Comment (bien) onboarder ses nouveaux collaborateurs malgré la distance ?

Ça y est ! Vous êtes parvenu.e à convaincre le profil tant espéré de vous rejoindre. À peine le temps de vous féliciter et de planifier les activités de votre parcours d’intégration et vous voilà rattrapé.e par l’obligation de composer avec un confinement général et l’impossibilité d’organiser toute rencontre en présentiel. Dans ces conditions, comment transmettre au nouvel.le arrivant.e une culture d’entreprise engageante et conviviale malgré la distance ? Distance ou pas, l’onboarding ne doit pas être négligé : d’après une étude Hay Group de 2018, 1 salarié sur 5 quitte son entreprise après seulement 3 mois et 4% la quittent dès le 1 jour. Plutôt que de voir le confinement comme un saboteur d’opportunités, servez-vous en pour conquérir de nouveaux espaces de sociabilisation (vidéo synchronisée, messageries collaboratives…) et développer de nouveaux processus fluides et interactifs et, pourquoi pas, réenchanter votre expérience collaborateur.

L’intégration à distance : une perte de repères sensoriels côté collaborateur comme employeur

Le troisième édition du baromètre de l’expérience collaborateur de ParlonsRH révèle que l’onboarding est le levier principal de l’expérience collaborateur. Or, avec la distanciation sociale, de rigueur, face à l’épidémie de COVID-19, tous les composants du parcours d’intégration impliquant une interaction in-situ (visite des locaux, rencontre en personne de l’équipe, activités de team building, pot de bienvenue…) se trouvent remis en cause. Tandis que le confinement provoque un choc culturel, organisationnel et psychologique tant pour le/la nouvel.le arrivant.e que pour l’employeur.e.

« Plus que le mail ou le téléphone, le call en visioconférence est clé dans ce contexte de COVID-19 pour rapprocher les onboardé.es et garder le contact avec l’équipe »

Nathaniel Philippe, Cofounder de HeyTeam.

Si, comme le souligne une série de d’études réalisées en 2014 par l’université de Colombie-Britannique, le contact vidéo s’avère très précis pour mesurer la personnalité de l’onboardé.e comme l’extraversion et l’amabilité, elle favorise aussi un comportement passif. Or comme le souligne le psychologue de cette même université, Jeremy Biesanz, plus les impressions sont passives, plus elles sont négatives. En outre, la chute de l’attention face à l’écran oblige à raccourcir les formats et la durée des activités mais aussi à revoir le rythme du parcours d’intégration. Pour Mathilde Delalandes, consultante formatrice en management des RH et accompagnement au changement des organisations, malgré une boîte à outils identique à celle d’un onboarding en présentiel, le distanciel implique une plus grande rigueur dans le suivi et l’organisation du parcours d’intégration mais aussi et surtout de la disponibilité.

« Le distanciel implique une plus grande rigueur dans le suivi et l’organisation du parcours d’intégration mais aussi et surtout de la disponibilité. »

Mathilde Delalandes, consultante formatrice en management des RH

Côté onboardé.e, le confinement peut renforcer le stress et entraîner une sensation d’isolement. Ce faisant, la nouvelle recrue requiert plus que jamais un soutien et une écoute renforcée pour l’aider à traverser sans encombre cette période inédite. D’après un récent sondage QAPA, un français sur deux ne parvient pas à télétravailler… et doit faire face seul à la situation, 89% des entreprises n’ayant mis en place aucun accompagnement psychologique.

Les nouvelles étapes d’un onboarding à distance

La pré-intégration

Quoi de plus valorisant et rassurant pour une nouvelle recrue que d’avoir le sentiment d’être véritablement attendu.e. Pour Marjorie Di Placido, Responsable RH chez O’clock, entreprise 100% en mode télétravail et ce depuis le début, « l’objectif est que chacun puisse adopter les bonnes pratiques / réflexes dès le début sans pour autant infantiliser. »

• Annoncez à l’équipe l’arrivée du nouveau collaborateur / de la nouvelle collaboratrice quelques jours avant son arrivée en rappelant son prénom, poste et mission.
• Confirmez par téléphone le maintien de la mission, les outils utilisés (dont la messagerie collaborative utilisée en interne), la date et les horaires du premier jour. Il convient de faire un point par téléphone ou visioconférence pour diagnostiquer son niveau de maîtrise et d’appétence des différents outils. Il convient aussi de se renseigner sur ses conditions de confinement (seul.e ou accompagné.e ; avec ou sans enfant.s). Envoyez-lui ensuite par mail un récapitulatif écrit de votre discussion ainsi que ses identifiants, codes de connexion.
• Programmez une réunion d’accueil en visio (idéalement collective ou en sous-groupe) et attribuez à l’onboardé.e un.e mentor/buddy qui devra s’assurer de la maîtrise des process et outils mais aussi qu’il/elle participe aux rituels de l’entreprise et de l’équipe. Pour endosser ce rôle choisissez une personne connaissant bien l’entreprise exerçant le même métier ou officiant dans le même service. Pour Nathaniel Philippe, co-fondateur de HeyTeam, une solution orientée expérience collaborateur et automatisation de processus d’intégration pour les équipes RH, ce qui est important c’est qu’il soit extérieur à l’équipe managériale de manière à libérer la parole. De son côté, la consultante Mathilde Delalandes précise qu’il faut tenir compte de la personnalité du futur buddy : une grande capacité d’écoute active, d’interaction et de bienveillance.

