5 conseils pour apprendre à déléguer efficacement

On vous répète régulièrement que vous ne déléguez pas assez ? Vous peinez à transférer des tâches à vos collaborateurs ? Que vous soyez manager ou collaborateur au sein d’une tribu, vous avez des responsabilités qu’il faut être capable d’assumer et parfois de déléguer. Tout faire tout seul est impossible. Mieux vaut apprendre à faire confiance et déléguer certaines tâches pour votre bien et celui de l’entreprise.

Si déléguer peut paraître simple sur le papier, la mise en pratique n’a rien d’évident. Il faut jongler entre la perte de contrôle et le maintien des responsabilités, la bonne gestion des collaborateurs et parfois des égos ou encore l’accompagnement des tâches déléguées qui peut rapidement virer au flicage… Mais cela vaut le coup !

On vous explique ce qui peut vous rendre réticent à la délégation, les raisons qui vous poussent à déléguer et quand se lancer. Et on vous livre 5 conseils pour mettre en place les bases solides d’une délégation réussie.

Pourquoi a-t-on peur de déléguer ?

La délégation a du mal à s’imposer lorsqu’elle est confondue avec des pratiques contre-productives. La peur arrive vite, notamment si celui qui délègue fait preuve d’un peu trop d’égo, de difficultés à communiquer, n’a pas confiance en son collaborateur, ou pense que ce dernier y voit un surcroît de travail sans valeur ajoutée.

Ce sont principalement des freins psychologiques qui empêchent de sauter le pas :

La peur de la perte de temps

La délégation peut sembler fastidieuse. On ne sait pas comment s’y prendre et on a souvent l’impression que ce sera plus lent que de faire le travail soi-même.

Le manque de confiance en l’autre et ses capacités

La peur face à l’incapacité de la personne désignée d’effectuer la tâche au moins aussi bien. Redouter que celui à qui on confie sa tâche échoue dans sa mission ou ne l’exécute pas dans les temps. La responsabilité d’accomplir la tâche convenablement incombera toujours au manager qu’il délègue ou non.

La peur d’une perte de pouvoir

Vivre la délégation comme une perte de contrôle ou de pouvoir. L’anxiété face à l’idée de se faire doubler par un subordonné peut vite apparaître. Il est primordial de se rappeler que les membres de son équipe sont là pour collaborer et non des rivaux. Ou encore, croire que tout faire soi-même permet de justifier son poste.

Une organisation linéaire et “en mode projet”

Un frein organisationnel fait également obstacle à la délégation : l’organisation pyramidale et linéaire traditionnelle de l’entreprise est le plus souvent remplacée par une dynamique transversale. En effet, désormais beaucoup d’entreprises fonctionnent en “mode projet”. Or, on ne sait pas toujours qui décide et est responsable. Qui va donc être en position de déléguer ? Et à qui ? Il peut également être plus compliqué de présenter un collaborateur qui n’est pas le chef de projet, car il sera perçu comme quelqu’un qui n’a pas le pouvoir de décider.

Pourquoi déléguer ?

La délégation est dans la logique même de l’entreprise, dans sa structure et son organisation. Elle est garante de son agilité et de sa vitesse de réaction. En effet, un dirigeant d’entreprise ne peut pas tout faire tout seul et l’épanouissement de l’équipe et le développement des compétences de la tribu passent nécessairement par la délégation.

Au préalable, il convient de ne pas succomber aux mauvaises raisons qui poussent à déléguer :

• L’urgence
• La charge de travail trop importante
• L’ennui face à l’exécution de certaines tâches

Ces dernières sont contre-productives. Or, la délégation répond à divers objectifs indispensables :

Maitriser son temps

Se libérer de certaines obligations pour avoir plus de temps à consacrer à des projets de plus grande envergure ou aux tâches relevant du cœur du métier (décisions capitales, préparation de l’avenir, stratégie de croissance…). Votre travail n’en sera que plus productif et rentable pour l’entreprise.

Motiver ses collaborateurs

Garder en mémoire que déléguer a pour avantage de valoriser le collaborateur. Grâce aux nouvelles tâches et aux nouvelles compétences développées, son implication sera renforcée. Plus encore, en étant libre de prendre des initiatives, le collaborateur donnera du sens à ses missions.

Responsabiliser ses collaborateurs

C’est un acte de management qui renforce la confiance envers son collaborateur. Pour cela, il est nécessaire de lâcher du lest, d’accorder une certaine autonomie afin de pérenniser une ambiance de travail saine basée sur la confiance et le partage.

