Jak zvládnout onboarding na dálku

A je to! Podařilo se vám najmout dlouho očekávaného kandidáta. Ale nouzový stav a karanténa vám možná pokazily zajetý způsob onboardingu. Bojíte se, že nového kolegu dostatečně nezaškolíte? Jak v těchto podmínkách představit nováčkovi přátelskou firemní kulturu? Onboarding by neměl být kvůli současným omezením opomíjen: podle studie Hay Group z roku 2018 1 z 5 zaměstnanců opustí firmu po pouhých třech měsících a 4 % odcházejí již po prvním dni. Neberte nouzový stav jako něco, co vám ničí příležitost, využijte jej k dobytí nových území komunikace a socializace (skrz videa nebo platformy pro skupinovou komunikaci) a k vývoji nových interaktivních procesů, kterými zpestříte způsoby spolupráce.

Integrace na dálku: jak se vypořádat s nedostatkem kontaktu

Onboarding je jedním z nejdůležitějších faktorů při utváření celkového dojmu ze zaměstnání. Kvůli karanténě a celkové krizi spojené s pandemií nemoci COVID-19 jsou však veškeré složky integračního procesu, které vyžadují fyzickou interakci (prohlídka prostor, osobní setkání s členy týmu, teambuilding nebo welcome drink) znemožněny. Karanténa přinutila nejen zaměstnavatele, ale i zaměstnance fungovat v nových kulturních, organizačních a psychologických podmínkách.

„Při online onboardingu je velmi náročné zařídit, aby se člověk cítil součástí týmu nebo firmy celkově,“ popisuje Kateřina Kebzová, HR manažerka společnosti Ackee, která se zabývá vývojem mobilních a webových aplikací.

„Osobní vazby se vytvářejí složitěji, když nemáte možnost jít s novými kolegy na oběd nebo pokecat po práci nad pivem. Proto je klíčové s nováčkem co nejvíc komunikovat, sdílet s ním, co se ve firmě děje, dokreslovat mu kontext v online komunikaci a uspořádat co nejvíc nepracovních online akcí, kdy se mohou lidi aspoň na dálku poznat.“

Videohovory jsou vhodnějším prostředkem než e-maily a telefonáty nejen při online onboardingu nových zaměstnanců, ale i pro udržování kontaktu s týmem (zejména v současné situaci dlouhodobého home office režimu). Přestože se nemůžete sejít osobně, touto formou alespoň nejste ochuzeni o neverbální část komunikace.

Studie provedené v roce 2014 na Univerzitě Britské Kolumbie zdůrazňují, že osobnost nováčka lze odhadnout i během videohovoru, například míru jeho extroverze a otevřenosti, zároveň je možné posoudit i jeho pasivní chování. Jak zdůrazňuje tamní psycholog Jeremy Biesanz: „Čím pasivnější dojmy, tím jsou negativnější.“

Protože před obrazovkou rychleji ztrácíme pozornost, je třeba přehodnotit styl a délku trvání online procesů, jako je i onboarding. Mathilde Delalandesová, HR konzultantka a školitelka v oblasti organizačních změn, říká, že „onboarding na dálku je náročný v tom, že i přes shodné prvky s běžným zaučováním navíc vyžaduje větší přesnost, organizaci, důslednější sledování postupné integrace a v neposlední řadě časového harmonogramu kolegů.“

„Vzdálenost navíc vyžaduje větší přesnost, organizaci, důslednější sledování postupné integrace a v neposlední řadě časového harmonogramu kolegů.“ Mathilde Delalandesová, HR konzultantka a školitelka

Nouzový stav a karanténa mohou zvýšit stres a vést k pocitu izolace. A právě proto by se nově příchozímu mělo dostat podpory více než kdy jindy, aby bezproblémově prošel tímto bezprecedentním obdobím. Podle zjištění analytického projektu Evropa v datech z loňského roku totiž měla s pravidelným home office zkušenost pouhá 4 % českých pracujících (zhruba 206 tisíc lidí). Pro naprostou většinu pracovníků se tedy jedná o zcela novou situaci, s níž nemusí být v mnoha případech vůbec snadné se vypořádat.

