Noví kolegovia na palube? Zvládnite onboarding na diaľku

A je to tu! Podarilo sa vám získať do tímu nový talent. Namiesto osláv a plánov, ako nováčikov začleniť do tímu, ste sa zrazu ocitli v izolácii bez možnosti fyzického stretnutia. Ako pôsobiť čo najústretovejšie a najpriateľskejšie počas celého tohto procesu? Napriek karanténnym opatreniam nesmiete onboarding zanedbať: podľa štúdie Hay Group z roku 2018 sa 1 z 5 ľudí rozhodne dať výpoveď po troch mesiacoch a 4 % nováčikov sa rozhodnú skončiť po prvom dni. Karanténa však nie je koniec sveta. Využite túto príležitosť a hľadajte nové možnosti komunikácie (spoločný videohovor či platformy pre skupinovú komunikáciu) a interaktívnych procesov. Prečo sa nepokúsiť zlepšiť novým zamestnancom ich home office?

Onboarding na diaľku: strata fyzického kontaktu medzi zamestnancami a zamestnávateľmi

Úspešný onboarding je najdôležitejší faktor pri vytváraní si celkového dojmu zo zamestnania. Vzhľadom na sociálny dištanc a vážnosť situácie v súvislosti s ochorením COVID-19 sú v ohrození všetky možnosti fyzickej interakcie (prehliadky pracovných priestorov, možnosť „fyzicky“ spoznať svojich kolegov, teambuildingové aktivity či iné úvodné stretnutia). Karanténa prinútila nielen zamestnávateľov, ale aj zamestnancov fungovať v nových kultúrnych, organizačných a psychologických podmienkach.

„Pri onboardingu nových zamestnancov a udržiavaní kontaktov je počas pandémie lepšie komunikovať cez videohovor, než si telefonovať alebo mailovať.“ Nathaniel Philippe, spoluzakladateľ platformy HeyTeam

Séria štúdií realizovaných z roku 2014 poukazuje na to, že charakterové črty nového kolegu (napríklad extravaganciu alebo priateľskosť) možno odhadnúť aj vizuálne počas videohovoru, ktorý vám umožňuje odsledovať aj pasívne správanie jednotlivca. Čas strávený za obrazovkou však znižuje našu pozornosť, a preto je potrebné prehodnotiť štýl a dĺžku trvania online aktivít, ako aj onboarding nových kolegov. Mathilde Delalandes, konzultantka v oblasti manažmentu ľudských zdrojov, tvrdí, že “onboarding naživo a cez internet sú podobné procesy. Vzájomný dištanc však výrazne komplikuje možnosť udržať si prehľad nad priebehom a organizáciou onboardingu a časovým harmonogramom kolegov.”

„Vzájomný dištanc výrazne komplikuje možnosť udržať si prehľad nad priebehom a organizáciou onboardingu a časovým harmonogramom kolegov.“ Mathilde Delalandes, konzultantka v oblasti manažmentu ľudských zdrojov

Noví kolegovia sa môžu v súvislosti s karanténou cítiť vystresovanejšie a osamelo. Na uľahčenie celej situácie je nutné nových kolegov počúvať a pomôcť im. Podľa štatistiky Eurostat, ktorú uverejnil magazín Trend, totiž až 91 % zamestnaných Slovákov nemá skúsenosť s prácou z domu.

Začleňovanie nováčikov po novom

Fáza pred onboardingom

Ako dať nováčikom najavo, že sú v novej firme skutočne vítaní? V spoločnosti Henkel Slovensko je súčasťou onboardingového procesu na diaľku úvodné online stretnutie.

„Daného online stretnutia sa zúčastnil aj prezident spoločnosti, ktorý sa nováčikom prihovoril cez videohovor. Zároveň sme inštruovali všetkých lídrov, ktorým nastúpili noví kolegovia, aby sa aktívne podieľali na ich zapojení do tímov.“
Alica Štepánová Kolárová, personálna riaditeľka Henkel Slovensko

Marjorie Di Placido, manažérka HR oddelenia v spoločnosti O’clock, už od svojho začiatku pracuje na diaľku. Vysvetľuje: „Cieľom je, aby si noví zamestnanci od začiatku zodpovedne osvojili všetky osvedčené postupy,“ hovorí.

