspešnú poradu na diaľku?

Online porada je kľúčovým cvičením pre všetkých, ktorí pracujú mimo kancelárie. Môže byť stresujúca pre niekoho, kto ju ešte nezažil, ale často pomáha v projektoch napredovať. Aby ste mohli míting viesť úspešne, mali by ste poznať niekoľko nevyhnutných rád.

1. Vyberte si správne nástroje

Zorganizovať úspešnú poradu na diaľku vždy v prvom rade závisí od relevantných a adekvátnych nástrojov. Pri ich výbere sú dôležité tri kritériá: počet zúčastnených, cieľ porady a kvalita vášho internetového pripojenia (prípadne vášho signálu na mobile).
Vo všeobecnosti existujú tri možnosti:

• Videokonferencia. V tomto prípade všetci zúčastnení vidia človeka, čo prednáša, ako aj miestnosť, v ktorej sa nachádza. To je ideálne v prípade, že chcete prezentovať projekt veľkému množstvu ľudí a používate veľkoformátové materiály, ako je obrazovka alebo tabuľa. Toto riešenie vyžaduje adekvátne príslušenstvo – kameru, mikrofón a projektor – a spoľahlivé internetové pripojenie. V tomto prípade je interakcia relatívne limitovaná a pozornosť by sa mala primárne venovať prezentujúcemu.
• Porada cez web. Na porade cez web sa účastníkom vopred poskytne link. Musia naň len kliknúť v správny, vopred stanovený čas, aby sa pripojili pomocou určitej platformy. Tento druh mítingu sa používa v prípade, že je nutné zdieľať obrazovku. Všetkým zúčastneným sa na obrazovkách zjaví to isté a môžu sledovať prezentáciu. Platí však to, čo pre videokonferenciu. Interakcia je relatívne obmedzená. Cieľom je tu hlavne zdieľať, nie diskutovať.
• Skupinový hovor. Preferuje ho väčšina tímov. Je jednoduché ho zorganizovať a nevyžaduje si žiadne špecifické príslušenstvo alebo externý server. Môže to byť videohovor, počas ktorého každý člen vidí ostatných, prípadne ich len všetkých počuje. Existuje tiež niekoľko platforiem, ktoré zdarma túto službu poskytujú. Najznámejšou je Skype. Je to ideálny druh online porady na diskusiu nejakého projektu. Aby však bol efektívny, mal by mať len obmedzené množstvo zúčastnených (v ideálnom prípade maximálne 10 ľudí), inak sa z neho môže stať kakofónny zmätok! V závislosti od potrieb skupiny a kvality pripojenia si môžete vybrať, či pôjde o videohovor, alebo nie.

2. Príprava porady na diaľku

Možno ste si už vybrali platformu, ale príprava sa ešte neskončila! Jedným z kľúčov úspešnej porady tohto typu je organizácia. Samozrejme, že sa to všetko začína výberom dátumu a času, ktorý vyhovuje všetkým. Je často zložité zariadiť a dohodnúť to, keďže členovia tímu sa môžu nachádzať v rôznych časových zónach.

Keď už budete mať dátum, premyslite si miesto, kde by ste sa mali počas mítingu nachádzať. Ideálne miesto je pokojné, bez hluku či premávky, má kvalitné internetové pripojenie a osvetlenie, čo sa hodí, ak plánujete videohovor. Skontrolujte aj to, čo máte za sebou – nie je práve dobrý nápad, aby ostatní videli kopu špinavého riadu, ktorý máte v kuchyni!

Pár dní pred poradou skontrolujte svoje príslušenstvo – webkameru, mikrofón a podobne. Overte, že fungujú správne. Zbavíte sa tak stresu v deň D!

Okrem praktických príprav by ste mali brať ohľad aj na vytvorenie zoznamu tém, ktoré potrebujete prebrať. To všetkým pomôže udržať si koncentráciu a ubezpečiť sa, že na nič nezabudnete.