Kateřina Kebzová popisuje, že jejich snaha v Ackee o co nejhladší přechod na dlouhodobý home office měla tři hlavní pilíře. „Jako první jsme si nastavili pravidla pro online meetingy a podpořili naše lidi v zařizování si domácí kanceláře,“ popisuje. Za další klíčové oblasti považuje zejména interní komunikaci a udržování kontaktu s kolegy. „Všichni mají od vedení firmy transparentní informace o aktuální situaci – jak se firmě daří, jestli budou nějaké změny apod. Zároveň pravidelně sdílíme tipy a doporučení na to, jak si udělat práci na dálku co nejpříjemnější, a zároveň zajišťujeme, abychom se pořád potkávali i nepracovně.“

Nové fáze onboardingu na dálku

Co by mohlo být pro nováčka víc potěšující a uklidňující než pocit, že je ve firmě skutečně vítán a očekáván. Marjorie Di Placidová, HR manažerka ve firmě O‘clock, která už od svého vzniku funguje 100% na dálku, k tomu říká: „Cílem je, aby se každý mohl hned od začátku zapojit a cítit se důstojně.“

• Ohlaste týmu příchod nového zaměstnance několik dní předem a nezapomeňte zmínit jeho jméno a pozici.
• Telefonicky si potvrďte, jestli nováček rozumí své roli, jestli fungují všechny nástroje nutné ke komunikaci a práci samotné (včetně interního chatu). Ujasněte si rozvrh prvního dne. Zjistěte, na jaké úrovni ovládá pracovní software. Zeptejte se ho také na podmínky, v nichž tráví nouzový stav (bydlí sám, nebo s někým sdílí domácnost, stará se o děti?). Poté mu pošlete shrnující e-mail vaší diskuze, jeho firemní ID a přístupy.
• Naplánujte videosetkání (ideálně kolektivní) a přiřaďte nováčkovi mentora nebo tzv. buddyho, který ho seznámí s chodem společnosti, procesy a nástroji, ale provede ho také kulturním životem ve firmě. Pro roli mentora/buddyho vyberte osobu, která zná společnost velmi dobře a vykonává stejnou profesi. Nathaniel Philippe, spoluzakladatel firmy HeyTeam, zaměřující se na řešení v oblasti spolupráce a automatizace integračního procesu v rámci HR, zdůrazňuje, že by nemělo jít o nikoho z vedení, aby nedocházelo k napjatým situacím a atmosféra se nesla na uvolněné vlně. Mathilde Delalandesová upřesňuje, že bychom měli vzít v úvahu i jeho osobnost, tzn. mentor by měl umět aktivně naslouchat, navazovat kontakt a být přátelský.

„Mentor svou přítomností a nadšením pomáhá nováčkovi získávat sebevědomí, osamostatnit se, chopit se iniciativy, a také podněcuje jeho aktivní přístup k zaučování.“ Mathilde Delalandesová, HR konzultantka a školitelka

• Vyřešte administrativní nezbytnosti včetně elektronického podpisu. Před nástupem do firmy O‘clock mají noví zaměstnanci meeting s personalistou, který má na starosti vše kolem pracovní smlouvy. Smlouvy se zasílají prostřednictvím Yousign a potom přes Payfit nový zaměstnanec vstoupí do svého osobního profilu, kde najde informace o výplatní pásce, dnech dovolené apod.

• Zkontrolujte, jestli má nově nastupující k dispozici veškeré potřebné vybavení (wifi připojení, webkameru, sluchátka, počítač) a jestli zná pravidla kybernetické bezpečnosti (antivirus, VPN). Pokud je to nutné, informujte v předstihu IT tým, aby mu vybavení zaslali. „Nováčkům se nejdříve věnuje náš IT specialista Mišák, se kterým se vidí v rouškách face to face,“ popisuje Tereza Karhanová, která působí jako HR Business Partner a má na starosti nábor ve společnosti Dentsu, jak zajišťují hladký start onboardingu na dálku. 

