Manažéri, ako dobre dokážete manažovať prácu z domu?

O home office sa dnes v súvislosti s karanténou a COVID-19 hovorí v dvoch rovinách. Niektoré profesie (vyžadujúce prácu za počítačom) si prácu z domu dovoliť môžu, iné však nie (napr. zdravotníctvo, obchod, logistika, doprava). Buď teda členovia vášho tímu pracujú z domu, alebo nepracujú vôbec. V druhom prípade existujú len dve možnosti: určitá forma dočasného voľna alebo koniec pracovného pomeru.

V skutočnosti majú však samotný home office a štýl riadenia rozptýleného tímu oveľa pestrejší charakter. Existuje množstvo spôsobov a systémov, ktoré vám pri manažovaní svojich zamestnancov pri práci z domu pomôžu. Home office aspoň v čiastočnej forme existoval aj pred karanténou. Z času na čas skrátka potrebujete pracovať mimo svojho tradičného pracoviska.

Na štýl organizácie práce na diaľku vplývajú kultúrne rozdiely. Pokiaľ ide o home office, nie sme si všetci rovní. Pre zachovanie chodu firmy muselo veľa zamestnancov na pokyn svojho manažéra zo dňa na deň začať pracovať z domu na plný úväzok. Zamestnanci tak začali fungovať v odlišných podmienkach než v tých, na ktoré boli zvyknutí. Mnohí však naďalej kopírujú spôsob organizácie kancelárskej práce, aj keď sú doma.

Mohlo by vás zaujímať: Ako riadiť rozptýlené tímy?

Aby ste zistili, kde sa ako firma v období nepretržitej práce z domu nachádzate, ponúkame vám prehľad 5 úrovní. Fanúšikom bojových umení bude tento rebríček pripomínať farby opaskov v džude (od bieleho až po čierny), no náš rebríček je očíslovaný od 0 po 4. Číslo, ktoré sa najviac približuje k štýlu chodu vašej firmy pred karanténou ukazuje, ako budete fungovať aj počas nej. Pri každom čísle sa zamyslite nad filozofiou a štýlom organizácie vašej firmy a tiež nad systémami a tým, aký majú vaši zamestnanci pohľad na svoju prácu. (Upozornenie: tento rebríček sa vzťahuje len na administratívne zamestnania, ktoré možno vykonávať z domu. Nezahŕňa tie, ktoré si vyžadujú kontakt s klientmi alebo presúvanie sa.)

Úroveň 0: “Práca sa vykonáva v kancelárii. Bodka.”

Kultúra a manažérsky štýl: Úroveň 0 odkazuje na spoločnosti s prísnou pyramídovou štruktúrou. Nič nebude hotové, ak nebudete zamestnancom dýchať na krk. Nájdete tu súvis s teóriou X z knihy Douglasa McGregora s názvom The Human Side of Enterprise (Ľudská stránka podnikania, pozn. prek.) zroku 1960. Vzhľadom na averziu voči práci musí byť väčšina zamestnancov pod kontrolou (dokonca pod tlakom). Zamestnanci neradi preberajú zodpovednosť a chcú, aby ich niekto viedol. Vedomosti im slúžia len na obchádzanie pravidiel. Úroveň 0 je teda o ľuďoch, ktorí by si radi dlhšie pospali.

Systémy: Máte obavu o ochranu osobných údajov a nedôveru voči cloudovým aplikáciám. Zaužívané systémy možno používať len na pracovisku. Všetko musí byť v súlade so správou IT systémov, ktorá sa plánuje na veľmi dlhé obdobie. Keď ste už za nejaký systém zaplatili státisíce eur, nezahodíte ho predsa zo dňa na deň. (Pozor, v žiadnom prípade tým nemyslímem že treba podceňovať kybernetickú bezpečnosť.)

Realita: Komunikácia počas práce z domu prebieha väčšinou neoficiálnou cestou, keďže takmer všetci dnes majú smartfón. Kolegovia medzi sebou niekedy komunikujú prostredníctvom súkromných aplikácií alebo zariadení (napríklad cez WhatsApp). Ak je to možné, zamestnanci existujúce systémy obchádzajú. V niektoré dni sa však musia v práci aj fyzicky ukázať.

Úroveň 1: „Začali sme home office testovať na 1 % personálu. Po 18 mesiacoch sme sa rozhodli, že 15 % personálu bude môcť pracovať z domu raz za mesiac. Od roku 2022.“

Kultúra a manažérsky štýl: Pyramídová štruktúra a rozloženie síl zostáva rovnaké, no firma sa s príchodom „novej doby“ pripravuje na svoju „transformáciu“. Teória X je len v plienkach, no viete o nej! Veľmi dobre si uvedomujete, že aby bola spoločnosť v očiach potenciálnych kandidátov atraktívna, musí byť moderná.

