Home office? Hlavně žádnou paniku

V polovině března 2020, se Jason Fried a David Heinemeier Hansson, autoři několika knih opráci na dálku, rozhodli vrátit peníze těm, kdo si koupí jejich knihu Remote: Office Not Required, zníž se stala Bible home office. Pojďme se na ni podívat zblízka. Je zvláště užitečná pro manažery a personalisty.

Zvládat práci na dálku se může jevit jako obtížně, obzvláště pokud jste zvyklí své zaměstnance vídat od 9 do 5 vkanceláři, ale vězte, že je dokonce efektivnější. Kniha Remote: Office Not Required zroku 2013, je tu proto, aby přesvědčila všechny manažery a personalisty o kladech práce na dálku, ať už dávají přednost zajetým kolejím nebo jsou otevření novým přístupům. Kniha je plná praktických a užitečných rad. Dnes se kpráci na dálku přistupuje stále častěji. Mohou manažeři tento trend ještě přehlížet?

Necháte-li lidem určitou svobodu, mají neuvěřitelnou schopnost splnit náročná očekávání. Jason Fried & David Heinemeier Hansson

Remote: Office Not Required, praktická příručka autorů Frieda a Hanssona

Společně mají na kontě ještě jednu knihu Rework, zroku 2010, a zároveň na koci 90. let v Chicagu založili softwarovou společnost Basecamp. Knihu Remote: Office Not Required, pojali jako propagaci efektivních nástrojů na řízení projektů, které se jim v Basecampu osvědčily.

Čerpají zvlastních pracovních zkušeností. Jako zakladatelé společnosti 37signals (Basecamp), si prošli problémy spojenými sprací, náborem a řízením na dálku. Jejich rady jsou knezaplacení. Vdnešní době, kdy je na trhu neuvěřitelné množství nových nástrojů naspolupráci, jsou jejich rady o to cennější. Jedná se hlavně o ty nástroje, které by nám mohly usnadnit práci v nadcházejících týdnech. Kniha byla vydána rok před spuštěním Slacku, tři roky před vývojem Worplace od Facebooku a Teams od Microsoftu. Friedovo a Hanssonovo dílo dává dnes o to větší smysl.

Práce Jasona Frieda a Davida Heinemeiera Hanssona spočívá vporadenství voblasti řízení a produktivity, které se posléze promítá do vývoje účinných softwarů. Faktem je, že vtomhle mají talent: blog Jasona Frieda, na němž píše články o spolupráci, produktivitě a povaze práce neztrácejí nic ze své popularity.

Hlavním sdělením knihy Remote je fakt, práce na dálku má mnoho výhod. Vyhovíte špičkám voboru, zvýšíte pohodu zaměstnanců a především zvýšíte produktivitu, protože klasická kancelář je přežitek.

„Luxusem příštích budoucích 20 let bude možnost opustit město, ne proto, abyste žili jako sluha na předměstí, ale abyste žili kdekoli budete chtít.“ Jason Fried & David Heinemeier Hansson

Éra práce na dálku je tady

Práce neprobíhá vpráci:

„Kancelář se během dne stává tím posledním místem, kde lidé chtějí být, když potřebují něco opravdu udělat. Vkanceláři vás totiž pořád někdo nebo něco vyrušuje.“

Tvůrčí pracovníci, kteří živí digitální ekonomiku (vývojáři, redaktoři, designéři a další) pracují vdlouhých časových horizontech, místo toho je jejich pracovní den rozkouskován naněkolik skutečně pracovních chvil.

Vbudoucnu města ztratí svůj monopol místa, kde se koncentrují špičkoví odborníci. „Ne každý se chce přestěhovat do San Franciska,“ vysvětlují autoři. Právě ve městech jako je San Francisko dochází k obrovské fluktuace pracovníků. Lidé si pořád myslí, že tráva je jinde zelenější. Na rozdíl od odborníků, kteří mohou pracovat na dálku vméně zalidněných oblastech jako je Idaho nebo Utah, a zůstávají loajální vůči jednomu zaměstnavateli.

V podstatě to ani není otázka peněz. Stále větší počet lidí hledá práci, díky níž by si zlepšili kvalitu života a získali více volnosti než peněz. A vzrůstající počet zaměstnavatelů si uvědomuje, jak je těžké získat kvalitní zaměstnance. Ztěchto dvou důvodů je práce na dálku ideálním řešením.

