Las aplicaciones que te ayudarán a ser más productivo

El tiempo es nuestro bien más preciado y es por ello que, en la era de las distracciones, gestionarlo de la forma adecuada debería ser una de nuestras prioridades. En el ámbito laboral, perder tiempo significa ser menos productivo, pero no temas: existen multitud de herramientas que pueden serte tremendamente útiles para aprender a organizarte, poder hacer más en menos tiempo y aumentar tu productividad. Welcome to the Jungle ha hecho una selección de aplicaciones, desglosadas según su finalidad, para que empieces a incorporarlas a tu día a día y te conviertas en un maestro de la gestión del trabajo.

Para gestionar proyectos

Trello

Trello es una herramienta concebida para el trabajo en equipo. Funciona como un enorme tablón virtual en el que podemos ir añadiendo tarjetas (una para cada tarea o proyecto), y dentro de cada tarjeta incluir comentarios, listas de tareas a completar, listas de enlaces y recursos útiles, fechas límite, etc. Las tarjetas se pueden ir desplazando o cambiando de categoría según vayamos avanzando en el proyecto (desde “nuevos proyectos” a “en curso” o “terminados”, por ejemplo). Dispone de un plan gratuito y de varias opciones de pago.

Todoist

Se trata de una de las herramientas de referencia en su categoría, pensada para el uso individual, con una interfaz fácil de usar y pensada para cualquier tipo de usuario. Se puede utilizar para la creación de proyectos de cualquier nivel, incluso personales o domésticos. A su favor también juega su mejor adaptabilidad multiplataforma (iOS, Android, Windows, macOS…) y el hecho de ser más económica. Existe una opción gratuita (aunque tiene algunas restricciones) y una premium, que cuesta 4 euros mensuales.

Omnifocus

Similar a Todoist, pero con un nivel de complejidad relativamente más alto. Aunque detrás esa complejidad se esconde una potentísima herramienta para gestionar proyectos. Está pensada para el ecosistema Apple (iOS, macOS, iPadOS), pero también tiene una versión web que puede utilizarse con cualquier sistema operativo. Permite crear proyectos secuenciales (en los que, para realizar una nueva tarea, es necesario haber completado la anterior) o paralelos (compuestos de varias tareas que pueden realizarse en cualquier orden), entre otros. También permite atribuir a los proyectos un nivel de prioridad, anotar comentarios o adjuntar archivos. Existen varias opciones de pago, aunque la más popular es la suscripción mensual, que cuesta 10 euros y permite disponer siempre de la última versión de la aplicación.

• Alternativas: Things, ToDo.

Para optimizar tu tiempo

WasteNoTime

Entre pensar “voy a entrar en Twitter un momento para tomarme un breve descanso” y acabar con una hora y media de absoluta improductividad hay una línea muy fina. Pero este problema lo podemos solucionar instalando esta extensión en nuestro navegador que bloquea el acceso a webs específicas durante horas o días determinados. De esta forma, conseguiremos mantenernos alejados, durante nuestro horario de trabajo, de esas webs que sabemos que son más proclives a hacernos perder el tiempo: blogs, redes sociales, etc. Esta herramienta está disponible para Chrome y Safari.

Mixmax

Esta herramienta añade una extensión para tu correo de Gmail que multiplica su versatilidad y cuyas funcionalidades te permitirán gestionar el tiempo que dedicas a tus emails, como “pausar” un correo hasta un día concreto, controlar si un correo ha sido leído, etc. También cuenta con un calendario compartido y otras funcionalidades que permiten insertar encuestas en tus emails, hacer sondeos, etc. Es gratuita, aunque tiene una modalidad de pago que ofrece acceso a más funciones.

Calendly

Cuando planificamos una reunión, el tiempo que dedicamos a negociar la fecha y hora que convenga a todos los asistentes se evapora de forma poco productiva. Calendly automatiza este proceso: dejamos unos huecos en días y horas concretas en los que nos vendría bien aceptar una reunión, y de esa forma cualquiera puede invitarnos a un encuentro. La principal diferencia con Google Calendar es que, con Calendly, la reunión es aceptada de forma automática si coincide con uno de los huecos predeterminados. La clave: automatización para aumentar la productividad.

Toggl

Es una herramienta pensada para empresas, pero también para que el usuario individual sea más consciente de cómo reparte su tiempo de trabajo, un dato fundamental para tomar mejores decisiones. Toggl registra qué hacemos y durante cuánto tiempo, y puede incluso calcular cuánto dinero hemos ganado (o dejado de ganar) con cada tarea si le indicamos cuál es nuestra tarifa por hora.

Para que no te olvides de nada

Evernote

Esta aplicación es sumamente versátil y se ha convertido en un clásico de las herramientas para organizar notas y mucho más. Fue creada con el objetivo de funcionar como epicentro de toda nuestra información, tanto personal como laboral, y que de esta forma nada quede olvidado o sin registrar. Podemos usarla, por ejemplo, para organizar la documentación, facturas o datos de interés, y también es útil para documentación interna que nos resulte interesante, como plantillas de documentación recurrente, informes personales, esquemas de personal que nos ayuden a orientarnos… Cualquier idea es bienvenida en Evernote, donde podemos incluso adjuntar archivos. El objetivo es poder encontrar fácilmente y en un mismo lugar toda nuestra información útil.

Simplenote

Se trata de una alternativa a Evernote que, como su nombre indica, está pensada para que sea mucho más sencilla de utilizar. Si no necesitamos adjuntar archivos y únicamente buscamos un lugar en el que almacenar notas (personales o profesionales), esta es la app perfecta. Es, además, totalmente gratuita.

• Alternativas: la app Notas (para Apple), OneNote.

Para mejorar la comunicación

Slack

Slack se ha convertido en una de las herramientas más populares para la comunicación interna de miles de empresas de todo el mundo. Su mecánica es simple: permite chats privados entre miembros de la empresa, grupos abiertos a los que cualquiera puede sumarse o grupos privados a los que solo pueden estar las personas que sean invitadas por el administrador. Permite compartir archivos y tiene centenares de integraciones con otras aplicaciones, tales como Google Analytics, Google Drive, Outlook o Trello.

Twist

Una aplicación de los creadores de Todoist, que nació con la intención de convertirse en una alternativa a Slack. Aunque esta aplicación sigue preceptos similares, se diferencia sobre todo en que las conversaciones no se producen en tiempo real, sino más bien como comentarios que van acumulándose en torno a temas de conversación concretos. De esta forma, se reducen las distracciones y se evitan las pesadas notificaciones.

• Alternativas: Microsoft Teams, Fleep.

Ahora, haz un repaso a tus necesidades y selecciona las aplicaciones que crees que podrían ayudarte en tu día a día en el trabajo. ¡Ya solo necesitas empezar a usarlas! Estás a un paso de ser el rey de la organización y mejorar tu productividad.

Foto de WTTJ

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