5 consejos para aprender a delegar de forma eficaz

¿Te dicen continuamente que no delegas lo suficiente? ¿Te cuesta confiar tareas a tus compañeros? Tanto si eres el jefe de una tribu como uno de los colaboradores, tienes que ser capaz de asumir responsabilidades y, a veces, delegarlas. Hacerlo todo solo es imposible. Es preferible aprender a confiar en los demás y delegar algunas tareas, por tu bien y por el bien de la empresa.

Aunque delegar puede parecer simple en teoría, en la práctica no siempre es fácil. Es necesario aprender a mantener las responsabilidades sin perder el control, gestionar correctamente las tareas asignadas a los colaboradores, superar incluso posibles problemas de ego, así como realizar el seguimiento de las tareas delegadas sin convertirse en un policía. ¡Pero el esfuerzo merece la pena!

Te contamos por qué motivo a veces te cuesta delegar, las razones que deberían animarte a hacerlo y cuándo debes lanzarte. Te damos además cinco consejos para que puedas sentar las bases sólidas de una delegación eficaz.

¿Por qué nos da miedo delegar?

A menudo nos cuesta delegar porque lo confundimos con una práctica contraproductiva. El que delega puede sentir miedo fácilmente, especialmente cuando da muestras de demasiado ego, le cuesta comunicarse, no confía en sus compañeros o cree que éste verá su nueva misión como un incremento de trabajo sin valor añadido.

Estos son las principales barreras psicológicas que nos impiden dar el paso:

El miedo a perder el tiempo

Tener que delegar puede parecer un fastidio. Generalmente no sabemos cómo hacerlo y a menudo tenemos la sensación de que nos llevará más tiempo que si hacemos el trabajo nosotros mismos.

La falta de confianza en los demás y en sus capacidades

A veces tememos que la persona que designemos sea incapaz de efectuar la tarea al menos igual de bien que nosotros. Nos asusta el hecho de que fracase en su misión o no consiga realizarla a tiempo. Si somos jefes, siempre seremos responsables de que la tarea se lleve a cabo correctamente, aunque la deleguemos.

El miedo a perder poder

También podemos ver el acto de delegar como una pérdida de control o poder. La ansiedad ante la idea de que un empleado con una jerarquía inferior nos pase por delante es bastante común. Es esencial recordar que los miembros del equipo están ahí para colaborar y no para competir. A veces podría parecer que hacerlo todo nosotros nos permite justificar nuestro puesto de trabajo.

Una organización lineal

La propia organización de la empresa puede frenarnos y resultar ser un obstáculo a la hora de delegar. Las organizaciones tradicionales de tipo piramidal y lineal están siendo sustituidas por estructuras dinámicas y transversales. En efecto, actualmente numerosas empresas funcionan “por proyecto”. Sin embargo no siempre está claro quién decide y quién es responsable: ¿quién está en posición de delegar? ¿Y de delegar en quién? De igual modo, puede ser complicado elegir a un compañero que no sea el jefe de proyecto, ya que puede ser visto como alguien que no tiene el poder de decidir.

¿Por qué delegar?

Delegar forma parte de la propia lógica de cualquier empresa, tanto en su estructura como en su organización. Garantiza agilidad y rapidez de reacción. Ningún dirigente de empresa puede hacerlo todo solo, por lo que el buen funcionamiento del equipo y el desarrollo de las capacidades de la tribu requieren delegación.

Por otro lado, cabe mencionar las falsas razones (a las que no hay que sucumbir) y que a menudo nos incitan a delegar:

• La urgencia
• Una carga de trabajo demasiado importante
• La desgana ante la realización de determinadas tareas

Estas son las razones que resultan contraproductivas. Sin embargo, sí debemos delegar si queremos alcanzar los siguientes objetivos indispensables:

Tener más tiempo

Cuando te libras de obligaciones enseguida dispones de más tiempo para dedicarte a proyectos de mayor envergadura o a tareas que corresponden más a tu función principal (tomar decisiones cruciales, programar el futuro, preparar estrategias de crecimiento…). Tu trabajo será más productivo y rentable para la empresa.

Motivar a los compañeros

No debemos olvidar que delegar tiene la ventaja de otorgar mayor valor a los compañeros. Las nuevas tareas, así como las competencias que el empleado desarrolle realizándolas, reforzarán su implicación en la empresa. Además, al ser libre de tomar la iniciativa, el empleado asignado dará más sentido a sus tareas.