Quand déléguer ?

Posez-vous les questions suivantes, et, n’hésitez pas à déléguer si vous répondez par oui, à au moins une des questions suivantes :

• Affecter un collègue à cette mission me libérera du temps utile pour me focaliser sur un travail à haut impact pour le développement de l’entreprise ?
• En confiant cette tâche à ce collègue, pourra-t-il approfondir ses compétences, les enrichir ? Aura-t-il un angle de vision novateur ?
• L’équipe sera-t-elle plus impliquée par cette délégation de tâche ? Mes collaborateurs feront-ils preuve de plus de prise d’initiative?

Attention : gardez à l’esprit que selon la structure, toutes les tâches ne sont pas délégables comme par exemple les décisions hautement stratégiques, les entretiens annuels d’évaluation,…

5 conseils pour passer maître dans l’art de déléguer

1. Anticiper et préparer la passation

Faites le point sur ce qui compose le cœur de votre fonction, pour identifier ce qui peut être délégué avant de vous retrouver débordé. Gardez à l’esprit que déléguer ne veut pas non plus dire tout décharger sur les collaborateurs.

Mise en pratique : Faites une liste de tout ce que vous faites sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Ensuite, observez la liste et déterminez ce qui est essentiel pour vous. Pensez à vos points forts et aux tâches qui contribuent à votre entreprise et au reste pour distinguer ce que vous désirez continuer à faire et ce qui peut être donné. Analyser la tâche, évaluez les compétences requises et les responsabilités qui vont avec.

2. Cibler les personnes motivées et compétentes

Il s’agit ici de sélectionner le profil le plus pertinent pour la tâche à accomplir, d’identifier un collaborateur de confiance à qui déléguer. Ce n’est pas qu’une question d‘efficacité, il ne s’agit pas de confier n’importe quelle mission à n’importe qui. Vous êtes surement entouré ou cherchez à vous entourer de collaborateurs avec des compétences différentes et complémentaires. Il s’agit de favoriser les interactions au sein du groupe pour que l’intelligence collective prenne le dessus. Faites confiance à vos collaborateurs, le plus souvent, ils vous surprendront !

Mise en pratique : Dressez un inventaire, une liste des compétences de chacun. Surtout ne vous limitez pas aux seules compétences pour lesquelles le profil a été embauché, explorez leur potentiel.

3. Définir les frontières de la mission

Exposez avec précision les rôles et objectifs à atteindre, décrivez globalement le contexte de la mission et donnez le résultat attendu. En effet, une fois avoir clairement défini ce qui doit être fait, en quoi consistent les tâches, et ce que le résultat devrait être, il sera difficile pour celui à qui la tâche a été affectée d’échouer.

Mise en pratique : Demandez simplement à votre collaborateur de reformuler avec ses mots, les rôles, le contexte et le résultat attendu pour être sûr qu’il ait bien compris la mission attendue.

4. Assurer une supervision équilibrée

Acceptez de perdre du temps au début. Une fois l’employé compétent trouvé, il peut être nécessaire de le former pour assumer les différentes fonctions qui lui seront déléguées. En effet, un bon leader forme correctement ses collaborateurs pour qu’ils prennent ses décisions à sa place. Et même si celui qui délègue garde la responsabilité du résultat, restez ouvert d’esprit et acceptez les idées novatrices et façons de faire autres du collaborateur. Tentez de poser un regard objectif et de ne pas trop vous mêler de la façon de travailler du collaborateur tout en restant à l’écoute et en mettant à disposition les ressources nécessaires. Tout un art.

Mise en pratique : N’imposez pas vos anciennes méthodes de fonctionnement. Accordez des délais raisonnables, fixez des deadlines atteignables et adaptées à votre collaborateur. Planifiez des échéances en fonction du travail confié pour vous permettre de faire le point et d’effectuer les réajustements nécessaires… sans pour autant tomber dans le flicage.

5. Expliquer ses choix

Il est nécessaire de ne pas vexer ceux à qui on ne délègue pas et que la démarche soit comprise de tous pour qu’elle ne devienne pas contre-productive.

Mise en pratique : Que vous soyez manager d’une équipe, ou que vous évoluiez au sein d’une équipe, prenez le temps de faire une réunion d’information par exemple. Soyez diplomate, expliquez de façon transparente votre choix, les tâches confiées, dans quel but …

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