Loin de vos collègues, quels conseils pour une réunion réussie ?

En cette période d’épidémie de coronavirus, vous vous posez pas mal de questions : comment échanger autour du projet en cours avec l’équipe tech ? Comment discuter de la nouvelle stratégie éditoriale avec le pôle vidéo ? Une solution : la réunion à distance. Il s’agit d’une des nombreuses libertés permises par le développement de la technologie quand vous et vos collègues vous trouvez êtes loin les uns des autres.. Vous verrez vite que vous n’avez pas forcément besoin de vous trouver dans le même bâtiment ou dans la même ville pour échanger autour d’un projet avec vos collègues ! Alors, on vous entend déjà : « Par téléphone, on ne s’entend jamais » ou « Les réunions virtuelles ? très peu pour moi ! ça nécessite trop de matériel ! ». Pas de panique ! Pour que vos réunions soient efficaces en cette période de confinement et de télétravail, il est évidemment nécessaire de bien s’organiser, pour l’animateur, comme pour le participant. Quelques petites astuces à connaître pour les réussir…

La réunion à distance : pour qui, pour quoi ?

Nous sommes de plus mobiles et donc en plus nombreux à travailler à distance, que ce soit en home office, en télétravail temporaire ou permanent, ou encore en missions freelances ou lors de déplacements professionnels. En 2018, près de 30% des salariés ont pratiqué le télétravail de façon occasionnelle ou régulière selon une étude Ifop publiée l’année dernière pour le compte du groupe de protection sociale Malakoff Médéric. Malgré le fait que nous soyons loin les uns des autres, le besoin de contact entre les membres d’une équipe persiste. Pour pallier cet éloignement géographique, les réunions à distance s’imposent. Elles se sont d’ailleurs largement démocratisée ces dernières années.

Bien organisée, une réunion à distance est un excellent outil de travail. Elle permet de réunir virtuellement des participants qui peuvent être dispersés aux quatre coins du monde. Elle a également l’avantage de faire économiser du temps, que ce soit sur les déplacements ou lors de la réunion en elle-même, et de l’argent (pas de frais de location de salle, de repas, etc.). Bien maîtrisée, la réunion à distance peut même être plus productive qu’une réunion classique… Ce type d’organisation ne laisse en effet pas de place au “blabla” et aux potentiels hors-sujets, que l’on connait tous !

Comment réussir une réunion à distance ?

Si elle est bien utile, elle peut néanmoins être quelque peu stressante pour un novice. Alors pour vous aider à réussir vos réunions virtuelles, voici quelques conseils.

1. Choisir les bons outils

Vous organisez la réunion ? Choisissez l’outil le plus pertinent et adapté à la situation. Pour cela, commencez par vous poser les bonnes questions : combien de personnes participent à la réunion ? Quelle est sa durée estimée ? Quel est son objectif ? Quelle est la qualité de votre connexion Internet ? Vous pourrez suite à cela choisir parmi ces deux formules :

• La webconférence : c’est un peu LA formule de référence. Souvent, un lien url est transmis aux participants en amont. À l’heure prévue de la réunion, ils n’ont plus qu’à le suivre pour pouvoir se connecter à une plateforme en ligne et rejoindre la réunion. Ce format de réunion est idéal lorsqu’il est nécessaire d’avoir un partage d’écran. Tous les participants peuvent se voir, suivre une présentation, échanger. Des logiciels ont été pensés spécialement pour permettre ces réunions à distance, à la différence des simples appels de groupe : zoom, Whereby.com, Join.me et Daily.co.

• L’appel de groupe : cette forme de réunion à distance est aussi largement plébiscitée. Elle est en effet simple à organiser, ne requiet pas de matériel particulier ni de serveur externe. Appel vidéo ou audio, à vous de choisir. À noter tout de même que pour une efficacité optimale, le nombre de participants doit rester relativement restreint… Sinon, gare à la cacophonie ! Selon les besoins et la qualité de la connexion, on peut choisir ou non l’option vidéo. De nombreuses plateformes gratuites proposent cette fonctionnalité, les plus connues étant Skype et Slack. Mais il est aussi possible de converser sur Whatsapp : dans ce cas-là, préférez l’audio !

N’hésitez pas à solliciter les équipes tech de votre entreprise. Ils sauront vous aiguiller sur les bonnes pratiques à suivre, et vous indiqueront sûrement le logiciel et les outils qu’ils préconiseraient eux, au vu des activités et de l’organisation de l’entreprise.

2. Bien préparer la réunion en amont

Une fois que vous avez choisi la bonne formule, vient le moment de l’organisation, la clé pour que votre réunion soit efficace. Commencez par le commencement : si vous êtes l’organisateur de la réunion, définissez une date et une heure adaptée à l’emploi du temps de chaque participant. Un tel a-t-il un enfant dont il doit s’occuper en cette période de confinement ? Une telle est-elle mobilisée sur d’autres sujets qui ne pouvaient être anticipés en amont ?