Už žádné výmluvy

Autoři vyvracejí řadu mylných argumentů. Jsou to například:

• „Chemie funguje, jen když jsme všichni pohromadě“: ve skutečnosti, velké nápady nepřicházejí každý den, a navíc potřebujete propracovaný plán, aby se úspěšně završily. Čím vzácněji se budete vídat, tím budou vaše schůzky cennější.
• „Jak mohu vědět, jestli pracují, když je nevidím?“: mnoho zaměstnanců díky mazaným strategiím předstírá práci i vkanceláři. Neexistuje žádná záruka, že zaměstnanci budou skutečně pracovat, ale nedostatek důvěry produktivitě bezpochyby škodí. Většina lidí snadšením pracuje, doku je jejich práce povzbuzuje a naplňuje.
• „Kdo bude zvedat telefony?“: zaměstnanci rozeseti třeba do různých časových pásem mohou postupně pokrýt všechny směny a vyhovět zákazníkům. Vše závisí na dobré koordinaci.
• „Ostatní jim budou závidět.“: častý argument neochotných manažerů. Připustíme-li, že některé činnosti nelze vykonávat na dálku, nemusí takhle pracovat všichni. Každá pozice má specifické nároky.
• „A co bude sfiremní kulturou?“: kultura je často prezentována jako forma rozptýlení, ale ve skutečnosti se jedná o „soubor (ne)vyslovených hodnot a skutků“. Zaměstnanci se nemusí shromažďovat na jednom místě, aby vytvořili silnou kulturu. „Skutečnost, že máte ve firmě lidi, kteří pracují na dálku, vás donutí vzdát se iluze, že budování firemní kultury je omezeno pouze na sociální aktivity.“
  „Potřebuji okamžitou reakci.“: musíme si uvědomit, že ne všechny otázky vyžadují okamžitou odpověď. Na většinu otázek stačí odpovědět emailem. Kurgentním dotazům použijme komunikátor. Telefon je zásadní vkrizových situacích. Čím méně ruchů, tím vyšší produktivita. „Vítězství nad vaší závislostí je i vítězstvím pro ostatní a nenastane jen tak samo od sebe bez odříkání,“ vysvětlují autoři.

Jak spolupracovat na dálku?

Pro dobrou spolupráci na dálku je třeba využívat dobrých nástrojů a zásad zdravého rozumu. Zde jsou ty nejdůležitější:

• Překrývání: pracovní doba zúčastněných se alespoň zčásti musí překrývat. Videálním případě čtyři hodiny, aby nedocházelo ke zpoždění spolupráce a zajistila se soudržnost týmu.
• Vidět znamená věřit: díky programům jako je Zoom, WEbEx, Join.me nebo GoToMeeting je snadné sdílet obrazovku sostatními. Budete mít pocit, že kolega sedí vedle vás u stolu.
• S pravdou ven: nezamykejte důležité dokumenty do šuplíku, sdílejte je sostatními prostřednictvím DropBoxu, GitHubu a dalších úložišť.
• Virtuální kávovar: workoholici stejně nezahálí. Vytvořte virtuální prostor, vněmž si zaměstnanci budou moci oddechnout, poslat vtipné fotky, přípěvky, diskutovat o politice, prostě o všem, o čem by se bavili, když se potkají u kávovaru.
• Práce je nejdůležitější: v tomhle případě platí, že práce mluví sama za sebe a zahodnocení zaměstnance vždy mluví vykonaná práce. Postoje a osobnost následují až za ní.
• Zapomeňte na manažerské meetingy: čím dál se budete držet od meetingů s manažery, tím lépe budete pracovat. Berte jako pomyslnou třešničku na dortu.

„Počítá se práce, ne čas.“ Jason Fried & David Heinemeier Hansson

Najměte a držte si jen ty nejlepší

Zkuste najmout někoho zjiného zeměpisného pásma. Je to skvělý způsob, jak rozšířit a vyškolit paletu odborníků a zvýšit si konkurenceschopnost na globálním trhu. Je to také způsob, kterým si můžete udržet zaměstnance, lidé se někdy chtějí přestěhovat, i když jsou vsoučasné práci spokojeni. A ti, kteří ve firmě pracují dlouhou dobu, pracují nadálku spolehlivěji. Znají kulturu, tým a požadavky. Tak proč je nechat jen tak odejít?

Pokud najímáme zaměstnance stím, že bude pracovat na dálku, neměli bychom se domnívat, že mezilidské vztahy vtomto případě nejsou důležité. To by byla vážně chyba. Jestliže si chceme zaměstnance dlouhodobě udržet, jsou vztahy zcela zásadní. Vztahy na dálku mohou být komplikované. Práci na dálku musí vykonávat lidé, kteří mají zdravý rozum, oplývají vůlí, laskavostí a trpělivostí. Toxické chování je neakceptovatelné, protože špatné úmysly mohou ohrozit týmovou práci.