• Niekoľko dní pred príchodom nového kolegu svojmu tímu pripomeňte jeho meno, pozíciu a úlohy.
• Dajte nováčikom najavo, že ste na ich príchod pripravení, a informujte ich o používaných nástrojoch (a o spoločných komunikačných platformách), dátume a čase nástupu prvého dňa. Bolo by dobré spojiť sa s novým kolegom telefonicky alebo cez videohovor a overiť si, do akej miery tieto komunikačné prostriedky ovláda. Neuškodí, ak sa poinformujete aj o tom, v akých podmienkach trávi karanténu, napríklad či je sám doma, či má deti a podobne. Následne mu e-mailom pošlite súhrn všetkých odkomunikovaných informácií a prihlasovacie údaje.
• Prvé spoločné stretnutie zorganizujte cez videohovor (ideálne v kolektíve alebo v menšej skupine) a prideľte nováčikovi mentora, ktorého úlohou bude dohliadať nielen na správny priebeh zaúčacieho procesu, ale aj na zapájanie nováčikov do tradičných aktivít tímu. Na túto úlohu je ideálne vybrať niekoho, kto firmu dobre pozná a pracuje na tej istej pozícii alebo na tom istom oddelení. Nathaniel Philippe, spoluzakladateľ platformy HeyTeam, ktorá ponúka riešenia pre spoluprácu a automatizáciu onboardingu pre HR oddelenia, považuje za dôležité, aby komunikácia prebiehala aj menej oficiálnou cestou. To umožní novému kolegovi ľahšie sa vyjadriť. Mathilde Delalandes pripomína, že je dôležité vybrať mentora, ktorý je „aktívny, príjemný a má schopnosť počúvať.“

„Mentor svojou prítomnosťou a nadšením pomáha nováčikovi získavať sebavedomie, nabáda ho k návrhom, iniciatíve a tiež k aktívnemu prístupu k zaúčaciemu procesu.“
Mathilde Delalandes, konzultantka v oblasti manažmentu ľudských zdrojov

• Vyriešte administratívne otázky. V spoločnosti Henkel Slovensko využívajú na podpis pracovnej zmluvy kuriérske služby, aby zamedzili akémukoľvek fyzickému kontaktu počas pandémie. Rovnako postupujú aj v spoločnosti AAS Slovakia. Ich HR manažér Ján Mezei však vníma podpisovanie zmluvy cez kuriéra ako dočasné riešenie. „Najväčší problém pre nás momentálne predstavuje podpis akéhokoľvek pracovno-právneho dokumentu kandidátom/zamestnancom. V otázke digitalizácie (napr. podpisu) je Slovensko stále veľmi pozadu,” upozorňuje.
• Skontrolujte všetky prostriedky, ktoré noví kolegovia budú doma používať (napr. Wi-Fi pripojenie, webkamera/headset, počítač) a zabezpečenie počítača (antivírus, VPN). V opačnom prípade poproste svojich IT technikov, aby nováčikom pred nástupom technické vybavenie poslali.
• Nováčikom e-mailom pošlite „uvítacie materiály“, ktoré by mali obsahovať:
  – prezentáciu firmy (filozofia, hodnoty a kultúra firmy),
  – informácie o pracovnej pozícii (popis pozície a úlohy, praktické rady a iné často kladené otázky, informácie o kontaktných osobách),
  – harmonogram onboardingu.

Materiály môžu obsahovať aj personalizovanú referenciu na šéfa firmy a užitočné zdroje, ktoré je dobré si pred nástupom do práce naštudovať, napríklad články z novín, videovizitka firmy a témy súvisiace s pracovným odborom. Mathilde Delalandes navrhuje tieto materiály doplniť o sprievodcu pravidlami a tipmi o práci na diaľku. Najmä v prípade, že nováčik s prácou na diaľku nemá skúsenosti. Alica Štepánová Kolárová, personálna riaditeľka spoločnosti Henkel Slovensko, dopĺňa: Spoločným zdieľaním informácií, výmenou najefektívnejších postupov a pravidelnými telefonickými stretnutiami sme vedeli zabezpečiť, aby boli novým kolegom poskytnuté všetky informácie prostredníctvom dostupných technológií. Následne sme im cez kuriérsku spoločnosť zaslali pracovnú zmluvu a po jej podpise sme im opätovne doručili potrebné IT vybavenie. Samozrejmosťou balíčka boli inštrukcie, ako sa úspešne prihlásiť do Henkel systému.“