Dar mayor responsabilidad a los demás

Delegar es un acto de gestión que refuerza la confianza hacia el compañero. Por ello es necesario soltar lastre, acordar cierta autonomía a la persona elegida y tratar de consolidar así un ambiente de trabajo sano basado en la confianza y el reparto de tareas.

¿Cuándo delegar?

Lee las siguientes preguntas y no dudes en delegar si respondes “sí” a al menos una de ellas:

• ¿Delegar la tarea en un compañero me permitirá tener más tiempo útil para centrarme en funciones con mayor impacto en el desarrollo de la empresa?
• Si confío la tarea a este compañero, ¿le permitirá profundizar sus conocimientos y enriquecerlos? ¿Aportará un nuevo punto de vista?
• ¿El equipo se sentirá más implicado si delego esta tarea? ¿Mis compañeros, tomarán más la iniciativa?

Pero cuidado: según la estructura, no todas las tareas son delegables. Es el caso de las decisiones estratégicas o las evaluaciones anuales de los empleados.

5 consejos para convertirte en un maestro en el arte de delegar

1. Anticipar y preparar el traspaso de tareas

Analiza lo que constituye la base de las funciones de tu puesto de trabajo e identifica lo que puedes delegar antes de sentirte desbordado. No olvides que delegar tampoco significa descargar todo el trabajo sobre tus compañeros.

En la práctica: Haz una lista de todo lo que haces de manera diaria, semanal y mensual. Después, observa la lista y determina qué es esencial para ti. Piensa en tus puntos fuertes y en las tareas que aportan más a la empresa y a los demás. Selecciona qué quieres seguir haciendo y qué tarea puedes delegar. Cuando la hayas definido, analiza la lista y evalúa las capacidades que requiere, así como las responsabilidades asociadas.

2. Elige personas motivadas y competentes

Es importante seleccionar el perfil más apropiado para realizar la tarea, identificar a un compañero de confianza en quien delegar. Es una cuestión de eficacia, no se trata de confiar cualquier misión a cualquier persona. Seguramente estás rodeado (o tratas de rodearte) de compañeros con capacidades diferentes y complementarias, con el propósito de favorecer las interacciones dentro del grupo para que la inteligencia colectiva tome la delantera. Confía en tus compañeros, a menudo te sorprenderán.

En la práctica: Elabora un inventario, una lista con las competencias de cada empleado. No te limites únicamente a las capacidades por las que fueron contratados, explora su potencial.

3. Define las fronteras de la misión

Expón de manera precisa las funciones que hay que realizar o los objetivos que hay que conseguir. Describe de manera global el contexto de la misión y concreta el resultado esperado. En efecto, una vez que hayas definido claramente qué hay que hacer, en qué consisten las tareas, y cuál es el resultado esperado, será difícil que la persona asignada fracase.

En la práctica: Pide a tu compañero que te vuelva a explicar, con sus propias palabras, las funciones de su nueva misión, el contexto y el resultado esperado. Así estarás seguro de que lo ha entendido bien.

4. Supervisar de manera justa

Acepta que al principio perderás tiempo. Una vez que hayas encontrado el empleado más capacitado, quizás necesites formarle hasta que pueda asumir todas las diferentes funciones que le han sido delegadas. Un buen líder forma correctamente a sus colaboradores para que tomen decisiones en su lugar. Incluso si después de haber delegado una tarea vas a seguir siendo el responsable de su resultado, trata de ser abierto y aceptar las nuevas ideas y maneras de trabajar de tu compañero. Intenta mantener una mirada objetiva, a la vez que permaneces atento y pones a su disposición todos los recursos necesarios. Todo un arte.

En la práctica: No impongas tus antiguas maneras de funcionar. Concede plazos razonables, define plazos de entrega que se adapten a tu compañero. Define también plazos intermedios en función del trabajo, que te permitan hacer un seguimiento de la situación y llevar a cabo los ajustes necesarios… sin llegar convertirte en un policía.

5. Explicar la decisión

Es importante no ofender a los compañeros a los que no hemos asignado tareas y que el proceso sea entendido por todos, para que no resulte contraproductivo.

En la práctica: Tanto si eres el jefe de un equipo o un colaborador en plena evolución, encuentra tiempo para organizar una pequeña reunión informativa, por ejemplo. Sé diplomático, explica de manera clara tu decisión, las tareas confiadas y tu propósito.

Traducido por María Gutiérrez Alonso

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