6 consejos para asegurar el éxito en una reunión a distancia

Durante esta epidemia de coronavirus es normal que te surjan muchas preguntas: ¿cómo hablar sobre un proyecto en marcha con el equipo técnico? ¿Cómo debatir la nueva estrategia editorial con el departamento de multimedia? He aquí una solución: las reuniones a distancia. Esta es una de las muchas libertades que nos ofrece el desarrollo de la tecnología, y supone una gran ayuda en momento como este, en que nos vemos obligados a estar lejos de nuestro equipo. Pronto descubrirás que no siempre es necesario estar en el mismo edificio o en la misma ciudad para poder hablar sobre un proyecto con tus compañeros. Sí, ya nos imaginamos tu respuesta: “Por teléfono nunca nos entendemos” o “Nunca hago reuniones virtuales, se necesita demasiado material”. ¡Que no cunda el pánico! En estos momentos de confinamiento y de teletrabajo, resulta evidente la importancia de una buena organización a la hora de gestionar o participar en una reunión a distancia. A continuación te proponemos algunos consejos útiles para que tus reuniones sean todo un éxito.

Las reuniones a distancia: para quién y por qué

Debido a la creciente movilidad de los empleados de las empresas, cada vez son más los que trabajan a distancia, ya sea en casa, en teletrabajo temporal o permanente, realizando misiones como autónomos o viajando por trabajo. En 2019, un millón y medio de empleados españoles teletrabajó de forma ocasional o regular, según el Monitor Adecco de Oportunidades y Satisfacción en el Empleo, publicado a finales de año por el Adecco Group Institute. A pesar de la distancia, los miembros de un equipo necesitan mantener el contacto, por lo que las reuniones virtuales, que en los últimos años han ganado en popularidad, se imponen como la solución para compensar este distanciamiento geográfico.

Si se organiza bien, una reunión a distancia supone una excelente herramienta de trabajo, ya que permite reunir de manera virtual a participantes de cualquier parte del mundo, y además tiene la ventaja de ahorrar tiempo, ya sea en desplazamientos o en la duración de la reunión en sí, y también dinero (sin necesidad de alquilar salas, pagar comidas, etc.). Bien gestionadas, las reuniones a distancia pueden ser más productivas incluso que las reuniones tradicionales, ya que su organización no da pie a las típicas charlas y cuestiones irrelevantes.

¿Cómo organizar con éxito una reunión a distancia?

Por muy útiles que sean, las reuniones a distancia pueden resultar algo estresantes para los novatos. Para ayudarte a que tus reuniones virtuales sean un éxito, aquí te ofrecemos algunos consejos.

1. Elige las herramientas adecuadas

Si te toca a ti organizar la reunión, elige la herramienta más pertinente y adecuada según la situación. Para ello, empieza haciéndote las preguntas correctas: ¿cuántas personas participan en la reunión? ¿Cuál es la duración estimada? ¿Cuál es su propósito? ¿Cómo es la calidad de la conexión a Internet? Después podrás elegir entre estas dos opciones:

• La conferencia web: suele ser la opción por excelencia. Normalmente se envía con antelación un enlace a los participantes y, a la hora prevista de la reunión, solo hay que seguir dicho enlace para conectarse a una plataforma online y unirse a la reunión. Este formato de reunión es ideal cuando es necesario compartir una pantalla. Todos los participantes pueden verse, seguir una presentación y conversar entre ellos. Ciertos programas, como zoom, Whereby.com, Join.me y Daily.co, están especialmente diseñados para permitir estas reuniones a distancia, a diferencia de las simples llamadas grupales.

• La llamada grupal: este tipo de reunión a distancia también es ampliamente utilizado, ya que es fácil de organizar y no requiere ningún material particular ni servidor externo. Solo hay que elegir entre una llamada de vídeo o audio. Sin embargo, para una eficiencia óptima, el número de participantes debe ser relativamente pequeño, de lo contrario, ¡atención a las cacofonías! Dependiendo de tus necesidades y de la calidad de la conexión, puedes elegir la opción de la videoconferencia. Muchas plataformas gratuitas ofrecen esta característica, siendo las más conocidas Skype y Slack. Pero también es posible conversar por Whatsapp, aunque en este caso lo mejor será dar prioridad a la llamada sin vídeo.

No dudes en preguntar al equipo técnico de tu empresa, quien te orientará sobre las mejores prácticas a seguir y te indicará el software y las herramientas más recomendables en función de las actividades y la organización de la empresa.

2. Prepara la reunión con mucha antelación

Una vez que hayas elegido la opción más adecuada, llega el momento de la organización, algo clave para que tu reunión tenga éxito. Si eres el encargado de organizar la reunión, empieza por establecer una fecha y hora que se ajusten al horario de cada participante. ¿Fulanito tiene que cuidar de su hijo durante estos días de confinamiento? ¿Menganita tiene que encargarse de otras cuestiones que no se podían prever de antemano?