• Pošlete mu uvítací e-mail, který bude obsahovat

• prezentaci společnosti (kultura, hodnoty, uspořádání)

• průvodce (popis práce a úkoly, praktické rady a další časté dotazy, kontaktní údaje)

• plán zaškolení

Úvodní prezentace může obsahovat i pár slov od generálního ředitele, vybrané články z tisku a jiné materiály. Mathilde Delalandesová také navrhuje, že by zde měla padnout zmínka o pravidlech, osvědčených postupech, zejména pokud dotyčný nemá zkušenosti v oboru. Ve společnosti AB Tasty obsahuje uvítací sada mimo jiné uživatelskou podporu a odkaz na Slack, k němuž se může dotyčný připojit.

„Vylepšete svou prezentaci o společnosti průvodcem pro home office.“ Mathilde Delalandesová

• Na uvítanou nováčkovi zašlete soupravu reklamních předmětů, jako jsou mikiny, hrnky, poznámkové bloky a nálepky, díky nimž se bude cítit součástí společnosti.

O’clock svým zaměstnancům zasílá balíčky připravené na míru, včetně sběratelských hrnečků a pantoflí. HeyTeam vymyslel soupravu na přežití karantény, která obsahuje pantofle, pomádu na rty, sluchátka, kuchařku a svíčky.

Marion Justeová, vedoucí HR v 88Jobs, prvním anglicko-čínském kariérním portálu, navrhuje věnovat zaměstnancům dárkový poukaz, který mohou využít online nebo po skončení karantény.

Tereze Karhanové ze společnosti Dentsu se osvědčilo dát si záležet i na informování zaměstnanců, a to nejen o tom, co se děje ve firmě. „V době plošného home office zasíláme pravidelné newslettery s tipy na vzdělávací akce, cvičení, jídlo, koncerty nebo divadelní online představení, zároveň také různé ankety nebo témata, která aktuálně řešíme ve firmě.“ Informovanost rozhodně ocení nejen noví, ale i stávající zaměstnanci – v této nejisté a turbulentní době víc než kdy dřív.

Den D

Zrevidujte, případně přizpůsobte jednotlivé body onboardingu. Zrušte prozatím skupinové obědy. Sofia Geraldesová, Talent Acquisition Manager ve společnosti AB Tasty, přizpůsobila týdenní zaškolovací kurz a zkrátila jej na tři dny. „Místo společného oběda v kanceláři si během týdne každý člen týmu může s nováčkem dát 30minutovou virtuální schůzku u kávy,“ vysvětluje Sofia. Jako náhradu za zrušené pravidelné měsíční večírky se také zavedly různé soutěže.

První den může být celkem nepříjemný, zejména pokud je nováček představen týmu bez jakýchkoli předchozích upozornění.

Nabídněte mu rozhovor prostřednictvím videokonference s generálním ředitelem nebo s určeným mentorem, aby se nováček zbavil úzkosti z prvního dne.Zajistěte, aby fungovalo spojení s týmem. Představte jim nového spolupracovníka (jméno, pozice, role ve firmě a nezapomeňte zmínit i jeho koníčky a odkud pochází).Vysvětlete mu výjimečný kontext a opatření přijatá společností, cíle a očekávání jeho mise a seznamte ho s platnými předpisy (způsoby komunikace, technické pojmy, interní pokyny, společné zvyklosti). Tím se při onboardingu řídí i HR manažerka Ackee Kateřina Kebzová: „Nového člověka nejdřív provedu zvyklostmi, které u nás jsou, demonstruju naši kulturu na konkrétních příkladech (třeba že si všichni tykáme nebo že chceme, aby lidi byli aktivní a sami si říkali, co k práci potřebují), a představím klíčové nejbližší lidi, se kterými se nováček zatím nepotkal.“

„Nováček se na Slacku představí ostatním a může se zmínit o svých zkušenostech a dosavadní kariéře.“ Rada společnosti O‘clock.