Ak je to nutné, môžete dokonca pripraviť informácie, o ktoré sa podelíte s ostatnými zúčastnenými na cloude – napríklad akékoľvek obrázky, tabuľky, prípadne iné informácie, pre ktoré potrebujete vizuálne pomôcky.

3. Pripravte si náhradný plán

Akákoľvek porada na diaľku potrebuje náhradný plán! Ako sme spomínali, úspech záleží na mnohých externých podmienkach – primárne na tom, aby vaše internetové pripojene, webkamera či mikrofón správne fungovali. Musíte preto vždy počítať s technickými problémami. Ideálne by ste mali oznámiť svoj náhradný plán ďalším zúčastneným vopred: telefonát namiesto videokonferencie, email namiesto ústnej prezentácie, náhradný dátum konania… Ak máte plán B, znamená to, že sa vyhnete akýmkoľvek momentom paniky. Zažila to Laura, grafická dizajnérka na voľnej nohe: „Obrovský projekt, na ktorom som týždne pracovala, som mala v ten deň prezentovať celému marketingovému tímu prostredníctvom videohovoru. Keď nadišiel môj čas, pripojila som sa, ale nič nefungovalo – ani mikrofón, ani zdieľaná obrazovka. Tak dlho očakávaná prezentácia klientovi sa skrátka nekonala. Našťastie mali pre mňa pochopenie a míting sa presunul, ale táto technická drobnosť ma mohla stáť veľmi dôležitú zákazku.“

4. Počas porady buďte profesionálni

Presuňme sa teda k porade samotnej. Aby ste zabezpečili, že porada na diaľku prebehne efektívne a hladko, musíte byť zorganizovaní. To znamená, že budete nasledovať jasne definovanú osnovu a zároveň poskytnete vopred stanovený čas na vyjadrenie sa každému zúčastnenému, prípadne niekoho poveríte zapisovaním poznámok.

Zdieľaním vopred pripravených dokumentov pomocou cloudu alebo pomocou zdieľanej obrazovky tiež dopomôžete k hladkému priebehu.

Zhrnutie: Jasne definované témy, férové časové obmedzenia reakcie, správne využitie technológie, to sú všetko základné piliere efektívnej porady na diaľku!

5. Správajte sa adekvátne

Počas online porady je nutné, aby ste sa správali profesionálne. To znamená, že zaujmete postoj, ktorý podporuje efektívnu a príjemnú diskusiu. Zopakujme si zopár dobrých zvykov:

• Predstavte sa na začiatku porady, ak je to nutné.
• Rešpektujte čas na reakcie, ktorý majú ostatní zúčastnení, a reagujte v správnej chvíli.
• Vyhýbajte sa akýmkoľvek ďalším aktivitám počas porady, ako je čítanie e-mailov, kontrola telefónu či surfovanie na internete.
• Nesnažte sa každého prerušovať…
• … ale ani neupadnúť do pozadia. Máte dobrý dôvod na to, že sa diskusie zúčastňujete, preto neváhajte vyjadriť svoje myšlienky či komentáre.

### 6. Nezabudnite na čas po porade
Posledná rada sa týka nepodceňovania momentu po porade. Vždy zhrňte hlavné body v emaile, prípadne v zdieľanom dokumente, ktorý rozošlete ostatným. Týmto spôsobom môžete zabezpečiť, že všetci pochopili a prijali hlavné myšlienky porady.

Je to tiež správny čas na prehodnotenie nástrojov, ktoré používate, a organizácie budúcich virtuálnych porád. Ak sa vám zdá, že používate nástroj, ktorý je nevhodný – napríklad pre chyby, dlhé diskusie, alebo ak míting nebol dobre zorganizovaný (priveľa názorov, pozabudnuté témy), neváhajte a navrhnite odlišné metódy, ktoré použijete nabudúce!

Porada na diaľku si vyžaduje dobrú prípravu, záujem zúčastnených a vhodný spôsob zhrnutia. Ak však budete dodržiavať 6 bodov, ktoré spomíname vyššie, váš virtuálny míting bude rovnako efektívny (ak nie ešte efektívnejší) než ten tradičný!

Preložila Dorota Bachratá

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.