Shaker: Remote týmy a jak je řídit

Pravděpodobně nejste jednou z těch mála společností, které se rozhodly nadobro zrušit kanceláře. I přesto se vás však otázka toho, jak řídit rozptýlené týmy, týká. V určitém smyslu jsou ty firmy, které se rozhodly zrušit kanceláře, průkopníky nových způsobů spolupráce a komunikace. A proto bychom se od nich mohli hodně učit. Ani v kanceláři se nám nestává často, že by se všichni zaměstnanci zdržovali na stejném místě. Ať už se jedná o zaměstnance na home office, maminky, kterým dopřáváte flexibilitu, freelancery, kteří pro vás pracují externě, nové talenty, kteří chtějí čím dál tím větší flexibilitu, nebo jste jednoduše mezinárodní firma, která má několik poboček (dokonce i v několika zemích).

Pokud takové jedince nebo týmy máme, otázka zní – jak je řídit?

Na toto téma jsme si na naší historicky první události zvané povídali s Petrou Hruškovou, Global TA Operations Manager ze společnosti Red Hat, kde mají až 25 % zaměstnanců remote. Je také častým hostem na konferencích, jako je Evolve Summit, a působí jako mindfulness koučka. Pozvání přijala také Pavlína Pašková, Head of People & Organisation, kde využívá nasbírané zkušenosti ze společnosti Trivago. Glami momentálně zažívá mezinárodní růst a rozptýlené týmy jsou pro ně velkým tématem.

„Mileniálové neexistují. Chtějí to stejné, co my starší, ale nebojí si o to říct,“ - Petra Hrušková

Jak s remote týmy komunikovat?

Správná komunikace je jedním ze základních klíčů každé úspěšné společnosti. O to větší výzvou je, když jsou lidé rozptýlení mnohdy i po celém světě a hovořit spolu mohou pouze přes instantní messengery nebo videokonference. Právě z tohoto důvodu nesmí být komunikace opomíjená. Celý proces musí být pečlivě řízený a nastavený jasně dopředu.

S tím se pojí i hardwarová stránka věci. Pokud je obraz z webkamery trhaný, vypadává internet nebo mikrofon, nedojde k produktivní komunikaci. Komunikace přes internet musí být taková, jako kdyby proti sobě seděli dva lidé. Pokud se podobné věci nevyřeší dopředu, může se stát, že se hovorům budou chtít někteří kolegové vyhýbat. Kvalitní technika také pomáhá odstranit jazykové bariéry, které mohou vzniknout mezi rodilými a nerodilými mluvčími. V některých případech se doporučuje mít přímo i moderátora, který zajistí, že obě strany všechno chápou.

„Ze správné komunikace vychází i týmový duch,“ - Petra Hrušková

Dejte si pozor také na pocit vyloučení, který možná někteří manažeři podceňují. Pokud probíhá videokonference s více účastníky, ale část týmu je pohromadě v jedné místnosti, může se kolega připojený pouze přes internet cítit odstrčený. Často si lidé totiž něco řeknou z očí do očí, použijí nonverbální komunikaci a ignorují fakt, že je s nimi přítomen i někdo na obrazovce. Kvůli tomu se mnohokrát vzdálený kolega raději nezapojí do diskuze, protože nemá prostor či přeslechne důležité informace. A řešení? Naprosto jednoduché! Při příštím podobném hovoru rozesaďte každého do jiné místnosti, aby měli všichni stejné výchozí postavení a lidé na sebe nemluvili přímo.

Jako vhodné programy se doporučuje využívat například Zoom, Google Hangouts nebo BlueJeans.

Pro a proti remote týmů

PRO

• Nižší náklady za provoz kanceláří.

• Rozšíření „talent poolu“. Otevře se vám více možností při náboru, protože nejste limitování na dané místo či přilehlé okolí. Pokud ve vaší firmě nevadí cizí jazyk, můžete se poohlédnout i po zaměstnancích, kteří nesdílí vaši mateřštinu či dokonce žijí v jiné zemi.

• Produktivita rozptýlených týmů může být vyšší než u lidí v kancelářích. Doma se lidé lépe soustředí, mohou si kdykoliv odskočit nebo udělat čas sami pro sebe.

„Možnost pracovat na dálku či dostat nabídku relokace může fungovat i jako motivační prvek,” dodává Pavlína Pašková.