Onboarding ve společnosti O‘clock se provádí přes Slack: ráno tým HR představí novému zaměstnanci společnost a nástroje, odpoledne se slovo předává manažerovi a ten se chopí „technické“ stránky věci. Nováček se na Slacku představí ostatním a může se zmínit o svých zkušenostech a dosavadní kariéře.

• Uspořádejte uvítací videokonferenci s celým týmem (pokud je vás hodně, tak klidně po menších skupinkách). Po oficiálním představení nového kolegy požádejte každého člena, aby se představil a uvedl alespoň své jméno, pozici a profesi. Mathilde Delalandesová doplňuje, že prezentace se může pojmout třeba ve formě hádanek, tedy přátelským, zábavným a kreativním způsobem poznat osobnosti kolegů.

„Představte jednotlivé členy týmu třeba pomocí hádanek.“ Mathilde Delalandesová

Během onboardingu

Je možné, že vás nováček překvapí dotazy, které nejsou zahrnuty v často kladených otázkách uvítací prezentace. To je jeden z důvodů, proč podporovat transparentní zpětnou vazbu, a tím zlepšovat přístup k zaměstnancům. Ukažte, že vaše firma má kvality, které hledá.

• Nedovolte, aby mezi vámi zavládlo nedorozumění. Snažte se být nápomocní, pokud kolega něčemu nerozumí nebo neví, jak postupovat. Všechno mu vysvětlete a společně projděte celou problematiku. „Snažte se nováčkům reagovat na emaily, hovory a smsky co nejrychleji,“ doporučuje Tereza Karhanová.
• Zajistěte, aby nováček a jeho mentor měli dostatek prostoru pro komunikaci, a to i v případě, že je zaučováno více nováčků najednou. V 88jobs na to mají samostatný kanál na Slacku, kde spolu mohou komunikovat bez jakýchkoliv omezení a bez „dohledu“ zbytku týmu.
• Pokud máte nováčků více najednou, Tereza Karhanová doporučuje: „Je dobré pořádat například jednou za 14 dní online setkání mezi nováčky, kde by si mohli v rámci 30 až 60 minut sdílet, jak to funguje v jejich týmech, co se nového naučili a podobně.“

„Během onboardingu je nejúčinnější střídání skupinových diskuzí a osobních schůzek, aby lidé měli příležitost se vyjádřit a poznat svého manažera.“ Sofia Geraldesová, Talent Acquisition Manager ve společnosti AB Tasty

• Scházejte se pravidelně prostřednictvím videokonferencí plánovaných předem. Můžete k tomu využít nástroje, jako jsou Calendly a Doodle. Pokud se vám to zdá potřebné, klidně se setkávejte častěji.
• Využijte small talk, abyste snáze prolomili ledy. Určitě najdete společná témata (karanténa, oblíbené seriály, filmy a novinky na Netflixu).
• Nepoužívejte moc telefon nebo e-mail. Dnes už nepůsobí tak přirozeně jako jiné nástroje. Volejte jen v naléhavých případech a e-mail využívejte jen v případě, potřebujete-li popsat složité procesy, případně záležitosti, které je třeba archivovat.
• Virtuální setkání by neměla překračovat dobu 30 minut.
• Vytvořte i pravidelné meetingy se zbytkem týmu. V 88Jobs se každý den koná desetiminutová ranní viedokáva, která pomáhá posílit týmového ducha a doladit úkoly na daný den. V Ackee pořádají jednou týdně meetingy celého týmu a také online nepracovní akce.
• Na konci prvního týdne uspořádejte uvítací párty po skypu s neformální atmosférou.
• K onboardingu klidně přistupte zábavnou formou (kvíz, slepý test, hry). Většina deskových her je přizpůsobitelná virtuálnímu formátu.

