Las 7 claves para tomar notas como un profesional

Por la mañana tuviste una reunión de dos horas, después una comida con un cliente y luego tomaste un café con tu mánager. En un solo día acumulaste una gran cantidad de información, pero al día siguiente ya no te acuerdas de casi nada. Y entonces te reprochas: “¿Por qué no tomé notas?”. De haberlo hecho, te habrías ahorrado un valioso tiempo intentando recordar de qué se habló y habrías reducido tu carga mental. Para evitar evitar que vuelvas a pasar por esta situación, te damos siete claves.

1. Elige un buen lugar

Cuando vayas a una reunión o conferencia en la que debas tomar apuntes, intenta llegar un poco antes que los demás para poder elegir un buen lugar. Por ejemplo, si se trata de un gran salón, colócate en un sitio en el que puedas ver y oír con claridad a las personas que se van a presentar. De este modo, podrás seguir el hilo de lo que se dice con más facilidad.

2. Utiliza las herramientas adecuadas

¿Dónde deberías tomar tus apuntes: en una libreta, en el móvil, en el ordenador o en la tableta? ¿Es mejor utilizar una herramienta digital o hacerlo en papel? Te recomendamos usar la alternativa con la que te sientas más a gusto, aunque tomar notas de forma digital ofrece varias ventajas:

• Te ayuda a ganar tiempo a la hora de redactar un informe, pues no tendrás que pasar tus notas al ordenador.
• Te permite guardar y organizar el documento. Esto hace que te sea más fácil encontrarlo después, algo que a veces resulta complicado cuando tienes una pila de papeles que pueden perderse o mezclarse por error.
• Tomar apuntes de manera digital también es muy útil si deseas compartir información con facilidad y permitir que otras personas añadan datos adicionales.
• Existen varias aplicaciones gratuitas en línea con las que puedes anotar, clasificar y compartir información por correo electrónico: una de las más conocidas es Evernote, aunque también existen otras como Google Keep o OneNote.

¿Y qué hay de las grabadoras? Esta es otra alternativa muy práctica, siempre y cuando tus compañeros estén de acuerdo con que los grabes. Puede ser muy útil, sobre todo cuando se utilizan términos técnicos o si necesitas anotar citas o extractos precisos del discurso.

3. ¡Concéntrate!

Es fundamental escuchar con atención y concentrarse para tomar notas de forma eficaz. Apuntar palabras y frases no sirve de nada si no sabes realmente lo que quieren decir, pues no puedes utilizar ni reformular una idea que no has entendido. Por lo tanto, en lugar de anotar todo lo que oyes, espera hasta haber entendido una idea y luego escríbela con tus propias palabras.

4. Apunta solo lo esencial

A menos que seas taquígrafo, es imposible que logres copiar todo lo que oyes. Por ello, opta por apuntar las ideas generales y las palabras clave, es decir, aquellas que aportan más sentido. De igual forma, una buena estrategia sería utilizar abreviaturas, como “T” por trabajo, un guión (—) para abreviar los adverbios terminados en mente, “!” para todo lo que es importante, etc. Si deseas más ideas, te recomendamos consultar los diccionarios de abreviaturas en línea.

Por otra parte, recuerda anotar cualquier dato práctico que podrías olvidar con facilidad, como nombres completos, edades o profesiones (en el caso de tratarse de entrevistas personales), plazos, contactos, procesos, etc.

5. Ten en mente el objetivo de tus notas

Para determinar cuántas notas debes tomar, es importante que tengas claro para qué vas a utilizarlas. ¿Debes redactar un informe de 10 páginas? En ese caso, apunta tantas ideas como sea posible. Por el contrario, si debes hacer un resumen, es mejor que vayas directo al grano y organices tus ideas, pues cuantas más notas tengas, más tiempo pasarás seleccionando la información que es realmente importante.

6. Estructura tus apuntes

Tanto si tomas notas a mano como en un ordenador, te recomendamos estructurar la página. Reserva un espacio o dos para los datos precisos que necesitarás más tarde (pueden ser nombres, fechas, información de contacto, etc.). Asimismo, subraya las ideas más importantes para que puedas identificarlas a primera vista cuando mires tus apuntes.

7. Completa tus notas lo antes posible

Apenas termine la reunión, entrevista o conferencia, tómate un momento para completar tus apuntes. Desarrolla las ideas que hayas dejado incompletas y precisa aquellas que no estén claras. Igualmente, reescribe con calma las partes poco legibles y, si debes redactar un informe, hazlo lo más pronto posible. Tu memoria puede ser tu mejor aliada, pero cuanto más tiempo pase, más difícil te resultará comprender lo que hayas anotado.

En resumen, para hacer una toma de notas eficaz, es importante que sepas precisamente para qué las utilizarás o qué tipo de informe debes redactar. No olvides preparar tus herramientas y mantén una concentración absoluta durante el proceso. Si no estás muy acostumbrado a esta tarea, practica un poco antes del evento. Cuanto más practiques la toma de notas, más rápido podrás avanzar y mejores serán tus apuntes.

Traducido por Andreína Gil

Foto de WTTJ

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