Systémy: Podobne ako pri úrovni 0, proces výberu nástrojov a bezpečnostných systémov je trochu spomalený. Všetko musí prejsť správou IT systémov a nemôžete improvizovať, no udržiavate si prehľad! Pracujete tvrdo, aby ste do roku 2024 našli sľubné riešenia. V niektorých tímoch testujete zopár cloudových nástrojov. Viete, že v startupoch je to inak…

Realita: Medzi tým, čo je formálne a neformálne, existuje priepastný rozdiel. V každom tíme je to iné. V súkromní (a niekedy aj priamo v práci) už jednotlivci používajú nástroje SaaS (softvér ako služba). Hoci by ste mohli pol dňa pracovať z domu, musíte si vziať deň voľna aj vtedy, ak čakáte opravára!

Úroveň 2: „Pravidelne pracujeme z domu… ale tímový duch je veľmi dôležitý, a preto máme časté videohovory

Kultúra a manažérsky štýl: Pracovať z domu je možné, pretože vďaka pracovným systémom, internetu a smartfónom môžete byť všade. Môžete pracovať odkiaľkoľvek. Keď však nie ste fyzicky na pracovisku, musíte byť celý čas online. Skutočná práca sa robí na pracovisku – ako inak prežije vaša filozofia a tímový duch? Tímovú prácu máte radi a ak chcete spolupracovať, spolupracujete. Keď pracujete z domu, kopírujete realitu pracoviska…. Zamestnanci sa cítia byť neustále povinní dokazovať, že pracujú. Sú stále v spojení so svojimi kolegami a často spolu komunikujú cez videohovory. Vo všeobecnosti musí home office schváliť manažér (opäť niekoľko prienikov s teóriou X). Home office si zamestnanci stále nemôžu vychutnať naplno.

Mohlo by vás zaujímať: Práca na diaľku: kancelária zbytočná. Kniha o práci na diaľku, ktorú by si mal prečítať každý

Systémy: Členovia tímu majú viac-menej voľnú ruku pri výbere komunikačných prostriedkov. Balík Microsoft jednu takúto platformu obsahuje a nazýva sa Microsoft Teams. Všetci, ktorí majú nainštalovaný balík Microsoft (čiže úplne všetci) ho môžu využívať. Dobre ovládajú všetky videokonferenčné platformy, pretože ich majú odskúšané.

Realita: Mnoho firiem, ktoré boli pre príchod COVID-19 donútené pracovať z domu, sa nachádza práve na úrovni 2. Nie je jednoduché zo dňa na deň presťahovať celú firmu na úplný home office. V tomto prípade preto mnohým hrozí stres. Väčšinu svojho času zamestnanci trávia hovormi, čo môže viesť k pocitu, že nemajú dostatočný priestor sústrediť sa na samotnú prácu. Introverti sem zrejme nezapadnú. Niekedy to môže pripomínať zmes toho najhoršieho z fyzického sveta (a s tým spájaný pocit, že nie ste pánmi svojho času) a toho najhoršieho z virtuálneho sveta (bez fyzického kontaktu nie je komunikácia plnohodnotná, človek sa cíti izolovaný a viac vystresovaný). Zoom je praktická platforma, no časté používanie škodí! Ale povedzme, že v rámci možnosti robíte, čo sa dá.

Úroveň 3: „Dôležitá je hlboká práca. Aspoň polovicu pracovného času nepracujeme súčasne!“

Kultúra a manažérsky štýl: Práca v tíme sa rozdeľuje sa hlbokú prácu (pracujete kreatívne a sústredene) a plytkú prácu (povrchnejšie úlohy, napr. e-maily a porady). Kancelária je ideálnym miestom pre zaužívané tímové rituály a porady, no nemusíte sa tam zdržiavať stále. Do kancelárie idete, ak máte poradu alebo stretnutie s klientmi, keď chcete vidieť kolegov a dať si s nimi kávu alebo trochu Zvyšok času pracujete asynchrónne tak, aby ste naplno využili výhody práce na diaľku, a to najmä možnosť naplno sa sústrediť na kreatívnu činnosť: písať, rozmýšľať a tvoriť. Z hľadiska firemnej kultúry práca na diaľku nie je problém, pretože sa prikláňate k „teórii Y“ Douglasa McGregora. Táto teória tvrdí, že kontrola a tresty nie sú jedinou motiváciou k práci. Ak sa stotožníte s cieľmi firmy, budete sa realizovať. Stále sa dokážete niečo nové naučiť (growth mindset, za dobrých podmienok radi prijmete zodpovednosť, a dokonca máte pocit, že sa potrebujete rozvíjať. Uprednostňujete, ak sa ľudia sami zorganizujú.