« Par sa disponibilité et ses encouragements, le buddy permettra au nouveau collaborateur de gagner en confiance, d’être force de proposition, de prendre des initiatives et, ainsi, de devenir acteur de son onboarding. »

Mathilde Delalandes, consultante formatrice en management RH

• Réglez les questions administratives et optez pour la signature électronique. Avant son arrivée, chez O’clock, l’onboardé.e échange avec un membre de l’équipe RH qui se charge de lui demander les éléments nécessaires à la réalisation de son contrat de travail. Les contrats sont envoyés via Yousign pour officialiser l’engagement réciproque. Ensuite, c’est via Payfit que le nouveau collaborateur / la nouvelle collaboratrice va accéder à son espace personnel d’un point de vue administratif, afin d’y retrouver ses fiches de paies, jours de congés, notes de frais éventuelles…
• Auditez le matériel à disposition de l’onboardé.e sur son lieu de confinement (connexion wifi, webcam/casque, ordinateur) et les règles en matière de cybersécurité (antivirus, VPN). Le cas échéant prévenez suffisamment tôt l’équipe IT de manière à lui faire parvenir par coursier le matériel informatique nécessaire à l’exercice de sa mission.

Lire aussi : Onboarding : 5 idées pour faire beaucoup mieux

• Envoyez-lui par mail un «Welcome kit » dématérialisé. Celui-ci doit a minima inclure :
  -une présentation de l’entreprise (culture, valeurs, organisation)
  -un guide de mise en route (description du poste et de la mission, conseils pratiques et autres FAQ, coordonnées des personnes référentes à contacter)
  -le planning du parcours d’intégration

Il peut aussi inclure un mot personnalisé du CEO, des ressources documentaires à visionner avant le jour J (articles de presse/interview vidéo sur l’entreprise et sur les enjeux du secteur). Mathilde Delalandes suggère de l’enrichir d’un mode d’emploi du télétravail répertoriant les règles et bonnes pratiques, surtout s’il n’a pas d’expérience en la matière. Chez AB Tasty, le Welcome kit dématérialisé contient entre autre le support à utiliser et le nom du channel Slack sur lequel l’onboardé.e peut se connecter.

Enrichissez votre “Welcome Kit” dématérialisé avec un guide du télétravail

Mathilde Delalandes

• Faites parvenir par coursier le Welcome kit physique sur son point de confinement. Celui-ci d’ordinaire inclut des goodies (sweats, mugs, carnets, stickers) permettant de personnaliser son espace de travail et de développer son sentiment d’appartenance.

O’clock mise sur le cadeau 100% personnalisé incluant un mug collector et une paire de chaussons. HeyTeam a choisi d’opter pour un kit de quarantaine (incluant chaussons, pommade, écouteur, livre de cuisine et bougies).

Envoyez par coursier un kit de quarantaine à vos nouveaux / nouvelles arrivant.e.s (chaussons, pommade, écouteurs, livre de cuisine et bougie).

Conseils de HeyTeam

Marion Juste, Head of Recruiters chez 88Jobs, premier site d’emploi bilingue chinois, suggère de le compléter avec une surprise comme un bon cadeau à utiliser en ligne ou un bon à retirer pour des goodies une fois le confinement levé…

Le jour J

• Repérez et adaptez les rituels de votre parcours d’intégration pouvant être maintenus mais ajustez leurs formats et leurs durées. Reportez les repas collectifs. Sofia Geraldes, Talent Acquisition Manager chez AB Tasty a dû adapter en distanciel le parcours d’onboarding d’une semaine et le caler sur 3 jours. Au lieu du lunch en présentiel dans ses locaux, un café virtuel de 30 min a été mis en place que chaque membre prend avec l’onboardé.e durant la semaine. Et pour pallier l’annulation de l’apéro mensuel, un jeu des sept familles a été mis en place : « on a pris tous les noms des personnes de l’entreprise qu’on a divisé en 7 groupes qui s’affrontent pendant tout le confinement avec différents challenges. »

Chez AB Tasty, un café virtuel de 30 minutes entre les onboardeur.e.s et l’onboardé.e a remplacé le traditionnel déjeuner d’accueil

Un premier jour peut vite être intimidant et inconfortable surtout si le / la nouvel.le arrivant.e est présenté.e tout de suite à l’équipe sans mise au point préalable.