Una vez que se haya fijado la fecha, busca el lugar más adecuado para la reunión. Lo ideal sería un lugar tranquilo, con una buena conexión a Internet y una luz agradable, muy útil si optas por la reunión en vídeo. No te olvides de comprobar lo que se ve detrás de ti, salvo que quieras que los demás participantes vean la montaña de platos que has dejado en el fregadero…

En la medida de lo posible, acuérdate de comprobar que tu equipo funciona correctamente (webcam, micrófono…) unos días antes. Esto te evitará más de un sobresalto el día de la reunión.

Más allá de estas consideraciones prácticas, durante la preparación de una reunión a distancia también es importante crear una lista de temas a tratar que nos permita mantenernos enfocados en el tema sin olvidar ningún punto.

Si fuera necesario, también puedes preparar los archivos que quieras compartir con los participantes en la nube, como imágenes, gráficos o cualquier otro elemento que requiera un apoyo visual para su comprensión.

3. Piensa en un plan B

Preparar o participar en una reunión a distancia siempre requiere la previsión de un plan B. Es necesario anticiparse a lo que pueda ocurrir, ya que el éxito de este tipo de reuniones depende en parte de factores externos (conexión a Internet, webcam, micrófono, etc.) y los problemas técnicos son una posibilidad.

Lo ideal sería compartir una solución de emergencia con los demás participantes: una llamada telefónica en lugar de una reunión en vídeo, un informe por escrito en lugar de una presentación oral, una fecha de aplazamiento… Esto evitará un posible momento de pánico, como el que experimentó Laura, una diseñadora gráfica autónoma, muy acostumbrada a las reuniones virtuales: “Aquel día tenía que presentar a todo un equipo de marketing por videoconferencia un enorme proyecto en el que había estado trabajando durante semanas. A la hora indicada, me conecté… y nada funcionaba. Ni el micrófono, ni la pantalla compartida… Era imposible comenzar la conferencia que mi cliente llevaba tanto tiempo esperando. Por suerte, fueron comprensivos y la reunión se pospuso, ¡pero este error técnico podría haberme costado un gran contrato!”.

4. Organízate durante la reunión

Pasemos ahora a la reunión en sí. Para asegurar el éxito de una reunión a distancia, es absolutamente necesario saber organizarse sobre la marcha. Si estás a cargo de la reunión, establece un esquema temporal claro, otorga turnos de palabra a cada participante y designa a una persona para que se encargue del acta de la reunión.

5. Recurre a tus habilidades interpersonales

Durante una reunión a distancia, es necesario adoptar una actitud apropiada, es decir, un comportamiento que favorezca las conversaciones eficientes y agradables, como por ejemplo:

• Presentarse al principio de la reunión si fuera necesario

• Respetar el turno de palabra de los demás participantes: no lo monopolices, sin llegar a pasar desapercibido. Estás ahí por algo, así que no dudes en tomar la palabra para responder o comentar.

• Evita hacer otras cosas al mismo tiempo (como leer los correos, mirar el móvil o navegar por Internet)

6. No descuides el momento posterior a la reunión

Nuestro último consejo para organizar con éxito una reunión a distancia consiste en no subestimar el momento posterior a la reunión. A diferencia de una reunión clásica, aquí no es posible hacer un resumen final en voz alta. Sin embargo, sí que se pueden resumir los principales puntos debatidos en forma de actas en un correo electrónico o en un documento compartido para los demás participantes. Si has asistido a la reunión, no dudes en pedírselo al organizador. Esta es una buena manera de asegurarse de que todos hayan entendido y retenido los principales puntos de la reunión. Mejor aún: envía una copia escrita para que los participantes puedan consultarla en cualquier momento y así evitar cualquier confusión, malentendido o pérdida de información.

También es un buen momento para hacer un balance de las herramientas empleadas y de la organización de la reunión. Si crees que alguna de las herramientas no es adecuada a nivel logístico (problemas técnicos, mala conexión…) o si la organización no es ideal (demasiados temas irrelevantes, puntos olvidados…), ¡no dudes en proponer otros métodos para la próxima reunión a distancia!

Cuando los compañeros se encuentran lejos, organizar una reunión a distancia implica mucho rigor: una buena organización previa y sobre la marcha, implicación por parte de los asistentes, informes adaptados… Para asegurar el éxito, es fundamental disponer de temas claramente definidos, otorgar turnos de palabra justos y hacer buen uso de la tecnología. Si tienes en cuenta estos 6 consejos, tu reunión a distancia será tan eficaz como una reunión tradicional, o incluso más. Una buena razón para mantenerse positivo durante el confinamiento, ¿no?

Traducido por Rocío Pérez

Foto de WTTJ

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