Mohlo by vás zaujímať: Onboarding: 5 nápadov, ako ho zlepšiť

„Uvítacie materiály doplňte o sprievodcu prácou na diaľku.”
Mathilde Delalandes, konzultantka v oblasti manažmentu ľudských zdrojov

• Fyzicky vytlačené uvítacie materiály pošlite na adresu, kde sa zamestnanec v karanténe zdržiava. Môžete sem pridať aj darčekové predmety, ako sú cukríky, hrnčeky, zápisníky či nálepky. Zamestnanci si tak vypestujú pocit spolupatričnosti a ich pracovný kútik bude osobnejší. Personalizovaný balíček v O’clock obsahuje zberateľský hrnček a papuče. V HeyTeam do karanténneho balíčka pridali papuče, balzam, slúchadlá, kuchársku knihu a sviečku.

Pošlite poštou vašim novým kolegom karanténny balíček s papučami, balzamom, slúchadlami, kuchárskou knihou a sviečkou.
Rada spoločnosti HeyTeam

Marion Juste, vedúca náborového oddelenia v spoločnosti 88JOBS,navrhuje novým kolegom venovať darčekový kupón, ktorý možno použiť pri nákupe na internete alebo fyzicky v predajni po skončení karantény.

Deň D

• Vyberte a reorganizujte také úvodné aktivity, ktoré možno realizovať aj na diaľku. Dolaďte ich celkovú organizáciu a trvanie. Navrhnite tímové obedy. Sofia Geraldes, náborárka talentov v spoločnosti AB Tasty, musela týždňové uvítacie aktivity vtesnať do 3 dní. „Namiesto spoločného obeda v kancelárii si počas týždňa každý člen tímu môže s nováčikom dať 30 minútové virtuálne posedenie pri káve. Ako liek na absenciu spoločného posedenia pri poháriku raz do mesiaca vznikla hra 7 rodín. Zozbierali sme mená všetkých ľudí vo firme a rozdelili sme ich do 7 skupín, ktoré si počas karantény navzájom vymýšľajú rôzne výzvy,“ vysvetľuje Sofia Geraldes.

Prvý deň môže mať odstrašujúce a negatívne účinky, ak na príchod nového kolegu členovia tímu nie sú vopred upozornení.

• Navrhnite one-to-one videohovor so šéfom alebo s mentorom nováčika. Takto môžete nováčikovi pomôcť prekonať úzkosť z prvého dňa a vysvetliť mu, prečo ste sa v tejto výnimočnej situácii rozhodli postupovať práve takto. Spomeňte ciele a očakávania súvisiace s danou pozíciou, ale aj celkové dianie vo firme (spôsob komunikácie, technické náležitosti, interná organizácia, zaužívané zvyky).
• Na komunikačnej platforme predstavte meno, pozíciu, úlohy nového kolegu, ako aj niekoľko faktov nesúvisiacich s prácou (napríklad záľuby či odkiaľ nový kolega pochádza).

Nováčik sa v „kuchynke“ (na platforme Slack) predstaví a spomenie svoje skúsenosti.
Rada spoločnosti O’clock

Predstavovanie všetkých nových členov tímu v spoločnosti O’clock prebieha na platforme Slack. HR tím ráno predstaví spoločnosť a systémy a poobede je na rade manažér, ktorý má za úlohu vysvetliť veci „technickejšieho“ charakteru a celkové fungovanie firmy. Nováčik sa v „kuchynke“ (na platforme Slack) predstaví a spomenie svoje skúsenosti.

• Úvodné zoznámenie zrealizujte cez tímový videohovor alebo v menšej skupinke budúcich kolegov. Po oficiálnom predstavení nového kolegu vyzvite každého člena tímu, aby sa predstavil a povedal svoje krstné meno, pozíciu a niečo o sebe. Mathilde Delalandes vysvetľuje, že pri predstavovaní často využívajú tzv. čínsky portrét (hra, kde sa hovorí napríklad: „Keby som bol krajinou, bol by som…“). Ide o zábavnú hru, kde sa kolegovia navzájom spoznajú a prejavia nielen svoju osobnosť, ale aj vynaliezavosť.