Ve společnosti Ackee s onboardingem pomáhá i bot Pan Unicorn. „Je to appka integrovaná ve Slacku, která nováčkovi dávkuje informace prostřednictvím pravidelných notifikací přizpůsobených podle daného týmu. Například se tak nováček dozví, jaké online knihovny k programování používáme a kde je najde, připomene mu týmový meeting nebo poradí, jak si přes naši appku Snackee koupit svačinu, až budeme zase pracovat z kanclu. Kromě toho umí Pan Unicorn odpovídat na nejčastěji kladené otázky, které lidi při nástupu do nové práce nejvíce trápí,“ popisuje HR manažerka Kateřina Kebzová vychytávku, která usnadňuje nováčkům první dny v práci – a navíc pobaví.

Po onboardingu

Podle Sofie Geraldesové se onboarding hodnotí podle formuláře spokojenosti, důraz se klade na hodnocení porozumění a organizace. O‘clock posílá nováčkům na konci úvodního meetingu, který funguje jako průběžné hodnocení celého náboru.

„Pokud nový zaměstnanec nereaguje a nezapojuje se do našich aktivit, okamžitě tak poznáme, že nejspíš společnost opustí.“ Nathaniel Philippe, spoluzakladatel HeyTeam

Ve společnosti HeyTeam se spokojenost zaměstnanců hodnotí na základě dvou faktorů:

Podle ukazatele NPS (net promoter score) neboli zaměstnanecké spokojenosti na základě pravidelných feedbacků.

Na základě schopnosti a ochoty zapojovat se i do neformálních akcí a dění ve společnosti.

Společnost O‘clock radí: „Na konci úvodního meetingu zašlete nováčkovi dotazník, poté další v polovině zkušebního období, abyste mohli sledovat jeho integraci v týmu a ve společnosti jako takové.“

Uvidíte, že nouzový stav a karanténa neznamenají konec světa, protože onboarding můžete přizpůsobit i těmto podmínkám. Jak připomíná vedoucí HR z 88 Jobs Marion Justeová, tato situace je dočasná. Je proto vhodné vysvětlit novému zaměstnanci, jak se změní jeho pracovní život, jakmile se situace rozvolní.

Mathilde Delalandesová dodává, že bude nutné napravit nedostatky, se kterým se setkali všichni nováčci, kteří v tomto období nastupovali. Bude třeba jim vyhradit prostor a uspořádat „nápravné“ akce.

Užitečné nástroje

Kvůli tomu, že je váš tým rozptýlený, budete muset na jeho členy působit uklidňujícím dojmem a prokázat, že spolupráce je ve vaší firmě zásadní hodnotou. Dobrou zprávou je, že dnes existuje mnoho možností pro týmovou spolupráci. Můžete tak vybírat z mnoha nástrojů synchronní i asynchronní komunikace, a snadno komunikaci přizpůsobit nárokům týmu i nováčka:

• Společné komunikační platformy. Jedná se o asynchronní komunikaci, kde si můžete každý den vyměňovat informace pracovního i soukromého charakteru o určitém skupinovém projektu nebo problematice (Slack, Microsoft Teams).

• Videokonferenční řešení vhodná pro pracovní účely, která umožňují různá nastavení typu sdílení obrazovky (Zoom, Whereby, Discord) nebo pro běžné použití (Skype, Facetime, House Party).

• Nástroje pro řízení a organizaci projektů (Trello, Github, Monday).

• Nástroje pro sdílení dokumentů (G Suite, Confluence, Concept).

• Řešení pro správu hesel a vzdálené zabezpečení dat (Google Authenticator, Dashlane, Lastpass, 1password).

Marjorie Di Placidová, personální manažerka ve společnosti O‘clock, doporučuje knihovnu společnosti Pratix, kde naleznete užitečné rady pro práci na dálku.