Que vous organisiez ou participiez à la réunion, il est important de touver le lieu le plus adapté pour la réunion . L’idéal ? Un lieu calme, avec une bonne connexion Internet et une lumière agréable, bien utile si vous optez pour l’option vidéo. N’oubliez pas de vérifier l’arrière-plan. Pas sûr en effet que vous ayez envie que les autres participants voient la montagne de vaisselle qui trône dans votre évier…

Dans la mesure du possible, pensez, quelques jours avant la réunion, à vérifier le bon fonctionnement de votre matériel (webcam, micro…) Cela vous épargnera une dose de stress le jour J !

Au-delà de ces considérations très terre-à-terre, une réunion à distance se prépare également par la création d’une liste de sujets à aborder. Cette trame permet de rester concentré sur son sujet et de n’oublier aucun point.

Si besoin, vous pouvez également préparer des éléments à partager avec les participants sur un serveur cloud : images, tableaux de données… bref, tout ce qui nécessiterait un support visuel pour être compris.

3. Penser au plan B

Préparer ou participer à une réunion à distance nécessite toujours de prévoir un plan B. Il faut en effet anticiper : la réussite de ce type de réunion dépend en partie de facteurs externes (connexion internet, fonctionnement de la webcam, du micro…) et un souci technique n’est pas impossible.
Dans l’idéal, partagez une solution de secours avec les autres participants : un appel téléphonique au lieu d’une réunion en visio, un brief par écrit au lieu d’une présentation orale, une date de report… Cela vous évitera un potentiel moment de panique, comme celui vécu par Laura, graphiste freelance, grande habituée des réunions virtuelle : « Ce jour-là, je devais présenter à toute une équipe marketing un énorme projet sur lequel je bossais depuis des semaines via une webconférence… À l’heure dite, je me connecte : plus rien ne fonctionnait. Micro, partage d’écran… Impossible de lancer la conférence tant attendue par mon client. Heureusement, ils ont été compréhensifs et la réunion a été reportée, mais ce bug technique aurait bien pu me faire perdre un gros contrat ! ».

4. Être organisé pendant la réunion

Passons à la réunion en elle-même maintenant… Pour garantir l’efficacité d’une réunion à distance, il faut absolument être organisé à l’instant T. Vous organisez la réunion ? Etablissez une trame claire, pensez à distribuer un temps de parole à chaque participant et à désigner une personne en charge du compte-rendu.

5. Faites jouer votre savoir-être !

Lors d’une réunion à distance, il est nécessaire d’adopter un comportement approprié, c’est-à-dire un comportement qui favorise des échanges efficaces et agréables. Parmi les « bons réflexes » :

• Se présenter en début de réunion si nécessaire
• Respecter le temps de parole des autres participants : ne la monopolisez pas, mais ne vous faites pas oublier pour autant. Vous êtes là pour une bonne raison, n’hésitez pas à prendre la parole pour rebondir ou commenter.
• Éviter de faire autre chose en parallèle (lire ses mails, regarder son téléphone, surfer sur Internet…)

6. Ne pas négliger « l’après réunion à distance »

Enfin, notre dernier conseil pour une réunion à distance réussie est de ne pas sous-estimer “l’après réunion”. À la différence d’une réunion classique, il n’est pas possible de débriefer de vive voix à la fin. Cependant, vous pouvez tout à fait récapituler les points principaux abordés sous forme de compte-rendu dans un email ou dans un document partagé avec les autres participants. Si vous avez participé à la réunion, n’hésitez pas à demander à l’organisateur de le faire ! C’est un bon moyen pour que tout le monde ait bien compris et retenu les grandes lignes de la réunion. Mieux encore : une trace écrite permet aux participants de s’y référer à tout moment et d’éviter ainsi toute confusion, incompréhension ou perte d’information !

C’est également le bon moment pour faire un point sur les outils que vous utilisez et l’organisation des réunions. Si l’un d’eux ne vous semble pas adapté d’un point de vue logistique (bugs, connexion laborieuse…) ou si l’organisation n’est pas idéale (trop de hors-sujet, de points oubliés…), n’hésitez pas à proposer d’autres méthodes pour votre prochaine réunion à distance !

Une réunion, quand les membres sont à distance, demande une très grande rigueur : bonne organisation en amont et à l’instant T, investissement des participants, reporting adapté… Des sujets clairement définis, un temps de parole équitable et une bonne utilisation des technologies sont les piliers d’une réunion à distance efficace ! Si vous gardez ces 6 conseils en tête, votre réunion virtuelle a toutes les chances d’être aussi, voire plus, efficace qu’une réunion classique. Une bonne raison de positiver pendant le confinement, non ?

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Photos by WTTJ