“Navrhnite členom tímu, nech svoju osobnosť a vynaliezavosť prejavia v rámci hry.”
Mathilde Delalandes, konzultantka v oblasti manažmentu ľudských zdrojov

Onboarding v plnom prúde

• Nováčik možno narazí na problém, ktorý nebude na zozname často kladených otázok. Preto by ste ho o to viac mali nabádať k otvorenej spätnej väzbe. Dajte najavo, že dokážete byť tolerantní a nápomocní.

• Snažte sa byť nápomocní, ak nový kolega niečomu nerozumie alebo nevie, ako postupovať. Všetko mu vysvetlite a prejdite si spolu celú problematiku.

• Mentor a nováčik potrebujú mať vlastný priestor, kde budú môcť komunikovať. Podobný postup zvoľte aj v prípade zaúčania viacerých nových kolegov (vytvorte pre nich komunikačný kanál alebo naplánujte osobitné stretnutie). V spoločnosti 88JOBS majú mentor a nováčik na platforme Slack vlastný kanál, kde môžu absolútne slobodne komunikovať bez dohľadu zvyšku tímu.

„Úspech onboardingu závisí od striedania skupinových a individuálnych stretnutí, počas ktorých majú noví zamestnanci priestor slobodne sa vyjadriť a lepšie spoznať svojho manažéra.“
Sofia Geraldes, náborárka talentov v spoločnosti AB Tasty

• Video porady naplánujte vopred a prihliadajte na harmonogram nových zamestnancov. Vyberte čo najvhodnejší čas, aby nevznikli nepríjemné prekvapenia. Ako pomôcka vám môžu poslúžiť softvéry Calendly alebo Doodle. Ak sa vám zdá, že je to nutné, frekvenciu stretnutí zvýšte.
• Prelomte ľady a prehoďte so zamestnancom pár slov. Hovorte aj o mimopracovných záležitostiach, napríklad o pocitoch z karantény alebo s kým ju trávia. Spýtajte sa aj na ich záľuby, obľúbené filmy a seriály na Netflixe či plány po karanténe.
• Zredukujte všetky neosobné formy komunikácie (e-mailovú komunikáciu). Telefonujte len pri tých najurgentnejších a najdôležitejších záležitostiach. E-maily posielajte, len ak potrebujete odkomunikovať niečo zložité, čo je potrebné archivovať.
• Zamyslite sa nad trvaním všetkých virtuálnych stretnutí, ktoré by mali byť kratšie než reálne porady (cca 30 minút).
• Raz do týždňa naplánujte spoločnú poradu, no berte ohľad na harmonogram každého člena tímu. Takto budú noví zamestnanci a stáli kolegovia v kontakte až do konca karantény. V spoločnosti 88JOBS majú zamestnanci každé ráno vyčlenený priestor pre spoločnú 10 minútovú kávu, čo pomáha naštartovať tímového ducha a upresniť si ciele daného dňa.
• Namiesto tradičného afterworku s kolegami na konci týždňa si zorganizujte spoločné Skype posedenie pri poháriku, kde sa všetci lepšie spoznajú.
• Osviežte takéto aktivity nejakou výzvou alebo činnosťou (kvíz, test naslepo, hry). Väčšina spoločenských hier sa dá hrať aj virtuálne. V IT spoločnosti AAS Slovakia si kolegovia doprajú vďaka aplikácii Kahoot! virtuálne pivo a nástroj Miro využívajú na interakciu v menších tímoch – vytvárajú nástenky z fotiek z karantény, píšu odkazy, či dokonca organizujú firemné súťaže.

Onboarding sa skončil. Čo ďalej?

Alica Štepánová Kolárová zo spoločnosti Henkel Slovensko odporúča využiť pri onboardingu nováčika aj dotazník spokojnosti. „Posielame ho elektronicky všetkým, ktorí si prešli novým procesom. Chceme mať priamu spätnú väzbu, zaručiť anonymitu a zároveň do budúcna flexibilne implementovať prípadné navrhované zmeny,“ dopĺňa. Nováčik v spoločnosti O’clock dostane na konci uvítacieho videohovoru a v polovici skúšobného obdobia tiež dotazník. Takto sa preukáže miera začlenenia nielen do tímu, ale aj do firmy ako takej.