Systémy: Systémy a softvéry? O tom niečo viete. Softvéry na cloude? Tie poznáte už od malička! Celá vaša práca je na cloude. Okrem iného je to aj náplňou vašej práce, pretože sa zameriavate na poskytovanie služieb vo forme SaaS, cloudových služieb alebo na s tým súvisiace poradenstvo. Nástroje a softvéry často meníte, vďaka čomu tím napreduje. Nápady na inovácie prichádzajú od používateľov (Bottom-up princíp, čiže „zdola-nahor“).

Realita: Problém je, že všetci máte tendenciu pracovať trochu príliš, pretože už nevidíte hranicu medzi prácou a zábavou. Preto si z času na čas radi vychutnáte tzv. digitálny detox, počas ktorého načerpáte novú energiu a zlepšíte si kognitívne schopnosti. Všadeprítomnosť komunikačných prostriedkov vám ponúka väčšiu flexibilitu pri plánovaní času, no dobre si naplánovať svoj čas nie je napriek tomu jednoduché. Musíte si stanoviť isté limity, aby ste medzi prácou a súkromím urobili hrubú čiaru.

Úroveň 4: „Kanceláriu sme nikdy nemali.“

Kultúra a manažérsky štýl: Pokiaľ ide o filozofiu a spôsob organizácie firmy takéhoto typu, vlastnosťami sa podobá firmám na tretej priečke, no úroveň 4 sa spája s absenciou kancelárskych priestorov. Pracovať z domu je bežná prax, členovia tímu dokonca ani nemusia byť v rovnakom časovom pásme. “Zamestnanci“ nie sú vždy zamestnancami v pravom slova zmysle, pretože mnohí z nich pracujú ako freelanceri. Rozptýlenosť členov tímu a absencia kancelárií sú esom v rukáve náborového oddelenia, ktoré tak má šancu získať talentovaných ľudí z celého sveta. Možnosť pracovať externe preto spomínate často, pretože je to spôsob, ako propagovať svoju firmu.

Z času na čas sa kolegovia stretnú, no na to je potrebné vycestovať a prenajať coworkingový priestor. Dvakrát do roka sa organizuje stretnutie na nejakom peknom mieste, aby sa členovia tímu spoznali. Onboarding sa u vás tiež robí len na diaľku. Aby všetko išlo hladko, vymysleli ste si tzv. buddy systém. Vďaka tomu sa nikto necíti osamelo. Buddy funguje ako mentor, ktorý odpovedá na všetky otázky súvisiace s novou pozíciou. Potom je tu tzv. buddy - leader (nie manažér) a ďalší buddy , ktorého úlohou je sledovať, či sa nový zamestnanec dobre aklimatizoval. Vašou bibliou sú knihy Rework, Remote a It Doesn’t Have To Be Crazy At Work od Jasona Frieda a Davida Heinemeiera Hanssona, ktorí založili spoločnosť Basecamp.

Systémy: Podobne ako pri predchádzajúcej úrovni, aj vy ste rodení používatelia nástrojov pre tímovú spoluprácu a externí zamestnanci. Ba čo viac, v tomto duchu ste vystaviali celý váš biznis. Váš tím, to sú priekopníci v open source technológiách a nástrojoch pre tímovú spoluprácu. Basecamp, Buffer, GitLab, Automattic… to ste vy!

Realita: Po dlhú dobu boli spoločnosti bez fyzických kancelárií na periférii. Všetci ich považovali za tak trochu extrémnych „hipíkov“. Vo svetle súčasnej krízy sa tieto spoločnosti javia ako priekopníci, ktorí predbehli svoju dobu. Kríza spojená s koronavírusom ide ruka v ruke s vážnou ekonomickou krízou, kedy musia firmy dobre hospodáriť. Absencia stálych nákladov (napríklad nákladov na prenájom priestorov) môže byť v takejto situácii značnou výhodou. Nie je ťažké predstaviť si, že takýchto spoločností v budúcnosti ešte pribudne. Vždy je totiž možné prenajať si dočasné kancelárie v prípade, že sa kolegovia potrebujú stretnúť. Je totiž skvelé stretnúť svojich kolegov, ak nemusíte pracovať každý deň v spoločnej kancelárii.