PROTI

• Lehce se může smazat rozdíl mezi osobním a pracovním životem, což může po čase vést k pocitu vyhoření. Je nutné je poučovat o správném work-life balance.

• Může dojít k podcenění starosti o psychickou pohodu zaměstnanců. Je nutné je podporovat ve vybírání dovolené nebo investovat do jejich celkové spokojenosti.

• Pozor, kdy manažer komunikuje s lidmi. Pokud odešle e-mail v pozdních hodinách, může v ostatních vyvolat pocit viny, protože zrovna také nepracují.

Jak motivovat na dálku?

To, co platí pro inhouse týmy, platí i pro ty rozptýlené. Rozhodně se vyplatí investovat do vzdělávání manažera, protože organizační a motivační schopnosti nemá každý automaticky v sobě. Mnohokrát je do této role povýšen specialista, avšak bez předchozí přípravy. Organizovat rozptýlený tým pro něj může pak být o to náročnější, čímž klesá efektivita a zejména produktivita.

Stále platí, že tou největší motivací je práce samotná. Když se lidé nepotkávají denně v kuchyňce či obědě, nemohou si sdělit i třeba jen malé úspěchy. Snažte se proto pravidelně se všemi sdílet povedené projekty, rostoucí čísla či pozitivní feedback. Zkrátka cokoliv, aby se tým semknul a každý měl motivaci se ukázat před ostatními. I tímto se dá budovat firemní kultura, jelikož se budou všichni cítit součástí týmu a navzájem se podporovat.

Nezapomeňte také zjišťovat, jak se ostatní mají, zda nepotřebují s něčím pomoct či jenom mít nezávazný pokec. Pokud se styl komunikace promění pouze na transakci informací, není to dobře. I oblíbená pauza na kávu se dá udělat ve virtuálním prostředí. Stačí, aby si každý připravil šálek, připojil se do videokonference – a pak se prostě jenom povídalo. O sportu, dobrém filmu či aktuálním dění. Nejenže pomůžete k vybudování vztahu, ale zároveň uvolníte své zaměstnance.

Onboarding jako klíčový faktor

Hladký nástup zaměstnanců a jejich zaučení je priorita, o to intenzivnější je s remote týmy. Každý zaměstnanec pracující na dálku by měl mít vždy možnost dostavit se na centrálu, aby blíže poznal ostatní.

Společnosti často zaměňují tzv „check in“ či „orientation week“, tedy dobu, kdy se nový kolega detailně seznamuje s firmou, dostane kartičku od budovy či přístupy do všech, s pravým onboardingem. Ten začíná již před samotným nástupem zaměstnancem a následně může trvat i rok. Zkrátka do doby, než je zaměstnanec zcela na stejné vlně jako zbytek týmu.

Pro rozptýlené týmy se osvědčil model „Four C’s“:

• Compliance – zaměstnanec zapadne do firmy z legálního hlediska

• Clarification – vysvětlení role, úkolů a povinnosti

• Culture – jaká je firemní kultura

• Connection – plné zapadnutí do týmu

„Pokud chceme, aby se zaměstnanec sžil s firemní kulturou, mělo by mu mít umožněno se kdykoliv dostavit na centrálu a onboardovat se s kolegy v kanceláři.“ - Pavlína Pašková

Poslední tipy

Globální meeting se dá pojat celý virtuálně. Například rozdáváním „cen“ pro zaměstnance za úspěchu, kde každý navíc dostane prostor něco všem říct. Ostatní mohou poslat fotku s příběhem, který ostatním popíšou. Vysoce oblíbená aktivita!

Teambuildingy jsou nezbytnou součástí jakékoliv firmy. I těch firem, které nemají kanceláře či mají většinu zaměstnanců rozptýlených. Není nutné mít byznysovou část a nudné prezentace, to lidé řeší každý den. Připravte jim něco, na co nikdy nezapomenou a mohou se všichni lépe poznat.

V Trivagu se nám podařilo uspořádat teambuilding o více než 1 000 lidech. Všechno je možné!” – Pavlína Pašková

Pusťte si celý záznam panelové diskuze.

Děkujeme všem, kteří se zúčastnili našeho prvního eventu Shaker na téma rozptýlených týmů. Připravujeme pro vás další události na současná témata HR, pokud se chcete také zúčastnit či máte zájem o libovolné téma, ozvěte se nám na erika.boucharechas @ wttj.co