Pohovor nestavte na hlavolamech. Schopnost člověka obstojně reagovat na zapeklité hádanky nemá žádnou spojitost sreálnými pracovními problémy. Dejte mu konkrétní úkol, nejlépe testovací projekt. První kole může spočívat vjedno nebo dvoutýdenního projektu. Kandidáti by měli mít dobrý psaný projev, který je pro práci na dálku zásadní. Průvodní dopis může být pomyslným sítem. Teprve poté ho pozvěte na osobní pohovor.

Proč by měli zaměstnanci, kteří žijí na venkově, dostávat menší odměnu než jejich kolegové? Rovné odměňování za stejnou práci není jen všeobecný požadavek, ale je to taky zdravá politika voblasti lidských zdrojů a způsob, jak si ve firmě udržet odborníky.

„Home office není důvodem proč šetřit na mzdách.“ Jason Fried & David Heinemeier Hansson

Jak řídit zaměstnance na home office

Obecně platí, že je nejlepší zavést home office hned na počátku. Je to mnohem snazší, když je práce na dálku brána jako součást firemní kultury. Jinak je dobré začít třeba spár dny vtýdnu. Nejlepší je postupovat krůček po krůčku.

Pokud jde o řízení, nespokojte se stím, abyste měli pouze hlavy do počtu. Jediné, co se počítá, je práce. Kefektivnímu řízení takového týmu je nutné, aby manažer rozuměl úkolům, které se řeší, případně byl schopen odůvodnit zpoždění, kreativně přistupoval kproblémům a vhodně rozděloval práci mezi jednotlivé členy týmu.

Přečtěte si náš e-book Jak řídit rozptýlené týmy

Další skvělé postřehy lze čerpat z open source zdrojů.

„Ti, kteří chtějí pracovat na dálku, mohou hledat inspiraci vhnutí Open Source, které si za poslední desetiletí vydobylo stejné postavení jako velcí technologičtí giganti. A to díky asynchronní práci a komunikaci, která nemá ve světě obdoby.“ Jason Fried & David Heinemeier Hansson

Úspěch Open Source dokazuje sílu vnitřní motivace. Programátoři pracují díky vášni, ne kvůli penězům!

Musí se odstranit i ta nejmenší překážka, která stojí vcestě efektivní práci. Spracovníky na home office by senemělo zacházet jako sdruhořadými, ale měli by mít stejné postavení jako běžní zaměstnanci. Každý by měl mít zajištěno vše, co potřebuje kpráci. To, že se občas něco nepovede, je zcela vpořádku, chybami se člověk učí a osamostatňuje.

To, že se občas něco nepovede, je zcela vpořádku, chybami se člověk učí a osamostatňuje.

„Není to nedostatek, ale spíš nadmíra práce, co ničí produktivitu,“ zvláště když jsou týmy rozptýleny do více časových pásem. Při práci doma se hranice mezi prací a volným časem smazává. Každý si musí zodpovědět, jestli ho práce příliš nevyčerpává. Zdlouhodobého hlediska jsou nejlepší pracovníci ti, kteří pracují přiměřený počet hodin. 40 hodin týdně se považuje za rozumný a udržitelný rytmus.

Jak pracovat na dálku

Pracovat na dálku znamená mít svobodu a flexibilitu. Život bez hranic, každodenní rutiny se občas může zdát těžký. Většina lidí ji potřebuje. Proto je nezbytné oddělit práci a volný čas. Třeba tím, že si na práci vyhradíte samostatný pokoj, zařízení a zavedete nové zvyky.

Práce na dálku není černobílá, můžete ji kombinovat podle potřeb. Ráno doma, odpoledne vkanceláři. Tři dny doma, dva vkanceláři. Pro ty, kteří nemohou využívat kanceláře, jsou tu jiná inspirativní místa jako kavárny nebo coworkingová centra.

Změna prostředí prospívá myšlení. Je snazší vyřešit problém, pokud ho pojímáte zvíce perspektiv. Work-life balance a možnost trávení více času s rodinou zlepšuje celkovou vyrovnanost a zdraví zaměstnanců. Nakonec jsou i vpráci výkonnější.

Oblíbenost práce na dálku neustále roste. Model klasické kanceláře je jednoznačně na ústupu.

„Za 30 let, až se technologický pokrok posune zas o kus dál, si lidé budou klást otázku, kčemu vlastně kanceláře sloužily.“ Richard Branson