• Proposez un entretien one-to-one en visioconférence avec le CEO et/ou avec le/la mentor désigné.e. Ce sera l’occasion de désamorcer l’anxiété du premier jour, d’expliquer le contexte exceptionnel et les mesures d’adaptation prises par l’entreprise, les objectifs et les attentes de la mission mais aussi d’initier le/la salarié.e aux codes en vigueur dans l’entreprise (modes de communication, termes techniques, désignations internes, rituels conviviaux).
• Assurez la mise en relation avec l’équipe en présentant brièvement le/la nouveau/nouvelle collaborateur/collaboratrice sur la chaîne principale de la messagerie collaborative (nom, poste, mission et un élément factuel extra-professionnel lié à ses hobbies ou sa région natale).

L’onboardé.e poste « à la machine à café » (channel Slack), une description de son parcours et de sa personnalité.

Conseil d’O’clock

Chaque arrivée chez O’clock se fait sur Slack : le matin la team RH présente l’entreprise et les outils, l’après midi c’est au tour du manager de pôle de faire un point plus technique du poste et du fonctionnement du pôle qu’il va rejoindre. De son côté, l’onboardé.e va poster « à la machine à café » (channel Slack), une description de son parcours et de sa personnalité.

• Organisez une réunion de bienvenue en visio-conférence avec l’ensemble de l’équipe ou à défaut le sous-groupe de son futur pôle. Après avoir officiellement lancé le processus d’intégration, demandez à chacun des membres de se présenter en précisant a minima leur prénom, poste et profil. Mathilde Delalandes précise que la présentation est souvent faite façon portrait chinois afin de faire connaissance de façon conviviale et ludique tout en mettant en avant sa personnalité et sa créativité.

Proposez des présentations des membres de l’équipe en « portrait chinois » pour mettre en avant les personnalités et la créativité.

Mathilde Delalandes

Pendant l’onboarding

Il se peut que la difficulté soulevée par votre onboardé.e ne figure pas dans les FAQ de votre welcome kit, raison de plus pour encourager des feedbacks en toute transparence et ainsi améliorer l’expérience collaborateur. Vous devez faire comprendre à votre onboardé.e que votre entreprise sait faire preuve de tolérance et d’entraide.

• Ne laissez pas l’onboardé.e dans une situation de blocage ou d’incompréhension : vérifiez avec lui son niveau de compréhension et ses problématiques techniques.
• Aménagez des moments et des espaces de discussion privilégiés entre l’onboardé.e et le buddy. Faites de même entre intégré.e.s en cas d’onboarding simultané (channel ou réunion spécifique). Chez 88jobs, un channel spécifique sur Slack est prévu entre l’onboardé.e et son buddy afin que les échanges se fassent librement sans déranger le reste de l’équipe.

« Dans un onboarding, la combinaison gagnante reste l’alternance de réunions groupées et de discussions en One-To-One pour que les personnes aient tout le loisir de s’exprimer et de connaître leur manager. »

Sofia Geraldes, Talent Acquisition Manager chez AB Tasty

• Planifiez en amont des points réguliers par visio-conférence en vous référant à l’agenda partagé de votre onboardé.e pour choisir le créneau adéquat et ne pas l’appeler par surprise. Pour cela vous pouvez vous en remettre à des outils comme Calendly et Doodle. N’hésitez pas à augmenter la fréquence si le nouvel arrivant présente des signes d’ultra-vulnérabilité.
• Misez sur le small talk et des sujets extra-professionnels pour ouvrir vos entretiens à distance et briser plus facilement la glace Ex: ressenti/configuration du confinement, moyen(s) de se remonter le moral/distraction(s), films/série(s) recommandée(s) sur Netflix, l’après-confinement…
• Bannissez autant que possible tout contact déshumanisant (comme le téléphone ou le mail). Ne recourez au téléphone que pour des informations urgentes et importantes et au mail pour des sujets complexes nécessitant des traces écrites et susceptibles d’être archivées.
• Veillez à adapter la durée des évènements au cadre virtuel (plus court que dans la vie réelle : environ 30 min).
• Créez un rendez-vous hebdomadaire à heure fixe en fonction de la disponibilité de chacun.e de manière à ce que la nouvelle recrue échange assez régulièrement avec l’équipe en attendant la fin du confinement. Le MBA Spécialisé Digital Marketing & Business du Hub Institute (MBADMB) organise pour ses étudiants un rendez-vous journalier vers 17h autour d’un défi vestimentaire comme #fluo ou #couvrechef. Chez 88Jobs un « morning café » vidéo de 10 mins est bloqué tous les jours à l’agenda de l’équipe, ce qui permet de booster l’esprit d’équipe et d’affiner les objectifs de la journée.
• Organisez vers la fin de la première semaine, un apéro-skype de bienvenu qui remplacera l’afterwork ordinaire de manière à offrir à l’onboardé.e un cadre plus détendu pour échanger avec ses nouveaux collègues.
• Rythmez votre parcours d’intégration avec des défis et activités (quizz, blind-test, jeux). La plupart des jeux de société sont adaptables au format virtuel. House Party inclut d’ailleurs une option Time’s Up. Pour ce qui est des défis (photo, dessin…), inspirez-vous de l’esprit « fait maison » et de ce que tout un chacun peut avoir chez lui comme accessoires. Vous pouvez vous inspirer du défi instagram du designer de mode Jacquemus, invitant à réaliser des portraits à partir d’objets.