„Ak dotyčný nie je aktívny alebo neodpovedá na rôzne žiadosti, pravdepodobne nemá záujem angažovať sa.“ Nathaniel Philippe, spoluzakladateľ platformy HeyTeam

Spokojnosť zamestnancov sa v HeyTeam hodnotí na základe 2 faktorov:

• NPS (Net Promoter Score). Ide o skúmanie miery spokojnosti zamestnancov. Hodnotia sa pocity, ktoré stáli zamestnanci počas stretnutí s novými zamestnancami nadobudli.
• Miera angažovanosti nových kolegov v rôznych aktivitách či „podsunutých“ výzvach (káva, poskytnutie spätnej väzby, ochota pomôcť novému kolegovi). Politika v HeyTeam je založená na myšlienke „podsúvania“ výziev. Noví zamestnanci sa môžu slobodne rozhodovať, či sa do takýchto výziev zapoja.

Prvý dotazník pošlite po úvodnom stretnutí a ďalší v polovici skúšobného obdobia. Tak sa preukáže miera začlenenia nielen do tímu, ale aj do firmy ako takej. Rada spoločnosti O’clock

Karanténa nemusí byť hneď katastrofou a dá sa z nej vyťažiť niečo pozitívne. Vhodné je napodobňovať alebo modifikovať tímovú rutinu. Marion Juste, vedúca náborového oddelenia v 88JOBS, pripomína, že táto situácia je len dočasná, a preto by sa mal manažér s novými zamestnancami porozprávať o tom, ako bude organizácia vyzerať po karanténe. Mathilde Delalandes si myslí, že po návrate na pracovisko bude nutné nováčikom „vynahradiť“ pocit zanedbania a vymyslieť pre nich nejaké aktivity v rámci tímu. Ján Mezei, HR manažér v IT spoločnosti AAS Slovakia, pri adaptácii spoločnosti na home office radí: „Dôverujte svojim ľuďom a zostávajte v rozumnej miere v kontakte. Tím nemôže kontrolovať iba manažér alebo HR manažér, tím sa musí vedieť kontrolovať sám. A čo sa týka všetkých tých pravidiel, ako si nastaviť home office – podľa mňa pre každého funguje niečo iné.“

Dôverujte svojim ľuďom a zostávajte v rozumnej miere v kontakte. Tím nemôže kontrolovať iba manažér alebo HR manažér, tím sa musí vedieť kontrolovať sám.
Ján Mezei, HR manažér AAS Slovakia

Používané systémy

Napriek diaľke budete musieť pôsobiť presvedčivo a seriózne a dokázať, že tímová spolupatričnosť nie je len výmysel, ale skutočnou súčasťou vašej firmy. Dobrou správou je, že existuje množstvo možností pre tímovú spoluprácu. Vďaka nim sa môžete vybrať cestou synchrónnej alebo asynchrónnej komunikácie tak, aby ste nováčika príliš nezahltili a neohrozili jeho produktivitu.

• Spoločné komunikačné platformy. Ide o asynchrónny štýl komunikácie, kde si môžete každý deň vymieňať informácie pracovného či súkromného charakteru o určitom skupinovom projekte alebo určitej problematike (Slack, Microsoft Teams).
• Softvéry pre videokonferečné hovory určené pre pracovné účely, ktoré ponúkajú rôzne nastavenia, ako je zdieľanie obrazovky (Zoom, Whereby, Discord) alebo tie pre bežné použitie (Skype, FaceTime, Houseparty).
• Nástroje pre produktivitu a organizáciu projektov (Trello, GitHub, Monday, Miro).
• Úložiská spoločných dokumentov (G Suite, Confluence, Notion).
• Riešenia na správu hesiel na zabezpečenie údajov aj v rámci práce na diaľku (Google Authenticator, Dashlane, LastPass, 1Password).

Ak vás táto téma zaujíma, pozrite si knižnicu osvedčených tipov o práci na diaľku na stránke Pratix, ktorú odporúča Marjorie Di Placido, manažérka HR oddelenia v spoločnosti O’clock.