Après l’onboarding

D’après Sofia Geraldes, Talent Acquisition Manager chez AB Tasty, l’évaluation repose d’abord sur un formulaire de satisfaction de type sessions de formation (compréhension, organisation). Pour avoir le ressenti, lock envoie un questionnaire à l’issue du call de bienvenue, lui-même complété par un bilan à mi-chemin de la période d’essai pour constater de son intégration dans l’équipe et dans l’entreprise d’une façon plus globale.

« Si l’onboardé n’est pas actif ou qu’il ne répond pas aux différentes actions, on va pouvoir comprendre qu’il y a un désengagement. »

Nathaniel Philippe, Cofounder de HeyTeam

Chez HeyTeam l’expérience collaborateur est évaluée suivant 2 facteurs :

• Le NPS ou satisfaction collaborateur tenant compte des impressions recueillies à l’issue des feedbacks réguliers avec l’onboardé.e.
• La capacité du nouvel.le employé.e à prendre part aux différents évènements et nudge challenges (prendre un café, faire un feedback, accompagner un nouvel arrivant…). HeyTeam s’appuie sur le concept du nudge : des défis optionnels ou « coup de pouces » permettant à l’intéressé.e de développer son pouvoir de décision.

Envoyez un questionnaire à l’issue du call de bienvenue, puis un autre à mi-chemin de la période d’essai pour constater de l’intégration dans l’équipe et dans l’entreprise d’une façon plus globale.

Conseil d’O’clock

Vous l’aurez compris le confinement n’est pas une fatalité et peut être transformé positivement par la duplication ou l’adaptation de votre parcours collaborateur. Mais comme le rappelle la Head of Recruiter Marion Juste de 88Jobs, cette situation n’en reste pas moins éphémère. Il convient donc de prendre le temps d’expliquer à l’onboardé.e en quoi sa vie professionnelle sera amenée à changer, une fois le confinement levé.

De son côté, Mathilde Delalandes estime qu’il conviendra de « réparer » le sentiment d’injustice vécu par l’ensemble des onboardé.es de cette période en leur réservant quelques évènements dédiés à leur retour dans les locaux.

Les outils utiles

Malgré la dispersion des membres de votre équipe, vous devrez donner à voir un cadre rassurant et sérieux et prouver que l’esprit collaboratif au sein de votre organisation n’est pas un vain pitch. La bonne nouvelle c’est qu’il y a de nombreux outils de connectivité permettant d’alterner communication synchrone et asynchrone de manière à ne pas trop entamer la productivité du/de la nouvel.le arrivant.e :

• des messageries collaboratives internes favorisant les échanges asynchrones sur le quotidien et le partage d’informations professionnelles comme personnelles par groupe projet, thématique… (Slack, Microsoft Teams…)

• des solutions de visioconférence professionnelles adaptées aux formations grâce au partage d’écran (Zoom, Whereby, Discord…) mais aussi grand public (Skype, Facetime, House Party…)

• des solutions de productivité et de gestion de projet (Trello, Github, Monday…)

• des solutions de documents partagés (G Suite, Confluence, Notion…)

• des solutions de gestion de mots de passe pour sécuriser les données à distance (Google Authenticator, Dashlane, Lastpass, 1password…)

Chez AB Tasty, éditeur de solutions SaaS spécialisée expérience utilisateur dans le secteur Retail/luxe, les équipes RH utilisent l’outil Bambou HR qui recense une liste de tâches à effectuer pour le manager avant l’arrivée de l’onboardé.e. De son côté la société de conseil et de réalisation de projets web, Eleven Labs a partagé le template de son parcours d’intégration à distance réalisées sous Trello par son Head of Sales, Benjamin Amar.

Pour aller plus loin, la responsable RH chez O’clock, Marjorie Di Placido vous recommande la bibliothèque des bonnes pratiques du travail à distance Pratix.